Jahresabschluss erstellen – von der Saldenliste zum fertigen HGB-Abschluss

Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen, und nach § 242 Abs. 1 und 2 HGB hat er zum Schluss jedes Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen – beides zusammen ist der Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB). Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, SE, KGaA) erweitern ihn nach § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB um den Anhang; für Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter, etwa die GmbH & Co. KG, gilt dasselbe über § 264a HGB. Die einzige Befreiung im Handelsrecht steht in § 241a HGB: Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 Euro Umsatzerlösen und 80.000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen dürfen auf Buchführung und Jahresabschluss verzichten und ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

Ob Ihre Gesellschaft klein, mittelgroß oder groß ist, bestimmt nicht die Rechtsform, sondern zwei der drei Merkmale Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen (§ 267 Abs. 4 HGB). Der Größenklassen-Rechner rechnet drei Stichtage durch; die Pflichten je Rechtsform erklärt Jahresabschluss Pflichten nach Rechtsform.

Jeder Bestandteil hat eine eigene Anleitung: Bilanz erstellen, GuV erstellen, Anhang nach HGB erstellen und Lagebericht erstellen. Die Klassen selbst erklären Jahresabschluss Kleinstkapitalgesellschaft und Jahresabschluss kleine Kapitalgesellschaft.

• Summen- und Saldenliste zum Bilanzstichtag mit Eröffnungswerten, Verkehrszahlen und Schlusssalden je Konto – der Import versteht CSV, Excel, PDF und die Exporte gängiger Kanzlei- und Buchhaltungsprogramme (Saldenliste vorbereiten).
• Anlagenverzeichnis mit Anschaffungs- und Herstellungskosten, Nutzungsdauer und bisheriger Abschreibung – Grundlage für den Anlagenspiegel nach § 284 Abs. 3 HGB.
• Vorjahresabschluss – zu jedem Posten der Bilanz und GuV ist der Vorjahresbetrag anzugeben (§ 265 Abs. 2 HGB). Er lässt sich als PDF, aus dem Handelsregister oder aus der Plattform übernehmen.
• Inventur nach § 240 HGB: Bestände an Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertigen und fertigen Erzeugnissen zum Stichtag, mengen- und wertmäßig.
• Belege zu Abgrenzungen: Mietverträge, Versicherungen, Darlehensverträge mit Zinsstaffel, Leasingverträge, offene Rechnungen und Gutschriften um den Stichtag herum.
• Steuerliche Unterlagen: Vorauszahlungen zu Körperschaft- und Gewerbesteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Bescheide des Vorjahres – für die Steuerrückstellungen und die spätere E-Bilanz.
• Gesellschaftsrechtliche Unterlagen bei GmbH und UG: Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Beschlüsse zur Ergebnisverwendung des Vorjahres, Geschäftsführer-Anstellungsverträge.

1. Buchführung abschließen. Alle Geschäftsvorfälle des Jahres sind gebucht, Bank- und Kassenkonten stimmen mit den Auszügen überein, offene Posten sind abgestimmt, Durchlaufkonten sind leer. Ohne diesen Schritt ist jede spätere Zahl vorläufig. Prüfung in der Software: Soll- und Habensummen der Saldenliste müssen übereinstimmen, sonst wird der Import benannt abgewiesen; Konten mit Saldo ohne Zuordnung stehen in der Vollständigkeitsliste.
2. Inventur durchführen. § 240 Abs. 1 und 2 HGB verlangen zum Stichtag ein Inventar aller Vermögensgegenstände und Schulden. Bei Vorräten heißt das zählen, messen, wiegen und bewerten; bei Forderungen heißt es prüfen, ob sie noch werthaltig sind. Differenzen zur Buchhaltung werden gebucht, nicht ignoriert.
3. Abschlussbuchungen erfassen. Hier entsteht der Unterschied zwischen einer Saldenliste und einem Abschluss: Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 HGB, Rückstellungen nach § 249 HGB (ungewisse Verbindlichkeiten, drohende Verluste, unterlassene Instandhaltung innerhalb von drei Monaten), aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB, Wertberichtigungen auf Forderungen, Steuerrückstellungen. Die Tabelle unten führt die häufigsten Buchungen mit ihrer Norm.
4. Konten den HGB-Posten zuordnen. Jedes Konto der Saldenliste bekommt einen Posten der Bilanzgliederung nach § 266 HGB oder der GuV-Gliederung nach § 275 HGB. Bei SKR03 und SKR04 ist die Zuordnung weitgehend standardisiert, bei individuellen Konten muss jemand entscheiden. Prüfung in der Software:unsere KI schlägt je Konto den Posten vor, Sie bestätigen oder korrigieren; Personenkonten, Ober- neben Unterposten und Konten mit Saldo ohne Zuordnung werden benannt.
5. Bilanz aufstellen. Aktiva und Passiva nach § 266 HGB, verkürzt nach § 266 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB bei kleinen und Kleinstkapitalgesellschaften, mit Vorjahresspalte nach § 265 Abs. 2 HGB. Prüfung in der Software: die Bilanzgleichung wird deterministisch gerechnet, ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag nach § 268 Abs. 3 HGB gesondert ausgewiesen, Restlaufzeitvermerke nach § 268 Abs. 4 und 5 HGB stehen auf der Bilanz, und das GuV-Ergebnis muss dem Jahresüberschuss der Bilanz entsprechen. Ausführlich: Bilanz erstellen.
6. Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 und 3 HGB), bei Kleinstkapitalgesellschaften verkürzt nach § 275 Abs. 5 HGB, bei kleinen und mittelgroßen mit dem Rohergebnis nach § 276 Satz 1 HGB. Das gewählte Verfahren ist beizubehalten (§ 265 Abs. 1 HGB). Ausführlich: GuV erstellen.
7. Anhang und Lagebericht ergänzen. Der Anhang erläutert Bilanz und GuV nach den §§ 284 bis 288 HGB – Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Anlagenspiegel, Verbindlichkeitenspiegel, Haftungsverhältnisse, Mitarbeiterzahl, Organe. Kleine Gesellschaften nutzen die Erleichterungen des § 288 Abs. 1 HGB, Kleinstkapitalgesellschaften dürfen den Anhang ganz weglassen, wenn sie die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz machen. Mittelgroße und große Gesellschaften stellen zusätzlich den Lagebericht nach § 289 HGB auf. Prüfung in der Software: die Pflichtangaben werden nach Größenklasse, Rechtsform und den tatsächlich belegten Bilanzposten gefiltert – ein Anlagenspiegel ohne Anlagevermögen entsteht nicht, eine fehlende Pflichtangabe wird benannt. Ausführlich: Anhang nach HGB erstellen, Lagebericht erstellen.
8. Prüfen, feststellen, offenlegen, E-Bilanz übermitteln. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften lassen den Abschluss nach § 316 Abs. 1 HGB prüfen. Bei der GmbH legen die Geschäftsführer den Abschluss den Gesellschaftern vor, die ihn nach § 42a Abs. 2 GmbHG feststellen und über die Ergebnisverwendung beschließen (§ 46 Nr. 1 GmbHG). Dann wird der Abschluss beim Unternehmensregister eingereicht (§ 325 HGB) – kleine Gesellschaften nur mit Bilanz und Anhang (§ 326 Abs. 1 HGB), Kleinstkapitalgesellschaften per Hinterlegung der Bilanz (§ 326 Abs. 2 HGB). Parallel geht die E-Bilanz nach § 5b EStG an das Finanzamt. In der Software: die XML-Datei für das Unternehmensregister wird erzeugt und von Ihnen eingereicht; die E-Bilanz wird mit ERiC geprüft und nach Ihrer Freigabe direkt an ELSTER übermittelt. Ausführlich: Offenlegung des Jahresabschlusses, E-Bilanz erstellen.

Wer die Offenlegungsfrist versäumt, bekommt vom Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB angedroht – mindestens 2.500 Euro, nach einer Nachfrist von sechs Wochen festgesetzt. Alle Termine für Ihren eigenen Stichtag zeigt der Fristenrechner; die Hintergründe erklärt Jahresabschluss Fristen.

• Größenklasse an nur einem Stichtag gemessen. § 267 Abs. 4 HGB verlangt zwei aufeinanderfolgende Abschlussstichtage; wer nach einem starken Jahr sofort „mittelgroß“ wird, stellt Lagebericht und Prüfung zu früh auf – oder nach einem schwachen Jahr zu spät ab.
• Vorjahresspalte fehlt oder passt nicht. § 265 Abs. 2 HGB verlangt zu jedem Posten den Vorjahresbetrag; ist die Gliederung anders als im Vorjahr, ist das im Anhang anzugeben und zu erläutern.
• Jahresüberschuss der Bilanz weicht vom GuV-Ergebnis ab. Nach einer teilweisen Ergebnisverwendung trägt die Bilanz den Bilanzgewinn (§ 268 Abs. 1 HGB) – dann gehört die Überleitung in den Anhang, nicht in eine stillschweigend geänderte Zahl.
• Negatives Eigenkapital falsch ausgewiesen. Übersteigen die Schulden das Vermögen, ist der Betrag nach § 268 Abs. 3 HGB als „nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag“ am Schluss der Aktivseite auszuweisen; ein Minuszeichen im Eigenkapital genügt nicht.
• Restlaufzeitvermerke vergessen. Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr und Verbindlichkeiten bis zu einem Jahr sind bei jedem Posten zu vermerken (§ 268 Abs. 4 und 5 HGB) – auch bei kleinen Gesellschaften.
• Anhang weggelassen, aber die Angaben unter der Bilanz fehlen. Das Wahlrecht der Kleinstkapitalgesellschaft nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB gilt nur mit den Angaben zu Haftungsverhältnissen, Organkrediten und eigenen Aktien unter der Bilanz.
• Rückstellungen und Abgrenzungen erst im Steuerbescheid bemerkt. Abschlusskosten, Urlaubsansprüche, ausstehende Rechnungen und die Steuern des Jahres gehören ins Jahr, in das sie wirtschaftlich fallen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB).
• Rohergebnis mit vollständiger GuV verwechselt. § 276 Satz 1 HGB erlaubt kleinen und mittelgroßen Gesellschaften nur die Zusammenfassung der Posten 1 bis 5; die übrigen Posten bleiben einzeln.

Ein Steuerberater rechnet die Aufstellung von Bilanz und GuV nach § 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a StBVV ab: 10/10 bis 40/10 der vollen Gebühr aus Tabelle B, Gegenstandswert ist das Mittel aus berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung. Bei 500.000 Euro Gegenstandswert beträgt die volle Gebühr 832 Euro, der Rahmen also 832 bis 3.328 Euro netto; der Anhang kommt mit 2/10 bis 12/10 hinzu (§ 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b StBVV), dazu Auslagen und Umsatzsteuer. Die vollständige Herleitung mit Rechner: Jahresabschluss Kosten.

Sie müssen den Jahresabschluss nicht von einer Kanzlei erstellen lassen; die Aufstellung ist Aufgabe der gesetzlichen Vertreter (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB, § 41 GmbHG). Wer die Buchhaltung ordentlich im Haus führt und eine kleine oder Kleinstkapitalgesellschaft ohne Prüfungspflicht hat, kann den Abschluss selbst erstellen und spart die Vergütung nach StBVV. Sinnvoll bleibt ein Steuerberater bei Umstrukturierungen, Beteiligungen, steuerlichen Sonderfällen (Organschaft, Verlustvorträge, Betriebsaufspaltung) und immer dann, wenn eine Bewertungsfrage – etwa die Werthaltigkeit einer Beteiligung oder eines Firmenwerts – den Abschluss prägt. Wie die Selbsterstellung im Detail funktioniert und wo ihre Grenzen liegen, zeigt Jahresabschluss ohne Steuerberater; die Anleitung für die eigene Umsetzung ist Jahresabschluss selber machen, für die Rechtsform Jahresabschluss GmbH und Jahresabschluss UG.

Die Arbeitsteilung ist immer dieselbe: Unsere KI schlägt vor und formuliert Entwürfe, feste Regeln rechnen Summen, Bilanzgleichung und Größenklasse, Sie prüfen und geben frei. Was das im Einzelnen heißt, steht unter Jahresabschluss mit KI; den Funktionsumfang zeigt die Produktseite Jahresabschluss, der Vergleich mit anderen Programmen Jahresabschluss Software.

• § 238 HGB Buchführungspflicht · § 241a HGB Befreiung für Einzelkaufleute · § 242 HGB Pflicht zur Aufstellung
• § 240 HGB Inventar · § 249 HGB Rückstellungen · § 250 HGB Rechnungsabgrenzung · § 253 HGB Bewertung
• § 264 HGB Pflichten der Kapitalgesellschaft · § 265 HGB Gliederungsgrundsätze · § 266 HGB Bilanz · § 275 HGB GuV
• § 267 HGB und § 267a HGB Größenklassen · § 268 HGB Vorschriften zu einzelnen Posten · §§ 284–288 HGB Anhang
• § 325 HGB, § 326 HGB Offenlegung · § 335 HGB Ordnungsgeld · § 42a GmbHG Feststellung · § 5b EStG E-Bilanz · § 149 AO Abgabefristen

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