Vertragsmanagement · Gruppe

Verträge mehrerer Gesellschaften getrennt verwalten

Wer mehrere Gesellschaften oder einen Konzern führt, braucht klare Grenzen zwischen den Vertragsbeständen – und trotzdem einen gemeinsamen Zugang. Unser Vertragsmanagement gibt jeder Gesellschaft ein eigenes Register, ein eigenes Vertrags-Postfach und eine eigene Kostenauswertung, erreichbar über ein Login.

Getrennt, wo es sein muss

Eigenes Register je Gesellschaft

Jede Gesellschaft hat ihr eigenes, durchsuchbares Vertragsregister. Verträge einer Firma werden nicht mit denen einer anderen vermischt – wichtig für saubere Zuordnung, Buchführung und spätere Prüfungen.

Eigenes Vertrags-Postfach

Je Gesellschaft gibt es eine eigene Weiterleitungsadresse nach dem Muster vertrag-…@vertraege.jahresabschluss.io. So landet ein Vertrag automatisch bei der richtigen Firma, auch wenn mehrere Gesellschaften ähnliche Dienstleister haben.

Getrennte Kosten und Fristen

Kostenhochrechnung, Kündigungstermine und Erinnerungen laufen je Gesellschaft getrennt. Jede Firma sieht ihre eigenen finanziellen Verpflichtungen und Fristen, ohne dass sich die Zahlen überlagern.

Gemeinsam, wo es hilft

  • Ein Login für alle Gesellschaften – Sie wechseln bequem zwischen den Firmen.
  • Je Vertrag ein Verantwortlicher, sodass Zuständigkeiten auch über Gesellschaften hinweg klar sind.
  • Einheitliche Erinnerungslogik: Kündigungstermine 60, 30 und 7 Tage vorher, in jeder Gesellschaft gleich.
  • Pro Gesellschaft ein CSV-Export des Registers und ICS-Termine für den Kalender.
  • Neue Gesellschaften legen Sie jederzeit zusätzlich an, ohne bestehende Bestände zu berühren, und rechnen sie einzeln ab.
  • Dieselbe Umgebung wie Buchhaltung, Jahresabschluss und Treasury – je Gesellschaft konsistent.

Konzernweite Kostentransparenz

Bei mehreren Gesellschaften summieren sich Vertragskosten schnell zu erheblichen Beträgen. Je Gesellschaft entsteht eine Hochrechnung der wiederkehrenden und einmaligen Zahlungen nach Kategorie und Richtung. Diese finanziellen Verpflichtungen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul der jeweiligen Gesellschaft speisen. So behalten Sie sowohl die einzelne Firma als auch – über die getrennten Auswertungen – das Gesamtbild der Gruppe im Blick, ohne Bestände zu vermischen. Weil jede Gesellschaft ihre eigene Auswertung führt, lassen sich die Zahlen sauber zuordnen und dennoch nebeneinanderlegen. So erkennen Sie etwa, dass mehrere Gesellschaften denselben Dienstleister nutzen und Sie Konditionen bündeln könnten – ohne die Bestände technisch zu vermischen.

Klauseln und Dokumente je Gesellschaft

Klausel-Erkennung überall

Die KI erkennt in jeder Gesellschaft dieselben Klauseltypen – automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Preisgleitklauseln, Haftungsbegrenzung und mehr – im Klartext, mit Originalwortlaut und nach Relevanz sortiert.

Vollständige Historie

Original, Nachträge und Kündigungsschreiben liegen je Vertrag und damit je Gesellschaft vollständig vor. Bei gesellschaftsübergreifenden Rahmenverträgen legen Sie den Vertrag dort ab, wo er wirkt.

Konsistente Struktur

Jede Gesellschaft nutzt dieselbe Struktur aus Status, Kategorien und Feldern. Das erleichtert den Vergleich und die Einarbeitung, wenn Mitarbeitende mehrere Firmen betreuen.

Konditionen für Gruppen

Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar. Für jede Firma legen Sie eine eigene Einheit an – so zahlen Sie nur für die Gesellschaften, die Sie tatsächlich verwalten.

Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf Servern in Deutschland, mit getrennter Datenhaltung je Gesellschaft. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase.

Für Holdings und Unternehmensgruppen ist die getrennte Datenhaltung nicht nur praktisch, sondern oft auch geboten, weil jede Gesellschaft eine eigene Rechnungslegung hat. Das Modul spiegelt diese Trennung, gibt Ihnen aber über ein Login den bequemen Zugriff auf alle Einheiten.

Häufige Fragen

Werden die Verträge verschiedener Gesellschaften getrennt gehalten?

Ja. Jede Gesellschaft hat ihr eigenes Register, ihre eigene Weiterleitungsadresse und ihre eigene Kostenauswertung. Vertragsdaten unterschiedlicher Firmen werden nicht vermischt, was für saubere Zuordnung und spätere Prüfungen entscheidend ist.

Brauche ich für jede Gesellschaft ein eigenes Konto?

Nein. Sie verwalten alle Gesellschaften über ein Login und wechseln zwischen ihnen. Jede Firma bleibt dabei eine eigene Einheit mit getrenntem Register und Postfach, sodass Zugang und Trennung gleichzeitig gewährleistet sind.

Was kostet das Modul bei mehreren Gesellschaften?

Der Preis liegt bei 49 € pro Monat je Gesellschaft, monatlich kündbar. Sie legen für jede Firma eine eigene Einheit an und zahlen entsprechend nur für die tatsächlich verwalteten Gesellschaften. Die Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.

Kann ich die Kosten der ganzen Gruppe überblicken?

Je Gesellschaft entsteht eine eigene Kostenhochrechnung nach Kategorie und Richtung, die auf Wunsch die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speist. Über die getrennten Auswertungen behalten Sie sowohl die einzelne Firma als auch das Gesamtbild der Gruppe im Blick.

Wo lege ich einen gesellschaftsübergreifenden Rahmenvertrag ab?

Sie legen ihn bei der Gesellschaft ab, für die er wirtschaftlich wirkt, und hinterlegen dort einen Verantwortlichen. Zusatzdokumente wie Nachträge hängen am selben Eintrag, sodass die vollständige Historie des Vertrags an einer Stelle bleibt. Betrifft ein Rahmenvertrag mehrere Gesellschaften, entscheiden Sie bewusst über die führende Einheit und vermeiden so doppelte, widersprüchliche Einträge in verschiedenen Registern.