E-Rechnung – Definition nach § 14 UStG

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Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931 gemäß Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen.

Nein. Ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung gilt als sonstige Rechnung: eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Erst ein maschinenlesbares, strukturiertes Format nach EN 16931 ist eine E-Rechnung im Rechtssinne.

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das der EN 16931 entspricht. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das eine PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert; ab der aktuellen Profilstufe erfüllt es ebenfalls die EN 16931. Beide sind in Deutschland zulässige E-Rechnungsformate.

Im inländischen B2B-Bereich wird die E-Rechnung stufenweise eingeführt. Die Pflicht zum Empfang strukturierter Rechnungen greift zuerst, die Ausstellungspflichten folgen gestaffelt. Die genauen Fristen und Übergangsregelungen finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.

Ja. Wie jede Rechnung ist auch die E-Rechnung ordnungsgemäß zu erfassen und aufzubewahren. Das strukturierte Format erleichtert die automatische Kontierung, weil die Rechnungsdaten maschinenlesbar vorliegen und nicht aus einem Bild ausgelesen werden müssen.

E-Rechnung – Definition nach § 14 UStG, EN 16931 und Abgrenzung zur sonstigen Rechnung