Lead-Verwaltung
Lead-Verwaltung mit KI: vom ersten Kontakt zur vollständigen Kundenakte
Interessenten melden sich per E-Mail, auf Messen, am Telefon – und versanden dann in Postfächern und Notizzetteln. Eine strukturierte Lead-Verwaltung sorgt dafür, dass aus jedem ernsthaften Kontakt eine gepflegte Firmenakte mit klarem nächsten Schritt wird. Unsere KI hilft dabei: Sie reichert Firmendaten aus dem Handelsregister an, bewertet Verkaufschancen und fasst Ihre Gesprächsnotizen zusammen.
Interessenten strukturiert erfassen
Der erste Schritt der Lead-Verwaltung ist unspektakulär, aber entscheidend: Aus einem Namen auf einer Visitenkarte wird ein sauberer Datensatz.
- Firma anlegen – Anschrift und Registerdaten reichert die Software automatisch aus dem Handelsregister an
- Ansprechpartner als Kontakte an der Firma hinterlegen
- Die zugehörige Verkaufschance als Karte in der Pipeline anlegen
- Den nächsten Schritt sofort als Aufgabe oder Termin festhalten
Jede Aktivität an einem Ort
Aufgaben und Termine
Rückrufe, Wiedervorlagen und Besuchstermine hängen an Firma und Verkaufschance. Nichts hängt mehr davon ab, dass sich jemand erinnert.
Anrufe und E-Mails
Telefonate und E-Mails werden als Aktivitäten dokumentiert. Wer einen Interessenten übernimmt, liest die Vorgeschichte in zwei Minuten.
Notizen, die die KI zusammenfasst
Aus langen Gesprächsnotizen macht die KI klare Zusammenfassungen. Das Wesentliche eines Erstgesprächs steht griffbereit an der Akte.
Qualifizieren mit KI: Wer verdient Ihre Zeit?
Nicht jeder Interessent wird Kunde – die Kunst liegt darin, die richtigen früh zu erkennen. Die KI unterstützt genau diese Entscheidung.
- Jede Verkaufschance erhält eine KI-Bewertung ihrer Erfolgsaussichten
- Risiko-Hinweise zeigen, wo ein vermeintlich heißer Kontakt abkühlt
- Der KI-Assistent beantwortet Fragen wie „Welche neuen Chancen haben die beste Bewertung?“ in natürlicher Sprache
- E-Mail-Entwürfe für das Nachfassen entstehen aus dem Kontext der Verkaufschance
Nachfassen, ohne dass etwas liegen bleibt
Die meisten Abschlüsse gehen nicht an den Wettbewerb verloren, sondern an das Vergessen. Deshalb gehört zu jedem Interessenten ein nächster Schritt: eine Aufgabe mit Termin, ein geplanter Anruf, ein Angebot. Wiederkehrende Schritte lassen sich als Automatik-Abläufe hinterlegen, damit die Routine nicht an einzelnen Köpfen hängt.
Wird aus dem Interessenten ein Kunde, geht es ohne Systembruch weiter: Das Angebot mit Positionen entsteht als PDF direkt an der Verkaufschance, und der gewonnene Abschluss wird per Klick als Ausgangsrechnung an die Buchhaltung übergeben – dieselbe Datenbasis, keine Doppelerfassung.
Was die Lead-Verwaltung kostet
Die Lead-Verwaltung ist Teil des CRM-Moduls von jahresabschluss.io für 20 Euro pro Mitglied und Monat. Enthalten sind Firmen- und Kontaktverwaltung mit Handelsregister-Anreicherung, die Pipeline mit KI-Bewertung, Aktivitäten, Angebote, Produktkatalog und Auswertungen wie Trichter und Gewinnquote.
Die Server stehen in Deutschland, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, und Ihre Kundendaten werden nicht für KI-Training verwendet. Gerade bei Interessentendaten, die oft ohne Vertragsverhältnis erhoben werden, ist das ein Punkt, den Sie sauber beantworten können sollten.
Häufige Fragen
Was unterscheidet einen Lead von einer Verkaufschance?
Ein Lead ist ein Interessent – eine Firma mit Ansprechpartner, bei der noch offen ist, ob ein Geschäft entsteht. Sobald ein konkretes Vorhaben erkennbar ist, legen Sie dazu eine Verkaufschance als Karte in der Pipeline an und verfolgen sie durch die Phasen.
Muss ich Firmendaten von Hand erfassen?
Nein. Sie legen die Firma an, und die Software reichert Anschrift und Registerdaten automatisch aus dem Handelsregister an. Sie ergänzen nur, was das Register nicht kennt – etwa Ansprechpartner und Notizen.
Wie hilft die KI bei der Qualifizierung?
Sie bewertet jede Verkaufschance, gibt Risiko-Hinweise und beantwortet Fragen zu Ihren Interessenten in natürlicher Sprache. Zusätzlich fasst sie Gesprächsnotizen zusammen und entwirft Nachfass-E-Mails – die Einschätzung und Entscheidung bleiben bei Ihnen.
Kann ich mit dem Modul Newsletter an Leads senden?
Nein. Das CRM ist auf den Vertriebsprozess ausgerichtet – Erfassen, Qualifizieren, Nachfassen, Abschließen. Marketing-Automation und Newsletter-Versand sind bewusst nicht enthalten.
Was passiert, wenn ein Lead Kunde wird?
Dann arbeiten Sie einfach weiter: Angebot mit Positionen als PDF erstellen, Verkaufschance auf gewonnen setzen und den Abschluss per Klick als Ausgangsrechnung an die Buchhaltung übergeben. Die Kundenakte bleibt dieselbe.