KI-Aktivierung

Software-Herstellungskosten nach § 255 Abs. 2 HGB ermitteln

Selbst entwickelte Software ist der häufigste Fall der Aktivierung immaterieller Werte. Damit der Betrag in der Prüfung trägt, müssen die Herstellungskosten nach § 255 Abs. 2 HGB korrekt zusammengesetzt sein: aktivierbare Einzelkosten, ein angemessener Gemeinkostenzuschlag und gegebenenfalls Fremdkapitalzinsen — ohne Forschung, ohne Vertrieb. Unser Aktivierung-Modul stellt diesen Betrag mit KI-Unterstützung aus Ihren erfassten Stunden und Sachkosten zusammen.

Was in die Herstellungskosten gehört — und was nicht

§ 255 Abs. 2 HGB gibt den Rahmen vor: Einzelkosten der Fertigung sind einzubeziehen, angemessene Teile der notwendigen Gemeinkosten dürfen einbezogen werden, Vertriebskosten dürfen nicht einbezogen werden. Übertragen auf Software heißt das: Entwicklerstunden und projektbezogene Sachkosten zählen, Forschung und Vertrieb nicht.

  • Aktivierbar: Programmierung, Architektur, Konstruktion und Test der Entwicklungsphase
  • Angemessener Gemeinkostenzuschlag für notwendige Fertigungsgemeinkosten (§ 255 Abs. 2 S. 2 HGB)
  • Auf Wunsch Fremdkapitalzinsen der Herstellungsphase (§ 255 Abs. 3 HGB)
  • Nie aktivierbar: Forschung (§ 255 Abs. 2a HGB), Vertrieb (§ 255 Abs. 2 S. 4 HGB)
  • Allgemeine Verwaltungskosten nur bei ausdrücklich ausgeübtem Wahlrecht

Wie die KI den Betrag zusammensetzt

Aus Stunden werden Einzelkosten

Sie erfassen Entwicklerstunden mit Person, Phase und Tätigkeit. Die KI bewertet sie mit dem hinterlegten Satz und ordnet sie der richtigen Kategorie zu. Direkte Sachkosten wie Fremdleistungen oder Material kommen als eigene Positionen hinzu.

Zuschlag und Zinsen

Auf die aktivierbaren Einzelkosten legt das Modul den angemessenen Gemeinkostenzuschlag und — falls gewählt — Fremdkapitalzinsen nach § 255 Abs. 3 HGB. Beide Parameter setzen Sie als Standard oder je Projekt.

Verbote automatisch beachtet

Vertriebspositionen bleiben nach § 255 Abs. 2 S. 4 HGB außen vor, Forschung nach § 255 Abs. 2a HGB ebenfalls. Jede ausgeschlossene Position wird transparent ausgewiesen, statt still zu verschwinden.

Software-typische Fallstricke, die die KI kennt

Bei Softwareprojekten vermischen sich Phasen leicht: Konzeption kann noch Forschung sein, ein Klick-Prototyp bereits Entwicklung, Bugfixing nach dem Launch eher Erhaltung. Die KI hilft, jede erfasste Tätigkeit der richtigen Phase zuzuordnen, und macht sichtbar, wo die Grenze verläuft.

Auch die Behandlung von Cloud-Infrastruktur, Lizenzen für Entwicklungswerkzeuge und externen Dienstleistern will sauber getrennt sein. Fremdleistungen der Entwicklungsphase sind aktivierbare Sachkosten; laufende Betriebskosten nach dem Launch sind es nicht. Das Modul führt diese Unterscheidung Position für Position und dokumentiert sie im Bericht.

Nachvollziehbar bis zur letzten Stunde

Der ermittelte Herstellungskostenbetrag ist nur so gut wie seine Herleitung. Das Modul zeigt den Weg von der einzelnen Position bis zur Summe — und macht jede Ausklammerung sichtbar.

  • Vollständiger Kosten- und Zeitnachweis je Projekt
  • Getrennte Summen für aktivierbar, Forschung, Vertrieb und Verwaltung
  • Gemeinkostenzuschlag und Zinssatz mit ihren Parametern dokumentiert
  • Herstellungskostenbetrag als Zugang A.I.1. direkt weiterverwendbar

Vom Betrag zur Bilanz und zum Anhang

Steht der Herstellungskostenbetrag, greifen die weiteren Folgen automatisch: Zugang in A.I.1. des Anlagenspiegels, planmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 HGB, passive latente Steuer nach § 274 HGB und Ausschüttungssperre nach § 268 Abs. 8 HGB. Für den Anhang liefert das Modul die Angabe nach § 285 Nr. 22 HGB.

Aktivierung kostet 150 Euro pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar und derzeit in der Beta-Phase. Die KI rechnet ausschließlich mit Ihren erfassten Kosten und erfindet keine Werte — der resultierende Software-Wert in Ihrer Bilanz beruht auf belegten Stunden und Sachkosten.

Häufige Fragen

Welche Softwarekosten sind aktivierbar?

Die Einzelkosten der Entwicklungsphase — Entwicklerstunden mal Satz sowie projektbezogene Sachkosten und Fremdleistungen — zuzüglich eines angemessenen Gemeinkostenzuschlags und optional Fremdkapitalzinsen nach § 255 Abs. 3 HGB. Nicht aktivierbar sind Forschung, Vertrieb und, ohne Wahlrechtsausübung, allgemeine Verwaltung. Laufende Betriebskosten nach dem Launch zählen nicht.

Wie kommt der Stundensatz in die Rechnung?

Sie hinterlegen einen Standard-Stundensatz und können ihn je Projekt oder Person anpassen. Die KI bewertet die erfassten Entwicklerstunden mit dem passenden Satz und ordnet sie der richtigen Kategorie zu. So entstehen die aktivierbaren Einzelkosten nachvollziehbar aus Stunden mal Satz.

Darf ich Gemeinkosten mit einrechnen?

Angemessene Teile der notwendigen Fertigungsgemeinkosten dürfen nach § 255 Abs. 2 S. 2 HGB einbezogen werden. Das Modul legt dazu einen Gemeinkostenzuschlag auf die aktivierbaren Einzelkosten, dessen Höhe Sie als Standard oder je Projekt festlegen. Vertriebs-Gemeinkosten bleiben ausgeschlossen.

Wie werden Fremdleistungen und Cloud-Kosten behandelt?

Fremdleistungen und Sachkosten der Entwicklungsphase sind aktivierbare direkte Positionen. Laufende Betriebskosten nach der Fertigstellung — etwa dauerhafter Cloud-Betrieb — sind kein Bestandteil der Herstellungskosten. Die KI trennt Entwicklungs- von Betriebsphase Position für Position.

Ist die Herleitung prüfungssicher?

Ja. Das Modul liefert einen vollständigen Kosten- und Zeitnachweis, getrennte Summen für aktivierbar/Forschung/Vertrieb/Verwaltung und dokumentiert Zuschlag und Zinssatz. Der Aktivierungsbericht fasst alles mit HGB-Ankern zusammen und ist als Datei an Steuerberater oder Prüfer exportierbar.

Was kostet das Modul?

150 Euro pro Monat je Gesellschaft, monatlich kündbar, derzeit Beta. Betrieb auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform.