Vertragsmanagement · Controlling

Vertragskosten und Laufzeiten aktiv steuern

Verträge binden Monat für Monat Geld – oft unbemerkt, weil sie sich still verlängern. Vertragscontrolling macht diese Bindungen sichtbar: Unsere Software rechnet wiederkehrende und einmalige Zahlungen je Kategorie hoch und meldet Fristen frühzeitig, damit Sie über jede Verlängerung bewusst entscheiden.

Was Vertragscontrolling leisten muss

Kosten transparent machen

Viele Unternehmen kennen ihre wiederkehrenden Vertragskosten nur grob. Sobald Hauptentgelt und Zahlungsrhythmus je Vertrag erfasst sind, entsteht eine belastbare Hochrechnung auf Monats- und Jahresbasis – aufgeschlüsselt nach Kategorie und Richtung.

Verlängerungen kontrollieren

Automatische Verlängerungen sind der häufigste Grund für unnötige Kosten. Das Controlling erkennt Verlängerungsklauseln und Perioden und meldet den Kündigungstermin früh genug, um neu zu verhandeln oder zu wechseln.

Verantwortung zuordnen

Je Vertrag gibt es einen Verantwortlichen. So ist klar, wer die Kostenposition betreut und eine Kündigung oder Nachverhandlung auslöst – Controlling wird zur gemeinsamen Aufgabe statt zur Einzelrecherche.

Kennzahlen aus Ihren Verträgen

  • Monats- und Jahreshochrechnung der Vertragskosten, gegliedert nach Kategorie wie Miete, Leasing, Versicherung, Software oder Wartung.
  • Trennung nach Richtung: Ausgaben und Einnahmen aus Verträgen werden getrennt ausgewiesen.
  • Wiederkehrende und einmalige Zahlungen je Vertrag lassen sich hinterlegen und fließen in die Auswertung ein.
  • Der Kategoriefilter und die Volltextsuche machen Teilauswertungen möglich – etwa alle Softwareverträge auf einen Blick.
  • Der CSV-Export liefert die Zahlen für eigene Auswertungen in der Tabellenkalkulation.

Vom Vertrag zur Liquiditätsvorschau

Vertragscontrolling endet nicht bei der Kostenliste. Die finanziellen Verpflichtungen aus Ihren Verträgen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen: Wiederkehrende Belastungen wie Mieten, Leasingraten oder Softwareabos landen als geplante Zahlungen in der Vorschau, statt separat gepflegt zu werden. So sehen Sie nicht nur, was Verträge kosten, sondern auch, wann das Geld abfließt – eine Grundlage für eine realistische Liquiditätsplanung. Damit schließt sich der Kreis zwischen Vertrag und Finanzsteuerung: Was Sie im Controlling erkennen, wirkt unmittelbar auf die geplante Liquidität, ohne dass Zahlen doppelt gepflegt werden. Ändert sich ein Entgelt oder wird ein Vertrag gekündigt, verändert sich auch die Grundlage der Vorschau.

Klauseln als Controlling-Signal

Preisgleit- und Indexklauseln

Preisanpassungs- und Indexklauseln treiben Kosten schleichend nach oben. Die KI erkennt sie, fasst sie im Klartext zusammen und zeigt den Originalwortlaut, sodass Sie Kostensteigerungen einplanen können.

Mindestlaufzeit und Vertragsstrafen

Mindestlaufzeiten und Vertragsstrafen bestimmen, wie teuer ein vorzeitiger Ausstieg wird. Beide werden als Klausel markiert und nach Relevanz in hoch, mittel und niedrig sortiert.

Priorisierte Übersicht

Statt jeden Vertrag komplett zu lesen, sehen Sie die wirtschaftlich relevanten Klauseln zuerst. So richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Verträge mit dem größten Kosten- oder Risikohebel.

Einstieg und Konditionen

Verträge kommen per E-Mail an die Weiterleitungsadresse Ihrer Gesellschaft oder als Upload (PDF, PNG, JPG, WEBP bis 20 MB) ins Register. Die KI liest die Kostendaten aus, unsichere Felder werden markiert.

Das Vertragscontrolling ist Teil des Vertragsmanagements für 49 € pro Monat je Gesellschaft, monatlich kündbar, DSGVO-konform und mit Servern in Deutschland. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase.

Vertragscontrolling ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein laufender Prozess. Weil neue Verträge per E-Mail oder Upload automatisch ausgelesen werden, bleibt die Kostenauswertung aktuell, ohne dass jemand Summen manuell fortschreiben muss.

Häufige Fragen

Wie berechnet die Software meine Vertragskosten?

Aus den je Vertrag hinterlegten Entgelten und Zahlungsrhythmen sowie einmaligen Zahlungen entsteht eine Hochrechnung auf Monats- und Jahresbasis. Diese ist nach Kategorie und Richtung – Ausgabe oder Einnahme – aufgeschlüsselt, sodass Sie Ihre wiederkehrenden Belastungen klar sehen.

Kann ich die Vertragskosten in meine Liquiditätsplanung übernehmen?

Ja. Die finanziellen Verpflichtungen aus den Verträgen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen. Wiederkehrende Zahlungen fließen als geplante Belastungen in die Vorschau ein, statt in einer separaten Liste gepflegt zu werden.

Erkennt die Software teure Klauseln?

Die KI erkennt unter anderem Preisgleit- und Indexklauseln, Mindestlaufzeiten und Vertragsstrafen. Jede Klausel wird im Klartext zusammengefasst, mit Originalwortlaut belegt und nach Relevanz in hoch, mittel und niedrig sortiert, damit Sie Kostentreiber schnell erkennen.

Wie vermeide ich ungewollte Vertragsverlängerungen?

Die Software erkennt automatische Verlängerungen samt Periode und berechnet den Kündigungstermin aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist. Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher geben Ihnen genug Zeit, um bewusst zu kündigen, neu zu verhandeln oder zu verlängern.

Für wen lohnt sich Vertragscontrolling?

Für jedes Unternehmen mit mehreren laufenden Verträgen, das seine wiederkehrenden Kosten steuern will. Schon eine Handvoll Miet-, Leasing- und Softwareverträge summiert sich zu erheblichen Jahresbelastungen, die ohne Controlling leicht übersehen werden. Besonders profitieren Unternehmen, die ihre Liquidität eng planen, weil die Vertragskosten direkt in die Vorschau einfließen können und so ein realistisches Bild der festen Ausgaben entsteht.