Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das der EN 16931 entspricht. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das eine PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert; ab der aktuellen Profilstufe erfüllt es ebenfalls die EN 16931. Beide sind in Deutschland zulässige E-Rechnungsformate.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen und empfangen?

Im inländischen B2B-Bereich wird die E-Rechnung stufenweise eingeführt. Die Pflicht zum Empfang strukturierter Rechnungen greift zuerst, die Ausstellungspflichten folgen gestaffelt. Die genauen Fristen und Übergangsregelungen finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.

Lexikon: E-Rechnung

E-Rechnung – Definition nach § 14 UStG

Q: Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931 gemäß Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen.

Q: Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung gilt als sonstige Rechnung: eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Erst ein maschinenlesbares, strukturiertes Format nach EN 16931 ist eine E-Rechnung im Rechtssinne.

Q: Muss die E-Rechnung verbucht werden?

Ja. Wie jede Rechnung ist auch die E-Rechnung ordnungsgemäß zu erfassen und aufzubewahren. Das strukturierte Format erleichtert die automatische Kontierung, weil die Rechnungsdaten maschinenlesbar vorliegen und nicht aus einem Bild ausgelesen werden müssen.

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Das Umsatzsteuergesetz definiert sie über die europäische Norm EN 16931. Hier lesen Sie die Definition, die Abgrenzung zur sonstigen Rechnung und die Rolle der Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Stand: August 2026

Erster Jahresabschluss gratis · ohne Zahlungsdaten · jederzeit kündbar

E-Rechnung im Überblick

Definition, Abgrenzung und Formate nach § 14 UStG.

Strukturiertes Format

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 UStG).

Sonstige Rechnung

Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist eine sonstige Rechnung — dazu zählt auch das einfache PDF.

EN 16931

Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (EN 16931 gemäß Richtlinie 2014/55/EU).

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung ist ein reines XML-Format; ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Beide erfüllen die EN 16931.

Pflicht-Staffel

Im inländischen B2B-Bereich wird die E-Rechnung gestaffelt eingeführt: Empfang zuerst, Ausstellung mit Übergangsfristen — Details auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.

Verbuchung

E-Rechnungen sind ordnungsgemäß zu erfassen und aufzubewahren; das strukturierte Format erleichtert die automatische Kontierung.

Definition und Abgrenzung nach Paragraph 14 UStG

Strukturiertes Format statt Bilddatei.

Nach Paragraph 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen — das ist die Norm EN 16931. Demgegenüber ist eine sonstige Rechnung eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird; ein per E-Mail versandtes PDF fällt darunter.

In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate die Norm: die reine XML-XRechnung und das Hybridformat ZUGFeRD, das eine menschenlesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten Daten verbindet. Die Einführungspflichten im inländischen B2B-Bereich greifen gestaffelt; die konkreten Fristen und Übergangsregelungen sind auf den verlinkten Seiten des E-Rechnungs-Bereichs beschrieben. Jahresabschluss.io kann strukturierte Rechnungen empfangen, auslesen und automatisch kontieren.

Weiterführende Seiten