Wer braucht eine Bilanz – und damit Bilanzsoftware?
Die Pflicht zur Bilanz hängt an Rechtsform und Größe, nicht an der Software.
Jeder Kaufmann hat zum Schluss des Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen (§ 242 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 HGB). Kapitalgesellschaften – GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, SE, KGaA – und die eG sind damit immer bilanzierungspflichtig, unabhängig von Umsatz und Gewinn; ihre gesetzlichen Vertreter erweitern den Abschluss nach § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB um einen Anhang und stellen einen Lagebericht auf, kleine Gesellschaften ohne Lagebericht (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).
Einzelkaufleute sind befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss erreichen (§ 241a Satz 1 HGB); steuerlich zieht § 141 Abs. 1 Satz 1 AO dieselben Grenzen für Gewerbetreibende. Darunter genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung; darüber – oder als Kapitalgesellschaft – braucht es eine Bilanz, und damit entweder einen Steuerberater oder eine Software, mit der das Unternehmen sie selbst aufstellt. Den Unterschied der beiden Gewinnermittlungen erklärt Bilanz oder EÜR.
Drei Kategorien: Buchhaltungssoftware mit Bilanzfunktion, Abschluss-Software, Kanzlei-Software
Derselbe Begriff, drei verschiedene Produkte – der wichtigste Unterschied ist, wer am Ende den Abschluss aufstellt.
| Kategorie | Beispiele | Was sie liefert | Was außerhalb liegt | Preis (Anbieterangaben, 1.9.2026) |
|---|---|---|---|---|
| Buchhaltungssoftware mit Bilanzfunktion | Lexware Office, sevDesk | laufende Buchhaltung, Belege, Rechnungen, UStVA; GuV- und EÜR-Berichte, Summen- und Saldenliste | Lexware Office: kein Anhang, keine Offenlegungsdatei; sevDesk: Jahresabschluss über das Steuerberaterportal; E-Bilanz nicht im Programm | Lexware Office S 7,90 / M 12,90 / L 21,90 / XL 32,90 €/Monat netto; sevDesk Kostenlos 0 / Rechnung 8,90 / Buchhaltung 19,90 / Buchhaltung Pro 27,90 €/Monat bei 24 Monaten; Aktionspreise zeitweise niedriger |
| Abschluss-Software für Unternehmen (Self-Service) | Steuernaut, Mika, Jahresabschluss.io; wahlweise mit Steuerberaterprüfung: OnlineBilanz | Bilanz und GuV in HGB-Gliederung, je nach Anbieter Anhang, Lagebericht, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegungsdatei | Steuerberatung und Berufsträger-Freigabe (außer OnlineBilanz); Abschlussprüfung | Steuernaut 300 € je Geschäftsjahr (UG/GmbH); Mika ab 600 €; Jahresabschluss.io erster Abschluss gratis, danach 250 bis 5.000 € je Größenklasse; OnlineBilanz ab 499,95 € netto je Geschäftsjahr |
| Kanzlei-Software | nur über Steuerberater-Kanzleien | vollständiger Abschluss, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegung – erstellt und verantwortet von der Kanzlei | direkter Zugang für Unternehmen | auf Anfrage; dazu Honorar nach § 35 StBVV |
Angaben zu Drittanbietern aus deren Preis- und Produktseiten am 5. Oktober 2026, ohne eigenen Test; Jahresabschluss.io ist Herausgeber dieser Seite und selbst Anbieter. Die vollständige Gegenüberstellung mit elf Anbietern steht im Jahresabschluss-Software-Vergleich 2026.
Buchhaltungssoftware endet bei der Saldenliste – das ist keine Schwäche, sondern ihr Zweck. Die Bilanz mit Anhang entsteht aus dieser Liste in der zweiten oder dritten Kategorie. Wer beides in einem Datenbestand will, braucht eine Abschluss-Software, die entweder die Saldenliste einliest oder die Buchhaltung selbst mitbringt.
Woran Sie gute Bilanzsoftware erkennen
Neun Kriterien mit der Norm, aus der sie folgen – so lässt sich jedes Produkt nachprüfen.
| Kriterium | Woran Sie es erkennen | Norm |
|---|---|---|
| HGB-Gliederung | Bilanz und GuV entstehen automatisch in der vorgeschriebenen Gliederung, wahlweise nach Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren | § 266 Abs. 2 und 3 HGB, § 275 Abs. 2 und 3 HGB |
| Größenklasse | Die Software stuft nach Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmern ein – zwei von drei Merkmalen an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen – und wendet die Erleichterungen an | § 267 Abs. 1 bis 3, Abs. 4 Satz 1 HGB, § 267a Abs. 1 HGB |
| Anhang | Der Anhang wird erstellt, passend zur Größenklasse; Kleinstkapitalgesellschaften können ihn durch Angaben unter der Bilanz ersetzen | §§ 284 bis 288 HGB; § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB |
| Lagebericht | Ab mittelgroß Pflicht; kleine Gesellschaften sind befreit | § 289 Abs. 1 HGB; § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB |
| Vorjahresspalte | Jeder Posten trägt den Vorjahresbetrag; die Software übernimmt den Vorjahresabschluss | § 265 Abs. 2 Satz 1 HGB |
| E-Bilanz | Erzeugung und Übermittlung des amtlichen Datensatzes an die Finanzverwaltung, ab Wirtschaftsjahr 2025 mit Kontennachweis | § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG |
| Offenlegung | Einreichungsdatei für das Unternehmensregister binnen zwölf Monaten; Kleinst hinterlegt statt offenzulegen | § 325 Abs. 1 Satz 1, Abs. 1a Satz 1 HGB; § 326 Abs. 2 HGB |
| Unveränderbarkeit | Festgestellte Zahlen lassen sich nicht still ändern; Änderungen bleiben nachvollziehbar | § 239 Abs. 3 Satz 1 HGB; § 146 Abs. 4 Satz 1 AO |
| Datenimport und -export | Saldenliste als CSV, Excel oder PDF hinein; Abschluss als PDF und XML heraus – ohne Wechsel des Buchhaltungsprogramms | kein Gesetz, aber die Frage nach den Ausstiegskosten |
Bilanz mit KI erstellen – erster Abschluss gratis
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Wie KI die Bilanz aus der Saldenliste erstellt
Die Arbeit beim Bilanzieren steckt im Zuordnen und Formulieren, nicht im Rechnen.
Eine Summen- und Saldenliste hat je nach Betrieb hundert bis mehrere hundert Konten. Der erste Schritt jeder Bilanzsoftware ist, jedes Konto einem Posten nach § 266 HGB oder § 275 HGB zuzuordnen – für SKR03 und SKR04 weitgehend regelbasiert, für individuelle Konten eine Ermessensfrage. KI-gestützte Software schlägt die Zuordnung auch für unbekannte Kontenbezeichnungen vor; jede Zuordnung bleibt sichtbar und lässt sich ändern, bestätigte Zuordnungen werden ins Folgejahr übernommen.
Der zweite Schritt sind die Texte: Anhang und Lagebericht entstehen aus den tatsächlichen Zahlen des Abschlusses und den Antworten auf Fragen zur Gesellschaft, nicht aus Blankovorlagen. Was die Daten nicht hergeben – etwa eine Haftungsverhältnis-Angabe nach § 251 Satz 1 HGB –, wird als Lücke markiert, nicht erfunden. Der dritte Schritt sind Prüfungen: Aktiva gleich Passiva, Ergebnis der GuV gleich Jahresüberschuss in der Bilanz, Pflichtbestandteile der Größenklasse vorhanden, Vorjahresspalte vollständig.
So arbeitet Jahresabschluss.io: Saldenliste hochladen (CSV, Excel, PDF), Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht als Entwurf prüfen, freigeben; daraus entstehen die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister (XML/XBRL und PDF) und für 20 € je Wirtschaftsjahr die E-Bilanz direkt über ELSTER. Der erste Abschluss je Arbeitsbereich ist gratis, danach kostet ein Abschluss 250 € (kleinst), 500 € (klein), 2.500 € (mittelgroß) oder 5.000 € (groß); e.K., OHG, KG, GbR und PartG im einfachen Regime 250 €. Kein Abo. Anleitung Schritt für Schritt: Jahresabschluss erstellen.
Was Jahresabschluss.io nicht bietet: Steuerberatung, Freigabe durch Berufsträger und Abschlussprüfung; die E-Bilanz ist für AG, SE und KGaA derzeit gesperrt; an das Unternehmensregister wird nicht direkt übermittelt, die Software erzeugt die Einreichungsdatei. Die Verantwortung für die Aufstellung bleibt bei den gesetzlichen Vertretern (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB), die den Abschluss nach § 245 HGB unterzeichnen.
Bilanzsoftware oder Steuerberater?
Software ersetzt Arbeit, nicht Verantwortung – und beides lässt sich kombinieren.
Eine kleine GmbH oder UG mit übersichtlichen Geschäftsvorfällen und eigener Buchhaltung kann den Abschluss mit Bilanzsoftware selbst aufstellen; einen Steuerberater schreibt das Gesetz dafür nicht vor. Sinnvoll bleibt er, wenn die Gesellschaft prüfungspflichtig ist (§ 316 Abs. 1 Satz 1 HGB, ab mittelgroß), wenn Bilanzierungsentscheidungen Ermessen verlangen – Rückstellungen, Herstellungskosten, Aktivierungswahlrechte – oder wenn die Geschäftsführung nicht unterschreiben will, ohne dass ein Berufsträger den Abschluss gesehen hat. Sein Honorar für Bilanz und GuV folgt aus § 35 Abs. 1 Nr. 1 StBVV: 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B, Mittelgebühr 25/10, bemessen am Gegenstandswert. Was das in Euro heißt, rechnet Jahresabschluss-Kosten vor; die Abwägung im Detail steht unter Software oder Steuerberater.
Methodik
Stand: 5. Oktober 2026. Angaben zu Drittanbietern stammen ausschließlich aus deren öffentlichen Preis- und Produktseiten an diesem Tag (lexware.de, sevdesk.de, steuernaut.de, getmika.de, onlinebilanz.de); die Produkte wurden nicht getestet. Herausgeber ist Jahresabschluss.io (MLR Ventures GmbH, Berlin) – ein Anbieter, der selbst in der Kategorie steht. Genannte Marken gehören ihren Inhabern; es besteht keine geschäftliche Verbindung. Normzitate nach dem Stand auf gesetze-im-internet.de.
Quellen und nächster Schritt
Stand: September 2026
- § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung
- § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung
- § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung; Anhang und Lagebericht
- § 266 HGB – Gliederung der Bilanz; § 275 HGB – Gliederung der GuV
- § 267 HGB – Größenklassen; § 267a HGB – Kleinstkapitalgesellschaften
- § 325 HGB – Offenlegung; § 326 HGB – Erleichterungen
- § 5b EStG – Elektronische Übermittlung von Bilanzen
- § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
- § 35 StBVV – Abschlussarbeiten
- Preis- und Produktseiten der Anbieter, abgerufen am 5. Oktober 2026: lexware.de, sevdesk.de, steuernaut.de, getmika.de, onlinebilanz.de
- Produktfakten Jahresabschluss.io: jahresabschluss.io/product-facts.json (Stand 22. September 2026)
Nächster Schritt: Bilanz mit Jahresabschluss.io erstellen – Saldenliste hochladen, Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht als Entwurf prüfen; der erste Abschluss je Arbeitsbereich ist gratis. Keine Steuerberatung, keine Abschlussprüfung.
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