Verträge datenschutzkonform in Deutschland verwalten

Warum Datenschutz beim Vertragsmanagement zählt

In Verträgen stehen Namen, Ansprechpartner, Konditionen und wirtschaftlich sensible Informationen. Werden solche Dokumente in verstreuten Ordnern, privaten Postfächern oder Cloud-Diensten außerhalb der EU abgelegt, entsteht schnell ein Datenschutzrisiko.

Ein zentrales, datenschutzkonformes Register schafft Ordnung und Nachvollziehbarkeit: Sie wissen, wo ein Vertrag liegt, wer verantwortlich ist und welche Fristen laufen – ohne Kopien in Umlauf zu bringen.

Gerade wenn Verträge personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, Mitarbeitenden oder Dienstleistern enthalten, ist es wichtig, den Zugriff zu bündeln und dokumentieren zu können. Ein einheitliches Register reduziert die Zahl der Ablageorte und damit die Angriffsfläche.

Wie wir mit Ihren Daten umgehen

KI-Auslesung ohne Ratespiel

Die KI liest aus jedem Vertrag Partner und Rolle, Vertragsnummer, Kategorie, Beginn, Laufzeitende, normalisierte Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus und Währung aus. Dabei werden unsichere Felder gekennzeichnet statt geraten – die Software erfindet keine Angaben. Sie behalten die Kontrolle darüber, welche Werte in das Register übernommen werden, und können jede Auslesung vor der Freigabe prüfen. Weil keine Angaben erfunden werden, entsteht kein Risiko fehlerhafter Daten, das Sie später mühsam korrigieren müssten. Zu jeder Übernahme sehen Sie das zugrunde liegende Dokument, sodass die Herkunft jeder Angabe nachvollziehbar bleibt.

Nachvollziehbarkeit statt Zettelwirtschaft

• Zu jedem Vertrag sammeln Sie Original, Nachträge und Kündigungsschreiben an einer Stelle – vollständig und auffindbar.
• Der Status aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen zeigt jederzeit den Lebenszyklus eines Vertrags.
• Das durchsuchbare Register mit Kategoriefilter macht Auskünfte schnell möglich – etwa bei internen Prüfungen.
• Der CSV-Export liefert eine strukturierte Kopie Ihrer Vertragsdaten, der ICS-Export überführt Fristen in Ihren Kalender.
• Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vor dem Kündigungstermin dokumentieren, dass die Frist im Blick war.
• Zugriffe erfolgen über ein persönliches Konto mit Zwei-Faktor-Absicherung, sodass nachvollziehbar bleibt, wer Verträge einsieht und bearbeitet.

Konditionen im Überblick

Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar – Sie gehen keine langfristige Bindung ein. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Es teilt sich Infrastruktur und Anmeldung mit den übrigen Modulen wie Jahresabschluss, Buchhaltung und Treasury, sodass Ihre Unternehmensdaten in einer einheitlichen, datenschutzkonformen Umgebung liegen.

Für Ihre eigene Datenschutz-Dokumentation ist entscheidend, dass Verträge nicht mehr in privaten Postfächern oder auf lokalen Rechnern verstreut liegen. Ein zentrales Register mit definiertem Verantwortlichen je Vertrag macht Zugriffe nachvollziehbar und erleichtert die Beantwortung von Auskunftsersuchen betroffener Personen.

Häufige Fragen

Wo werden meine Vertragsdaten gespeichert?

Die Verarbeitung und Speicherung erfolgt auf Servern in Deutschland. Die Datenhaltung ist auf die Anforderungen der DSGVO ausgelegt, sodass Sie Ihren Dokumentations- und Auskunftspflichten nachkommen können. Vertragsdaten werden je Gesellschaft getrennt gehalten.

Ist das Vertragsmanagement DSGVO-konform?

Das Modul ist auf die DSGVO ausgerichtet: Daten liegen in Deutschland, sind je Gesellschaft getrennt und je Vertrag einem Verantwortlichen zugeordnet. Ein durchsuchbares Register und der CSV-Export unterstützen Sie zusätzlich bei Auskunfts- und Nachweispflichten.

Werden meine Vertragsdaten mit anderen Firmen vermischt?

Nein. Jede Gesellschaft hat ihr eigenes Register und ihre eigene E-Mail-Weiterleitungsadresse. Wenn Sie mehrere Firmen oder Mandate betreuen, bleiben die Vertragsbestände strikt voneinander getrennt und werden nicht zusammengeführt.

Erfindet die KI Angaben, wenn etwas unklar ist?

Nein. Die KI liest die Vertragsdaten aus und kennzeichnet Felder, bei denen sie unsicher ist, statt sie zu raten. Sie prüfen und bestätigen diese Stellen selbst. Das Register enthält damit nur Werte, die entweder eindeutig erkannt oder von Ihnen freigegeben wurden.

Kann ich meine Daten wieder herausbekommen?

Ja. Das gesamte Register lässt sich als CSV exportieren, einzelne Fristen als ICS-Termin in einen Kalender übernehmen. So haben Sie jederzeit eine strukturierte Kopie Ihrer Vertragsdaten außerhalb der Anwendung. Auch die hinterlegten Original- und Zusatzdokumente bleiben je Vertrag abrufbar, sodass Sie den vollständigen Vertragsbestand nicht in eine Abhängigkeit vom Anbieter geben.