Jahresabschluss Software für deutsche Kapitalgesellschaften

Der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB); mittelgroße und große Gesellschaften stellen zusätzlich einen Lagebericht auf (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB). Wie tief jeder Bestandteil gegliedert sein muss, bestimmt die Größenklasse: Kleinstkapitalgesellschaften verkürzen die Bilanz auf die Buchstabenposten (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB), fassen die GuV nach § 275 Abs. 5 HGB zusammen und dürfen den Anhang weglassen, wenn sie bestimmte Angaben unter der Bilanz machen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB). Kleine Gesellschaften verkürzen die Bilanz auf Buchstaben und römische Ziffern (§ 266 Abs. 1 Satz 3 HGB) und lassen im Anhang die Angaben des § 288 Abs. 1 HGB weg; mittelgroße nutzen die Erleichterungen des § 288 Abs. 2 HGB und bei der Offenlegung die des § 327 HGB. Zu jedem Posten gehört der Vorjahresbetrag (§ 265 Abs. 2 HGB), und die Bilanzgleichung muss aufgehen. Eine Software, die diese Regeln nicht kennt, erzeugt ein Dokument, das wie ein Abschluss aussieht, aber keiner ist.

Dazu kommen zwei Ausgabewege. Die Offenlegung beim Unternehmensregister (§ 325 HGB; für Geschäftsjahre mit Beginn vor dem 1. Januar 2022 noch beim Bundesanzeiger) verlangt eine strukturierte Datei, die auf den Umfang der Größenklasse reduziert ist (§ 326, § 327 HGB). Die E-Bilanz nach § 5b EStG geht als XBRL-Datensatz an das Finanzamt. Beide bauen auf demselben Zahlenwerk auf – und beide gehen schief, wenn Bilanz und Steuerübermittlung aus zwei verschiedenen Dateien stammen.

Einordnung im Detail: Größenklassen nach § 267 / § 267a HGB, Größenklassen-Rechner und Jahresabschluss Fristen.

Wer nach einer Jahresabschluss-Software sucht, findet vier Kategorien: Buchhaltungsprogramme, die ein Abschlussmodul anbieten; Kanzlei-Software, mit der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten; Tabellenkalkulationen mit einer Bilanzvorlage; und spezialisierte Abschlusssoftware, die die Saldenliste jeder Buchhaltung übernimmt und den Abschluss mit KI-Unterstützung aufstellt. Die Tabelle vergleicht die Kategorien an den sechs Punkten, an denen Abschlüsse in der Praxis scheitern – ohne Anbieternamen, weil der Funktionsumfang innerhalb einer Kategorie vom gebuchten Tarif abhängt.

Zwei Kriterien tauchen in Anbieterlisten selten auf, entscheiden aber über den Nutzen. Erstens die Nachvollziehbarkeit: Eine Zuordnung, die Sie nicht sehen, können Sie gegenüber Prüfer oder Finanzamt nicht erklären. Zweitens der Umgang mit Lücken: Eine Software, die einen fehlenden Vorjahreswert mit 0,00 € füllt oder eine unbeantwortete Anhangangabe stillschweigend weglässt, erzeugt einen Abschluss, der vollständig aussieht und es nicht ist. Jahresabschluss.io hält beides sichtbar – der unbekannte Wert steht als „n. v.“, die fehlende Angabe als Marker im Text.

1. Gesellschaft anlegen. Rechtsform, Geschäftsjahr und die Größenmerkmale Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl für zwei Stichtage. Daraus leitet die Software die Größenklasse nach § 267 und § 267a HGB ab und mit ihr den gesamten Pflichtumfang: Gliederungstiefe, Anhangangaben, Lagebericht, Prüfungspflicht, Fristen und Offenlegungsumfang.
2. Vorjahr übernehmen. Sie wählen die Quelle: den Vorjahresabschluss als PDF, eine XML/XBRL-Datei, veröffentlichte Registerdaten auf Klick oder den Vorjahresabschluss aus der Plattform. Jeder gelesene Wert erscheint auf einem Prüfstand und wird von Ihnen bestätigt, bevor er als Vorjahresspalte gilt – nichts wird ungefragt eingelesen.
3. Saldenliste importieren. CSV, Excel oder PDF aus Ihrer Buchhaltung, in SKR03, SKR04 oder einem eigenen Kontenrahmen. Die Software erkennt die Spalten (Eröffnungswerte, Verkehrszahlen, Schlusssalden), prüft Soll gegen Haben und benennt Konten mit Saldo ohne Zuordnung, statt sie stillschweigend zu übergehen.
4. Kontenzuordnung prüfen. Unsere KI schlägt für jedes Konto den Posten nach § 266 oder § 275 HGB vor, mit Quelle und Prüfstatus. Sie bestätigen oder korrigieren Konto für Konto; die bestätigte Zuordnung dient im Folgejahr als Vorlage.
5. Bilanz und GuV feststellen. Beide entstehen in der Gliederungstiefe Ihrer Größenklasse, mit Vorjahresspalte, Restlaufzeitvermerken nach § 268 Abs. 4 und 5 HGB und dem gesonderten Ausweis eines nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrags (§ 268 Abs. 3 HGB). Die Bilanzgleichung und die Verknüpfung von GuV-Ergebnis und Jahresüberschuss werden deterministisch gerechnet; mit dem Festschreiben sind die Zahlen die eine Quelle für alle folgenden Schritte.
6. Anhang und Lagebericht erstellen. Ein Fragebogen fragt nur die Angaben ab, die für Ihre Größenklasse, Rechtsform und die belegten Posten erforderlich sind – ein Anlagenspiegel ohne Anlagevermögen entsteht nicht. Aus den Antworten und den festgestellten Zahlen entwirft unsere KI die Texte; Beträge sind mit Bilanz und GuV verknüpft. Kleinstkapitalgesellschaften führen statt des Anhangs die Angaben unter der Bilanz; mittelgroße und große Gesellschaften ergänzen den Lagebericht nach § 289 HGB und DRS 20.
7. Prüfen und im Team freigeben. Ersteller, Prüfer und Freigeber arbeiten am selben Stand, mit Kommentaren am Abschnitt und nachverfolgten Änderungen wie in einem Textprogramm. Eine Vollständigkeitsprüfung benennt offene Pflichtangaben, unaufgelöste Marker und fehlende Unterzeichner nach § 245 HGB, bevor eine Fassung ausgegeben wird.
8. Ausgeben. Aufstellungsfassung als PDF, Word und Excel; die Offenlegungsfassung als XML/XBRL für das Unternehmensregister, reduziert auf den Umfang Ihrer Größenklasse. Aus denselben Zahlen entstehen auf Wunsch die E-Bilanz nach § 5b EStG mit Direktversand (20 € je Wirtschaftsjahr) und die Vorbereitung von Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung.

Die fachliche Anleitung zu jedem Schritt steht in Jahresabschluss erstellen – Schritt für Schritt; das Produkt selbst beschreibt Jahresabschluss-Modul.

Saldenliste. Jede Buchhaltungssoftware kann eine Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel exportieren, viele auch als PDF; alle drei Formen werden gelesen. Mehrzeilige Kopfzeilen, getrennte Soll- und Haben-Spalten, signierte Salden und Summenzeilen werden erkannt; eine gedruckte Kontrollsumme wird gegen die gelesenen Konten gerechnet. Was nicht aufgeht, wird benannt – ein Import, bei dem Soll und Haben nicht übereinstimmen, wird abgewiesen, nicht stillschweigend ausgeglichen. Wie Sie die Liste vorbereiten, zeigt Summen- und Saldenliste; die Kontenrahmen erklärt SKR03 und SKR04.

Vorjahr. Der Vorjahresabschluss kommt als PDF (auch als Erstellungsbericht oder Testat), als XML/XBRL-Datei, aus veröffentlichten Registerdaten oder – wenn das Vorjahr bereits hier erstellt wurde – aus der Plattform. Die Beträge werden gegen den Wortlaut der Posten und gegen die gedruckten Summen geprüft, Abweichungen werden angezeigt, und Sie bestätigen jeden Wert vor der Übernahme. Ein Vorjahr, das Sie nicht bestätigt haben, steht in keinem Dokument.

Laufende Buchhaltung. Wer die Buchhaltung in derselben Umgebung führt, braucht keinen Export: Die Saldenliste entsteht aus dem Journal, und im Gesamtpaket ist ein Jahresabschluss je Gesellschaft und zwölf Monate enthalten. Für den Abschluss ist das keine Voraussetzung – die meisten Kunden behalten ihre Buchhaltung und übernehmen nur die Saldenliste.

Die KI schlägt vor. Sie ordnet Konten HGB-Posten zu, auch bei abweichenden Kontobezeichnungen und eigenen Kontenrahmen; sie liest Vorjahresabschlüsse aus PDFs; und sie entwirft Anhang- und Lageberichtstexte auf Basis der tatsächlichen Zahlen und Ihrer Antworten im Fragebogen. Jeder Vorschlag trägt seine Quelle und einen Status.

Regeln rechnen. Bilanzsumme, Ergebnisverknüpfung zwischen GuV und Eigenkapital, Größenklasse, Fristen, Pflichtumfang, die Reduktion der Offenlegungsfassung und die Prüfung der E-Bilanz sind deterministisch – dort entscheidet kein Sprachmodell, und dieselbe Eingabe ergibt dieselbe Ausgabe.

Menschen verantworten. Jede Zuordnung ist einsehbar und änderbar, jeder Text wird gelesen, und die Freigabe erfolgt ausdrücklich durch eine Person mit der Rolle dafür. Daraus folgt auch, was die Software nicht tut: Sie erfindet keine Zahlen. Fehlt eine Angabe, bleibt sie als Lücke sichtbar, statt durch einen plausiblen Wert ersetzt zu werden; ein unbekannter Vorjahreswert wird nicht zu 0,00 €. Wie die KI im Einzelnen arbeitet, beschreibt Jahresabschluss mit KI.

• Bewertungsentscheidungen. Nutzungsdauern, außerplanmäßige Abschreibungen, die Höhe von Rückstellungen, die Werthaltigkeit einer Forderung oder Beteiligung und die Ausübung von Ansatz- und Bewertungswahlrechten (§§ 252, 253 HGB) entscheidet der Kaufmann. Die Software zeigt, wo eine Entscheidung fehlt, und rechnet, was aus ihr folgt – sie trifft sie nicht.
• Abschlussprüfung. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften lassen den Jahresabschluss nach § 316 Abs. 1 HGB durch einen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer prüfen. Die Software gibt dem Prüfer eine eigene Rolle mit Lesezugriff, Kommentaren und nachverfolgten Änderungen und nimmt den Bestätigungsvermerk als PDF in die Offenlegungsfassung auf; die Prüfung selbst bleibt seine Aufgabe.
• Steuerberatung. Die Hilfeleistung in Steuersachen im Einzelfall ist nach § 3 StBerG Berufsträgern vorbehalten. Die Software bereitet Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung aus dem Abschluss vor und übermittelt sie in den unterstützten Fällen; ob eine Gestaltung sinnvoll ist, ob ein Sachverhalt eine Organschaft, eine verdeckte Gewinnausschüttung oder einen Sonderfall berührt, beurteilt sie nicht.
• Feststellung durch die Gesellschafter. Bei GmbH und UG wird der Abschluss erst durch den Beschluss der Gesellschafter verbindlich (§ 42a Abs. 2, § 46 Nr. 1 GmbHG), bei der AG durch die Billigung des Aufsichtsrats (§ 172 AktG). Die Software hält Datum und Unterzeichner fest und druckt sie in Aufstellungs- und Offenlegungsfassung; den Beschluss fassen Menschen.

Wann Sie darüber hinaus einen Steuerberater brauchen – Umstrukturierungen, Beteiligungen, Verlustvorträge, eine Bewertungsfrage, die den Abschluss prägt – und wie die Vergütung nach StBVV im Vergleich steht (Tabelle B, § 35 StBVV: 10/10 bis 40/10 der vollen Gebühr für Bilanz und GuV, bei 500.000 € Gegenstandswert also 832 bis 3.328 € netto), lesen Sie in Jahresabschluss ohne Steuerberater und Jahresabschluss Kosten. Beides schließt sich nicht aus: Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten im selben Arbeitsbereich mit eigener Rolle, ohne dass Dateistände per E-Mail wandern.

Der erste Abschluss ist nicht auf eine Größenklasse beschränkt, und er ist keine Testversion mit Wasserzeichen: Sie erhalten dieselben Ausgabedateien wie bei einem bezahlten Abschluss. Was genau enthalten ist, steht in Jahresabschluss gratis erstellen.

• Betreiber und Recht: MLR Ventures GmbH, Amtsgericht Charlottenburg HRB 284829 B – ein deutsches Unternehmen, AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag nach deutschem Recht, Vertragssprache Deutsch.
• Speicherort: Datenbank, hochgeladene Dokumente, Backend-Funktionen und sämtliche Sicherungen liegen in einem Rechenzentrum in der EU (Irland); die Web-Oberfläche wird über ein Edge-Netzwerk bevorzugt aus EU-Rechenzentren ausgeliefert.
• Verschlüsselung: TLS 1.3 auf jeder Verbindung, AES-256 für Datenbank, Dateien und Sicherungskopien; auch intern nimmt die Datenbank keine unverschlüsselte Verbindung an.
• Zwei-Faktor-Anmeldung: Authenticator-App oder sechsstelliger E-Mail-Code – in den ersten sieben Tagen optional, danach für jedes Konto mit Zugriff auf Finanzdaten verpflichtend.
• KI ohne Training: Ihre Zahlen trainieren keine Modelle. An die Anbieter der Sprachmodelle geht nur der jeweils nötige Ausschnitt, ohne Speicherung beim Anbieter und mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln.
• Mandantentrennung und GoBD: Jede Tabelle ist mandantengetrennt; festgestellte Zahlen sind eingefroren und lassen sich nur protokolliert wieder öffnen, festgeschriebene Buchungen nur per Storno mit Gegenbuchung ändern.
• Vertrag und Löschung: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Verschwiegenheit nach § 203 StGB in Textform; Gesellschaften, Geschäftsjahre und Saldenlisten löschen Sie selbst in der Software.

Die vollständige Sicherheitsübersicht mit Messdatum, Unterauftragsverarbeitern und Prüfmöglichkeiten steht auf Sicherheit und Datenschutz.

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