Ausgangsrechnungen schreiben — Pflichtangaben, E-Rechnung und Buchung

Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird — unabhängig davon, wie es im Geschäftsverkehr heißt. „Ausgangsrechnung“ ist dabei kein Rechtsbegriff, sondern die Sicht des Ausstellers: dieselbe Urkunde ist beim Kunden die Eingangsrechnung. Für das Rechnungswesen erfüllt sie drei Aufgaben gleichzeitig, und an jeder hängt ein eigener Fehler.

Erstens ist sie die Grundlage der Umsatzsteuer: Sie weist Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag aus und berechtigt den Kunden zum Vorsteuerabzug. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet, auch wenn er falsch ist (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG) — korrigierbar nur durch Berichtigung gegenüber dem Kunden. Zweitens ist sie der Beleg für die Buchung des Ertrags: Der Umsatz gehört in das Geschäftsjahr, in dem die Leistung erbracht wurde, nicht in das Jahr der Zahlung. Drittens begründet sie eine Forderung, die als offener Posten geführt und erst durch den Geldeingang ausgeglichen wird. Wer diese dritte Funktion überspringt und die Bankgutschrift direkt als Erlös bucht, zählt denselben Umsatz zweimal.

Verpflichtet zur Rechnungsausstellung ist der Unternehmer nicht immer, aber in den drei Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG: bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an jeden anderen Empfänger — also auch an Privatpersonen. Die Frist beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG in einen anderen Mitgliedstaat verkürzt § 14a Abs. 1 und 3 UStG sie auf den fünfzehnten Tag des Folgemonats. Wie die Gegenseite verarbeitet wird, steht unter Eingangsrechnungen buchen.

Drei Erleichterungen kommen häufig vor. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag brauchen nach § 33 UStDV nur vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem anzuwendenden Steuersatz. Das gilt allerdings nicht für Versandhandelsumsätze nach § 3c UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG und Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Kleinunternehmer rechnen nach § 34a UStDV mit sechs Angaben ab — ohne Steuersatz und Steuerbetrag, dafür mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG und wahlweise der Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Und in besonderen Fällen verlangt § 14a UStG Zusatzangaben: die beiden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Abs. 3), den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei § 13b-Umsätzen (Abs. 5) und die Kennzeichnung von Reiseleistungen und Differenzbesteuerung (Abs. 6).

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), aber nicht lückenlos aufsteigend über das ganze Unternehmen: Der Wortlaut erlaubt ausdrücklich „eine oder mehrere Zahlenreihen“. Üblich sind Reihen je Geschäftsjahr, je Standort oder je Rechnungsart. Entscheidend ist, dass keine Nummer zweimal vergeben wird und dass Lücken erklärbar bleiben — eine gezogene, aber nicht versandte Nummer wird storniert, nicht gelöscht.

Gutschrift bedeutet umsatzsteuerlich etwas anderes als im Sprachgebrauch. Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger über die Leistung des Unternehmers ausstellt, sofern das vorher vereinbart wurde — die Abrechnung läuft also umgekehrt, etwa bei Provisionen oder Lizenzabrechnungen. Sie trägt nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG das Wort „Gutschrift“ und verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald ihr Empfänger widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Was Kunden dagegen umgangssprachlich „Gutschrift“ nennen — die nachträgliche Minderung einer eigenen Rechnung —, ist keine Gutschrift in diesem Sinne. Steht das Wort trotzdem auf dem Dokument, kann das Finanzamt darin eine Abrechnung durch den Kunden sehen; sauberer sind Bezeichnungen wie „Rechnungskorrektur“, „Entgeltminderung“ oder „Stornorechnung“.

Storno und Korrektur folgen § 17 Abs. 1 UStG: Ändert sich die Bemessungsgrundlage, berichtigt der leistende Unternehmer den Steuerbetrag und der Kunde seinen Vorsteuerabzug (Satz 1 und 2) — und zwar in dem Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist (Satz 8), nicht rückwirkend im Ursprungsmonat. Das gilt für Stornos, Rabatte, Rücksendungen, Skontoabzüge und uneinbringliche Forderungen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG) gleichermaßen. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird bis zur Berichtigung gegenüber dem Kunden geschuldet (§ 14c Abs. 1 UStG); die ursprüngliche Rechnung wird dabei nie überschrieben, sondern durch ein eigenes Dokument aufgehoben oder gemindert.

Seit 2025 unterscheidet das Gesetz zwei Rechnungsarten. Eine elektronische Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen — das ist die EN 16931 — oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein und dabei die richtige und vollständige Extraktion aller gesetzlich erforderlichen Angaben in ein normkonformes oder interoperables Format erlauben (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 und 2 UStG). Alles andere — Papier ebenso wie ein PDF oder ein Bild — ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). In Deutschland erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 diese Anforderung; beim hybriden ZUGFeRD ist der eingebettete Datensatz die Rechnung, das sichtbare PDF ist die Lesefassung für Menschen. Die Unterschiede der beiden Formate stehen unter XRechnung oder ZUGFeRD, die Begriffe im Lexikoneintrag E-Rechnung.

Die Pflicht greift nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Ansässig ist nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, wer hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder — mangels Sitzes — seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. Für Rechnungen an Privatpersonen und an ausländische Kunden ändert sich nichts. Unverändert bleibt auch § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sind zu gewährleisten, wobei jeder Unternehmer selbst festlegt, wie — ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung genügt.

Der zweite Punkt ist die Periode. Bei der Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind“ (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Das Rechnungsdatum steht in dieser Vorschrift nicht — eine im Oktober erbrachte Leistung, die im November abgerechnet und im Januar bezahlt wird, gehört in die Voranmeldung für Oktober. Dasselbe gilt für Teilleistungen, wenn für einen wirtschaftlich teilbaren Teil das Entgelt gesondert vereinbart wurde (Satz 2 und 3). Wer eine Anzahlung vor der Leistung vereinnahmt, versteuert sie im Zeitraum der Vereinnahmung (Satz 4). Und wer die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG beantragt und genehmigt bekommen hat — zulässig unter anderem bis 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr oder für Freiberufler nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG —, versteuert nach vereinnahmten Entgelten (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG).

1. Rechnung anlegen. Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Stornos entstehen im Programm selbst. Die Rechnungsnummer kommt aus einem lückenlosen Nummernkreis; A19 und A7 stehen für 19 und 7 Prozent, A0 nur für den Nullsteuersatz bei Photovoltaik (§ 12 Abs. 3 UStG). Steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze wählen ihren Grund, etwa die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG), eine Befreiung nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG oder den Leistungsort im Ausland.
2. Freigeben und buchen. Nach der Freigabe wird die Rechnung als Erlös, Umsatzsteuer und Forderung gebucht. Das ist eine bewusste Zweiteilung: Bis zur Freigabe ist ein Entwurf frei änderbar, danach greift die Unveränderbarkeit.
3. Als PDF und als XRechnung ausgeben. Jede freigegebene Rechnung lässt sich als PDF und als XRechnung im strukturierten Format erzeugen — dasselbe Dokument in der Lesefassung und in der maschinenlesbaren Fassung.
4. Umsatzsteuer-Periode richtig setzen. Liegt das Leistungsdatum in einem früheren Monat als das Rechnungsdatum, folgt die Umsatzsteuer-Periode dem Leistungsdatum (§ 13 UStG). Bei genehmigter Ist-Versteuerung folgt die Umsatzsteuer stattdessen der Zahlung.
5. Offene Posten je Kunde führen. Jede freigegebene Rechnung steht als offener Posten beim Debitor, mit Ausgleich, Teilzahlungen und Restbeträgen. Verteilt wird immer älteste Forderung zuerst — nie anteilig über mehrere Rechnungen, weil das Teilzahlungen erfindet, die der Zahlende nie gemeint hat. Mehr dazu unter Offene-Posten-Verwaltung.
6. Zahlungseingang zuordnen. Der Abgleich läuft über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, den Betrag und ein Fälligkeitsfenster; mehrere Zahlungen auf eine Rechnung und eine Zahlung auf mehrere Rechnungen sind vorgesehen. Dabei gilt die feste Regel: Keine Bankzeile bucht in die Gewinn- und Verlustrechnung — sie bucht Bank an Forderung. Wie das bei allen anderen Bankumsätzen funktioniert, steht unter Bankumsätze kontieren.
7. Einziehen statt warten. Für Kunden mit erteiltem Mandat lassen sich Ausgangsrechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen; die Mandate werden je Kunde geführt. Für Zahlungen, die Sie selbst auslösen, gibt es den SEPA-Zahllauf.
8. Mahnen, wenn nichts kommt. Der Mahnlauf arbeitet mit Mahnstufen, Mahngebühren und Verzugszinsen und erzeugt die Mahnschreiben als PDF. Kundenkontoauszug und Zahlungsavis gibt es ebenfalls als PDF. Details unter Mahnwesen.
9. Archivieren. Empfangene und gesendete E-Rechnungen liegen im E-Rechnungs-Archiv; eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird strukturiert ausgelesen, also aus den Datenfeldern und ohne KI. Für Belege ohne Struktur übernimmt unsere KI die Erkennung.
10. Voranmeldung erstellen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entsteht aus dem Journal, mit einer Verprobung, die Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge je Steuerschlüssel gegenüberstellt. Bei EU-Verkäufen an Privatkunden unterstützt eine Buchungs- und Meldehilfe für das One-Stop-Shop-Verfahren: Zielland und Steuersatz werden strukturiert erfasst, es gibt eine Quartalsauswertung und eine CSV-Datei für die Übermittlung — die Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern und die Abgabe im Portal bleiben bei Ihnen.

Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung ist nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (Satz 3), und § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt. Über den gesamten Zeitraum müssen die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllt sein — Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit. Bei einer E-Rechnung heißt das: Der strukturierte Datensatz selbst ist aufzubewahren. Ein Ausdruck oder ein aus der XRechnung erzeugtes PDF genügt nicht, weil es die maschinenlesbaren Daten nicht enthält.

Dazu kommen die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung. Buchungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO), und nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung „nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist“ — auch Änderungen, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder später vorgenommen wurden, sind unzulässig. Praktisch bedeutet das: Eine freigegebene Rechnung wird nicht bearbeitet und nicht gelöscht, sondern storniert und neu ausgestellt. Genau so arbeitet die Software — Storno statt Löschen, dazu die Festschreibung, die einen abgeschlossenen Zeitraum gegen nachträgliche Änderungen sperrt. Für den Kaufmann greift zusätzlich § 238 Abs. 1 HGB: Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick geben, und Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Was daraus für die laufende Buchhaltung folgt, steht unter GoBD-konforme Buchhaltung.

• Leistungsdatum fehlt oder ist das Rechnungsdatum. § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung als eigene Angabe; der Kalendermonat reicht. Fehlt er, fehlt dem Kunden eine Pflichtangabe — und Ihnen die Grundlage für die richtige Voranmeldungsperiode.
• Die Bankgutschrift wird als Erlös gebucht. Dann steht der Umsatz zweimal in der Gewinn- und Verlustrechnung und die Forderung bleibt ewig offen. Der Geldeingang bucht Bank an Forderung, sonst nichts.
• „Gutschrift“ auf einer Rechnungskorrektur. Das Wort ist in § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG für die Abrechnung durch den Leistungsempfänger reserviert. Für die eigene Korrektur besser „Rechnungskorrektur“, „Entgeltminderung“ oder „Stornorechnung“.
• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl keine anfällt. Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung oder als Kleinunternehmer schuldet man den ausgewiesenen Betrag trotzdem (§ 14c Abs. 1 und 2 UStG), bis die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt ist.
• Ein PDF wird für eine E-Rechnung gehalten. Es ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Wer ab 2027 oberhalb von 800.000 Euro Gesamtumsatz weiterhin PDF an inländische Geschäftskunden schickt, erfüllt die Ausstellungspflicht nicht mehr.
• Nur der Ausdruck wird archiviert. Aufzubewahren ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datensatz — acht Jahre, lesbar und unverändert (§ 14b Abs. 1, § 14 Abs. 3 UStG).
• Eine falsche Rechnung wird gelöscht oder überschrieben. § 146 Abs. 4 AO verbietet genau das. Richtig ist: stornieren, neu ausstellen, beide Dokumente aufbewahren.

• § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen — Abs. 1 Begriff der elektronischen und der sonstigen Rechnung, Abs. 2 Pflicht und Sechsmonatsfrist, Abs. 3 Echtheit und Lesbarkeit, Abs. 4 Pflichtangaben, Abs. 5 Anzahlungen und Endrechnung · § 14a UStG Zusatzangaben in besonderen Fällen · § 14b UStG Aufbewahrung · § 14c UStG unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 13 UStG Entstehung der Steuer · § 17 UStG Änderung der Bemessungsgrundlage · § 19 UStG Kleinunternehmer · § 20 UStG Ist-Versteuerung · § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregelungen zur E-Rechnung
• § 33 UStDV Kleinbetragsrechnungen · § 34a UStDV Rechnungen von Kleinunternehmern · § 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung · § 238 HGB Buchführungspflicht

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