E-Rechnungen verbuchen
Eingehende E-Rechnungen automatisch auslesen und verbuchen
Die E-Rechnungs-Pflicht hat eine gute Seite, über die selten gesprochen wird: Eingehende Rechnungen müssen nicht mehr abgetippt oder von einer Bilderkennung entziffert werden. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei trägt alle Rechnungsdaten maschinenlesbar in sich – wer sie richtig verarbeitet, bucht schneller und fehlerfreier als je zuvor. So funktioniert die automatische Verarbeitung in unserer Buchhaltung.
Strukturierte Daten schlagen Beleg-Erkennung
Bei einem fotografierten oder eingescannten Beleg muss Software die Angaben aus einem Bild herauslesen – das funktioniert mit KI heute gut, bleibt aber eine Interpretation mit Restunsicherheit. Eine E-Rechnung ist anders: Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Positionen stehen als strukturierte Daten im XML, exakt so, wie der Aussteller sie eingetragen hat.
Unsere Buchhaltung nutzt diesen Unterschied konsequent: Enthält eine hochgeladene Datei strukturierte Rechnungsdaten, werden diese direkt gelesen – deterministisch, ohne Schätzung und ohne Erkennungsfehler. Nur wenn kein strukturiertes XML vorhanden ist, etwa bei einer fotografierten Papierrechnung, übernimmt die KI-Beleg-Erkennung. Für Sie ist der Unterschied unsichtbar: Beide Wege münden in denselben Prüf- und Buchungsablauf, nur die Datenqualität ist bei der E-Rechnung von vornherein höher.
Diese Felder kommen direkt aus dem XML
- Lieferant mit Namen und USt-IdNr.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag und Steuersatz
- Währung
- Die einzelnen Rechnungspositionen mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis
Vom Beleg zur Buchung
Nach dem Auslesen schlägt die KI die Kontierung vor – auf Basis von SKR03 oder SKR04, auf Wunsch mit eigenen Sachkonten. Der Vorschlag wird in der gewohnten Erfassungszeilen-Ansicht bestätigt oder angepasst; die ausgelesenen Beträge selbst müssen nicht noch einmal angefasst werden.
Auch der Rest des Ablaufs ist angeschlossen: Die Bankanbindung gleicht Zahlungen mit automatischen Buchungsvorschlägen ab, die USt-Voranmeldung entsteht aus den Buchungen, und die Summen- und Saldenliste wandert am Jahresende per Klick in den Jahresabschluss.
Alle Wege in die Buchhaltung
E-Mail-Postfach
Eingehende Rechnungen lassen sich per E-Mail in die Buchhaltung leiten – der Weg, über den E-Rechnungen in der Praxis meist ankommen.
Hochladen und Foto
XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs werden beim Hochladen automatisch als E-Rechnung erkannt; Papierbelege kommen als Foto direkt vom Handy dazu.
Google Drive
Wer Belege in einem Ablageordner sammelt, verbindet ihn mit der Buchhaltung – neue Dateien werden automatisch eingelesen.
Dubletten-Warnung
Kommt dieselbe Rechnung doppelt an – einmal per E-Mail, einmal hochgeladen –, warnt die Software, bevor doppelt gebucht wird.
GoBD: Das Original bleibt das Original
Die ausgelesene E-Rechnung wird nicht nur verbucht, sondern auch richtig aufbewahrt: Die Originaldatei bleibt im Belegarchiv erhalten – acht Jahre, wie § 14b UStG es verlangt. Buchungen werden nach GoBD festgeschrieben, Korrekturen laufen als Storno, und für die Betriebsprüfung steht der GoBD-Datenexport samt Belegarchiv als ZIP bereit.
Damit ist die Kette geschlossen: Empfang, Prüfung, Buchung und Archiv in einem System – ohne Medienbruch und ohne manuelle Zwischenschritte. Und wenn die Kanzlei die Abschlussarbeiten übernimmt, wandern die Buchungen samt Personenkonten per Buchungsstapel-Export im DATEV-Format weiter – die ausgelesenen E-Rechnungen sind dann bereits sauber kontiert und belegt.
Häufige Fragen
Was passiert mit PDF-Rechnungen ohne eingebettetes XML?
Sie werden ganz normal verarbeitet: Die KI-Beleg-Erkennung liest die Angaben aus dem Dokument und schlägt die Buchung vor. Nur die Herkunft der Daten unterscheidet sich – bei E-Rechnungen stammen sie exakt aus dem XML, bei Bildbelegen aus der Erkennung.
Erkennt die Software XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. Beide XML-Sprachen der EN 16931 werden gelesen – UBL (XRechnung) ebenso wie CII (ZUGFeRD/Factur-X), auch wenn das XML in einer PDF eingebettet ist.
Muss ich die ausgelesenen Werte noch prüfen?
Die Beträge stammen unverändert aus der Rechnungsdatei selbst – hier gibt es nichts zu entziffern. Der Kontierungsvorschlag der KI bleibt ein Vorschlag: Sie bestätigen die Buchung, bevor sie ins Journal geht.
Wie kommen die E-Rechnungen ins System?
Per Hochladen, als Foto, über das E-Mail-Postfach oder aus Google Drive – mit Dubletten-Warnung, falls dieselbe Rechnung mehrfach ankommt.
Ist die Verarbeitung GoBD-konform?
Ja. Die Originaldatei bleibt unverändert im Belegarchiv, Buchungen werden festgeschrieben, Korrekturen laufen als Storno – und der GoBD-Datenexport für die Betriebsprüfung enthält das Belegarchiv gleich mit.