UG (haftungsbeschränkt)

Jahresabschluss UG selber machen

Die UG ist meist eine Kleinstkapitalgesellschaft – ihr Jahresabschluss ist besonders schlank und ideal zum Selbermachen. Das müssen Sie beachten: verkürzte Bilanz, § 5a-Pflichtrücklage und Hinterlegung statt Offenlegung.

Stand:

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Die Schritte für Ihre UG

So erstellen Sie den UG-Jahresabschluss von der Saldenliste bis zur Hinterlegung.

1

Buchhaltung abschließen und die Summen- und Saldenliste exportieren (Excel oder CSV).

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Saldenliste in Jahresabschluss.io hochladen – unsere KI ordnet die Konten den HGB-Positionen zu, Sie bestätigen jede Zuordnung.

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Verkürzte Bilanz und GuV prüfen – für Kleinst-UGs nach § 266 Abs. 1 Satz 4 und § 275 Abs. 5 HGB.

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§ 5a-Pflichtrücklage berücksichtigen – ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses ist in die gesetzliche Rücklage einzustellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG).

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Ergebnisverwendung beschließen und den Abschluss durch die Gesellschafter feststellen lassen (§ 42a, § 46 Nr. 1 GmbHG).

6

Hinterlegen statt offenlegen (bei Kleinstgesellschaft, § 326 Abs. 2 HGB) und die E-Bilanz an das Finanzamt übermitteln (§ 5b EStG).

Die ausführliche Anleitung mit den Prüfungen je Schritt: Jahresabschluss erstellen – Schritt für Schritt.

Die verkürzte Bilanz und GuV der Kleinst-UG

Was § 266 Abs. 1 Satz 4 und § 275 Abs. 5 HGB erlauben – und was trotzdem gerechnet werden muss.

Verkürzte Bilanz nach § 266 Abs. 1 Satz 4 HGB
AktivaPassiva
A. AnlagevermögenA. Eigenkapital
B. UmlaufvermögenB. Rückstellungen
C. RechnungsabgrenzungspostenC. Verbindlichkeiten
D. Aktive latente Steuern (nur bei Ansatz)D. Rechnungsabgrenzungsposten
E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung (nur bei Ansatz)E. Passive latente Steuern (nur bei Ansatz)
Die Verkürzung betrifft nur die Darstellung: Die Zuordnung jedes Kontos zu einem Posten der vollen Gliederung bleibt nötig, weil die E-Bilanz nach § 5b EStG die Steuer-Taxonomie in voller Tiefe verlangt und § 42 Abs. 3 GmbHG den gesonderten Ausweis von Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern fordert.
Verkürzte GuV nach § 275 Abs. 5 HGB
PostenEntspricht in der Staffel des § 275 Abs. 2 HGB
1. UmsatzerlöseNr. 1
2. Sonstige ErträgeNr. 2 bis 4, 9 bis 11
3. MaterialaufwandNr. 5
4. PersonalaufwandNr. 6
5. AbschreibungenNr. 7
6. Sonstige AufwendungenNr. 8, 12, 13, 16
7. SteuernNr. 14
8. Jahresüberschuss/JahresfehlbetragNr. 17

Vorlagen für die verkürzten Fassungen: Bilanz Vorlage UG, GuV Vorlage UG; die Regeln der Kleinstkapitalgesellschaft insgesamt: Jahresabschluss Kleinstkapitalgesellschaft.

UG-Abschluss selbst erstellen

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§ 5a GmbHG: die gesetzliche Rücklage der UG

Die eine Vorschrift, die den UG-Abschluss von dem einer GmbH unterscheidet.

Nach § 5a Abs. 3 GmbHG ist in der Bilanz der UG eine gesetzliche Rücklage zu bilden, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses einzustellen ist. Die Rücklage darf nur für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln (§ 57c GmbHG), zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags oder eines Verlustvortrags verwendet werden. Ein Beschluss über die Ergebnisverwendung, der die Einstellung übergeht, ist nichtig. Sobald das Stammkapital durch Erhöhung 25.000 Euro erreicht, finden die Absätze 1 bis 4 keine Anwendung mehr (§ 5a Abs. 5 GmbHG) – die Gesellschaft darf dann die Bezeichnung GmbH führen, muss es aber nicht.

Rechenbeispiel zur Pflichtrücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG)
PostenBetrag
Jahresüberschuss12.000,00 €
abzüglich Verlustvortrag aus dem Vorjahr− 2.000,00 €
Bemessungsgrundlage10.000,00 €
Einstellung in die gesetzliche Rücklage (ein Viertel)2.500,00 €
Für Ausschüttung, Gewinnrücklage oder Vortrag verfügbar7.500,00 €
Beispielwerte zur Veranschaulichung der Rechenregel. In der Bilanz steht die Rücklage unter A. III. 1. gesetzliche Rücklage (in der verkürzten Bilanz innerhalb von A. Eigenkapital); die Software bucht die Einstellung mit der Ergebnisverwendung.

Hinterlegen statt offenlegen

Die Erleichterung des § 326 Abs. 2 HGB – und was sie nicht erspart.

Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Pflicht zur Offenlegung dadurch erfüllen, dass sie die Bilanz elektronisch beim Unternehmensregister hinterlegen und dem Register mitteilen, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a HGB nicht überschreiten (§ 326 Abs. 2 HGB). Eine hinterlegte Bilanz wird nicht im Register veröffentlicht, sondern nur auf Antrag gegen Gebühr an Dritte herausgegeben. Die Frist ist dieselbe wie bei der Offenlegung – zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB) –, und auch die Hinterlegung wird beim Versäumnis mit Ordnungsgeld nach § 335 HGB durchgesetzt. Hinterlegt wird nur die Bilanz mit den Angaben unter der Bilanz; GuV und Anhang bleiben intern. Getrennt davon läuft die E-Bilanz nach § 5b EStG an das Finanzamt – sie ist keine Offenlegung und ersetzt die Hinterlegung nicht.

Fristen der UG mit Stichtag 31. Dezember 2025
SchrittFristNormTermin
Aufstellung durch die Geschäftsführung6 Monate§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB30.06.2026
Unterschrift aller Geschäftsführermit der Aufstellung§ 245 HGBspätestens 30.06.2026
Feststellung durch die Gesellschafter11 Monate§ 42a Abs. 2 GmbHG30.11.2026
Hinterlegung beim Unternehmensregister12 Monate§ 325 Abs. 1 Satz 2, § 326 Abs. 2 HGB31.12.2026
E-Bilanz und Steuererklärungenmit der Steuererklärung§ 5b EStG, § 149 AOje Veranlagungszeitraum

Ablauf der Hinterlegung: Bilanz hinterlegen; alle Termine für Ihren Stichtag: Fristenrechner.

Das gilt speziell für die UG

Vier Punkte, die den UG-Abschluss von anderen Rechtsformen unterscheiden.

Verkürzte Bilanz und GuV: Als Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB darf die UG die Bilanz auf Buchstaben (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB) und die GuV auf acht Posten (§ 275 Abs. 5 HGB) verkürzen.

§ 5a-Pflichtrücklage: Ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses ist in die gesetzliche Rücklage einzustellen, bis das Stammkapital auf 25.000 Euro erhöht ist (§ 5a Abs. 3 und 5 GmbHG).

Kein Anhang nötig: Die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz genügen – Haftungsverhältnisse und Organkredite.

Hinterlegung statt Offenlegung beim Unternehmensregister (§ 326 Abs. 2 HGB) – in derselben Zwölf-Monats-Frist.

Häufige Fehler bei der UG

Pflichtrücklage vergessen: Ein Ergebnisverwendungsbeschluss, der die Einstellung nach § 5a Abs. 3 GmbHG übergeht, ist nichtig – und die Ausschüttung des vollen Überschusses eine verbotene Auszahlung.

Zwei-Stichtage-Regel übersehen: Wer in einem Jahr eine Schwelle überschreitet, bleibt Kleinst; erst zwei aufeinanderfolgende Überschreitungen ändern die Klasse (§ 267 Abs. 4 HGB).

Gesellschafterdarlehen nicht gesondert ausgewiesen: § 42 Abs. 3 GmbHG verlangt den Ausweis – ohne Anhang bleibt nur die Bilanz dafür.

E-Bilanz und Hinterlegung verwechselt: Die E-Bilanz geht an das Finanzamt (§ 5b EStG), die Hinterlegung an das Unternehmensregister (§ 326 Abs. 2 HGB) – beides ist nötig.

Verkürzung als Verzicht auf Zuordnung verstanden: Die Kontenzuordnung zu den vollen Posten bleibt nötig – für die E-Bilanz und für die Prüfungen.

Wann Sie trotzdem einen Berater brauchen

Selbermachen heißt nicht allein bleiben.

  • Kapitalerhöhung auf 25.000 Euro: Der Übergang zur GmbH ist eine notarielle Satzungsänderung (§ 53, § 57c GmbHG) – Sache des Notars, nicht des Abschlusses.
  • Steuerliche Gestaltung: Geschäftsführergehalt, verdeckte Gewinnausschüttung, Kleinunternehmerregelung – Steuerberatung, nicht Abschlusserstellung.
  • Wachstum über die Kleinst-Schwellen: Ab der kleinen Kapitalgesellschaft kommt der Anhang mit den Pflichtangaben nach § 288 Abs. 1 HGB dazu – der Fragebogen führt hindurch, ein Berater als Prüfer ist möglich.

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Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Ja. Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH-Variante – die Aufstellung obliegt der Geschäftsführung (§ 264 Abs. 1 HGB). Da UGs fast immer Kleinstkapitalgesellschaften sind, ist der Abschluss besonders schlank und gut selbst zu erstellen.

Die UG muss ein Viertel ihres um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einstellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Die Rücklage darf nur zur Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln, zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags oder eines Verlustvortrags verwendet werden; sobald das Stammkapital auf 25.000 Euro erhöht ist, entfällt die Pflicht (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Sie wird in der Bilanz als gesetzliche Rücklage ausgewiesen.

Als Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB) darf die UG auf den Anhang verzichten, wenn sie die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz macht: Haftungsverhältnisse (§ 251, § 268 Abs. 7 HGB), Organkredite (§ 285 Nr. 9 Buchstabe c HGB) und bei einer AG die Angaben zu eigenen Aktien (§ 160 Abs. 1 Nr. 2 AktG). Ist die UG größer, ist ein verkürzter Anhang nach § 288 Abs. 1 HGB nötig.

Kleinst-UGs können ihre Bilanz beim Unternehmensregister hinterlegen statt sie offenzulegen (§ 326 Abs. 2 HGB). Hinterlegte Bilanzen sind nur auf Antrag gegen Gebühr einsehbar, nicht frei abrufbar. Die Frist beträgt 12 Monate nach dem Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Für die Aufstellung selten: Der Abschluss einer Kleinst-UG besteht aus verkürzter Bilanz, verkürzter GuV und wenigen Angaben unter der Bilanz. Der erste Abschluss ist bei Jahresabschluss.io gratis, jeder weitere kostet 250 Euro. Für steuerliche Gestaltungsfragen – etwa Geschäftsführergehalt oder verdeckte Gewinnausschüttung – bleibt der Berater sinnvoll.

Nach § 267a Abs. 1 HGB in der Fassung ab 17. April 2024: Bilanzsumme bis 450.000 Euro, Umsatzerlöse bis 900.000 Euro, im Jahresdurchschnitt bis zehn Arbeitnehmer – zwei der drei Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen. Eine neu gegründete UG ist im ersten Jahr nach den Werten des ersten Stichtags einzuordnen (§ 267 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Nach § 266 Abs. 1 Satz 4 HGB nur die mit Buchstaben bezeichneten Posten: Aktiva A. Anlagevermögen, B. Umlaufvermögen, C. Rechnungsabgrenzungsposten; Passiva A. Eigenkapital, B. Rückstellungen, C. Verbindlichkeiten, D. Rechnungsabgrenzungsposten. Die GuV darf nach § 275 Abs. 5 HGB auf Umsatzerlöse, sonstige Erträge, Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, Steuern und Jahresergebnis verkürzt werden.

Aufstellung innerhalb von sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB), Feststellung durch die Gesellschafter innerhalb von elf Monaten (§ 42a Abs. 2 GmbHG, kleine Gesellschaft), Hinterlegung oder Offenlegung spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB).

UG-Abschluss selbst erstellen

Verkürzte Bilanz, GuV, Angaben unter der Bilanz und die Datei für die Hinterlegung – der erste Abschluss ist gratis.