Steuern mit KI: Unternehmenssteuern aus der Buchhaltung vorbereiten, prüfen und direkt an ELSTER übermitteln

Eine Unternehmenssteuererklärung besteht aus drei Arten von Arbeit. Erstens Zuordnung: Welches Konto gehört in welche Kennzahl, welcher Sachverhalt in welche Anlage, welche Zahl des Vorjahresbescheids in welches Feld? Zweitens Rechnung: zu versteuerndes Einkommen, Gewerbeertrag, Messbetrag, Zahllast. Drittens Entscheidung: Liegt ein Sonderfall vor, ist eine Korrektur gerechtfertigt, wird abgegeben? KI ist für die erste Art gemacht, für die zweite ungeeignet und für die dritte nicht zuständig.

Deshalb arbeitet die Software in vier Schichten. Die KI schlägt vor: Kontenzuordnung zur Kennzahl, Vorbelegung aus Buchhaltung, Summen- und Saldenliste und Vorjahresbescheid, Antworten auf Sachverhaltsfragen aus den vorhandenen Daten, Erklärung von Abweichungen zur Handelsbilanz. Feste Regeln rechnen: Kennzahlen der Voranmeldung, zu versteuerndes Einkommen, Gewerbeertrag und Steuerrückstellung entstehen aus Formeln, die bei gleichen Eingaben immer dasselbe Ergebnis liefern. ERiC prüft amtlich: Vor jedem Versand läuft die Prüfung der Finanzverwaltung über den Datensatz. Sie geben frei: Nichts geht ohne Ihre Bestätigung an das Finanzamt, und die Verantwortung für die Erklärung bleibt nach § 150 Abs. 2 AO beim Unternehmen.

Der Unterschied zu einem allgemeinen KI-Chat liegt in den Schichten zwei bis vier. Ein Sprachmodell kann erklären, wie eine Gewerbesteuerzerlegung funktioniert. Es kann keine Erklärung mit dem Zertifikat der Gesellschaft signieren, kein Transferticket speichern und nicht garantieren, dass derselbe Zeitraum nur einmal abgegeben wird.

Die Voranmeldung entsteht aus dem Buchungsjournal. Jede Buchung trägt ein eigenes Umsatzsteuer-Periodendatum, das dem Gesetz folgt: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), die Vorsteuer ist in dem Zeitraum abziehbar, in dem Leistung und Rechnung erstmals gemeinsam vorliegen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Das Rechnungsdatum ist auf keiner Seite das Kriterium. Aus diesem Datum lesen Voranmeldung und Verprobung; nachgereichte Rechnungen landen im richtigen Monat, nicht im Monat des Uploads.

Vor dem Versand zeigt die Vorschau den Datensatz, der übermittelt wird: Kennzahlen 81, 86, 89, 93 in vollen Euro, die Steuer wie bei ELSTER als abgeschnittene Bemessungsgrundlage mal Steuersatz, die Vorsteuer in Kennzahl 66 und die Zahllast in Kennzahl 83. Die Verprobung prüft je Steuerschlüssel, ob die gebuchte Steuer zur Bemessungsgrundlage passt – auf Belegebene, damit eine Rechnung, deren Netto- und Steuerbein im selben Vorgang stehen, keine Scheinabweichung erzeugt. Ein Klick auf jede Kennzahl zeigt die Einzelbuchungen dahinter.

Der Voranmeldungszeitraum folgt § 18 Abs. 2 UStG: Regelfall ist das Kalendervierteljahr, monatlich wird angemeldet, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres 9.000 € überstieg; bis 2.000 € kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien. Die Dauerfristverlängerung verschiebt jede Frist um einen Monat (§ 46 UStDV), Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahreszahllast (§ 47 UStDV). Der Antrag wird berechnet und amtlich geprüft; sein Direktversand ist gesperrt.

Die Jahreserklärung (USt 2 A) gleicht die Jahreswerte gegen alle Voranmeldungen ab. Summenzeilen stehen nur dann in der Datei, wenn ihre Quellzeilen erklärt sind – eine Nullmeldung trägt genau die drei Pflichtfelder, die ERiC verlangt. Die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) listet innergemeinschaftliche Lieferungen, Dreiecksgeschäfte und sonstige Leistungen je USt-IdNr. des Erwerbers; für den EU-One-Stop-Shop (§ 18j UStG) entsteht eine CSV-Datei für die Quartalsmeldung im Portal.

Ausgangspunkt ist der handelsrechtliche Jahresüberschuss. Die Anlage GK wird aus E-Bilanz oder Summen- und Saldenliste vorausgefüllt, ohne zweites Erfassen. Die Überleitung zur Steuerbilanz arbeitet mit einem Katalog von Abweichungen, jeder Posten mit Rechtsnorm: nicht abziehbare Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 EStG, Beteiligungserträge nach § 8b KStG, nicht abziehbare Aufwendungen nach § 10 KStG, Verlustabzug nach § 10d EStG (bis 1 Mio. € unbeschränkt, darüber 70 % des verbleibenden Einkommens in den Veranlagungszeiträumen 2024 bis 2027). Die KI erkennt Kandidaten, Sie bestätigen oder verwerfen sie mit Quelle.

Das zu versteuernde Einkommen wird berechnet, die Körperschaftsteuer mit 15 % (§ 23 Abs. 1 KStG; ab dem Veranlagungszeitraum 2028 schrittweise Absenkung bis auf 10 % im Jahr 2032) und der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % darauf. Daraus entsteht die Steuerrückstellung für den Jahresabschluss und der Vergleich mit den geleisteten Vorauszahlungen, die am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig sind (§ 31 KStG i. V. m. § 37 EStG). Für Genossenschaften kommt die Anlage GR mit den Mitgliederdaten hinzu.

Direkt übermittelt werden gewöhnliche Fälle der Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025. Dazu müssen alle anwendbaren Sachverhaltsfragen beantwortet und die serverseitige Fachprüfung sowie die ERiC-Prüfung bestanden sein; der Kauf für 50 € erscheint erst danach. Organschaft, Zinsschranke, Umwandlungsfälle sowie § 8c- und § 8d-Sachverhalte sind ausgeschlossen; die vorbereiteten Werte gehen an die Steuerberatung. Eine Personengesellschaft, die nach § 1a KStG zur Körperschaftsbesteuerung optiert hat, wird wie eine Kapitalgesellschaft geführt.

Der Gewerbeertrag beginnt beim Gewinn aus dem Abschluss (§ 7 GewStG). Hinzugerechnet werden nach § 8 Nr. 1 GewStG 25 % der Finanzierungsanteile – Zinsen, Renten, Gewinnanteile stiller Gesellschafter sowie Anteile aus Mieten, Pachten, Leasing und Lizenzen –, soweit deren Summe den Freibetrag von 200.000 € übersteigt. Gekürzt wird nach § 9 GewStG, bei betrieblichem Grundbesitz ab Erhebungszeitraum 2025 um die im Erhebungszeitraum als Betriebsausgabe erfasste Grundsteuer (§ 9 Nr. 1 Satz 1 GewStG; Anwendung nach § 36 Abs. 4b Satz 1 GewStG). Die erweiterte Grundstückskürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG hat eigene Voraussetzungen und ist gesondert zu prüfen. Daneben kommen bei erfüllten Voraussetzungen weitere Kürzungen in Betracht. Die KI schlägt die Konten vor, die in Hinzurechnung und Kürzung fallen; die Rechnung selbst ist deterministisch.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften ziehen den Freibetrag von 24.500 € ab (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG), Kapitalgesellschaften nicht. Der Steuermessbetrag beträgt 3,5 % des gerundeten Gewerbeertrags (§ 11 Abs. 2 GewStG), die Gewerbesteuer ergibt sich mit dem Hebesatz der Gemeinde, mindestens 200 % (§ 16 Abs. 4 GewStG). Betriebsstätten in mehreren Gemeinden verlangen eine Zerlegung nach den Arbeitslöhnen (§§ 28 bis 34 GewStG, Formular GewSt 1 D); die Software prüft die Konsistenz zwischen erfassten Gemeinden und Zerlegungsantrag. Gewerbeverluste werden nach § 10a GewStG vorgetragen: bis 1 Mio. € unbeschränkt, darüber zu 60 %.

Vorauszahlungen sind am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig (§ 19 GewStG). Freiberufler und Partnerschaftsgesellschaften unterliegen nicht der Gewerbesteuer (§ 2 GewStG, § 1 PartGG); die Software zeigt die Erklärung nur, wenn sie anfällt. Direkt übermittelt werden gewöhnliche Fälle der Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025 für Kapitalgesellschaften, eG, gewerbliche Einzelunternehmen, e.K., OHG, KG, GmbH & Co. KG und gewerbliche GbR – nach derselben Sachverhalts- und ERiC-Prüfung wie bei der Körperschaftsteuer, für 50 € je Direktabgabe.

Dauerhafte Plattformdaten liegen in der EU (Irland). Für KI-Funktionen erforderliche Inhalte werden an vertraglich gebundene Modellanbieter übermittelt; dabei ist Verarbeitung außerhalb der EU möglich. Training mit Kundendaten ist vertraglich ausgeschlossen. Diese Zusage bedeutet deshalb weder, dass keine Daten übertragen werden, noch dass jeder Einsatz allein dadurch DSGVO-konform ist.

Prüfen Sie den konkreten Zweck, die erforderlichen Inhalte, Zugriffsrechte, Empfänger und Speicherfristen. Für eingestellte Inhaltsdaten bleiben Sie beziehungsweise Ihre Kanzlei verantwortlich; der Anbieter verarbeitet sie nach dem AVV. Die Datenschutzerklärung nennt Empfängerkategorien und Drittlandsgarantien; die Sicherheitsseite beschreibt Schutzmaßnahmen. Die vollständige namentliche Empfängerliste erhalten Sie als Vertragsunterlage auf Anforderung.

Der Leitfaden KI und DSGVO in der Buchhaltung trennt Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Löschung anhand einer Datenfluss-Tabelle. Nutzen Sie diese Unterscheidung auch bei der Prüfung einzelner Belege und bei der Auswahl von Angaben für Freitextfelder.