Jahresabschluss selber machen – Schritt für Schritt

Die Grenze verläuft also nicht zwischen „darf“ und „darf nicht“, sondern zwischen Aufstellung und Prüfung: Aufstellen darf jede Geschäftsführung, prüfen lassen müssen mittelgroße und große Gesellschaften. Was das für Ihre Klasse im Einzelnen heißt: Jahresabschluss Kleinstkapitalgesellschaft, Jahresabschluss kleine Kapitalgesellschaft, Größenklassen-Rechner.

1. Ist die Buchhaltung des Jahres vollständig, und stimmen Bank- und Kassenkonten mit den Auszügen überein?
   Bei Nein: Erst die Bücher abschließen. Jede Zahl, die Sie vorher in den Abschluss übernehmen, ist vorläufig – und jede Korrektur danach zieht Bilanz, GuV, Anhang und Vorjahresspalte des nächsten Jahres nach sich.
2. Liegt der Vorjahresabschluss vor – als PDF, aus dem Unternehmensregister oder aus der Plattform?
   Bei Nein: Ohne ihn fehlt die Vergleichsspalte, die § 265 Abs. 2 HGB zu jedem Posten verlangt. Fordern Sie ihn beim bisherigen Berater an; auf die Herausgabe haben Sie nach § 66 StBerG Anspruch.
3. Kennen Sie die Größenklasse Ihrer Gesellschaft an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen?
   Bei Nein: Rechnen Sie sie im Größenklassen-Rechner nach (§ 267 Abs. 4 HGB). Eine falsche Klasse bedeutet fehlende Pflichtbestandteile oder unnötigen Aufwand – siehe die Fehlerliste unten.
4. Ist die Gesellschaft klein oder kleinst, also nicht prüfungspflichtig?
   Bei Nein: Bei mittelgroßen und großen Gesellschaften dürfen Sie den Abschluss selbst aufstellen, müssen ihn aber von einem Abschlussprüfer prüfen lassen (§ 316 Abs. 1 HGB). Der Prüfer ist zu beauftragen, bevor der Abschluss festgestellt wird.
5. Gibt es ein Anlagenverzeichnis mit Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und bisheriger Abschreibung je Gegenstand?
   Bei Nein: Ohne Verzeichnis können Sie weder die planmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 HGB buchen noch den Anlagenspiegel nach § 284 Abs. 3 HGB aufstellen. Es lässt sich aus dem Vorjahresabschluss und den Rechnungen rekonstruieren – vor dem Abschluss, nicht währenddessen.
6. Wissen Sie, welche Rückstellungen und Abgrenzungen in Ihrem Betrieb anfallen – Abschlusskosten, Urlaub, Steuern, vorausbezahlte Miete oder Versicherung?
   Bei Nein: Dann landen Aufwand und Ertrag im falschen Jahr (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Gehen Sie die Verträge und die Rechnungen um den Stichtag durch; die häufigsten Abschlussbuchungen stehen in der Anleitung unter Jahresabschluss erstellen.
7. Blieb das Geschäftsjahr frei von Sonderfällen – Beteiligungskauf, Umwandlung, Verschmelzung, Kapitalmaßnahme, Ergebnisabführungsvertrag?
   Bei Nein: Ein solcher Vorgang prägt den Abschluss und trägt steuerliche Wahlrechte; er gehört zu den Grenzen der Selbsterstellung weiter unten. Der Rest des Abschlusses bleibt selbst machbar.
8. Ist das Eigenkapital positiv – oder wissen Sie, wie ein Fehlbetrag nach § 268 Abs. 3 HGB auszuweisen ist und was er insolvenzrechtlich bedeutet?
   Bei Nein: Ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag wird gesondert auf der Aktivseite ausgewiesen; ob daneben eine Überschuldung nach § 19 InsO vorliegt, ist eine Beratungsfrage mit Antragsfristen. Nicht aufschieben.
9. Können Sie die Feststellung durch die Gesellschafter fristgerecht organisieren?
   Bei Nein: Die Frist läuft mit dem Stichtag: acht Monate, bei kleinen Gesellschaften elf (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Ein Umlaufbeschluss nach § 48 Abs. 2 GmbHG genügt, wenn alle Gesellschafter zustimmen.
10. Haben Sie die Zeit, jeden Vorschlag der Software zu prüfen, statt ihn nur zu bestätigen?
    Bei Nein: Dann ist ein Berater als Prüfer die bessere Arbeitsteilung: Sie stellen auf, er sieht durch und gibt frei (§ 35 Abs. 1 Nr. 7 StBVV). Unterschreiben müssen am Ende in jedem Fall Sie (§ 245 HGB).

Zehnmal Ja: Sie können den Jahresabschluss selbst erstellen. Ein oder zwei Nein bei den Fragen eins bis sechs: erst nacharbeiten, dann abschließen. Ein Nein bei sieben oder acht: den Abschluss selbst aufstellen, den Sonderfall beraten lassen. Die vollständige Liste der Unterlagen und die acht Schritte: Jahresabschluss erstellen; die Prüfliste zum Abhaken: Jahresabschluss-Checkliste.

Die Lehre aus der Tabelle: Wer den Aufwand senken will, setzt bei der laufenden Buchhaltung an, nicht beim Abschluss. Ein Jahr, das sauber gebucht ist, schließt in einer Sitzung ab; ein Jahr, das im Dezember nachgebucht wird, nicht. Wie die Saldenliste für den Import auszusehen hat: Summen- und Saldenliste; wer aus einem anderen Programm kommt: Import aus Buchungsstapel und Saldenliste.

Prüfungen dieser Art sind der Grund, warum eine Tabellenkalkulation für den Abschluss nicht genügt: Nicht das Rechnen ist das Problem, sondern das Nichtbemerken. Was die KI dabei tut und was nicht: Jahresabschluss mit KI.

Wer selbst aufstellt, verliert die verlängerte Abgabefrist des § 149 Abs. 3 AO – sie gilt nur für Erklärungen, die ein Berater erstellt. Für die meisten kleinen Gesellschaften ist das kein Nachteil: Der Abschluss ist im Sommer fertig, die Erklärungen folgen aus ihm. Alle Termine für Ihren eigenen Stichtag: Fristenrechner; die Hintergründe: Jahresabschluss Fristen.

1. Abschlussbuchungen fehlen. Die Saldenliste wird für den Abschluss gehalten. Abschreibungen (§ 253 Abs. 3 HGB), Rückstellungen (§ 249 HGB), Rechnungsabgrenzung (§ 250 HGB) und Steuerrückstellungen fehlen – das Ergebnis ist zu hoch, die Bilanz trotzdem ausgeglichen. Erkennbar daran, dass Abschreibungskonten und Rückstellungskonten keine Bewegung im Jahr zeigen.
2. Vorjahresspalte fehlt oder passt nicht. § 265 Abs. 2 HGB verlangt zu jedem Posten den Vorjahresbetrag; weicht die Gliederung ab, ist das anzugeben und zu erläutern. Ein Abschluss ohne Vergleichsspalte ist unvollständig – und ein Vorjahr, das aus einer anderen Zuordnung stammt, vergleicht Äpfel mit Birnen. Das eingelesene Vorjahr wird deshalb Posten für Posten bestätigt.
3. Falsche Größenklasse. Nach einem starken Jahr sofort „klein“ statt „kleinst“ – oder nach einem schwachen Jahr zu früh zurück. § 267 Abs. 4 HGB verlangt zwei aufeinanderfolgende Stichtage. Die Folge: Lagebericht und Prüfung zu früh, oder Anhang und Offenlegungsumfang zu knapp.
4. Anhang ohne Pflichtangaben. Ein Anhang aus drei Absätzen Bewertungsmethoden erfüllt § 285 HGB nicht: Verbindlichkeiten mit mehr als fünf Jahren Restlaufzeit und gesicherte Verbindlichkeiten (Nr. 1), sonstige finanzielle Verpflichtungen (Nr. 3a), Arbeitnehmerzahl (Nr. 7), Organkredite (Nr. 9c), Vorgänge nach dem Stichtag (Nr. 33). Welche Nummern die kleine Gesellschaft nach § 288 Abs. 1 HGB weglassen darf, ist eine Liste – keine Schätzung.
5. Bilanz nicht ausgeglichen oder Fehlbetrag falsch ausgewiesen. Aktiva und Passiva weichen um einen Betrag ab, der genau einer vergessenen Buchung entspricht. Und übersteigen die Schulden das Vermögen, gehört der Betrag als „Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag“ ans Ende der Aktivseite (§ 268 Abs. 3 HGB) – ein negatives Eigenkapital auf der Passivseite ist kein zulässiger Ausweis.
6. Offenlegung vergessen oder im falschen Umfang. Zwölf Monate nach dem Stichtag vergehen schnell, und das Ordnungsgeld nach § 335 HGB kommt ohne Vorwarnung aus der Buchhaltung. Ebenso häufig: die kleine Gesellschaft reicht die volle GuV ein, obwohl § 326 Abs. 1 HGB nur Bilanz und Anhang verlangt – oder die Kleinstgesellschaft legt offen statt zu hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB) und macht Zahlen öffentlich, die niemand sehen müsste.
7. Ergebnisverwendung nicht beschlossen. Der Abschluss ist fertig, aber die Gesellschafter haben weder festgestellt noch über den Gewinn beschlossen (§ 42a Abs. 2, § 46 Nr. 1 GmbHG). Ohne Beschluss keine Ausschüttung, kein Gewinnvortrag, keine Rücklage – und im Folgejahr ein Eröffnungsstand, der nicht zum Vorjahr passt. Die UG muss dabei ein Viertel des Jahresüberschusses in die Rücklage einstellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG).

Die Fehler eins, zwei, drei, fünf und sieben sind deterministisch prüfbar und werden vor der Freigabe benannt; Fehler vier ist eine Liste, die die Software nach Größenklasse und belegten Posten führt; Fehler sechs verhindert die Fristenübersicht zusammen mit dem Umfang, den die Einreichungsdatei je Klasse trägt. Was Prüfer und Register im Einzelnen erwarten: Bilanz erstellen, GuV erstellen, Bilanz hinterlegen.

Die Vorlagen gibt es ohne Registrierung: Bilanz-Vorlage GmbH mit der Gliederung nach § 266 HGB, GuV-Vorlage GmbH mit der Staffel nach § 275 Abs. 2 HGB, Anhang-Vorlage mit den Abschnitten und Pflichtangaben der kleinen Kapitalgesellschaft und die Jahresabschluss-Checkliste zum Abhaken. Sie zeigen, was erwartet wird – rechnen tun sie nicht. Ob eine Tabellenkalkulation für Sie reicht, klärt Jahresabschluss mit Excel; die Vorlage des Gesamtdokuments von Deckblatt bis Unterschrift ist die Jahresabschluss-Vorlage.

Mit der Software läuft es in derselben Reihenfolge wie von Hand: Saldenliste hochladen oder aus der Buchhaltung übernehmen, Zuordnung je Konto bestätigen, Zahlen feststellen, Anhang aus dem Fragebogen, Prüfung, Unterschrift, Einreichungsdatei und E-Bilanz. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis – die Bedingungen im Einzelnen: Jahresabschluss gratis erstellen; alle Preise: Jahresabschluss Kosten.

• E-Bilanz (§ 5b EStG). Bilanz und GuV gehen elektronisch in der amtlichen Taxonomie an das Finanzamt, zusammen mit der Überleitungsrechnung nach § 60 Abs. 2 EStDV, wenn Handels- und Steuerbilanz voneinander abweichen. Aus den festgestellten Zahlen erzeugt, mit ERiC geprüft, nach Ihrer Freigabe übermittelt: E-Bilanz erstellen.
• Körperschaftsteuererklärung (§ 31 KStG). Ausgangspunkt ist der Jahresüberschuss; hinzu kommen die außerbilanziellen Korrekturen – nicht abziehbare Aufwendungen, verdeckte Gewinnausschüttungen, Verlustvorträge. Die Software rechnet die Steuer aus dem Abschluss und bereitet die Erklärung vor.
• Gewerbesteuererklärung (§ 14a GewStG). Gewerbeertrag mit Hinzurechnungen und Kürzungen nach §§ 8 und 9 GewStG, Messbetrag, Hebesatz der Gemeinde. Vorbereitung enthalten; der Direktversand beider Erklärungen kostet je 50 Euro und steht für gewöhnliche Fälle offen.

Die steuerlichen Fristen laufen unabhängig von den handelsrechtlichen (§ 149 AO, Tabelle oben). Wer die Steuererklärungen nicht selbst abgeben will, kann den Abschluss trotzdem selbst aufstellen und nur die Erklärungen an einen Berater geben – dann gilt für sie die verlängerte Frist des § 149 Abs. 3 AO.

• Bewertungsentscheidungen, die den Abschluss prägen. Werthaltigkeit einer Beteiligung oder eines Firmenwerts, außerplanmäßige Abschreibungen (§ 253 Abs. 3 Satz 5 HGB), Pensionsrückstellungen, langfristige Fertigung, Vorräte mit Preisrisiko. Die Software rechnet mit dem Wert, den Sie eingeben; ob er richtig ist, entscheidet sie nicht.
• Umwandlungen, Verschmelzungen, Einbringungen. Rückwirkungsfristen, steuerliche Wahlrechte, Schlussbilanzen nach dem Umwandlungsgesetz – hier ist der Abschluss Teil einer Gestaltung, nicht ihr Ergebnis.
• Prüfungspflicht (§ 316 Abs. 1 HGB). Mittelgroße und große Gesellschaften brauchen den Abschlussprüfer; die Aufstellung dürfen sie selbst übernehmen, und ein Berater, der die Vorbereitung begleitet, verkürzt die Prüfung.
• Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz (§ 60 Abs. 2 EStDV). Steuerlich andere Nutzungsdauern, nicht anerkannte Rückstellungen (etwa für drohende Verluste, § 5 Abs. 4a EStG), Sonderabschreibungen, Investitionsabzugsbeträge nach § 7g EStG. Die Software zeigt die typischen Abweichungen als Prüfliste an; welche für Sie gelten und wie sie in die Überleitungsrechnung gehören, ist steuerliche Beratung.
• Krise. Negatives Eigenkapital ist ein Ausweis nach § 268 Abs. 3 HGB; ob eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit vorliegt und welche Antragspflichten laufen (§ 15a, § 19 InsO), ist eine Rechtsfrage mit kurzen Fristen.
• Organschaft, Auslandssachverhalte, Betriebsaufspaltung. Der Abschluss trägt die Zeilen; die steuerliche Behandlung braucht jemanden, der die Folgen kennt.

In diesen Fällen bleibt die Arbeitsteilung sinnvoll, die § 35 Abs. 1 Nr. 7 StBVV vorsieht: Sie stellen mit der Software auf, der Berater wirkt beratend mit, sieht durch und gibt frei – zu einem Bruchteil der Gebühr für die vollständige Aufstellung. Wie das im Einzelnen aussieht und was es kostet: Jahresabschluss ohne Steuerberater; wer den Abschluss doch erstellen lassen will: Jahresabschluss erstellen lassen.

• Jahresabschluss GmbH selber machen – meist kleine Kapitalgesellschaft: Bilanz mit römischen Ziffern, Anhang mit Erleichterungen, Feststellung und Ergebnisverwendung durch die Gesellschafter, Offenlegung von Bilanz und Anhang.
• Jahresabschluss UG selber machen – meist Kleinstkapitalgesellschaft: verkürzte Bilanz und GuV, Anhang-Wahlrecht mit Angaben unter der Bilanz, Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG, Hinterlegung statt Offenlegung.
• Jahresabschluss GmbH und Jahresabschluss UG – die Pflichten der Rechtsform im Überblick, unabhängig davon, wer aufstellt.
• Jahresabschluss Einzelunternehmen, Jahresabschluss Personengesellschaft und Jahresabschluss GbR – für Kaufleute und Gesellschaften ohne Anhang- und Offenlegungspflicht, mit Kapitalkonten je Gesellschafter.

• § 264 HGB Aufstellung, Fristen, Anhang-Wahlrecht der Kleinstkapitalgesellschaft · § 267 HGB und § 267a HGB Größenklassen · § 241a HGB Befreiung der Einzelkaufleute
• § 245 HGB Unterzeichnung · § 265 HGB Vorjahresspalte · § 268 HGB Fehlbetrag, Restlaufzeiten · § 285 HGB und § 288 HGB Anhang
• § 316 HGB Prüfungspflicht · § 325 HGB, § 326 HGB Offenlegung und Hinterlegung · § 335 HGB Ordnungsgeld
• § 42a GmbHG Feststellung · § 5a GmbHG Rücklage der UG · § 5b EStG E-Bilanz · § 60 EStDV Überleitungsrechnung · § 149 AO Abgabefristen

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