E-Rechnung-Pflicht: Wer wann umstellen muss

Die Staffel im Überblick: Was gilt seit wann?

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

§ 14 Abs. 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern sich alle Pflichtangaben daraus richtig und vollständig herausziehen lassen.

In der Praxis erfüllen zwei Formate diese Anforderungen: die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine PDF-Datei mit eingebettetem XML (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL). Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ – rechtlich steht sie damit auf einer Stufe mit Papier.

Für wen die Pflicht gilt – und die Ausnahmen

Die Ausstellungspflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, wenn Leistender und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Nicht unter die Pflicht fallen:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleibt es bei Papier; elektronische Formate sind weiterhin nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) – sie dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz- und Vermietungsumsätze
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG – § 34a UStDV stellt sie dauerhaft von der Ausstellungspflicht frei; empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem

Häufiger Irrtum: „Eine PDF per E-Mail reicht doch“

Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen längst elektronisch – als PDF im E-Mail-Anhang – und halten sich deshalb für vorbereitet. Umsatzsteuerlich ist die PDF aber nur eine sonstige Rechnung: Ihr fehlt der strukturierte Datenteil, den § 14 Abs. 1 UStG verlangt. Nach Ablauf der Übergangsfristen erfüllt sie im inländischen B2B-Geschäft die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr.

Das ist kein Randthema: Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden, bis eine ordnungsgemäße Rechnung nachgereicht wird. Geschäftskunden werden deshalb zunehmend schon vor den Stichtagen auf E-Rechnungen bestehen – wer früh umstellt, erspart sich Rückfragen und doppelte Arbeit.

So stellen Sie sich jetzt auf

Der pragmatische Weg ist, beide Richtungen in einem System zu erledigen. In unserer Buchhaltung schreiben Sie Ausgangsrechnungen und laden sie wahlweise als PDF, als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML herunter – beide E-Rechnungs-Formate folgen der Norm EN 16931. Eingehende E-Rechnungen erkennt die Software beim Hochladen oder im E-Mail-Postfach automatisch und liest die Rechnungsdaten direkt aus dem XML aus – ohne Übertragungsfehler, mit anschließendem Kontierungsvorschlag der KI.

Das Buchhaltungs-Modul kostet 50 Euro pro Nutzer und Monat; für Einzelunternehmer und Freiberufler ist die Rechnungsstellung auch im EÜR-Modul enthalten. Die Registrierung ist kostenlos – Sie können sich die Abläufe also zuerst in Ruhe ansehen.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag – sonst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen Sie im B2B-Geschäft weiterhin Papierrechnungen ausstellen; einfache PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG).

Muss ich schon heute E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – die Übergangsregelungen entlasten nur den Aussteller, nicht den Empfänger. Ein E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang genügt.

Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Ausstellungspflicht betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind. Gegenüber Privatkunden bleibt es bei Papier oder – mit Zustimmung – elektronischen Formaten.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine einfache PDF enthält keine strukturierten Daten und gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. E-Rechnungen sind nur Formate nach EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL).

Welche Ausnahmen gibt es von der Pflicht?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Für alle Ausnahmen gilt: Der Empfang von E-Rechnungen muss trotzdem möglich sein.