E-Rechnung erstellen
E-Rechnung erstellen: von den Pflichtangaben zur fertigen XRechnung
Eine E-Rechnung zu erstellen heißt mehr, als eine PDF zu erzeugen: Die Rechnung muss als strukturierter Datensatz nach EN 16931 vorliegen, alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten und je nach Format zusätzliche Felder wie die Käuferreferenz füllen. Mit der richtigen Software ist das kein Projekt, sondern ein Klick beim Herunterladen. Diese Seite zeigt, welche Angaben nötig sind und wie die E-Rechnung direkt aus der Buchhaltung entsteht – inklusive Verbuchung, offener Posten und Mahnwesen.
Welche Angaben eine E-Rechnung braucht
Inhaltlich gelten zunächst die bekannten Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG – dazu kommen formatbedingte Pflichtfelder der EN 16931:
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger – in der E-Rechnung ist auch die Anschrift des Kunden ein Pflichtfeld
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag je Position
- Zahlungsangaben wie Bankverbindung und Zahlungsbedingungen – in der XRechnung verpflichtend
- Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: die Leitweg-ID als Käuferreferenz
Schritt für Schritt in der Buchhaltung
1. Stammdaten einmal hinterlegen
Bankverbindung, Steuernummer oder USt-IdNr., Zahlungsbedingungen und das eigene Briefpapier werden einmal in den Rechnungs-Einstellungen gepflegt – danach fließen sie in jede Rechnung und jedes Format automatisch ein.
2. Rechnung schreiben
Kunde wählen, Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz erfassen – die Stammdaten des Geschäftspartners lassen sich dabei automatisch aus dem Handelsregister anreichern.
3. Format wählen
Jede Rechnung lässt sich als klassische PDF, als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML herunterladen – je Empfänger frei wählbar, ohne die Rechnung neu zu erfassen.
4. Versenden und verbuchen
Die Rechnung wird zugleich als Erlös erfasst und erscheint in der offenen-Posten-Liste. Zahlungseingänge gleicht die Bankanbindung ab; wird nicht gezahlt, übernimmt das Mahnwesen.
Die eingebaute Prüfung: keine ungültigen Dateien
Der häufigste Fehler beim Erstellen von E-Rechnungen sind fehlende Pflichtfelder: Eine XRechnung ohne Käuferreferenz oder ohne Zahlungsangaben wird von den Prüfstellen der Empfänger abgewiesen – die Datei sieht fertig aus, ist aber ungültig. Unsere Software prüft die formatspezifischen Pflichtangaben vor der Ausgabe: Fehlt etwas, wird keine unvollständige XRechnung erzeugt, sondern die fehlende Angabe konkret benannt.
Auch Korrekturen sind sauber gelöst: Eine Rechnungskorrektur verweist automatisch auf die Ursprungsrechnung – nicht nur im Anschreiben, sondern auch in den strukturierten Daten, wie es die Norm vorsieht.
Was die E-Rechnung im Anschluss auslöst
Die Rechnung ist in einer integrierten Buchhaltung kein Einzeldokument, sondern Teil eines durchgehenden Ablaufs:
- Erlösbuchung ohne doppelte Erfassung – die Rechnung ist zugleich der Buchungssatz
- Offene-Posten-Liste und Kundenkontoauszug immer aktuell
- Zahlungsabgleich über die Bankanbindung mit automatischen Buchungsvorschlägen
- Mahnlauf über alle überfälligen Rechnungen, mit Mahnschreiben als PDF
- USt-Voranmeldung direkt aus den Buchungen
- Übergabe an die Steuerkanzlei per Buchungsstapel-Export im DATEV-Format
Was kostet das?
Die Rechnungsstellung mit XRechnung- und ZUGFeRD-Ausgabe ist Teil unseres Buchhaltungs-Moduls für 50 Euro pro Nutzer und Monat – zusammen mit Belegverarbeitung, Bankanbindung, USt-Voranmeldung und GoBD-Festschreibung. Für Einzelunternehmer und Freiberufler ist die Rechnungsstellung auch im EÜR-Modul enthalten.
Die Registrierung ist kostenlos: Sie können sich die Rechnungsstellung und die übrige Buchhaltung zuerst ansehen und das Modul buchen, wenn es passt.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede E-Rechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz öffentlicher Auftraggeber. In der XRechnung ist das Referenzfeld generell Pflicht – im B2B-Geschäft genügt dort eine mit dem Kunden vereinbarte Referenz, oder Sie wählen ZUGFeRD, wo das Feld optional ist.
Wie korrigiere ich eine bereits versendete E-Rechnung?
Mit einer Rechnungskorrektur, die auf die Ursprungsrechnung verweist. In unserer Buchhaltung wird dieser Verweis automatisch gesetzt – auch in den strukturierten XML-Daten, wie es die EN 16931 vorsieht.
Muss ich meine eigenen Ausgangsrechnungen aufbewahren?
Ja. Der Aussteller muss ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG) – bei E-Rechnungen die strukturierte Datei. In einer Buchhaltungs-Software geschieht das automatisch mit der Erfassung.
Kann ich weiterhin normale PDF-Rechnungen versenden?
An Privatkunden ja. Im inländischen B2B-Geschäft nur noch übergangsweise: bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz – ab 2028 ist die E-Rechnung Pflicht.
Erzeugt die Software gültige Dateien für die Rechnungseingangs-Portale?
Die XRechnung wird nach EN 16931 aufgebaut, und die formatspezifischen Pflichtangaben werden vor der Ausgabe geprüft – fehlt etwas, nennt die Software die Lücke, statt eine ungültige Datei zu erzeugen.