Vertragsmanagement · Kosten
Was Ihre Verträge wirklich kosten – auf einen Blick
Die Summe aller Vertragskosten kennt kaum ein Unternehmen genau. Unser Vertragsmanagement erfasst je Vertrag wiederkehrende und einmalige Zahlungen, rechnet sie auf Monats- und Jahresbasis hoch und schlüsselt sie nach Kategorie und Richtung auf – und speist damit auf Wunsch die Liquiditätsvorschau.
Finanzielle Verpflichtungen sichtbar machen
Wiederkehrend und einmalig
Je Vertrag hinterlegen Sie wiederkehrende Zahlungen – etwa monatliche oder jährliche Raten – sowie einmalige Zahlungen. Die KI liest Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus und Währung bereits aus dem Vertrag aus, sodass Sie meist nur bestätigen statt eingeben.
Nach Kategorie
Die Kosten werden nach Kategorie gruppiert – etwa Miete, Leasing, Versicherung, Software oder Wartung. So sehen Sie, welche Vertragsart welchen Anteil Ihrer festen Kosten ausmacht.
Nach Richtung
Ausgaben und Einnahmen aus Verträgen werden getrennt ausgewiesen. Auch Verträge, die Geld einbringen, fließen in die Übersicht ein – nützlich bei Miet- oder Lizenzeinnahmen.
Monats- und Jahreshochrechnung
- Aus den je Vertrag erfassten Zahlungen entsteht eine Hochrechnung auf Monats- und Jahresbasis.
- Einmalige Sonderzahlungen fließen dabei getrennt von den wiederkehrenden Beträgen in die Jahressumme ein.
- Die Hochrechnung ist nach Kategorie und Richtung aufgeschlüsselt.
- Über den Kategoriefilter grenzen Sie die Auswertung auf einzelne Vertragsarten ein.
- Die Volltextsuche findet einzelne Kostenpositionen im durchsuchbaren Register.
- Der CSV-Export übergibt die Zahlen an Ihre eigene Tabellenkalkulation.
Vom Kostenüberblick zur Liquiditätsplanung
Ein Kostenüberblick ist am wertvollsten, wenn er in die Finanzsteuerung einfließt. Die finanziellen Verpflichtungen aus Ihren Verträgen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen: Wiederkehrende Belastungen wie Mieten, Leasingraten und Softwareabos erscheinen dort als geplante Zahlungen mit dem richtigen Rhythmus. So verbinden Sie den statischen Kostenüberblick mit einer dynamischen Liquiditätsplanung, in der sichtbar wird, wann welches Geld abfließt. Weil die Zahlungen mit ihrem jeweiligen Rhythmus hinterlegt sind, erscheint eine Jahresrate nicht als Klumpen, sondern zum richtigen Fälligkeitszeitpunkt. Aus einer reinen Summe wird so eine zeitlich verteilte Planungsgrundlage, die zeigt, in welchen Monaten die Belastung besonders hoch ausfällt.
Kostentreiber früh erkennen
Preisgleit- und Indexklauseln
Die KI erkennt Klauseln, die Preise automatisch anpassen, und markiert sie. So planen Sie Kostensteigerungen ein, bevor sie auf der Rechnung auftauchen.
Verlängerungen als Kostenfalle
Automatische Verlängerungen halten Kosten am Laufen. Der berechnete Kündigungstermin mit Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher gibt Ihnen die Chance, unnötige Kosten rechtzeitig zu stoppen.
Priorisierte Klauselübersicht
Alle relevanten Klauseln sind nach Relevanz in hoch, mittel und niedrig sortiert. So richten Sie den Blick zuerst auf die Verträge mit dem größten Kostenhebel.
Erfassung und Konditionen
Verträge kommen per E-Mail an die Weiterleitungsadresse Ihrer Gesellschaft oder per Upload (PDF, PNG, JPG, WEBP bis 20 MB) ins Register. Die KI liest die Kostendaten aus, unsichere Felder werden markiert statt geraten.
Der Kostenüberblick ist zugleich eine gute Grundlage für Einkaufs- und Nachverhandlungen. Wer weiß, was ein Vertrag über das Jahr kostet und wann er kündbar ist, verhandelt aus einer stärkeren Position und erkennt Einsparpotenziale schneller.
Die Auswertung bleibt aktuell, weil neue Verträge automatisch ausgelesen und in die Hochrechnung aufgenommen werden. Sie müssen keine Summenformeln pflegen, wie es eine Tabelle verlangen würde.
Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar, DSGVO-konform und läuft auf Servern in Deutschland. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase.
Häufige Fragen
Wie entsteht der Kostenüberblick?
Je Vertrag werden wiederkehrende und einmalige Zahlungen erfasst; Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus und Währung liest die KI bereits aus dem Vertrag aus. Daraus entsteht eine Hochrechnung auf Monats- und Jahresbasis, aufgeschlüsselt nach Kategorie und Richtung.
Fließen die Vertragskosten in meine Liquiditätsplanung ein?
Auf Wunsch ja. Die finanziellen Verpflichtungen aus den Verträgen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen. Wiederkehrende Belastungen erscheinen dort als geplante Zahlungen im passenden Rhythmus, statt separat gepflegt zu werden.
Sehe ich auch Einnahmen aus Verträgen?
Ja. Die Auswertung trennt nach Richtung, sodass Ausgaben und Einnahmen getrennt ausgewiesen werden. Verträge, die Geld einbringen – etwa Miet- oder Lizenzeinnahmen –, erscheinen also ebenfalls in der Übersicht.
Kann ich die Kosten nach Vertragsart auswerten?
Ja. Die Hochrechnung ist nach Kategorie gruppiert, und über den Kategoriefilter grenzen Sie die Auswertung auf einzelne Vertragsarten wie Software oder Leasing ein. Für eigene Analysen exportieren Sie die Zahlen zusätzlich als CSV.
Erkennt die Software steigende Kosten frühzeitig?
Die KI markiert Preisgleit- und Indexklauseln, die Kosten schleichend erhöhen, und erkennt automatische Verlängerungen. Zusammen mit den Kündigungserinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher können Sie Kostensteigerungen einplanen oder rechtzeitig gegensteuern. Jede Klausel liegt im Klartext samt Originalwortlaut vor und ist nach Relevanz sortiert, sodass Sie die wirtschaftlich wichtigsten Verträge zuerst prüfen.