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Aufbewahrungsrückstellung-Rechner: Kosten der Archivierung

Wer Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe aufbewahren muss, bildet für die künftigen Kosten eine Rückstellung. Der Rechner verteilt die jährlichen Archivkosten auf die Unterlagenarten, wendet die seit 2025 geltenden Fristen von zehn, acht und sechs Jahren an und zeigt den handelsrechtlichen und den steuerlichen Wert nebeneinander.

Stand:

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Tragen Sie die jährlichen Kosten ein, die auf die Aufbewahrung entfallen, und wie sie sich auf die drei Unterlagenarten verteilen.

UnterlagenFristKosten je JahrFaktorSteuerbilanzHandelsbilanz
Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse10 Jahre630,00 €5,53.465,00 €3.465,00 €
Buchungsbelege, Rechnungen8 Jahre1.260,00 €4,55.670,00 €5.670,00 €
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe6 Jahre210,00 €3,5735,00 €735,00 €
Rückstellung2.100,00 €9.870,00 €9.870,00 €

Ohne Abzinsungssatz rechnet der Rechner auch handelsrechtlich ohne Abzinsung. Für Restlaufzeiten über einem Jahr verlangt § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB den Satz der Bundesbank.

Die Fristen seit dem 1. Januar 2025

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die Frist für Buchungsbelege verkürzt. Die übrigen Fristen sind unverändert.

Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO
UnterlagenFristNorm
Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse10 Jahre§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Buchungsbelege, Rechnungen8 Jahre§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b Abs. 1 UStG
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe6 Jahre§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO
Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der Jahresabschluss aufgestellt oder die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Ein Beleg aus dem Jahr 2025 ist damit bis zum Ablauf des Jahres 2033 aufzubewahren.

Die acht Jahre gelten nicht nur für neue Belege. Nach Art. 95 EGHGB und Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die neue Frist für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Ein Beleg aus 2016 durfte deshalb schon mit Beginn des Jahres 2025 vernichtet werden, soweit ihn keine längere Frist nach § 147 Abs. 3 AO festhält.

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Handelsbilanz und Steuerbilanz

Beide Bilanzen rechnen mit denselben Jahrgängen, aber mit unterschiedlichen Bewertungsregeln.

Bewertung der Aufbewahrungsrückstellung
FrageHandelsbilanzSteuerbilanz
WertmaßstabNotwendiger Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB)Einzelkosten und angemessene Teile der notwendigen Gemeinkosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG)
KostensteigerungenEinzubeziehen, soweit erwartetNicht zu berücksichtigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG)
AbzinsungBei Restlaufzeit über einem Jahr mit dem Bundesbank-Satz (§ 253 Abs. 2 Satz 1 HGB)Maßgebend ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG); die Aufbewahrung läuft am Stichtag bereits

Weichen die beiden Werte ab, entsteht eine Differenz zwischen Handels- und Steuerbilanz, die in der Überleitung zur Steuerbilanz oder in der E-Bilanz gesondert zu zeigen ist. Solange Sie weder eine Kostensteigerung noch einen Abzinsungssatz eintragen, sind beide Werte gleich.

Beispiel

Ein kleines Unternehmen mit einem Archivraum und elektronischer Ablage. Die Zahlen stammen aus demselben Rechenweg wie der Rechner oben.

Aufbewahrungsrückstellung bei 2.100 € Archivkosten im Jahr
UnterlagenAnteilKosten je JahrFaktorRückstellung
Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse30 %630,00 €5,53.465,00 €
Buchungsbelege, Rechnungen60 %1.260,00 €4,55.670,00 €
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe10 %210,00 €3,5735,00 €
Summe: 9.870,00 €. Kosten: Raum 1.200 €, Personal 600 €, IT 300 € im Jahr; ohne Kostensteigerung und ohne Abzinsung, deshalb gleich in Handels- und Steuerbilanz.

Rechenweg für die Buchungsbelege: Auf sie entfallen 60 % der Kosten, also 1.260 Euro im Jahr. Am Stichtag liegen acht Jahrgänge im Archiv. Jeder Jahrgang kostet 1.260 : 8 = 157,50 Euro im Jahr. Der jüngste ist noch acht Jahre aufzubewahren, der älteste ein Jahr, zusammen 8 + 7 + … + 1 = 36 Jahrgangsjahre. 36 × 157,50 Euro ergibt 5.670 Euro, dasselbe wie 1.260 Euro × 4,5.

Die Kostenanteile sind Beispielwerte. Verteilen Sie die Kosten nach dem Platz, den die Unterlagen tatsächlich belegen, und nehmen Sie nur den Teil der Raum- und Personalkosten, der auf die Aufbewahrung entfällt.

Häufige Fehler

Diese Punkte fallen bei der Durchsicht von Abschlüssen immer wieder auf.

  • Noch mit zehn Jahren für Belege rechnen. Seit 2025 gelten acht Jahre. Wer die alte Frist beibehält, überschätzt den Belegteil um den Faktor 5,5 : 4,5.
  • Alle Kosten mit 5,5 multiplizieren. Der Faktor gilt nur für Unterlagen mit zehnjähriger Frist. Belege und Briefe haben kürzere Fristen.
  • Künftige Unterlagen einrechnen. In die Rückstellung gehören nur die bis zum Stichtag entstandenen Unterlagen.
  • Steuerlich Preissteigerungen ansetzen. Das verbietet § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG; in der Handelsbilanz sind sie dagegen Teil des Erfüllungsbetrags.

So läuft es in der Software

Was Jahresabschluss.io bei Rückstellungen übernimmt und was nicht.

Jahresabschluss aus der Saldenliste. Sie laden die Saldenliste hoch oder übernehmen sie aus der Buchhaltung. Daraus entstehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Bedarf der Anhang nach HGB. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis.

Laufende Buchhaltung. Die Buchhaltung führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04; im Gesamtpaket ist ein HGB-Jahresabschluss je Gesellschaft und zwölf Monate enthalten. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Was nicht dazugehört. Die Software ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Höhe der Archivkosten und ihre Verteilung auf die Unterlagenarten schätzen Sie selbst.

Rechtsgrundlagen

Alle Normen in der geltenden Fassung auf gesetze-im-internet.de.

Weiterführende Seiten

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Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Ja. Die Pflicht, Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe aufzubewahren, ergibt sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Die Kosten dafür entstehen erst in künftigen Jahren, verursacht sind sie aber durch die Unterlagen, die bis zum Bilanzstichtag entstanden sind. Das ist eine ungewisse Verbindlichkeit, für die nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB eine Rückstellung zu bilden ist.

Acht Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 nennen § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 Satz 1 AO für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 95 EGHGB, Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Ausgenommen sind Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute; für sie bleibt es bei zehn Jahren. Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs.

Aus der Frist von zehn Jahren. Am Stichtag liegen zehn Jahrgänge im Archiv. Der jüngste ist noch zehn Jahre aufzubewahren, der älteste noch ein Jahr, im Durchschnitt also (10 + 1) : 2 = 5,5 Jahre. Mit diesem Durchschnitt hat der Bundesfinanzhof im Urteil vom 18. Januar 2011 (X R 14/09) gerechnet. Für Buchungsbelege mit acht Jahren ergibt sich nach derselben Rechnung 4,5, für Geschäftsbriefe mit sechs Jahren 3,5.

Die Kosten, die für die Aufbewahrung der bis zum Stichtag entstandenen Unterlagen noch anfallen: der Anteil der Raumkosten für Archivflächen, der Personalaufwand für das Archivieren, der Anteil der IT-Kosten für elektronisch aufbewahrte Unterlagen und die Lesbarmachung während der Frist. Steuerlich ist die Aufbewahrung eine Sachleistungsverpflichtung, bewertet mit den Einzelkosten und den angemessenen Teilen der notwendigen Gemeinkosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG). Kosten für Unterlagen, die erst nach dem Stichtag entstehen, gehören nicht hinein.

Handelsrechtlich sind Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre abzuzinsen, den die Deutsche Bundesbank veröffentlicht (§ 253 Abs. 2 Satz 1 HGB). Den Satz tragen Sie im Rechner selbst ein; ohne Eingabe rechnet er handelsrechtlich ohne Abzinsung. Steuerlich ist für Sachleistungsverpflichtungen der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG). Die Aufbewahrung läuft am Stichtag bereits, der Rechner rechnet steuerlich deshalb ohne Abzinsung.

Handelsrechtlich ja: Anzusetzen ist der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendige Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB), der erwartete Preissteigerungen einschließt. Steuerlich nein: Maßgebend sind die Wertverhältnisse am Bilanzstichtag, künftige Preis- und Kostensteigerungen dürfen nicht berücksichtigt werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG). Deshalb zeigt der Rechner beide Werte nebeneinander.

Ja. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa während einer Außenprüfung oder eines Einspruchsverfahrens. Solche Verlängerungen rechnet der Rechner nicht; erhöhen Sie in diesem Fall den Kostenanteil der betroffenen Unterlagenart oder rechnen Sie den Einzelfall gesondert.

Als Aufwand gegen sonstige Rückstellungen (§ 266 Abs. 3 B.3 HGB), zum Beispiel in SKR 04 auf das Konto 3096 „Rückstellungen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten“. Im Folgejahr wird die Rückstellung neu berechnet und angepasst; die laufenden Archivkosten des neuen Jahres werden als Aufwand gebucht, nicht gegen die Rückstellung.

Den Jahresabschluss mit allen Rückstellungen erstellen

Aus der Saldenliste entstehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Bedarf der Anhang nach HGB. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis.