KI-Buchhaltung · Belegerkennung

Belegerkennung mit KI — Rechnungen scannen und auslesen

Hinter der Belegerfassung steckt eine Erkennungstechnologie: ein KI-Modell, das eine Rechnung wie ein Mensch liest und die relevanten Felder versteht. Diese Seite zeigt, wie die Belegerkennung mit unserer Vision-KI technisch funktioniert — welche Felder ausgelesen werden, wie PDF und Smartphone-Foto verarbeitet werden, wie Beleg und Bankbuchung automatisch zusammenfinden und wo der Mensch die Auslesung prüft.

Stand:

Erster Jahresabschluss gratis · ohne Zahlungsdaten · jederzeit kündbar

Diese Felder erkennt die KI auf dem Beleg

Belegerkennung heißt: aus einem Bild oder PDF wird strukturierte Information. Unsere Vision-KI identifiziert die buchungsrelevanten Felder einzeln.

Lieferant & Rechnungsnummer

Das Modell erkennt den Aussteller der Rechnung und die zugehörige Belegnummer — auch wenn sie im Briefkopf, in der Fußzeile oder neben einem Logo steht.

Rechnungsdatum

Das Belegdatum wird ausgelesen und für die periodengerechte Zuordnung sowie die spätere Vorsteuerermittlung verwendet — nicht das Eingangs- oder Zahldatum.

Brutto, Netto und USt

Gesamtbetrag, Nettobetrag und der gesondert ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag werden getrennt erfasst — die Grundlage für einen korrekten Vorsteuerabzug.

Steuersatz

Aus dem Verhältnis von Netto, USt und Brutto leitet die KI den Steuersatz ab (üblich 19 % oder 7 %) und schlägt den passenden Steuerschlüssel vor.

Kontierungsvorschlag

Aus Aussteller, Verwendungszweck und Betrag leitet das Modell ein SKR-Konto ab — etwa Bürobedarf, Wareneingang oder Fremdleistung.

Unsichere Felder markiert

Felder, die das Modell nicht eindeutig lesen konnte, werden gekennzeichnet, statt einen Wert zu raten — Sie sehen sofort, wo ein Blick lohnt.

PDF oder Foto — wie die Erkennung mit beiden Quellen umgeht

Eine maschinell erzeugte PDF und ein abfotografierter Kassenbon stellen unterschiedliche Anforderungen. Unsere Vision-KI liest beide.

PDF-Eingangsrechnung

Bei einer sauber generierten PDF liegen Text und Zahlen klar vor. Die Erkennung übernimmt Felder, Summen und Steuerangaben präzise — auch über mehrere Seiten hinweg, sodass die Endsumme von der letzten Seite stimmt.

Foto vom Smartphone

Quittungen und Belege ohne digitales Original fotografieren Sie ab. Das Modell kommt mit Knicken, Stempeln, Thermopapier und leichtem Schräglauf zurecht. Gute Beleuchtung und ein gerader Ausschnitt erhöhen die Trefferqualität spürbar.

Matching: Beleg trifft Bankbuchung

Ein ausgelesener Beleg allein ist noch keine Buchung. Die Stärke der Erkennung zeigt sich erst in der Verknüpfung mit dem Zahlungsvorgang.

Automatische Zuordnung

Betrag, Datum und Aussteller des Belegs werden mit den importierten Bankumsätzen abgeglichen. Passt ein Umsatz, verknüpft die Software Beleg und Zahlung zu einem vollständigen Buchungssatz.

Offene Posten ausgleichen

Wird eine Eingangsrechnung später bezahlt, gleicht das System den offenen Posten beim Kreditor automatisch aus — Beleg, Rechnung und Zahlung hängen zusammen.

Sie bestätigen die Verknüpfung

Mehrdeutige Fälle — etwa zwei gleich hohe Zahlungen am selben Tag — legt die Software Ihnen zur Entscheidung vor, statt blind zuzuordnen.

Rechnung hochladen, Felder erkennen lassen

Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.

GoBD-konforme Ablage und die Grenzen der Erkennung

Belegerkennung beschleunigt die Erfassung — sie ersetzt aber weder die revisionssichere Aufbewahrung noch die menschliche Prüfung.

Revisionssichere Ablage

Jeder Beleg wird unveränderbar gespeichert, fest mit der Buchung verknüpft und mit Änderungsprotokoll versehen. Zusammen mit Festschreibung und Verfahrensdokumentation entsteht eine GoBD-orientierte, geordnete Aufbewahrung.

EU-Hosting, kein KI-Training

Dauerhafte Plattformdaten werden in EU-Rechenzentren gespeichert. Erforderliche Beleginhalte können an vertraglich gebundene Modellanbieter übermittelt werden, bei möglichem Drittlandbezug mit geeigneten Garantien. Es findet kein KI-Training mit Kundendaten statt; ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist verfügbar.

Auslesung ist ein Vorschlag

Die KI erkennt Felder mit hoher Treffsicherheit, aber nicht fehlerfrei. Bei schlechter Scanqualität, ungewöhnlichem Layout oder seltenen Steuersätzen kann ein Wert danebenliegen — deshalb prüfen Sie vor dem Buchen.

Der Mensch entscheidet

Sie bestätigen oder korrigieren jeden Vorschlag und tragen die fachliche Verantwortung für die Buchung. Die Software arbeitet zu, ersetzt aber nicht die Kontrolle durch Sie oder Ihren Steuerberater.

Weiterführende Seiten

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Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Die KI erkennt auf einer Eingangsrechnung den Lieferanten (Aussteller), die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie die Beträge: Bruttobetrag, Nettobetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer. Daraus leitet sie den Steuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %) ab. Diese strukturierten Felder bilden die Grundlage für den Buchungsvorschlag — abgetippt werden muss nichts mehr.

Ja. Unsere Vision-KI verarbeitet sowohl eine saubere PDF-Eingangsrechnung als auch ein mit dem Handy abfotografiertes Beleg- oder Quittungsbild. Bei Fotos hilft gleichmäßige Beleuchtung und ein gerader Bildausschnitt, weil schräge oder unscharfe Aufnahmen einzelne Felder erschweren können. Das Modell kommt aber auch mit Knicken, Stempeln und Thermopapier-Quittungen zurecht.

Sobald ein Beleg ausgelesen ist, vergleicht die Software Betrag, Datum und Aussteller mit den importierten Bankumsätzen und ordnet den passenden Zahlungsvorgang automatisch zu. So entsteht aus Beleg und Zahlung ein vollständiger Buchungssatz, und offene Posten lassen sich später automatisch ausgleichen. Sie sehen die Verknüpfung und können sie bei Bedarf korrigieren.

Die Software legt jeden Beleg unveränderbar ab, verknüpft ihn fest mit der Buchung und protokolliert Änderungen. Zusammen mit der Festschreibung gebuchter Perioden und einer Verfahrensdokumentation ist die Ablage GoBD-orientiert aufgebaut, sodass das digitale Original den Anforderungen an eine geordnete und revisionssichere Aufbewahrung entspricht.

Ja, und das ist bewusst so. Die KI liefert einen Vorschlag — ausgelesene Felder, Konto und Steuerschlüssel — den Sie bestätigen oder korrigieren, bevor gebucht wird. Bei unklaren Belegen, ungewöhnlichen Steuersätzen oder schlechter Scanqualität markiert die Software die betroffenen Felder, damit Sie gezielt nachsehen. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen.

Mehrseitige PDF-Rechnungen werden als Ganzes gelesen, sodass Summen und Steuerangaben von der letzten Seite korrekt übernommen werden. Auch englischsprachige Rechnungen, etwa von Cloud-Diensten, erkennt das Modell und ordnet die Felder zu. Bei innergemeinschaftlichen oder Reverse-Charge-Belegen prüfen Sie den Steuerschlüssel besonders sorgfältig, weil hier keine deutsche USt ausgewiesen ist.

Rechnung hochladen, Felder erkennen lassen

Laden Sie eine PDF-Rechnung oder ein Foto hoch — unsere Vision-KI liest Lieferant, Nummer, Datum und Beträge aus, verknüpft den Beleg mit der Bankbuchung und legt ihn revisionssicher ab. Sie prüfen und geben frei.