Kanzlei-Software Import

Saldenliste aus Kanzlei Software importieren und Jahresabschluss erstellen

Die Grundlage jedes Jahresabschlusses ist die Summen- und Saldenliste: Sie liefert je Sachkonto den Schlusssaldo, der nach § 266 HGB (Bilanz) und § 275 HGB (GuV) einer Gliederungsposition zugeordnet werden muss. Aus Kanzlei-Software exportieren Sie diese Liste als CSV oder Excel; die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 werden dabei unterschiedlich ausgewertet – 8400 ist im SKR03 ein Erlöskonto, im SKR04 dagegen nicht. Diese Seite beschreibt den Weg von der Saldenliste zur fertigen HGB-Zuordnung.

Stand:

Erster Jahresabschluss gratis · ohne Zahlungsdaten · jederzeit kündbar

So funktioniert der Import

In drei Schritten von der exportierten Saldenliste zum strukturierten HGB-Abschluss.

Aus der Buchhaltung exportieren

Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste aus Ihrer Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware. Der Weg führt dort üblicherweise über Auswertungen → Summen und Salden.

In Jahresabschluss.io importieren

Laden Sie die Datei als CSV oder Excel hoch. Kontonummern, Bezeichnungen und Salden werden erkannt, Trennzeichen und Zeichensatz automatisch bestimmt.

Zuordnung prüfen

Die Konten werden den HGB-Bilanz- und GuV-Positionen zugeordnet. Die Zuordnung ist Konto für Konto einsehbar und änderbar, bevor der Abschluss entsteht.

Unterstützte Kontenrahmen und Formate

Der Import ist nicht an einen Hersteller gebunden – maßgeblich sind Kontenrahmen und Dateiformat.

SKR03

Prozessgegliederter Standardkontenrahmen, in der Praxis am weitesten verbreitet. Die Erlöse liegen in der Kontenklasse 8.

SKR04

Nach der Bilanzgliederung aufgebaut; die Kontenklassen folgen unmittelbar dem § 266-Schema. Die Erlöse liegen in der Kontenklasse 4.

CSV und Excel

Import als CSV oder Excel (XLSX/XLS). Trennzeichen und Zeichensatz werden beim Einlesen erkannt.

Eigene Kontenrahmen

Eigene und branchenspezifische Kontenrahmen lassen sich über eine einmalige Zuordnung anbinden.

Welche Spalten die Saldenliste enthalten sollte

Eine Summen- und Saldenliste ist keine standardisierte Datei – jede Software exportiert sie etwas anders. Verwertbar ist sie, wenn sich je Konto eindeutig ein Schlusssaldo ableiten lässt.

SpalteBedeutung
KontoKontonummer, vierstellig oder länger – führende Nullen müssen erhalten bleiben
BezeichnungKontenbeschriftung; sie trägt die Information für die Zuordnung
EB-WertEröffnungsbilanzwert zum Beginn des Geschäftsjahres
Soll / HabenIn der Regel die Verkehrszahlen der Periode – nicht der Endbestand
SaldoDer Schlusssaldo. Enthält die Datei diese Spalte, ist sie maßgeblich

Der häufigste Importfehler entsteht genau hier: Trägt eine Liste sowohl Verkehrszahlen als auch eine Saldenspalte und wird versehentlich die Soll-/Haben-Spalte als Endbestand gelesen, ist jedes Konto falsch – die Bilanz kann trotzdem ausgeglichen sein. Jahresabschluss.io wertet Soll und Haben deshalb als Verkehrszahlen, sobald eine Saldenspalte vorhanden ist.

Den Import mit Ihrer eigenen Saldenliste sehen

Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.

Deutsche Zahlen- und Dateiformate

Deutsche Exporte bringen Eigenheiten mit, an denen generische Tabellenimporte scheitern. Alle werden beim Import berücksichtigt.

Komma als Dezimaltrennzeichen

Punkt trennt die Tausender: 1.234,56 ist eintausendzweihundertvierunddreißig Komma fünf sechs – nicht 1,23. Generische Tabellenimporte mit US-Locale lesen genau hier falsch.

Vorzeichen hinten oder als S/H

Deutsche Exporte schreiben 1.234,56- oder kennzeichnen die Richtung mit S beziehungsweise H, statt ein Minuszeichen voranzustellen.

Zeichensatz Windows-1252

Viele Exporte sind nicht UTF-8-kodiert. Ohne Erkennung werden Umlaute zerstört – und mit ihnen die Kontenbezeichnungen, aus denen die Zuordnung entsteht.

Führende Nullen

Konto 0100 darf nicht zu 100 werden, sonst wandert ein Anlagekonto in eine ganz andere Kontenklasse.

Von der Kontonummer zur HGB-Position

Die Zuordnung erfolgt zweistufig – und beide Stufen liefern Vorschläge, keine Festlegungen.

Regeln auf Basis von Kontenrahmen und Kontonummernbereich decken den Standardfall ab, ein KI-Schritt schlägt für die verbleibenden und für abweichend beschrifteten Konten eine Position vor. Der entscheidende Punkt ist, dass beide Stufen Vorschläge liefern: Die vollständige Zuordnung ist Konto für Konto einsehbar und änderbar, bevor der Abschluss entsteht. Eine einmal korrigierte Zuordnung wird für die Folgejahre übernommen.

Die Unterscheidung der Kontenrahmen ist dabei nicht kosmetisch: In SKR03 ist die Kontenklasse 8 der Erlösbereich, in SKR04 liegen die Erlöse in der Klasse 4. Ein Import, der den Kontenrahmen falsch annimmt, verbucht Umsätze als Aufwand – und umgekehrt.

Vorjahreswerte

§ 265 Abs. 2 HGB verlangt zu jedem Posten den Vorjahresbetrag.

Drei Wege zur Vorjahresspalte

Der Vorjahresbetrag lässt sich aus einer Saldenliste des Vorjahres übernehmen, aus dem im System bereits erstellten Vorjahresabschluss oder aus einem importierten Vorjahresabschluss. Vorjahreswerte werden nicht erfunden – ist ein Wert unbekannt, wird er als unbekannt behandelt und nicht als 0,00 EUR dargestellt.

Weiterführende Seiten

Summen- und Saldenliste | SKR03 und SKR04 | Bilanz erstellen | GuV erstellen | Anhang | Jahresabschluss Software | Jahresabschluss selber machen | E-Bilanz

Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Ja. Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste aus Ihrer Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware als CSV- oder Excel-Datei und laden Sie sie in Jahresabschluss.io hoch. Die Konten werden erkannt und den HGB-Positionen zugeordnet.

CSV sowie Excel (XLSX und XLS). Trennzeichen und Zeichensatz werden beim Einlesen erkannt; die typischen Spaltenstrukturen einer Summen- und Saldenliste – Konto, Bezeichnung, EB-Wert, Soll, Haben, Saldo – werden zugeordnet.

Ja, und sie werden ausdrücklich unterschieden. SKR03 ist prozessgegliedert, SKR04 folgt der Bilanzgliederung des § 266 HGB. Die Unterscheidung ist nicht kosmetisch: In SKR03 liegt der Erlösbereich in der Kontenklasse 8, in SKR04 in der Klasse 4. Eigene und branchenspezifische Kontenrahmen lassen sich über eine einmalige Zuordnung anbinden.

Nein. Der Weg führt über die exportierte Datei – jede gängige Buchhaltungs- und Kanzleisoftware kann eine Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel ausgeben. Eine direkte Kopplung ist nicht erforderlich.

Dann meldet der Import die Differenz, statt sie stillschweigend auszugleichen. Häufige Ursachen sind ein fehlender Kontenbereich im Export, eine abgeschnittene Datei oder ein nicht übernommenes Ergebnis des Vorjahres.

Ja. Maßgeblich ist der Zeitraum der Saldenliste; der Abschluss wird für den tatsächlichen Zeitraum aufgestellt und der Vorjahresvergleich entsprechend gekennzeichnet.

Nein. Ihre Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware bleibt das Buchhaltungssystem. Jahresabschluss.io setzt dort an, wo die Buchhaltung aufhört: bei der Erstellung des Jahresabschlusses aus den gebuchten Daten.

Den Import mit Ihrer eigenen Saldenliste sehen

Laden Sie die Summen- und Saldenliste hoch und sehen Sie, wie daraus ein strukturierter HGB-Abschluss entsteht.