CRM + Buchhaltung
CRM und Buchhaltung integriert: vom Abschluss zur Rechnung ohne Abtippen
Der klassische Bruch im Unternehmensalltag verläuft zwischen Vertrieb und Rechnungswesen: Das CRM kennt den Kunden und das gewonnene Angebot, das Buchhaltungsprogramm kennt Rechnungen und Zahlungseingänge – und dazwischen tippt jemand alles noch einmal ab. Bei jahresabschluss.io entfällt dieser Bruch, weil CRM und Buchhaltung als Module derselben Plattform auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.
Zwei Systeme, doppelte Arbeit – das alte Muster
In vielen Betrieben sieht der Weg vom Auftrag zur Rechnung so aus: Der Vertrieb markiert das Geschäft im CRM als gewonnen, exportiert das Angebot als PDF und schickt es per E-Mail an die Buchhaltung. Dort öffnet jemand das Rechnungsprogramm, legt den Kunden neu an – oder sucht ihn unter drei leicht unterschiedlichen Schreibweisen – und tippt die Positionen ab.
Jeder dieser Schritte kann schiefgehen: ein Betrag falsch übertragen, eine Position vergessen, eine veraltete Anschrift verwendet. Und selbst wenn alles klappt, kostet der Vorgang Zeit, die niemand bezahlt. Schnittstellen zwischen getrennten Systemen mildern das Problem nur – gepflegt werden müssen sie trotzdem.
So greifen CRM und Buchhaltung ineinander
Übergabe per Klick
Ist eine Verkaufschance gewonnen, übergeben Sie den Abschluss per Klick als Ausgangsrechnung an die Buchhaltung. Kunde, Positionen und Beträge sind dort sofort bekannt.
Eine Datenbasis
Beide Module laufen auf derselben Plattform und teilen dieselbe Datenbasis. Es gibt keinen Export, keinen Import und keine Schnittstelle, die brechen könnte.
Keine Doppelerfassung
Was der Vertrieb erfasst hat, tippt die Buchhaltung nicht noch einmal ab. Damit verschwinden auch die Übertragungsfehler, die bei jedem Medienbruch entstehen.
Warum die Rechnung in der Buchhaltung entsteht
Das CRM stellt bewusst selbst keine Rechnungen. Diese Trennung ist kein fehlendes Merkmal, sondern eine Entwurfsentscheidung.
- Die Rechnung gehört fachlich in die Buchhaltung – dort liegen Zahlungseingänge, Umsatzsteuer und offene Posten
- Der Vertrieb behält seine Sicht: Pipeline, Angebote, Abschlüsse
- Es gibt genau eine Stelle im Unternehmen, an der Rechnungen entstehen und verwaltet werden
- Der gewonnene Abschluss liefert der Buchhaltung per Klick alle nötigen Angaben
Was Sie sich konkret sparen
- Das Abtippen gewonnener Angebote in ein zweites Programm
- Doppelte Kundenstämme mit abweichenden Schreibweisen und Anschriften
- Die Pflege einer Schnittstelle zwischen CRM und Rechnungsprogramm
- Rückfragen zwischen Vertrieb und Buchhaltung, was genau berechnet werden soll
- Korrekturrechnungen wegen Übertragungsfehlern
Ein Modul der Plattform jahresabschluss.io
Das CRM kostet 20 Euro pro Mitglied und Monat und enthält Firmen- und Kontaktverwaltung mit Handelsregister-Anreicherung, die Pipeline mit KI-Bewertung und Risiko-Hinweisen, Aktivitäten, Angebote mit Positionen als PDF, den Produkt- und Preiskatalog sowie Auswertungen wie Trichter und Gewinnquote.
Die Buchhaltung ist ein eigenes Modul derselben Plattform. Wer beide nutzt, hat den Weg vom ersten Kontakt über das Angebot bis zur Ausgangsrechnung in einer Umgebung – auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform und ohne dass Kundendaten für KI-Training verwendet werden.
Häufige Fragen
Wie kommt ein gewonnener Abschluss in die Buchhaltung?
Per Klick: Sie markieren die Verkaufschance als gewonnen und übergeben sie als Ausgangsrechnung an die Buchhaltung. Kunde, Positionen und Beträge sind dort sofort verfügbar, weil beide Module dieselbe Datenbasis nutzen.
Kann ich die Rechnung direkt im CRM erstellen?
Nein – die Rechnung entsteht in der Buchhaltung, wo sie fachlich hingehört. Das CRM liefert per Klick die Grundlage. So gibt es im Unternehmen genau eine Stelle für Rechnungen, offene Posten und Zahlungseingänge.
Brauche ich eine Schnittstelle oder einen Datenabgleich?
Nein. CRM und Buchhaltung sind Module derselben Plattform und arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Es gibt nichts zu synchronisieren, nichts zu exportieren und keine Schnittstelle, die nach einem Update brechen könnte.
Muss ich beide Module nutzen?
Nein, das CRM funktioniert auch für sich. Sein voller Nutzen zeigt sich aber im Zusammenspiel: Erst mit der Buchhaltung wird aus dem gewonnenen Abschluss ohne Doppelerfassung eine Ausgangsrechnung.
Was kostet die Kombination?
Das CRM kostet 20 Euro pro Mitglied und Monat, die Buchhaltung ist ein eigenes Modul mit eigenem Preis. Beide sind Teil von jahresabschluss.io – Details finden Sie auf den jeweiligen Produktseiten.