E-Rechnung Fristen
E-Rechnungs-Fristen 2027 und 2028: der Fahrplan für die Umstellung
Die E-Rechnungs-Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in zwei Stufen: Zum 1. Januar 2027 endet der Übergang für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, zum 1. Januar 2028 für alle übrigen. Wer die Stichtage kennt und rückwärts plant, stellt ohne Druck um – und nutzt die strukturierten Rechnungen vom ersten Tag an als Effizienzgewinn. Hier sind die Regeln im Detail und ein realistischer Zeitplan.
Die Rechtslage heute: 2025 und 2026
Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen ihre Rechnungen noch als sonstige Rechnung ausstellen: auf Papier ohne weitere Voraussetzung, in anderen elektronischen Formaten – etwa als einfache PDF – mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
Umgekehrt darf jedes Unternehmen schon heute E-Rechnungen versenden, ohne den Empfänger zu fragen – denn empfangen können muss sie seit dem 1. Januar 2025 jeder. Die Übergangszeit ist also keine Wartezeit, sondern die Gelegenheit, den eigenen Versand in Ruhe umzustellen.
Stichtag 1. Januar 2027: die 800.000-Euro-Grenze
Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch Unternehmen sonstige Rechnungen ausstellen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr – also 2026 – höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Wer darüber liegt, muss im inländischen Geschäft mit anderen Unternehmern E-Rechnungen ausstellen.
Die Grenze bemisst sich am umsatzsteuerlichen Gesamtumsatz. Unternehmen nahe der Schwelle sollten nicht auf den Grenzfall spekulieren: Ob die Ausnahme greift, steht erst nach Jahresende fest – die Umstellung sollte dann längst vorbereitet sein.
Stichtag 1. Januar 2028: Pflicht für alle
Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 gibt es keine umsatzabhängige Ausnahme mehr: Die E-Rechnung ist im inländischen B2B-Geschäft für alle Unternehmen Pflicht. Auch die Sonderregel für das EDI-Verfahren endet mit Ablauf des Jahres 2027 – danach sind solche Übertragungswege nur noch zulässig, wenn sich die Pflichtangaben richtig und vollständig aus dem vereinbarten Format auslesen lassen (§ 14 Abs. 1 UStG).
Unverändert bestehen bleiben die dauerhaften Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Warum nicht bis zum Stichtag warten?
- Großkunden und öffentliche Auftraggeber verlangen strukturierte Rechnungen häufig schon heute – wer liefern kann, bleibt unkomplizierter Lieferant
- Die Empfangsseite ist ohnehin seit 2025 Pflicht; ein System, das beides beherrscht, erledigt zwei Aufgaben auf einmal
- Stammdaten-Lücken (USt-IdNr., Bankverbindung, Kundenreferenzen, Leitweg-IDs) fallen beim Testlauf auf – nicht bei der ersten dringenden Rechnung
- Eine Umstellung zum Geschäftsjahresbeginn hält Rechnungskreise und Ablage sauber
- Strukturierte Ausgangsrechnungen bedeuten auch beim Kunden weniger Rückfragen und schnellere Zahlung
Der Fahrplan bis zur Frist
1. Bestandsaufnahme
Wie entstehen Rechnungen heute, wie kommen sie ins Haus? Welche Kunden verlangen bereits E-Rechnungen, welche Lieferanten senden schon welche?
2. Formate klären
XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD oder XRechnung für Geschäftskunden – am einfachsten mit einer Software, die je Rechnung beides ausgeben kann.
3. Software einrichten und testen
Stammdaten, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen pflegen, eine Testrechnung in beiden Formaten erzeugen und beim wichtigsten Kunden einreichen.
4. Kunden und Lieferanten informieren
Rechnungs-E-Mail-Adresse mitteilen, benötigte Referenzen (etwa Leitweg-IDs oder Bestellnummern) abfragen und den Eingangsablauf im Team festlegen.
Mit einer Buchhaltung, die beides schon kann
In unserer Buchhaltung sind beide Stichtage im Grunde abgehakt, bevor sie kommen: Ausgangsrechnungen lassen sich je Empfänger als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben – mit automatischer Prüfung der formatspezifischen Pflichtangaben. Eingehende E-Rechnungen werden erkannt, exakt aus dem XML ausgelesen und mit KI-Kontierungsvorschlag zur Buchung vorgelegt; die Originaldateien bleiben GoBD-konform im Belegarchiv.
Das Buchhaltungs-Modul kostet 50 Euro pro Nutzer und Monat, die Registrierung ist kostenlos – genug Zeit also, den Umstieg lange vor 2027 in Ruhe zu proben.
Häufige Fragen
Welche Frist gilt für mein Unternehmen?
Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, bleibt ein Jahr mehr Zeit – ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Zählt für die 800.000-Euro-Grenze der Umsatz von 2026?
Ja. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des jeweils vorangegangenen Kalenderjahres – für Umsätze im Jahr 2027 also der Umsatz des Jahres 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
Was gilt für Rechnungen an ausländische Kunden?
Die deutsche E-Rechnungs-Pflicht greift nur, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die allgemeinen Regeln – viele Nachbarländer führen allerdings eigene E-Rechnungs-Pflichten ein.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung erfüllt dann die umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsform nicht mehr. Das kann den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährden, bis eine ordnungsgemäße E-Rechnung nachgereicht wird – in der Praxis bedeutet das doppelte Arbeit und unnötige Diskussionen.
Bleibt das EDI-Verfahren zulässig?
Übergangsweise ja: Für Umsätze bis Ende 2027 darf EDI mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden. Danach sind vereinbarte Formate nur noch zulässig, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig auslesen lassen.