E-Rechnung empfangen
E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen seit 2025 sicherstellen müssen
Während die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erst 2027 und 2028 greift, gilt die Empfangsseite bereits: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen annehmen können. Eine Zustimmung ist nicht mehr erforderlich – Ihr Lieferant darf Ihnen also heute eine XRechnung schicken, und Sie müssen damit umgehen können. Diese Seite zeigt, was „empfangen können“ konkret bedeutet, wie die Aufbewahrung funktioniert und wie aus der Pflicht ein Vorteil in der Buchhaltung wird.
Wen die Empfangspflicht trifft
Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG entlasten ausschließlich den Rechnungsaussteller. Für den Empfänger gibt es keine Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 darf jeder Unternehmer im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen versenden, ohne den Empfänger vorher zu fragen – und der Empfänger muss sie annehmen.
Das gilt unabhängig von Größe, Rechtsform und Branche: für die GmbH genauso wie für den Einzelunternehmer, den Freiberufler, den Verein mit Unternehmereigenschaft – und ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wer keine E-Rechnung annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu erhalten.
Was „empfangen können“ konkret heißt
Die Hürde ist niedriger, als viele befürchten: Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Es braucht also weder ein spezielles Portal noch eine bestimmte Übertragungstechnik.
Sinnvoll ist trotzdem etwas Organisation: eine feste E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, die den Lieferanten mitgeteilt wird, eine klare Zuständigkeit im Team – und ein Ablauf, der die eingegangene Datei prüft, verbucht und archiviert. Denn die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Empfang.
Das XML ist das Original
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil – die XML-Datei – das steuerlich maßgebliche Dokument. Es muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden; die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 14b UStG). Ein Ausdruck auf Papier oder eine abgespeicherte Bildschirmkopie genügt dafür nicht.
Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD gilt dasselbe: Auch wenn die PDF-Ansicht für Menschen bequem lesbar ist, zählt im Zweifel der eingebettete XML-Teil. Die Ablage sollte deshalb immer die Originaldatei sichern – nicht nur das, was auf dem Bildschirm zu sehen war.
XRechnung lesbar machen
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – im Texteditor geöffnet, sieht sie nach Programmcode aus. Ohne Software, die die Datei einliest und als Rechnung darstellt, lässt sich kaum prüfen, ob Betrag, Leistung und Zahlungsziel stimmen. Genau daran scheitert der Empfang in der Praxis am häufigsten: Die Datei kommt an, aber niemand kann etwas mit ihr anfangen.
Eine Buchhaltungs-Software löst das nebenbei: Sie liest die strukturierten Daten ein, zeigt die Rechnung verständlich an und übernimmt die Werte gleich in den Buchungsablauf.
So verarbeitet unsere Buchhaltung eingehende E-Rechnungen
Automatische Erkennung
Eine hochgeladene XML-Datei oder eine ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML wird als E-Rechnung erkannt und strukturiert gelesen – XRechnung (UBL) ebenso wie ZUGFeRD/Factur-X (CII).
Ohne Übertragungsfehler
Lieferant, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Steuersatz, Währung und die einzelnen Positionen kommen direkt aus dem XML – exakt so, wie der Aussteller sie hineingeschrieben hat, ohne Erkennungs-Raten.
Alle Eingangswege
Belege kommen per Hochladen, als Foto vom Handy, über das E-Mail-Postfach oder aus Google Drive in die Buchhaltung – mit Warnung bei doppelt eingereichten Rechnungen.
GoBD-Ablage inklusive
Die Originaldatei bleibt im Belegarchiv erhalten, Buchungen werden festgeschrieben, und für die Betriebsprüfung gibt es den GoBD-Datenexport samt Belegarchiv.
Checkliste für den Start
- Eine feste E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang einrichten und den Lieferanten mitteilen
- Festlegen, wer eingehende Rechnungen prüft und freigibt
- Software bereitstellen, die XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und verarbeiten kann
- Ablage so organisieren, dass die XML-Originaldatei acht Jahre unverändert erhalten bleibt
- Den Ablauf mit einer echten E-Rechnung durchspielen, bevor die erste wichtige eintrifft
Häufige Fragen
Reicht ein E-Mail-Postfach für die Empfangspflicht?
Ja. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen. Entscheidend ist, was danach passiert: Die Datei muss geprüft, verbucht und im Original aufbewahrt werden.
Kann ich verlangen, weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zu bekommen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 darf der Aussteller im inländischen B2B-Geschäft ohne Ihre Zustimmung eine E-Rechnung senden. Die Übergangsregelungen erleichtern nur die Ausstellung – einen Anspruch des Empfängers auf ein anderes Format gibt es nicht.
Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§ 14b UStG). Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei – unverändert und maschinell auswertbar. Ein Papierausdruck ersetzt die XML-Datei nicht.
Genügt es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Der strukturierte Datenteil ist das Original und muss elektronisch erhalten bleiben. Der Ausdruck kann die Ablage ergänzen, ersetzt sie aber nicht.
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Ausnahme des § 34a UStDV befreit Kleinunternehmer nur von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen wie jeder andere Unternehmer auch.