E-Bilanz erstellen – elektronische Bilanz für das Finanzamt

Beginnen Sie mit dem abgeschlossenen Kontenstand des richtigen Wirtschaftsjahres. Die Summen- und Saldenliste sollte jede Sachkontonummer, eine verständliche Bezeichnung und den Schlusssaldo enthalten. Stimmen Sie den Zeitraum mit den Gesellschaftsdaten ab und halten Sie fest, ob handelsrechtliche oder bereits steuerliche Werte vorliegen. Eine Liste aus dem laufenden Dezember vor den Abschlussbuchungen ist ein anderer Arbeitsstand als die spätere Abschluss-SuSa. Beide Dateien dürfen nicht unbemerkt vermischt werden.

Prüfen Sie insbesondere Bankkonten, Forderungen, Verbindlichkeiten und das Ergebnis. Die E-Bilanz kann fehlende Buchungen nicht durch eine andere Zuordnung heilen. Bei einer Abweichung suchen Sie zunächst die Ursache in den Ausgangsdaten. Ist der Kontenstand bereits in der Plattform vorhanden, können bestätigte Daten weiterverwendet werden. Das Produkt ist auch eigenständig nutzbar; eine Buchhaltungs- oder Jahresabschluss-Lizenz in derselben Anwendung ist keine Voraussetzung. Eine aktuelle kontengenaue SuSa bleibt erforderlich.

Eine PDF des Vorjahresabschlusses hilft beim Vergleich von Beständen und Stammdaten. Sie enthält jedoch normalerweise nicht die Sachkonten des aktuellen Jahres. Geben Sie deshalb keine lediglich aus der PDF abgeschriebenen Bilanzsummen als Ersatz für die Kontennachweise frei. Die Arbeit beginnt mit nachprüfbaren Einzelkonten und endet mit verdichteten Taxonomiepositionen; die Verbindung zwischen beiden muss erhalten bleiben.

Eine vereinfachte GmbH hat zum 31.12.2025 zwei Bankkonten mit 18.000 und 7.000 Euro, Forderungen von 12.000 Euro und Sachanlagen mit einem Buchwert von 13.000 Euro. Die Aktivseite beträgt damit 18.000 + 7.000 + 12.000 + 13.000 = 50.000 Euro. Auf der Passivseite stehen gezeichnetes Kapital von 25.000 Euro, ein bereits abgestimmter Jahresüberschuss von 10.000 Euro und Verbindlichkeiten von 15.000 Euro. Auch diese Seite ergibt 50.000 Euro. Das Beispiel unterstellt keine steuerlichen Bewertungsabweichungen.

Für die Gliederung werden beide Bankkonten einer geeigneten Position für Bankguthaben zugeordnet. Der Positionswert beträgt 25.000 Euro. Der Kontennachweis enthält trotzdem beide Sachkonten mit ihren Bezeichnungen und Salden von 18.000 und 7.000 Euro. Die Verdichtung auf Positionsebene beseitigt die einzelnen Konten nicht. Forderungen und Sachanlagen folgen ihren eigenen Positionen. Ein Darlehen auf der Passivseite darf nicht allein wegen eines Banknamens dem Bankguthaben zugeordnet werden.

Die GuV ergibt im vereinfachten Beispiel aus Erträgen von 80.000 Euro und Aufwendungen von 70.000 Euro den genannten Überschuss von 10.000 Euro. Prüfen Sie, dass dieses Ergebnis zur Bilanz passt und nicht noch einmal als separates zusätzliches Eigenkapital erfasst wird. Eine fehlende Verbindung zwischen GuV und Bilanz darf nicht durch einen frei erfundenen Ausgleichsposten verdeckt werden. Die Rechenprobe zeigt nur die innere Abstimmung; ob beispielsweise eine Forderung werthaltig ist, verlangt eine fachliche Prüfung.

Eine handelsrechtlich passende Position ist noch keine Entscheidung über den steuerlichen Wertansatz. § 5b Abs. 1 Satz 2 und Satz 3 EStG unterscheidet die Anpassung nicht steuerkonformer Ansätze beziehungsweise Beträge und die alternative Übermittlung einer Steuerbilanz. Dokumentieren Sie vor der Freigabe, welche Sicht Ihr Datensatz abbildet. Die Bezeichnung Einheitsbilanz ist nur dann sinnvoll, wenn die Ansätze tatsächlich übereinstimmen. Eine kleine Bilanzsumme beweist diese Übereinstimmung nicht.

Bei einer Überleitung halten Sie Ausgangswert, steuerlichen Zielwert und Begründung getrennt fest. Ein technischer Summenfehler und eine bewusste steuerliche Abweichung sind unterschiedliche Dinge. Stimmen Sie die E-Bilanz außerdem mit den Zahlen der zugehörigen Steuererklärung ab. Eine fachlich erforderliche Korrektur kann beide betreffen. Unsichere Bewertungsfragen sollten vor dem Versand geklärt sein, damit nicht ein formal richtiger Datensatz einen ungeprüften Ansatz dauerhaft dokumentiert.

Für den Direktversand brauchen Sie den in der Anwendung verfügbaren Echtbetrieb, das ELSTER-Zertifikat Ihrer Gesellschaft und die PIN für den konkreten Versand. Prüfen Sie rechtzeitig, dass die benötigte Datei zugänglich und das Zertifikat gültig ist. Stimmen Sie ab, wer für die Gesellschaft den endgültigen Datensatz freigibt. Eine erfolgreiche Anmeldung über das ELSTER-Portal ist noch kein Beleg, dass diese Voraussetzungen in der Übermittlungssoftware vollständig eingerichtet sind.

Die ERiC-Vorprüfung untersucht technische und formale Anforderungen. Bearbeiten Sie die Hinweise am betroffenen Konto, an der Zielposition oder an den Stammdaten und prüfen Sie anschließend den korrigierten Stand erneut. Danach geben Sie den endgültigen Datensatz ausdrücklich für die tatsächliche Übermittlung frei. Der XBRL-Download ist für Archivierung oder Übergabe geeignet; er wird nicht einfach als Datei über das ELSTER-Portal hochgeladen.

Nach dem Versand prüfen Sie Übermittlungsstatus und Transferticket und legen beides zusammen mit dem freigegebenen Datenstand ab. Ein Bildschirm mit dem Wort geprüft dokumentiert nur eine Prüfung. Bei einer unterbrochenen Verbindung klären Sie den tatsächlichen Status, bevor Sie erneut senden. Entdecken Sie später einen inhaltlichen Fehler, sichern Sie den ursprünglichen Nachweis und prüfen den Korrekturweg mit der zuständigen steuerlichen Beratung oder dem Finanzamt.

Falsches Wirtschaftsjahr: Vergleichen Sie Beginn und Ende mit der SuSa und nicht nur mit deren Dateinamen. Fehlende Kontennachweise: Fordern Sie den kontengenauen Export an, statt eine PDF oder eine einzige Sammelzeile zu verwenden. Unpassende Zuordnung: Lesen Sie die Kontobezeichnung und den wirtschaftlichen Inhalt gemeinsam. Gleich lautende Kontonummern können in individuellen Kontenplänen etwas anderes bedeuten.

Ungeklärte Differenz: Prüfen Sie Vorzeichen, Kontenvollständigkeit und die Verbindung des Ergebnisses zur Bilanz. Ein technischer Prüfer darf nicht durch willkürliche Nullwerte beruhigt werden. Fehlender Abgabenachweis: Unterscheiden Sie Vorprüfung, Dateierzeugung und tatsächlichen Versand. Jede dieser Stufen kann erfolgreich sein, ohne dass die nächste bereits erledigt wäre. Halten Sie den offenen Schritt im eigenen Abgabeplan fest.

Verwechselte Abgabe: Die E-Bilanz geht an das Finanzamt. Die handelsrechtliche Offenlegung geht nach § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB an das Unternehmensregister. Für Geschäftsjahre mit Beginn vor dem 1. Januar 2022 gilt die historische Einreichungsstelle Bundesanzeiger gemäß Art. 88 Abs. 2 EGHGB. Die Software erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister; die Einreichung dort ist ein eigener Vorgang. Das Transferticket der E-Bilanz erledigt diese Aufgabe nicht.

Eine praktische Abschlussakte beginnt mit der verwendeten SuSa und ihrer Herkunft. Notieren Sie, wann sie exportiert wurde und ob spätere Abschlussbuchungen bereits enthalten sind. Legen Sie die bestätigten Kontenzuordnungen und Erläuterungen zu abweichenden Ansätzen daneben. So können Sie eine Rückfrage anhand des tatsächlich verwendeten Datenstands beantworten, ohne sich auf Erinnerungen an einzelne Bildschirmansichten verlassen zu müssen.

Vor dem Versand vergleichen Sie die wesentlichen Summen noch einmal mit den freigegebenen Ausgangsdaten: Bilanzsumme, Ergebnis, Bankbestände sowie die größeren Forderungs- und Verbindlichkeitspositionen. Prüfen Sie außerdem, dass vorhandene Vorjahreswerte nicht versehentlich als aktuelle Werte eingelesen wurden. Wenn eine Differenz auftaucht, dokumentieren Sie Ursache und Korrektur. Eine unkommentierte Änderung der Gesamtsumme ist kein ausreichender Ersatz für diesen Abgleich.

Nach der Übermittlung ordnen Sie das Transferticket genau dieser Fassung zu. Für die weitere Arbeit ist eine kurze Übersicht sinnvoll: Welche steuerliche Abgabe wurde tatsächlich erledigt, welche zugehörige Erklärung ist noch offen und wer übernimmt die handelsrechtliche Einreichung? Das ist eine Empfehlung zur Organisation Ihrer Arbeit. Eine bestimmte Ablagestruktur oder eine automatische Archivierungsleistung des Produkts wird damit nicht zugesagt.

Die folgende Übersicht trennt die Buchführungspflicht von der elektronischen Abgabe. § 140 AO übernimmt Buchführungspflichten aus anderen Gesetzen in das Steuerrecht. § 141 AO begründet unter seinen Voraussetzungen eine zusätzliche steuerliche Buchführungspflicht. Erst die maßgebliche Gewinnermittlung entscheidet, ob § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG den elektronischen Datensatz verlangt. Eine handelsrechtliche Größenklasse ist deshalb kein allgemeiner Befreiungstatbestand für die E-Bilanz.

Die gesetzlichen Pflichten und der verfügbare Softwareumfang sind getrennte Fragen. Prüfen Sie vor dem Import, ob das konkrete Rechtsformprofil, die Bilanzart und das Wirtschaftsjahr in der Anwendung freigegeben sind. Aus der allgemeinen gesetzlichen Pflicht folgt keine Zusage, dass jede Sonderbilanz oder jede Branchentaxonomie unterstützt wird.

Eine Taxonomie ist das amtliche Gliederungsschema für die elektronische Übermittlung. Für die Version zählt der Beginn des Wirtschaftsjahres. Die Jahreszahl im Dateinamen oder das Datum der heutigen Abgabe reicht zur Auswahl nicht aus. Die Übersicht zeigt die in der Anwendung hinterlegte Zuordnung; die Veröffentlichung einer neuen Version bedeutet noch keine Freigabe für den Echtversand.

Beispiel: Ein Wirtschaftsjahr vom 01.07.2026 bis 30.06.2027 beginnt 2026 und wird in der Anwendung der Version 6.9 zugeordnet. Die Bezeichnung „Abschluss 2027“ macht daraus keinen Fall der Pflichtversion 6.10. Ebenso begründet eine im Datensatz vorhandene neue Versionsnummer allein noch keine technische Übermittlungsfähigkeit.

Für die hier dargestellten gewöhnlichen Fälle mit Kalenderwirtschaftsjahr folgt die E-Bilanz der Abgabe der zugehörigen Steuererklärung. § 149 Abs. 2 Satz 1 AO sieht grundsätzlich sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres vor. Bei Beauftragung einer nach § 149 Abs. 3 AO berechtigten Beratung gilt grundsätzlich der letzte Februartag des zweiten Folgejahres. Eine Softwarebuchung allein begründet diese Beraterfrist nicht.

Diese Termine sind keine Aufstellungs- oder Offenlegungsfristen nach HGB. Auch bei einer späteren steuerlichen Abgabe kann die handelsrechtliche Arbeit bereits vorher fällig sein. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr, besonderen Veranlagungsfällen oder einer Aufforderung des Finanzamts prüfen Sie den konkreten Erklärungszeitraum gesondert. Planen Sie vor dem letzten Abgabetag Zeit für fehlende Kontendaten, Rückfragen und die Prüfung des Übermittlungsnachweises ein. Weitere Beispiele stehen unter E-Bilanz-Fristen.

Der heutige Wortlaut von § 5b EStG enthält Anforderungen mit verschiedenen Anwendungszeitpunkten. Lesen Sie deshalb § 5b Abs. 1 Satz 1 und Satz 5 zusammen mit § 52 Abs. 11 Satz 2 und Satz 3 EStG. Maßgeblich ist auch hier der Beginn des Wirtschaftsjahres. Der pauschale Satz, ein Anhang gehöre niemals zur E-Bilanz, ist für die künftigen Wirtschaftsjahre falsch.

Die Übergangsregel ist keine allgemeine Befreiung von Kontennachweisen. In der Anwendung bleibt die kontengenaue SuSa die Voraussetzung für den vorgesehenen Ablauf. Eine Bilanz-PDF enthält meist nur verdichtete Positionen und ersetzt diese Daten nicht. Nach dem BMF-Schreiben sind Sachkonten mit Schlusssaldo erforderlich; einzelne Geschäftsvorfälle, Buchungsjournale und zusätzliche Debitoren- oder Kreditorenkonten sind dafür nicht einzureichen. E-Bilanz aus der Saldenliste erläutert die Datengrundlage; Anlagenspiegel behandelt das Anlagevermögen.

Rechtsgrundlagen: § 5b Abs. 1 Satz 1 bis 5 und Abs. 2 Satz 1 EStG, § 52 Abs. 11 Satz 2 und Satz 3 EStG, § 4 Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 sowie Abs. 3 Satz 1 EStG, § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB und Art. 88 Abs. 2 EGHGB. Die Erläuterungen behandeln den allgemeinen Ablauf; besondere Bilanzarten, individuelle steuerliche Fragen und eine behördliche Aufforderung erfordern eine Prüfung des konkreten Falls.

Zum Einstieg: E-Bilanz erstellen; welches Werkzeug dazu passt, klärt E-Bilanz-Software. Nach Aufgabe: E-Bilanz-Pflicht, E-Bilanz für die UG, E-Bilanz-Fristen, E-Bilanz-Taxonomie, Kontennachweise aus der Saldenliste und E-Bilanz übermitteln. Den tatsächlichen Funktionsumfang beschreibt das E-Bilanz-Produkt; aktuelle Konditionen stehen auf der Preisseite.

Für den handelsrechtlichen Abschluss lesen Sie Bilanz erstellen und GuV erstellen. Offenlegung beim Unternehmensregister behandelt die getrennte Einreichung. Angaben zur Datenverarbeitung finden Sie unter Datenschutz, Sicherheit und Auftragsverarbeitung.