E-Rechnung als Kleinunternehmer: Ausstellen freiwillig, Empfangen Pflicht

Kleinunternehmer 2025: die neue Rechtslage

Zum 1. Januar 2025 wurde die Kleinunternehmerregelung neu gefasst: Umsätze von Kleinunternehmern sind seither umsatzsteuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).

Parallel dazu kam die E-Rechnungs-Pflicht für den inländischen B2B-Verkehr – und mit ihr die Frage, ob Kleinunternehmer nun ebenfalls XML-Rechnungen schreiben müssen. Die Antwort des Verordnungsgebers ist eindeutig und dauerhaft: nein.

Ausstellen: die dauerhafte Ausnahme des § 34a UStDV

§ 34a UStDV bestimmt, dass die Rechnung eines Kleinunternehmers „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden kann. Im Klartext: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder als einfache PDF ausstellen – die Stichtage 2027 und 2028, die für andere Unternehmen gelten, laufen für sie ins Leere.

Freiwillig eine E-Rechnung auszustellen ist trotzdem jederzeit möglich – und kann sinnvoll sein, wenn Geschäftskunden ihre Eingangsverarbeitung auf strukturierte Rechnungen umstellen und dies auch von kleinen Lieferanten erbitten. Wichtig bleibt in jedem Fall der Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer auf der Rechnung.

Empfangen: hier gibt es keine Ausnahme

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden inländischen Unternehmer – ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Ihre Lieferanten dürfen also E-Rechnungen senden, ohne vorher zu fragen; ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.

Auch die Aufbewahrung ändert sich: Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Sie muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 14b UStG). Ein Ausdruck im Ordner ersetzt die Datei nicht.

Praxisfahrplan für Kleinunternehmer

• Eine feste E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang festlegen und den Lieferanten mitteilen
• Eine Möglichkeit einrichten, XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien anzuzeigen und zu prüfen – reines XML ist ohne Software nicht lesbar
• Die Ablage so organisieren, dass die Originaldateien acht Jahre unverändert erhalten bleiben
• Bei wachsendem Umsatz die Grenzen im Blick behalten: Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt, fällt unter die allgemeinen E-Rechnungs-Fristen
• Nachfragen von Geschäftskunden ernst nehmen – wer freiwillig E-Rechnungen liefern kann, bleibt als Lieferant unkompliziert

So unterstützt unsere Software Kleinunternehmer

Unser EÜR-Modul ist für Einzelunternehmer, Freiberufler und GbR gebaut und unterstützt die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG ausdrücklich – von der laufenden Erfassung über das Anlagenverzeichnis bis zur amtlichen Anlage EÜR, die direkt aus der Software ans Finanzamt übermittelt wird. Bank-Anbindung, KI-Belegverarbeitung, Rechnungen und Kassenbuch sind enthalten.

Eingehende E-Rechnungen werden dabei automatisch erkannt und exakt aus dem XML ausgelesen; die Originaldatei bleibt im Belegarchiv. Und wer freiwillig strukturierte Rechnungen ausstellen möchte, lädt seine Ausgangsrechnung wahlweise als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD herunter.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein – und zwar dauerhaft. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern, immer eine sonstige Rechnung auszustellen, also Papier oder einfache PDF. Die Fristen 2027/2028 betreffen Sie beim Ausstellen nicht, solange die Kleinunternehmerregelung greift.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen annehmen?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer ohne Ausnahme. Ein E-Mail-Postfach genügt – die erhaltene XML-Datei muss aber im Original aufbewahrt werden.

Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025 für Kleinunternehmer?

Die Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).

Was gilt, wenn ich die Kleinunternehmer-Grenzen überschreite?

Dann unterliegen Ihre Umsätze der Regelbesteuerung – und für das Ausstellen gelten die allgemeinen Regeln: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft Pflicht.

Darf ich freiwillig E-Rechnungen ausstellen?

Ja, jederzeit. Im inländischen B2B-Geschäft braucht der Versand einer E-Rechnung seit 2025 keine Zustimmung des Empfängers. Für viele Geschäftskunden ist eine strukturierte Rechnung sogar die bequemste Form.