Bilanz erstellen – von der Saldenliste zum fertigen Zahlenwerk

Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss – die Bilanz – aufzustellen (§ 242 Abs. 1 HGB). Kapitalgesellschaften sind Kaufleute kraft Rechtsform (§ 6 HGB); für sie gelten zusätzlich die §§ 264 bis 289 HGB. Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen (§ 241a HGB); sie dürfen dann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG wählen. Freiberufler und die GbR ohne Handelsgewerbe sind keine Kaufleute und bilanzieren nur freiwillig oder nach Aufforderung des Finanzamts (§ 141 AO). Der Unterschied beider Verfahren im Detail: Bilanz oder EÜR; die Pflicht je Rechtsform: Bilanzierungspflicht.

§ 266 Abs. 1 Satz 1 HGB verlangt die Aufstellung in Kontoform; Absatz 2 gibt die Gliederung der Aktivseite vor, Absatz 3 die der Passivseite. Die mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten sind die Gruppen, die arabischen Zahlen die Einzelposten. Die Reihenfolge ist fest (§ 265 Abs. 1 HGB); leere Posten entfallen, sofern im Vorjahr kein Betrag stand (§ 265 Abs. 8 HGB); Posten dürfen weiter untergliedert werden (§ 265 Abs. 5 HGB).

Posten für Posten erklärt: Bilanzgliederung nach HGB; wie man eine fertige Bilanz liest: Bilanz lesen.

1. Summen- und Saldenliste abstimmen. Soll- und Habensumme müssen gleich sein, Bank und Kasse mit den Auszügen übereinstimmen, Durchlaufkonten und Verrechnungskonten leer sein. Eine Saldenliste, die nicht aufgeht, ergibt keine Bilanz, die aufgeht. Prüfung: der Import weist eine unausgeglichene Liste benannt ab und zeigt Konten mit Saldo ohne Zuordnung.
2. Inventur zum Stichtag. Vorräte werden gezählt und bewertet, Forderungen auf Werthaltigkeit geprüft, Anlagegüter mit dem Anlagenverzeichnis abgeglichen (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Differenzen zwischen Inventur und Buchbestand werden gebucht.
3. Abschlussbuchungen erfassen. Sie machen aus der Saldenliste einen Abschluss – die Tabelle unten führt die wichtigsten mit Zweck und Norm. Steuerrückstellungen entstehen aus dem eigenen Ergebnis, nicht aus dem Vorjahr.
4. Konten den Bilanzposten zuordnen. Jedes Bestandskonto erhält einen Posten nach § 266 HGB; bei SKR03 und SKR04 ist die Zuordnung weitgehend vorgegeben, bei individuellen Konten entscheidet der Kontoinhalt, nicht die Kontonummer. Personenkonten (Debitoren, Kreditoren) werden über ihr Sammelkonto zugeordnet, Gesellschafterkonten gesondert (§ 42 Abs. 3 GmbHG). Prüfung: unsere KI schlägt je Konto den Posten vor; Ober- neben Unterposten, ignorierte Konten mit Saldo und Personenkonten werden benannt.
5. Eigenkapital nach § 272 HGB bilden. Gezeichnetes Kapital mit der Vorspalte für nicht eingeforderte ausstehende Einlagen (§ 272 Abs. 1 Satz 2 HGB) und eigene Anteile (§ 272 Abs. 1a HGB), Kapitalrücklage (§ 272 Abs. 2 HGB), Gewinnrücklagen (§ 272 Abs. 3 HGB), Vortrag und Jahresergebnis – oder nach Ergebnisverwendung der Bilanzgewinn (§ 268 Abs. 1 HGB).
6. Bilanzgleichung prüfen, Fehlbetrag ausweisen. Summe Aktiva = Summe Passiva ist keine Rechenregel, sondern die Folge der doppelten Buchführung; geht sie nicht auf, fehlt eine Zuordnung. Ist das Eigenkapital negativ, steht der Betrag als „Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag“ am Schluss der Aktivseite (§ 268 Abs. 3 HGB). Prüfung: beide Regeln werden deterministisch geprüft, der Fehlbetrag wird automatisch ausgewiesen, und das GuV-Ergebnis muss dem Posten A. V. entsprechen.
7. Vorjahresspalte und Vermerke. Zu jedem Posten ist der Vorjahresbetrag anzugeben (§ 265 Abs. 2 HGB); die Restlaufzeitvermerke nach § 268 Abs. 4 und 5 HGB und die davon-Vermerke der sonstigen Verbindlichkeiten (§ 266 Abs. 3 C. 8. HGB) stehen bei den Posten. Dann unterschreiben alle gesetzlichen Vertreter mit Datum (§ 245 HGB).

Die Abschlussbuchungen setzen eine geführte Buchhaltung voraus; wie die Bilanz aus einer Saldenliste eines Kanzlei- oder Buchhaltungsprogramms importiert wird: Summen- und Saldenliste, Saldenliste aus Kanzlei-Software importieren.

Die Bewertungsvorschriften im Detail: Bewertung in der Bilanz nach HGB.

• Gezeichnetes Kapital und ausstehende Einlagen. Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen sind vom gezeichneten Kapital offen abzusetzen, der verbleibende Betrag ist als „Eingefordertes Kapital“ in der Hauptspalte auszuweisen (§ 272 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB); eingeforderte, aber nicht eingezahlte Einlagen stehen unter den Forderungen (§ 272 Abs. 1 Satz 3 HGB). Ein Ausweis der ausstehenden Einlagen als Aktivposten ist seit dem BilMoG nicht mehr zulässig.
• Eigene Anteile. Der Nennbetrag eigener Anteile ist in der Vorspalte offen vom gezeichneten Kapital abzusetzen (§ 272 Abs. 1a HGB) – nie als Wertpapier zu aktivieren.
• Kapitalrücklage und Gewinnrücklagen. Agio und Zuzahlungen der Gesellschafter gehören in die Kapitalrücklage (§ 272 Abs. 2 HGB), Beträge aus dem Ergebnis in die Gewinnrücklagen (§ 272 Abs. 3 HGB); bei der UG ist die gesetzliche Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG zwingend.
• Jahresergebnis oder Bilanzgewinn. Vor Ergebnisverwendung stehen Vortrag und Jahresüberschuss getrennt; nach teilweiser Verwendung tritt der Bilanzgewinn an ihre Stelle, der enthaltene Vortrag ist anzugeben (§ 268 Abs. 1 HGB). Beides zugleich ist ein Fehler.
• Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag. Übersteigen die Passivposten ohne Eigenkapital die Aktivposten, ist der Unterschiedsbetrag am Schluss der Aktivseite gesondert auszuweisen (§ 268 Abs. 3 HGB); das Eigenkapital steht dann mit null, nicht mit Minus. Für die GmbH ist das der Anlass, die Überschuldung nach § 19 InsO zu prüfen.
• Gesellschafterkonten. Ausleihungen, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern sind gesondert auszuweisen oder im Anhang anzugeben (§ 42 Abs. 3 GmbHG) – ein Gesellschafterdarlehen im Posten „sonstige Verbindlichkeiten“ ohne Vermerk ist unvollständig.

Wie der Bilanzgewinn aus Jahresüberschuss, Vortrag und Rücklagen entsteht: Bilanzgewinn berechnen; die Vorspalte und der Fehlbetrag werden in Jahresabschluss.io aus den festgestellten Zahlen abgeleitet und in Bilanz, Offenlegungsdatei und E-Bilanz gleich ausgewiesen.

Vorlagen mit dieser Gliederung: Bilanz-Vorlage GmbH, Bilanz-Vorlage UG; die erste Bilanz nach der Gründung: Eröffnungsbilanz erstellen.

• Ober- und Unterposten doppelt gefüllt. Ein Konto auf „B. II.“ und ein zweites auf „B. II. 1.“ – die Summe stimmt, die Gliederung nicht.
• Personenkonten einzeln zugeordnet. Debitoren und Kreditoren gehören über ihr Sammelkonto in einen Posten; ein Kreditor mit Sollsaldo ist eine Forderung, kein negativer Kreditor.
• Vorsteuer und Umsatzsteuer brutto ausgewiesen. Saldierung ist nur zulässig, soweit sie sich auf denselben Voranmeldungszeitraum bezieht; sonst stehen Forderung und Verbindlichkeit getrennt (§ 246 Abs. 2 HGB).
• Vorjahresspalte fehlt oder passt nicht. § 265 Abs. 2 HGB verlangt zu jedem Posten den Vorjahresbetrag; bei geänderter Gliederung ist das im Anhang anzugeben.
• Fehlbetrag als negatives Eigenkapital. § 268 Abs. 3 HGB verlangt den gesonderten Ausweis auf der Aktivseite.
• Restlaufzeitvermerke vergessen. Sie stehen bei jedem Posten, auch in der verkürzten Bilanz (§ 268 Abs. 4 und 5 HGB).
• Steuerrückstellung aus dem Vorjahr fortgeschrieben, statt aus dem eigenen Ergebnis gerechnet.
• Größenklasse an einem Stichtag gemessen. Die Verkürzung setzt die Klasse an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen voraus (§ 267 Abs. 4 HGB) – der Größenklassen-Rechner rechnet beide.

Die Handelsbilanz nach HGB ist die Grundlage der steuerlichen Gewinnermittlung (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG, Maßgeblichkeitsgrundsatz). Wo das Steuerrecht anderes vorschreibt – etwa bei der Abzinsung von Rückstellungen, bei Drohverlustrückstellungen (§ 5 Abs. 4a EStG) oder bei Abschreibungen –, wird die Handelsbilanz in einer Überleitungsrechnung angepasst oder eine eigene Steuerbilanz aufgestellt (§ 60 Abs. 2 EStDV). Die E-Bilanz nach § 5b EStG übermittelt Bilanz und GuV samt Überleitung elektronisch an das Finanzamt – in der amtlichen Taxonomie, die feiner gliedert als § 266 HGB. Für kleine Gesellschaften ist die Einheitsbilanz üblich: Handels- und Steuerbilanz sind identisch, die Überleitung leer. Details: E-Bilanz erstellen, Steuerbilanz erstellen.

Kapitalgesellschaften stellen die Bilanz innerhalb von drei Monaten nach dem Stichtag auf, kleine und Kleinstkapitalgesellschaften innerhalb von sechs (§ 264 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB) – für das Geschäftsjahr 2025 bis zum 31. März beziehungsweise 30. Juni 2026; festgestellt wird bei der GmbH bis zum 31. August beziehungsweise 30. November 2026 (§ 42a Abs. 2 GmbHG), offengelegt bis zum 31. Dezember 2026 (§ 325 Abs. 1a Satz 1 HGB). Der Steuerberater rechnet die Aufstellung von Bilanz und GuV nach § 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a StBVV mit 10/10 bis 40/10 der Tabelle B ab – bei 500.000 Euro Gegenstandswert 832 bis 3.328 Euro netto. Mit Jahresabschluss.io ist der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich gratis, danach kostet er 250 Euro (Kleinst), 500 Euro (klein), 2.500 Euro (mittelgroß) oder 5.000 Euro (groß). Alle Termine: Jahresabschluss Fristen; alle Preise: Jahresabschluss Kosten.

• Saldenliste importieren – CSV, Excel, PDF oder der Export eines Kanzlei- oder Buchhaltungsprogramms (SKR03, SKR04); Soll und Haben werden geprüft, zweizeilige Kopfzeilen und Kontrollsummen gelesen.
• Zuordnung je Konto – unsere KI schlägt den Posten nach § 266 HGB vor, Sie bestätigen oder korrigieren; Gesellschafterkonten werden für § 42 Abs. 3 GmbHG erkannt, Restlaufzeiten aus den Kontenbezeichnungen abgeleitet.
• Bilanz mit Vorjahresspalte – aus dem Vorjahresabschluss (PDF), dem Register oder der Plattform; die Gliederung folgt der Größenklasse, die aus zwei Stichtagen berechnet wird.
• Deterministische Prüfungen – Bilanzgleichung, Fehlbetrag nach § 268 Abs. 3, Vorspalte nach § 272, GuV-Ergebnis gleich A. V., Restlaufzeit- und davon-Vermerke; Abweichungen werden benannt, nicht überdeckt.
• Handkorrekturen – Umgliederungen und Nachbuchungen werden als Overrides festgehalten und wirken auf Bilanz, Anhang, Offenlegungsdatei und E-Bilanz gleich.
• Feststellen und exportieren – PDF, Word, XML für das Unternehmensregister in der Fassung Ihrer Klasse; die E-Bilanz nach ERiC-Prüfung direkt an ELSTER.

Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis. Die GuV dazu: GuV erstellen; der Anhang: Anhang nach HGB erstellen; der Funktionsumfang: Produktseite Jahresabschluss.

• § 240 HGB Inventar · § 241a HGB Befreiung · § 242 HGB Pflicht zur Aufstellung · § 245 HGB Unterzeichnung · § 246 HGB Vollständigkeit, Verrechnungsverbot
• § 249 HGB Rückstellungen · § 250 HGB Rechnungsabgrenzung · § 252 HGB Bewertungsgrundsätze · § 253 HGB Zugangs- und Folgebewertung · § 255 HGB Anschaffungs- und Herstellungskosten · § 256 HGB Bewertungsvereinfachung
• § 264 HGB Pflichten der Kapitalgesellschaft · § 265 HGB Gliederungsgrundsätze · § 266 HGB Gliederung der Bilanz · § 267 HGB Größenklassen · § 268 HGB Einzelne Posten · § 272 HGB Eigenkapital · § 327 HGB Erleichterungen mittelgroßer Gesellschaften
• § 5 EStG Maßgeblichkeit · § 5b EStG E-Bilanz · § 60 EStDV Überleitungsrechnung · § 141 AO Steuerliche Buchführungspflicht

GuV erstellen · Anhang nach HGB erstellen · Bilanzgliederung nach HGB · Bilanz lesen · Bewertung in der Bilanz · Bilanz oder EÜR · Bilanz-Vorlage GmbH · Eröffnungsbilanz erstellen · Bilanzgewinn berechnen · Bilanz hinterlegen · E-Bilanz erstellen · Jahresabschluss erstellen