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Überstundenrückstellung-Rechner: Mehrarbeit bilanzieren

Stehen am Bilanzstichtag Überstunden oder Gleitzeitguthaben offen, schuldet das Unternehmen dafür noch Geld oder Freizeit. Der Rechner ermittelt die Rückstellung je Person aus Stunden und Stundenlohn, rechnet einen vereinbarten Zuschlag und die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung für 2026 hinzu und zeigt die Summe für den Jahresabschluss.

Stand:

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Rückstellung berechnen

Tragen Sie je Person die offenen Stunden am Stichtag und den Bruttostundenlohn ein. Kennungen statt Namen genügen.

Ohne Zusatzbeitrag rechnet der Rechner mit 0 %; tragen Sie den Satz Ihrer Kasse ein. Umlagen und Berufsgenossenschaft sind noch nicht enthalten.

PersonStundenEntgeltSonderzahlungArbeitgeberanteil (19,7 %)Rückstellung
Mitarbeiter A42,51.190,00 €0,00 €234,43 €1.424,43 €
Mitarbeiter B18630,00 €0,00 €124,11 €754,11 €
Summe60,51.820,00 €0,00 €358,54 €2.178,54 €

Stundenlohn aus dem Monatsgehalt

Stundenlohn: —

Arbeitgeberanteile 2026

Aus diesen Bausteinen setzt sich der Satz zusammen, den der Rechner auf das Entgelt aufschlägt.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026
ZweigGesamtsatzArbeitgeberQuelle
Rentenversicherung18,6 %9,3 %Deutsche Rentenversicherung
Arbeitslosenversicherung2,6 %1,3 %§ 341 Abs. 2 SGB III
Krankenversicherung14,6 % + Zusatzbeitrag7,3 % + halber ZusatzbeitragBundesministerium für Gesundheit; Ø Zusatzbeitrag 2,9 %
Pflegeversicherung3,6 %1,8 % (Sachsen 1,3 %)Bundesministerium für Gesundheit
Umlagen U1–U3, Berufsgenossenschaftje BetriebEingabeBeitragsabrechnung, Bescheid der Berufsgenossenschaft
Den Kinderlosenzuschlag zur Pflegeversicherung trägt die beschäftigte Person allein (§ 58 Abs. 1 Satz 3 SGB XI). Oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen fallen auf den Mehrbetrag keine Beiträge an; das rechnet der Rechner nicht.

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Beispiel

Drei Beschäftigte mit offenem Stundenkonto zum 31. Dezember. Die Zahlen stammen aus demselben Rechenweg wie der Rechner oben.

Überstundenrückstellung mit 21,15 % Arbeitgeberanteil
PersonStundenStundenlohnEntgeltArbeitgeberanteilRückstellung
Mitarbeiter A42,528,00 €1.190,00 €251,69 €1.441,69 €
Mitarbeiter B1835,00 €630,00 €133,25 €763,25 €
Mitarbeiter C7,2522,00 €159,50 €33,73 €193,23 €
Summe: 2.398,17 €. Arbeitgeberanteil 21,15 % = 9,3 % + 1,3 % + 7,3 % + 1,45 % (halber durchschnittlicher Zusatzbeitrag) + 1,8 %; ohne Umlagen, ohne Zuschlag, ohne Sonderzahlung.

Rechenweg für Mitarbeiter A: 42,5 Stunden × 28,00 Euro = 1.190,00 Euro Entgelt. Darauf 21,15 % Arbeitgeberanteil ergibt 251,69 €, zusammen 1.441,69 €. Mit den Umlagen Ihres Betriebs und dem Zusatzbeitrag Ihrer Kasse ändert sich der Satz.

Häufige Fehler

Diese Punkte fallen bei der Durchsicht von Abschlüssen immer wieder auf.

  • Arbeitgeberanteile vergessen. Der Erfüllungsbetrag umfasst mehr als den Bruttolohn; ohne Sozialversicherung fehlt rund ein Fünftel.
  • Minusstunden verrechnen. Das Minus einer Person mindert die Verpflichtung gegenüber einer anderen nicht.
  • Stundensaldo ungeprüft übernehmen. Verfallsregeln im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung können Stunden kappen. Übernehmen Sie nur, was am Stichtag noch geschuldet ist.
  • Langzeitkonten mitrechnen. Wertguthaben, die über Jahre angespart werden, sind anders zu bewerten und gegebenenfalls abzuzinsen.

So läuft es in der Software

Was Jahresabschluss.io bei Rückstellungen übernimmt und was nicht.

Jahresabschluss aus der Saldenliste. Sie laden die Saldenliste hoch oder übernehmen sie aus der Buchhaltung. Daraus entstehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Bedarf der Anhang nach HGB. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis.

Laufende Buchhaltung. Die Buchhaltung führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Was nicht dazugehört. Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nicht Teil des Buchhaltungsangebots, und die Software ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stundensalden übernehmen Sie aus Ihrer Zeiterfassung.

Rechtsgrundlagen

Normen auf gesetze-im-internet.de, Beitragssätze bei den zuständigen Stellen.

Weiterführende Seiten

Rückstellungen bilanzieren · Urlaubsrückstellung-Rechner · Aufbewahrungsrückstellung-Rechner · Jahresabschluss erstellen · Alle Rechner

Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Wenn am Bilanzstichtag Mehrarbeit oder ein Gleitzeitguthaben besteht, das noch nicht ausbezahlt und noch nicht durch Freizeit ausgeglichen ist. Die Arbeitsleistung ist im abgelaufenen Jahr erbracht, die Gegenleistung wird erst später fällig. Das ist eine ungewisse Verbindlichkeit, für die nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB eine Rückstellung zu bilden ist. Ist der Betrag schon abgerechnet und nur noch nicht überwiesen, ist es eine Verbindlichkeit, keine Rückstellung.

Je Person: offene Stunden mal Stundenlohn, dazu ein vertraglicher oder tariflicher Überstundenzuschlag, falls einer vereinbart ist. Auf das Entgelt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und die Umlagen. Anzusetzen ist der notwendige Erfüllungsbetrag nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB. Summiert wird erst nach der Einzelrechnung.

Rentenversicherung 18,6 %, davon trägt der Arbeitgeber 9,3 %. Arbeitslosenversicherung 2,6 % nach § 341 Abs. 2 SGB III, Arbeitgeberanteil 1,3 %. Krankenversicherung 14,6 % allgemeiner Satz plus Zusatzbeitrag der jeweiligen Kasse, beides je zur Hälfte; der durchschnittliche Zusatzbeitrag 2026 beträgt 2,9 %. Pflegeversicherung 3,6 %, Arbeitgeberanteil 1,8 %, in Sachsen 1,3 %. Dazu kommen die Umlagen U1, U2 und U3 sowie der Beitrag zur Berufsgenossenschaft, die je Betrieb verschieden sind und die Sie selbst eintragen.

In der Regel nicht. Handelsrechtlich werden nur Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr abgezinst (§ 253 Abs. 2 Satz 1 HGB), steuerlich sind Verpflichtungen mit einer Laufzeit von weniger als zwölf Monaten ausgenommen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG). Überstunden und Gleitzeitguthaben werden üblicherweise im Folgejahr ausgeglichen. Für Langzeit- oder Lebensarbeitszeitkonten, die über Jahre angespart werden, gilt das nicht; dafür ist dieser Rechner nicht gedacht.

Nur soweit sie sich durch die Überstunden erhöhen, etwa wenn eine Sonderzahlung vertraglich als Prozentsatz des gesamten Entgelts einschließlich Mehrarbeit berechnet wird. Eine Sonderzahlung, die unabhängig von den geleisteten Stunden in fester Höhe gezahlt wird, gehört nicht hinein. Deshalb ist das Feld im Rechner optional und steht ohne Vorgabe auf null.

Ein Monat hat im Durchschnitt 13 : 3 Wochen, weil ein Quartal 13 Wochen umfasst. Der Stundenlohn ist deshalb Monatsgehalt mal 3 geteilt durch 13 mal Wochenstunden. Bei 4.200 Euro Monatsgehalt und 40 Wochenstunden ergibt das 24,23 Euro. Weicht der Arbeitsvertrag davon ab, etwa mit einem festen Teiler, gilt der Vertrag.

Minusstunden sind keine Verbindlichkeit des Arbeitgebers, sondern allenfalls ein Anspruch gegen die beschäftigte Person. Sie mindern die Rückstellung anderer Personen nicht. Der Rechner lässt Zeilen mit null oder negativen Stunden deshalb unberücksichtigt.

Als Personalaufwand gegen sonstige Rückstellungen (§ 266 Abs. 3 B.3 HGB). Im Folgejahr wird die Rückstellung verbraucht, wenn die Stunden ausbezahlt oder abgefeiert werden, und ein nicht benötigter Rest wird aufgelöst. Die personenbezogene Nebenrechnung mit Stundensaldo und Stundenlohn gehört in eine zugriffsgeschützte Anlage, in die Buchhaltung nur der Gesamtbetrag.

Den Jahresabschluss mit allen Rückstellungen erstellen

Aus der Saldenliste entstehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Bedarf der Anhang nach HGB. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis.