Wer eine GuV erstellen muss
Jeder Kaufmann – und Kapitalgesellschaften in der Gliederung des § 275 HGB.
Jeder Kaufmann hat für den Schluss des Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge aufzustellen (§ 242 Abs. 2 HGB); Bilanz und GuV bilden zusammen den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB). Kapitalgesellschaften und die Gesellschaften nach § 264a HGB müssen die GuV in Staffelform nach einem der beiden Verfahren des § 275 HGB gliedern; für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften gibt es keine vorgeschriebene Gliederung, in der Praxis wird § 275 HGB aber ebenfalls verwendet. Wer nicht buchführungspflichtig ist – Freiberufler, Einzelkaufleute unter den Schwellen des § 241a HGB –, ermittelt den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG; sie ist keine GuV, weil sie nicht periodisiert. Die Pflichten je Rechtsform: Jahresabschluss Pflichten.
Gliederung nach § 275 Abs. 2 HGB: das Gesamtkostenverfahren
Aufwendungen nach Arten, Bestandsveränderungen sichtbar – das Verfahren, das zu SKR03 und SKR04 passt.
| Nr. | Posten | Hinweis |
|---|---|---|
| 1. | Umsatzerlöse | Nach § 277 Abs. 1 HGB: Verkauf, Vermietung, Dienstleistungen, netto |
| 2. | Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen | Aus der Inventur; kein Posten bei reinen Dienstleistern |
| 3. | Andere aktivierte Eigenleistungen | Selbst erstellte Anlagen |
| 4. | Sonstige betriebliche Erträge | Anlagenabgänge, Auflösung von Rückstellungen, Kursgewinne |
| 5. | Materialaufwand: a) Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und bezogene Waren, b) bezogene Leistungen | Wareneinsatz, Fremdleistungen |
| 6. | Personalaufwand: a) Löhne und Gehälter, b) soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung | davon für Altersversorgung gesondert |
| 7. | Abschreibungen: a) auf immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen, b) auf Umlaufvermögen, soweit über die üblichen hinaus | Planmäßige und außerplanmäßige |
| 8. | Sonstige betriebliche Aufwendungen | Miete, Versicherungen, Beratung, Werbung, Kfz, Verluste aus Anlagenabgang |
| 9. | Erträge aus Beteiligungen | davon aus verbundenen Unternehmen |
| 10. | Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens | davon aus verbundenen Unternehmen |
| 11. | Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge | davon aus verbundenen Unternehmen |
| 12. | Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens | Außerplanmäßig |
| 13. | Zinsen und ähnliche Aufwendungen | davon an verbundene Unternehmen; davon aus Abzinsung (§ 277 Abs. 5 HGB) |
| 14. | Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag, Gewerbesteuer; latente Steuern gesondert |
| 15. | Ergebnis nach Steuern | Zwischensumme seit BilRUG |
| 16. | Sonstige Steuern | Grundsteuer, Kfz-Steuer |
| 17. | Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag | = Bilanzposten A. V. (§ 266 Abs. 3 HGB) |
GuV aus der Saldenliste erstellen
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Gliederung nach § 275 Abs. 3 HGB: das Umsatzkostenverfahren
Aufwendungen nach Funktionsbereichen – setzt eine Kostenstellenrechnung voraus.
| Nr. | Posten | Hinweis |
|---|---|---|
| 1. | Umsatzerlöse | Wie im Gesamtkostenverfahren (§ 277 Abs. 1 HGB) |
| 2. | Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen | Material, Fertigungslöhne, Fertigungsgemeinkosten der verkauften Leistungen |
| 3. | Bruttoergebnis vom Umsatz | Zwischensumme 1 − 2 |
| 4. | Vertriebskosten | Vertriebspersonal, Werbung, Ausgangsfrachten |
| 5. | Allgemeine Verwaltungskosten | Geschäftsführung, Buchhaltung, Miete der Verwaltung |
| 6. | Sonstige betriebliche Erträge | Wie Gesamtkostenverfahren Nr. 4 |
| 7. | Sonstige betriebliche Aufwendungen | Was keinem Funktionsbereich zuzuordnen ist |
| 8. | Erträge aus Beteiligungen | davon aus verbundenen Unternehmen |
| 9. | Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens | davon aus verbundenen Unternehmen |
| 10. | Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge | davon aus verbundenen Unternehmen |
| 11. | Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens | |
| 12. | Zinsen und ähnliche Aufwendungen | davon an verbundene Unternehmen |
| 13. | Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | |
| 14. | Ergebnis nach Steuern | |
| 15. | Sonstige Steuern | |
| 16. | Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag | = Bilanzposten A. V. |
Das Verfahren ist eine Wahl, keine Vorschrift: Beide führen zum selben Jahresergebnis und unterscheiden sich in der Zuordnung der Aufwendungen. Das Gesamtkostenverfahren braucht keine Kostenrechnung und ist bei kleinen und mittleren Gesellschaften mit SKR03 oder SKR04 der Regelfall; das Umsatzkostenverfahren zeigt die Marge je verkaufter Leistung und ist bei Konzerntöchtern und produzierenden Unternehmen mit Kostenstellen verbreitet. Einmal gewählt, ist das Verfahren beizubehalten (§ 265 Abs. 1 HGB); ein Wechsel ist im Anhang anzugeben und zu begründen, und die Vorjahresspalte muss angepasst werden (§ 265 Abs. 2 Satz 2 und 3 HGB). Aufbau und Posten im Detail: GuV-Rechnung nach HGB § 275.
Erleichterungen: Rohergebnis und verkürzte GuV
§ 276 Satz 1 und § 275 Abs. 5 HGB – was kleine und Kleinstkapitalgesellschaften weglassen dürfen.
| Größenklasse | Aufstellung | Rohergebnis zulässig | Offenlegung der GuV | Norm |
|---|---|---|---|---|
| Kleinst (§ 267a HGB) | verkürzt: Umsatzerlöse, sonstige Erträge, Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, Steuern, Jahresüberschuss/-fehlbetrag | entfällt (bereits verkürzt) | nein – Hinterlegung nur der Bilanz | § 275 Abs. 5, § 326 Abs. 2 HGB |
| Klein (§ 267 Abs. 1 HGB) | vollständige Staffel; Posten 1–5 (GKV) bzw. 1–3 und 6 (UKV) dürfen zum Rohergebnis zusammengefasst werden | ja | nein – Bilanz und Anhang ohne GuV-Angaben | § 276 Satz 1, § 326 Abs. 1 HGB |
| Mittelgroß (§ 267 Abs. 2 HGB) | vollständige Staffel; Rohergebnis zulässig | ja | ja, mit Rohergebnis | § 276 Satz 1, § 327 HGB |
| Groß (§ 267 Abs. 3 HGB) | vollständige Staffel | nein | ja, vollständig | § 275, § 325 HGB |
Das Rohergebnis ist eine Zwischensumme aus Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen, aktivierten Eigenleistungen, sonstigen betrieblichen Erträgen und Materialaufwand. Es hält Umsatz und Wareneinsatz aus der offengelegten GuV heraus – der Grund, warum mittelgroße Gesellschaften es fast immer nutzen. In Jahresabschluss.io wird die volle Staffel festgestellt; die Verdichtung zum Rohergebnis ist eine Darstellungsoption für die Offenlegung, die aus den festgestellten Posten 1 bis 5 gerechnet wird.
GuV erstellen in sechs Schritten
Von den Erfolgskonten zur festgestellten Staffel – mit Norm und Prüfung je Schritt.
- Erfolgskonten abschließen. Alle Ertrags- und Aufwandskonten des Jahres sind gebucht, die Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzung, Bestandsveränderungen) erfasst. Erst dann sind die Salden Jahreswerte.
- Konten den Posten zuordnen. Jedes Erfolgskonto erhält einen Posten der Staffel nach § 275 Abs. 2 oder 3 HGB; bei SKR03 (Klassen 2, 4, 7, 8) und SKR04 (Klassen 4 bis 7) ist die Zuordnung weitgehend vorgegeben. Prüfung: unsere KI schlägt je Konto den Posten vor; Kopfposten mit Wert, Ober- neben Unterposten und Konten ohne Zuordnung werden benannt.
- Umsatzerlöse nach § 277 Abs. 1 HGB abgrenzen. Erlöse aus Verkauf, Vermietung und Dienstleistungen netto nach Erlösschmälerungen und Umsatzsteuer; Erträge aus Anlagenabgängen, Rückstellungsauflösungen und Kursgewinnen gehören in die sonstigen betrieblichen Erträge.
- Aufwandsarten und Finanzergebnis bilden. Material- und Personalaufwand mit ihren Unterposten, Abschreibungen getrennt nach Anlage- und Umlaufvermögen, Zinsen mit davon-Vermerken für verbundene Unternehmen und Abzinsung (§ 277 Abs. 5 HGB).
- Steuern trennen. Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer sind Steuern vom Einkommen und vom Ertrag (Posten 14), Grundsteuer und Kfz-Steuer sonstige Steuern (Posten 16); die Umsatzsteuer erscheint in der GuV gar nicht.
- Ergebnis prüfen und in die Bilanz übernehmen. Der Jahresüberschuss der GuV muss dem Posten A. V. der Bilanz entsprechen (§ 266 Abs. 3 HGB); bei Ergebnisverwendung in der GuV folgen die Posten nach § 158 Abs. 1 AktG bis zum Bilanzgewinn (§ 268 Abs. 1 HGB). Dazu die Vorjahresspalte (§ 265 Abs. 2 HGB). Prüfung: die Übereinstimmung von GuV-Ergebnis und Bilanzposten wird vor dem Feststellen deterministisch geprüft.
Beispiel: GuV einer kleinen GmbH nach dem Gesamtkostenverfahren
Fiktive Beträge, ausgeglichen mit der Beispielbilanz unter Bilanz erstellen (Jahresüberschuss 22.000 Euro).
| Nr. | Posten | 2025 | 2024 |
|---|---|---|---|
| 1. | Umsatzerlöse | 486.000 | 441.000 |
| 2. | Erhöhung des Bestands an fertigen Erzeugnissen | 3.000 | 1.000 |
| 4. | Sonstige betriebliche Erträge | 6.000 | 4.000 |
| 5. | Materialaufwand | −214.000 | −198.000 |
| Rohergebnis (§ 276 Satz 1 HGB, nur zur Darstellung) | 281.000 | 248.000 | |
| 6. | Personalaufwand | −171.000 | −158.000 |
| 7. | Abschreibungen | −18.000 | −16.000 |
| 8. | Sonstige betriebliche Aufwendungen | −58.000 | −46.000 |
| 11. | Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge | 1.000 | 0 |
| 13. | Zinsen und ähnliche Aufwendungen | −4.000 | −3.000 |
| 14. | Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | −9.000 | −7.000 |
| 15. | Ergebnis nach Steuern | 22.000 | 18.000 |
| 16. | Sonstige Steuern | 0 | 0 |
| 17. | Jahresüberschuss | 22.000 | 18.000 |
Vorlagen mit dieser Staffel: GuV-Vorlage GmbH, GuV-Vorlage UG; die zugehörige Bilanz: Bilanz erstellen; wie aus dem Jahresüberschuss der Bilanzgewinn wird: Bilanzgewinn berechnen.
Was zu den Umsatzerlösen zählt
§ 277 Abs. 1 HGB in der Fassung des BilRUG – weiter als früher.
Umsatzerlöse sind die Erlöse aus dem Verkauf und der Vermietung oder Verpachtung von Produkten sowie aus der Erbringung von Dienstleistungen nach Abzug von Erlösschmälerungen und der Umsatzsteuer sowie sonstiger direkt mit dem Umsatz verbundener Steuern (§ 277 Abs. 1 HGB). Seit dem BilRUG kommt es nicht mehr darauf an, ob die Erlöse aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit stammen: Mieteinnahmen aus einer nicht betriebsnotwendigen Immobilie, Erlöse aus dem Verkauf von Rohstoffabfällen oder Kantinenerlöse sind Umsatzerlöse. Nicht dazu gehören Erträge aus dem Abgang von Anlagevermögen, aus der Auflösung von Rückstellungen und Kursgewinne – sie sind sonstige betriebliche Erträge (Posten 4). Die Abgrenzung wirkt auf die Größenklasse (§ 267 HGB misst die Umsatzerlöse) und auf die steuerliche Kleinunternehmergrenze nicht – dort gilt § 19 UStG mit eigener Definition.
Typische Fehler in der GuV
Meist Zuordnungsfehler – und einer, der die Bilanz gleich mit trifft.
- Kopfposten mit Wert. Ein Konto auf „5. Materialaufwand“ und weitere auf „5. a)“ – die Summe wird doppelt gezählt oder gar nicht.
- Umsatzsteuer in der GuV. Umsatzsteuer und Vorsteuer sind Bilanzposten (Forderung oder Verbindlichkeit), nie Ertrag oder Aufwand.
- Anlagenverkauf als Umsatz. Der Buchgewinn aus dem Abgang eines Anlageguts ist sonstiger betrieblicher Ertrag, der Buchverlust sonstiger betrieblicher Aufwand.
- Gewerbesteuer als sonstige Steuer. Sie gehört zu den Steuern vom Einkommen und vom Ertrag (Posten 14).
- Davon-Vermerke vergessen. Erträge aus und Aufwendungen an verbundene Unternehmen (Posten 9 bis 13), Altersversorgung im Personalaufwand (Posten 6 b) und Abzinsungszinsen (§ 277 Abs. 5 HGB) sind gesondert zu vermerken.
- Jahresüberschuss ≠ Bilanzposten. Nach einer teilweisen Ergebnisverwendung zeigt die Bilanz den Bilanzgewinn; die GuV muss dann bis dorthin fortgeführt oder die Überleitung im Anhang gezeigt werden (§ 268 Abs. 1 HGB).
- Außerordentliches Ergebnis. Den Posten gibt es seit dem BilRUG nicht mehr; ungewöhnliche Posten werden im Anhang erläutert (§ 285 Nr. 31 HGB).
- Verfahren gewechselt ohne Anpassung der Vorjahresspalte (§ 265 Abs. 1 und 2 HGB).
Muss die GuV offengelegt werden?
Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften: nein. Der Wettbewerb liest die GuV nur bei mittelgroßen und großen.
Kleine Kapitalgesellschaften reichen beim Unternehmensregister nur Bilanz und Anhang ein; die GuV entfällt, und im Anhang entfallen die Angaben, die die GuV betreffen (§ 326 Abs. 1 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften hinterlegen allein die Bilanz (§ 326 Abs. 2 HGB). Mittelgroße Gesellschaften legen die GuV offen, dürfen sie aber mit dem Rohergebnis nach § 276 HGB beginnen; große legen die vollständige Staffel offen. Unabhängig davon geht die GuV in jeder Größenklasse vollständig als E-Bilanz an das Finanzamt (§ 5b EStG). Einreichung und Erleichterungen: Offenlegung des Jahresabschlusses; die Abweichungen zur Steuerbilanz: Handelsbilanz und Steuerbilanz.
So entsteht die GuV mit Jahresabschluss.io
Aus derselben Saldenliste wie die Bilanz – mit beiden Verfahren und dem Rohergebnis als Option.
- Ein Import, zwei Rechenwerke. Die Summen- und Saldenliste (CSV, Excel, PDF, Export eines Kanzlei- oder Buchhaltungsprogramms) speist Bilanz und GuV; unsere KI schlägt je Erfolgskonto den Posten nach § 275 HGB vor, Sie bestätigen oder korrigieren.
- Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren je Gesellschaft; beide Staffeln entstehen aus derselben Zuordnung, das Bruttoergebnis des Umsatzkostenverfahrens wird berechnet.
- Rohergebnis als Darstellung. Für die Offenlegung kleiner und mittelgroßer Gesellschaften wird die Verdichtung nach § 276 Satz 1 HGB aus den festgestellten Posten gerechnet; die volle Staffel bleibt festgestellt und geht so in die E-Bilanz.
- Vorjahresspalte und davon-Vermerke aus dem Vorjahresabschluss und den Kontenbezeichnungen (verbundene Unternehmen, Altersversorgung, Abzinsung).
- Prüfungen vor dem Feststellen: Kopfposten mit Wert, Konten ohne Zuordnung, Umsatzsteuerkonten in der GuV, Übereinstimmung von Jahresüberschuss und Bilanzposten A. V.
- Weiterverwendung: Der handelsrechtliche Jahresüberschuss ist der Startpunkt der Körperschaft- und Gewerbesteuerberechnung; die Erläuterungen zur GuV (§ 285 Nr. 31, davon-Vermerke) fließen in den Anhang.
Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis. Anhang dazu: Anhang nach HGB erstellen; Funktionsumfang: Produktseite Jahresabschluss; wie die KI dabei arbeitet: Jahresabschluss mit KI.
Rechtsgrundlagen
Alle Normen in der geltenden Fassung auf gesetze-im-internet.de.
- § 242 HGB Pflicht zur Aufstellung · § 264 HGB Pflichten der Kapitalgesellschaft · § 265 HGB Darstellungsstetigkeit, Vorjahresbeträge
- § 275 HGB Gliederung der GuV · § 276 HGB Größenabhängige Erleichterungen · § 277 HGB Umsatzerlöse, davon-Vermerke · § 268 HGB Ergebnisverwendung
- § 285 HGB Anhangangaben zur GuV · § 326 HGB Offenlegung kleiner Gesellschaften · § 158 AktG Ergebnisverwendung in der GuV · § 5b EStG E-Bilanz · § 4 Abs. 3 EStG Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Weiterführende Seiten
Bilanz erstellen · Anhang nach HGB erstellen · GuV-Rechnung nach HGB · GuV-Vorlage GmbH · GuV-Vorlage UG · Bilanzgewinn berechnen · Jahresüberschuss berechnen · Handelsbilanz und Steuerbilanz · Offenlegung des Jahresabschlusses · Jahresabschluss erstellen · E-Bilanz erstellen