Unternehmensregister oder Bundesanzeiger?
Maßgeblich ist der Beginn des Geschäftsjahres, nicht das Einreichungsdatum.
Beginnt das Geschäftsjahr nach dem 31. Dezember 2021, sind die Unterlagen an das Unternehmensregister zu übermitteln. Beginnt es vor dem 1. Januar 2022 – etwa ein abweichendes Geschäftsjahr vom 1. Juli 2021 bis 30. Juni 2022 –, bleibt der Bundesanzeiger zuständig. Wer heute einen Altjahrgang nachholt, reicht ihn also weiterhin dort ein. Für Zweifelsfälle verweist das Register auf seinen Bilanz-Navigator.
Die Übermittlung erfolgt über die Publikations-Plattform des Unternehmensregisters oder über eine Software-Schnittstelle.
Was je Größenklasse einzureichen ist
Nicht jede Kapitalgesellschaft veröffentlicht denselben Umfang – der zulässige und der gebotene Umfang hängen an der Einordnung nach §§ 267, 267a HGB.
| Größenklasse | Umfang | Norm |
|---|---|---|
| Kleinst | Nur Bilanz; auf Verlangen dauerhafte Hinterlegung. Mitteilung über Einhaltung der Kleinstmerkmale erforderlich; Dritte erhalten auf Antrag eine Kopie | § 326 Abs. 2 Satz 1 und 2 HGB |
| Klein | Bilanz und Anhang. Die GuV entfällt; der Anhang muss die die GuV betreffenden Angaben nicht enthalten | § 326 Abs. 1 Satz 1 und 2 HGB |
| Mittelgroß | Vollständiger Abschluss mit GuV, Lagebericht und Bestätigungsvermerk; Erleichterungen bei der Bilanzgliederung | § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB; § 327 Nr. 1 und 2 HGB |
| Groß | Vollständige Offenlegung ohne Erleichterungen | § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB |
Der Unterschied zwischen Offenlegung und Hinterlegung ist mehr als eine Vokabel: Offengelegte Unterlagen stehen im Unternehmensregister zum Abruf bereit. Eine hinterlegte Kleinstbilanz erscheint dort nicht öffentlich, sondern wird Dritten nach § 9 Abs. 6 Satz 3 HGB nur auf Antrag durch Übermittlung einer Kopie zugänglich gemacht. Für viele kleine Gesellschaften ist das der praktisch wichtigste Vorteil der Kleinstgrößenklasse. Welche Klasse gilt, rechnet der Größenklassen-Rechner aus.
Offenlegungsfassung im Workflow sehen
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Gesetzliche Gebühren des Unternehmensregisters
Die folgenden Beträge betreffen die Einstellung von Einzelrechnungslegungsunterlagen nach der Anlage zum JVKostG, KV 1420 bis 1423. Sie sind von Softwarekosten, einer gegebenenfalls erforderlichen Identifizierung und sonstigen Leistungen zu unterscheiden.
| Gesellschaft / Format | Gebühr | Gebührentatbestand |
|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | 18,50 € | KV 1420 |
| Kleine Kapitalgesellschaft | 25,00 € | KV 1421 |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | 55,00 € | KV 1422 |
| Große und weitere von KV 1423 erfasste Gesellschaften: XML | 110,00 € | KV 1423 Buchst. a |
| Dieselben Gesellschaften: Offenlegungsformat nach § 328 Abs. 1 Satz 4 HGB | 330,00 € | KV 1423 Buchst. b |
Beispiel: Eine kleine GmbH übermittelt für 2025 Bilanz und Anhang. Für die Einstellung dieser Unterlagen beträgt die gesetzliche Gebühr nach KV 1421 25,00 €. Das ist kein Gesamtpreis für die Erstellung, Beratung oder technische Aufbereitung. Prüfen Sie deshalb vor Beauftragung, welche Leistung die Rechnung bezeichnet und welches Geschäftsjahr sie betrifft.
Fristen
Die Unterlagen sind nach § 325 HGB spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag zu übermitteln – für das Geschäftsjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Kapitalmarktorientierte Gesellschaften haben nach § 325 Abs. 4 HGB nur vier Monate Zeit.
Die Offenlegung setzt voraus, dass der Jahresabschluss zuvor festgestellt wurde – bei der GmbH durch Gesellschafterbeschluss nach § 42a GmbHG. Enthält der Abschluss nur einen Ergebnisverwendungsvorschlag, ist der Beschluss nach seinem Vorliegen nach § 325 Abs. 1b Satz 2 HGB offenzulegen. Dabei gelten die Erleichterungen des § 326 HGB für kleine und Kleinstkapitalgesellschaften. Änderungen des Abschlusses oder Lageberichts sind nach § 325 Abs. 1b Satz 1 HGB ebenfalls offenzulegen. Alle Termine des Abschlussjahres zeigt der Fristenrechner.
Ordnungsgeld bei Fristversäumnis
Das Bundesamt für Justiz leitet bei Versäumnis von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Zunächst ergeht eine Androhung mit einer Nachfrist von sechs Wochen; danach wird ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € festgesetzt, das bei fortdauernder Nichterfüllung wiederholt werden kann.
Wird die Offenlegung nach Ablauf der Nachfrist, aber vor der Entscheidung nachgeholt, ermäßigt § 335 Abs. 4 HGB das Ordnungsgeld auf 500 € für Kleinstkapitalgesellschaften mit Hinterlegung und 1.000 € für kleine Kapitalgesellschaften. Nachholen lohnt sich also auch dann noch, wenn die Frist bereits verstrichen ist. Den Ablauf des Verfahrens beschreibt die Seite Ordnungsgeld.
Typische Fehler bei der Offenlegung
Die Aufstellungsfassung wird unverändert eingereicht – mit einer GuV, die eine kleine Gesellschaft gar nicht offenlegen müsste.
Die Offenlegung wird für erledigt gehalten, weil die E-Bilanz an das Finanzamt übermittelt wurde. Das sind zwei getrennte Vorgänge.
Ein nach § 325 Abs. 1b Satz 2 HGB erforderlicher Ergebnisverwendungsbeschluss wird nicht nachgereicht; die Erleichterungen des § 326 HGB werden nicht geprüft.
Bei einem abweichenden Geschäftsjahr wird das falsche Medium gewählt, weil auf das Einreichungsdatum statt auf den Geschäftsjahresbeginn abgestellt wird.
Die Vorjahresspalte fehlt, obwohl § 265 Abs. 2 HGB sie verlangt.
Wie Jahresabschluss.io die Offenlegung vorbereitet
Aus demselben Datenstand, damit Aufstellungs- und Offenlegungsfassung nicht auseinanderlaufen.
Aus dem festgestellten Abschluss entsteht die Offenlegungs- oder Hinterlegungsfassung im richtigen Umfang für die jeweilige Größenklasse – aus demselben Datenstand, damit Aufstellungs- und Offenlegungsfassung nicht auseinanderlaufen. Vor der Ausgabe prüft die Software Vollständigkeit, Vorjahresbezug und Zahlenkonsistenz und weist auf Auffälligkeiten hin, ohne die Ausgabe zu blockieren. Die Einreichung selbst nimmt der Nutzer vor. Der erste Jahresabschluss ist gratis.
Passender Dokumentenumfang
Ausgabefähige Unterlagen
Prüfung vor der Ausgabe
Aufstellungs- und Offenlegungsfassung stammen aus einem konsistenten Datenstand, statt getrennt gepflegt zu werden.
Die Unterschiede nach Größenklasse bleiben sichtbar, statt erst am Ende manuell zusammengestellt zu werden.
Prüf- und Ausgabewege helfen, die finale Fassung zielgerichtet zu kontrollieren.
Bilanz offenlegen – Erleichterungen für kleine Gesellschaften
Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften müssen oft nur die Bilanz offenlegen, nicht den vollständigen Abschluss.
Nicht jede Gesellschaft muss den kompletten Jahresabschluss veröffentlichen. Kleine Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1 HGB) dürfen die Gewinn- und Verlustrechnung weglassen und im Wesentlichen nur die Bilanz offenlegen – ergänzt um einen Anhang, der die die GuV betreffenden Angaben nicht enthalten muss (§ 326 Abs. 1 HGB).
Kleinstkapitalgesellschaften gehen noch einen Schritt weiter: Sie können ihre Bilanz nach § 326 Abs. 2 HGB nur hinterlegen statt sie offenzulegen – sie steht dann nicht zum freien Abruf bereit, sondern wird Dritten nach § 9 Abs. 6 Satz 3 HGB nur auf Antrag durch Übermittlung einer Kopie zugänglich gemacht. Welche Angaben dann unter der Bilanz genügen, zeigt die Seite kleine Kapitalgesellschaft.
Rechtsgrundlagen
Maßgeblich sind § 325 HGB, § 326 HGB, § 327 HGB und § 335 HGB. Diese Seite ordnet die Rechtslage allgemein ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
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