Steuerrechner für Selbstständige und Freiberufler 2026

Die Einkommensteuer ist die Hauptlast. Sie knüpft an das zu versteuernde Einkommen an, also an Ihren Gewinn zuzüglich anderer Einkünfte und abzüglich der Sonderausgaben. Ihr Gewinn ist dabei nicht das, was auf dem Konto liegt: Abschreibungen mindern ihn, ohne dass Geld abfließt, und eine Tilgung mindert ihn nicht, obwohl Geld abfließt. Der Tarif des § 32a Abs. 1 EStG steigt in Zonen an, der Spitzensatz von 42 Prozent greift 2026 ab 69.879 Euro.

Der Solidaritätszuschlag trifft nur höhere Einkommen. Er beträgt 5,5 Prozent der Einkommensteuer (§ 4 Satz 1 SolzG), wird aber erst erhoben, wenn die Einkommensteuer 20.350 Euro übersteigt, bei Zusammenveranlagung 40.700 Euro (§ 3 Abs. 3 SolzG). Direkt oberhalb dieser Freigrenze greift ein Überleitungsbereich: Der Zuschlag beträgt dort höchstens 11,9 Prozent des Unterschiedsbetrags zur Freigrenze (§ 4 Satz 2 SolzG), damit der Einstieg nicht sprunghaft wirkt.

Die Kirchensteuer bemisst sich an der Einkommensteuer und beträgt in Bayern und Baden-Württemberg 8 Prozent, in den übrigen Ländern 9 Prozent. Eine Besonderheit zeigt § 51a Abs. 2 Satz 2 EStG: Für die Kirchensteuer wird die Anrechnung der Gewerbesteuer nach § 35 EStG ausdrücklich nicht angewandt. Gewerbetreibende zahlen ihre Kirchensteuer deshalb auf die volle tarifliche Einkommensteuer, obwohl ihre festgesetzte Einkommensteuer niedriger ist. Der Rechner bildet das ab.

Die Gewerbesteuer trifft nur den Gewerbebetrieb. Sie geht an die Gemeinde, nicht an das Finanzamt, und sie ist nach § 4 Abs. 5b EStG keine Betriebsausgabe: Sie mindert Ihren steuerlichen Gewinn nicht. Dafür rechnet § 35 EStG sie weitgehend auf die Einkommensteuer an.

Die Umsatzsteuer ist keine Belastung Ihres Gewinns. Sie vereinnahmen sie für den Staat und führen sie über die Voranmeldung ab; die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen ziehen Sie ab. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz hat, kann die Kleinunternehmerregelung des § 19 Abs. 1 UStG nutzen; die Umsätze sind dann steuerfrei, ein Vorsteuerabzug entfällt.

Der Grundfreibetrag beträgt 2026 nach § 32a Abs. 1 EStG 12.348 Euro. Bis dorthin fällt keine Einkommensteuer an. Darüber beginnt die erste Progressionszone mit einem Eingangssatz von 14 Prozent, ab 17.800 Euro folgt die zweite, ab 69.879 Euro der Proportionalsatz von 42 Prozent und ab 277.826 Euro der Satz von 45 Prozent. Diese Sätze gelten immer nur für den Teil des Einkommens in der jeweiligen Zone, nie für das ganze Einkommen.

Genau hier liegt der häufigste Denkfehler. Wer 60.000 Euro Gewinn erzielt, zahlt nicht 38,6 Prozent Steuern, sondern 23,7 Prozent. Die 38,6 Prozent sind der Grenzsteuersatz: Er sagt, wie viel von den nächsten 1.000 Euro Gewinn an das Finanzamt geht. Für die Rücklage ist der Durchschnittssatz maßgeblich, für die Frage, ob sich ein zusätzlicher Auftrag oder eine zusätzliche Betriebsausgabe lohnt, der Grenzsatz.

Freiberuflich ist, was § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG nennt. Die Norm zählt zuerst Tätigkeiten auf: wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend, erzieherisch. Danach folgt der Katalog der Berufe, darunter Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Ingenieure, Architekten, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Heilpraktiker, Journalisten, Dolmetscher und Übersetzer, dazu die ähnlichen Berufe. Was nicht darunter fällt, ist im Regelfall gewerblich. Die Abgrenzung ist in der Praxis der häufigste Streitpunkt mit dem Finanzamt, etwa bei beratenden Tätigkeiten in der Informationstechnik oder im Marketing.

Mitarbeiter sind kein Ausschlussgrund. Nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG bleibt freiberuflich, wer sich der Mithilfe fachlich vorgebildeter Arbeitskräfte bedient, solange er auf Grund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig wird. Wer dagegen nur noch verwaltet und die fachliche Arbeit vollständig delegiert, rutscht in die Gewerblichkeit.

Der Gewerbetreibende hat zwei Puffer. Erstens den Freibetrag von 24.500 Euro nach § 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG, der nur natürlichen Personen und Personengesellschaften zusteht. Zweitens die Anrechnung nach § 35 Abs. 1 Satz 1 EStG: Die tarifliche Einkommensteuer wird um das Vierfache des Steuermessbetrags gemindert. Weil der Messbetrag 3,5 Prozent des Gewerbeertrags beträgt (§ 11 Abs. 2 GewStG), entspricht das Vierfache genau einem Hebesatz von 400 Prozent. Bis dorthin ist die Gewerbesteuer rechnerisch neutral.

Oberhalb von 400 Prozent bleibt ein Rest hängen. Die Anrechnung wächst nicht mit dem Hebesatz, die Gewerbesteuer schon. Zwei weitere Grenzen setzt das Gesetz: § 35 Abs. 1 Satz 5 EStG begrenzt die Ermäßigung auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer, und § 35 Abs. 1 Satz 2 EStG auf den Ermäßigungshöchstbetrag, also auf den Anteil der Einkommensteuer, der auf die gewerblichen Einkünfte entfällt. Wer wenig verdient oder überwiegend andere Einkünfte hat, kann die Gewerbesteuer deshalb nicht voll nutzen.

Wer als Angestellter startet, kennt nur die Lohnsteuer, die monatlich abgeht. Als Selbstständiger zahlen Sie Vorauszahlungen: nach § 37 Abs. 1 EStG am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember, bei gewerblicher Tätigkeit zusätzlich Gewerbesteuer an die Gemeinde am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November (§ 19 Abs. 1 GewStG). Das Finanzamt bemisst die Vorauszahlungen nach § 37 Abs. 3 EStG an der Einkommensteuer der letzten Veranlagung; die Gemeinde nimmt nach § 19 Abs. 2 GewStG ein Viertel der zuletzt festgesetzten Steuer.

Im ersten Jahr gibt es meist noch keine Vorauszahlungen, weil das Finanzamt keine Vergangenheitswerte hat. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fragt deshalb nach dem geschätzten Gewinn. Schätzen Sie dort realistisch. Wer zu niedrig schätzt, spart kurzfristig und zahlt es später doppelt zurück.

Der kritische Moment kommt mit dem ersten Bescheid. Er setzt die Steuer des vergangenen Jahres fest und im selben Schritt die Vorauszahlungen des laufenden Jahres, deren verstrichene Termine sofort nachgefordert werden. Kommt der Bescheid im September, sind das die Nachzahlung plus drei Quartale, fällig innerhalb eines Monats. Deshalb gehört ein fester Anteil jeder Einnahme auf ein getrenntes Konto, mindestens in Höhe Ihres Durchschnittssteuersatzes, im Anlaufjahr besser darüber.

Nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG dürfen alle, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind und auch freiwillig keine Bücher führen, den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als Gewinn ansetzen. Das ist die Einnahmenüberschussrechnung. Maßgeblich ist der Geldfluss: Eine im Dezember gestellte Rechnung, die im Januar bezahlt wird, gehört in das neue Jahr. Das eröffnet einen einfachen Steuerungshebel am Jahresende, den die Bilanzierung nicht hat.

Freiberufler dürfen die Einnahmenüberschussrechnung unabhängig von ihrer Größe nutzen. Gewerbetreibende werden buchführungspflichtig, wenn sie die Grenzen des § 141 Abs. 1 AO überschreiten: mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr. Diese Pflicht entsteht aber nicht von allein. § 141 Abs. 2 AO knüpft sie an eine Mitteilung des Finanzamts: Sie gilt erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf deren Bekanntgabe folgt. Solange keine Mitteilung vorliegt, bleibt die Einnahmenüberschussrechnung zulässig.

Wer als Kaufmann im Handelsregister eingetragen ist, ist nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB zur Buchführung verpflichtet. § 241a HGB nimmt Einzelkaufleute davon wieder aus, solange sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen; bei Neugründung genügt der erste Stichtag. Der Wechsel von der Einnahmenüberschussrechnung zur Bilanz ist kein reiner Formwechsel: Er löst einen Übergangsgewinn aus, weil offene Forderungen und Verbindlichkeiten einmalig nachzuerfassen sind.

Die Tabelle zeigt drei Dinge. Erstens: Die GmbH ist bei thesaurierten Gewinnen konstant belastet, weil Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer feste Sätze haben und keine Progression kennen. Zweitens: Das Einzelunternehmen ist bei kleinen und mittleren Gewinnen klar günstiger; der Wechselpunkt liegt 2026 bei einem Hebesatz von 400 Prozent bei rund 92.000 Euro Gewinn. Drittens: Wer den Gewinn vollständig entnimmt, fährt mit der GmbH in keiner Größenordnung günstiger.

Diese Rechnung ist nur die Steuerseite. Dagegen stehen die laufenden Kosten der Kapitalgesellschaft: doppelte Buchführung statt Einnahmenüberschussrechnung, ein Jahresabschluss mit Anhang, die Offenlegung beim Unternehmensregister und die Gründungskosten beim Notar. Wer 90.000 Euro Gewinn erzielt und einen Steuervorteil von wenigen hundert Euro gegenrechnet, hat ihn durch die Mehrkosten meist schon verbraucht. Umgekehrt wirken bei Gewinnen deutlich über 100.000 Euro, die im Unternehmen bleiben sollen, mehrere tausend Euro Unterschied pro Jahr.

Neben der Steuer spricht für die GmbH die Haftungsbegrenzung, gegen sie der Aufwand. Details zur Belastung der Kapitalgesellschaft, zum Geschäftsführergehalt und zur Ausschüttung rechnet der GmbH-Steuern-Rechner durch; die Rechtsformfrage selbst behandelt UG oder GmbH.

Belege und Buchhaltung. Rechnungen kommen per Upload, über ein eigenes Beleg-Postfach oder aus der Bankanbindung herein. Die KI kontiert sie, Sie bestätigen; ab 85 Prozent Sicherheit bucht die Software auf Wunsch selbst. Daraus entstehen Journal, offene Posten und die Anlagenbuchhaltung mit Abschreibungen, GoBD-konform festgeschrieben und als Buchungsstapel aus Kanzlei Software exportierbar.

Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer. Die Anlage EÜR entsteht aus denselben Buchungen, ebenso die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Dauerfristverlängerung, die Zusammenfassende Meldung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Jede Erklärung läuft vor dem Versand durch die amtliche Prüfung und wird über ELSTER übermittelt; das Transferticket bleibt als Nachweis gespeichert. Das Finanzamt-Cockpit führt Fristen und Bescheide.

Wenn Sie bilanzieren. Aus der Saldenliste entstehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Bedarf Anhang und Lagebericht nach HGB, dazu die E-Bilanz nach § 5b EStG. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis. Gewerbliche Betriebe erstellen die Gewerbesteuererklärung aus denselben Zahlen; Modul und Berechnung kosten nichts, bezahlt wird je Übermittlung.

Was nicht dazugehört. Ihre persönliche Einkommensteuererklärung erstellt die Software nicht. Dafür nutzen Sie das ELSTER-Portal oder einen Steuerberater. Auch eine Vertretung vor dem Finanzamt und eine Steuerberatung im Einzelfall leisten wir nicht. Wenn Sie beim Einstieg Unterstützung möchten, gibt es die persönliche Begleitung durch einen Buchhalter für 100 Euro je Stunde, nach einer kostenlosen Einschätzung unter Service und Begleitung. Die laufenden Preise stehen auf der Preisseite.