XRechnung vs. ZUGFeRD
XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate der E-Rechnung erklärt
Wer sich mit der E-Rechnungs-Pflicht beschäftigt, stößt sofort auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen des § 14 UStG an eine elektronische Rechnung, beide beruhen auf derselben europäischen Norm – und trotzdem unterscheiden sie sich grundlegend darin, wie die Rechnung beim Empfänger ankommt. Diese Seite erklärt beide Formate, ihre technischen Grundlagen und die Frage, wann welches Format die bessere Wahl ist.
Die gemeinsame Grundlage: EN 16931
Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie semantisch aufgebaut ist – vom Aussteller über die Positionen bis zu Steuerbeträgen und Zahlungsangaben. § 14 Abs. 1 UStG verweist für die E-Rechnung genau auf diese Norm.
Für die technische Umsetzung erlaubt die Norm zwei XML-Sprachen: UBL (Universal Business Language) und das UN/CEFACT-Format CII (Cross Industry Invoice). Inhaltlich transportieren beide dasselbe Datenmodell – eine Software, die EN 16931 versteht, kann daher beide Ausprägungen verarbeiten. XRechnung und ZUGFeRD sind letztlich zwei verschiedene Verpackungen für dieselben strukturierten Rechnungsdaten.
XRechnung: das reine Datenformat
Die XRechnung ist der Standard der deutschen Verwaltung für elektronische Rechnungen – eine nationale Ausgestaltung der EN 16931, die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt wird. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei: Es gibt kein Ansichtsdokument, keine PDF, kein Briefpapier – nur strukturierte Daten.
Ihr Heimspiel ist der öffentliche Auftrag: Bund, Länder und viele Kommunen verlangen bei Aufträgen die XRechnung, adressiert über die sogenannte Leitweg-ID – eine Kennung, die die Rechnung der richtigen Behörde und Kostenstelle zuordnet und als Käuferreferenz in der Rechnung Pflicht ist. Auch im B2B-Geschäft ist die XRechnung zulässig und verbreitet sich, weil sie ohne Umwege maschinell verarbeitet werden kann.
ZUGFeRD / Factur-X: das Hybridformat
ZUGFeRD verfolgt den umgekehrten Ansatz: Die Rechnung bleibt eine PDF-Datei, die jeder öffnen und lesen kann – im PDF steckt aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit denselben Daten im CII-Format. Mensch und Maschine bekommen also dieselbe Rechnung, jeder in seiner Sprache. Technisch ist ZUGFeRD deckungsgleich mit dem französischen Factur-X; beide Standards werden gemeinsam weiterentwickelt.
Für die E-Rechnungs-Pflicht wichtig: ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen ab Version 2.0.1 – ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL, deren Datenumfang für eine vollständige Rechnung nicht ausreicht. Und bei Abweichungen zwischen dem PDF-Bild und den eingebetteten Daten gilt der strukturierte XML-Teil: Er ist das steuerlich maßgebliche Original.
Wann welches Format die richtige Wahl ist
Öffentliche Auftraggeber (B2G)
XRechnung mit Leitweg-ID – bei Aufträgen des Bundes und der meisten Länder ist sie vorgeschrieben. ZUGFeRD wird von vielen Rechnungseingangsplattformen zwar ebenfalls angenommen, die sichere Wahl ist hier aber das reine XML.
Geschäftskunden mit eigener Buchhaltungs-Software
Beide Formate funktionieren – die Software des Empfängers liest ohnehin den XML-Teil. Fragen Sie im Zweifel nach; wer automatisiert verarbeitet, nennt meist ein Wunschformat.
Kunden, die Rechnungen noch von Hand prüfen
ZUGFeRD ist der schonende Übergang: Der Empfänger sieht eine gewohnte PDF-Rechnung, während seine Software – heute oder später – die eingebetteten Daten nutzen kann.
Grenzüberschreitende Rechnungen
EN 16931 ist eine europäische Norm; in Frankreich heißt das Hybridformat Factur-X und ist mit ZUGFeRD technisch identisch. Die deutsche E-Rechnungs-Pflicht selbst betrifft allerdings nur Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen.
In der Praxis: beide Formate auf Knopfdruck
Die Formatfrage muss keine Grundsatzentscheidung sein. In unserer Buchhaltung wählen Sie je Ausgangsrechnung, was der Empfänger braucht: PDF, XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Vor der Ausgabe einer XRechnung prüft die Software die formatspezifischen Pflichtangaben – fehlt etwa die Käuferreferenz (Leitweg-ID) oder eine Zahlungsangabe, bekommen Sie einen klaren Hinweis statt einer ungültigen Datei.
Auf der Eingangsseite gilt dasselbe: Die Software liest beide XML-Sprachen (UBL und CII) und verarbeitet damit XRechnungen ebenso wie ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien – automatisch erkannt, exakt ausgelesen und zur Buchung vorgeschlagen.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine „echte“ E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG?
Ja, ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL, deren Datenumfang nicht ausreicht. Maßgeblich ist der eingebettete XML-Teil, nicht das PDF-Bild.
Was ist die Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland adressiert werden. Sie ordnet die Rechnung der richtigen Behörde zu und wird in der XRechnung als Käuferreferenz eingetragen – bei Rechnungen an die Verwaltung ist sie Pflicht.
Was gilt, wenn PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander abweichen?
Der strukturierte XML-Teil ist das steuerlich maßgebliche Original. Die PDF-Ansicht eines Hybridformats dient der Lesbarkeit, entscheidend sind die eingebetteten Daten.
Welches Format sollte ein kleines Unternehmen wählen?
Für öffentliche Auftraggeber die XRechnung, für die meisten übrigen Geschäftskunden ist ZUGFeRD ein guter Standard, weil die Rechnung lesbar bleibt. Am einfachsten ist eine Software, die beides ausgeben kann – dann entscheidet der Empfänger.
Kann ich XRechnungen ohne spezielle Software lesen?
Praktisch kaum – eine XRechnung ist reines XML ohne Ansichtsdokument. Eine Buchhaltungs-Software liest die Datei ein, stellt sie verständlich dar und übernimmt die Werte direkt in die Buchung.