SEPA-Zahllauf: Überweisungen und Lastschriften aus der Buchhaltung

Wer einzeln überweist, sitzt am Monatsende vor zwanzig geöffneten Rechnungen und tippt IBAN, Betrag und Verwendungszweck ab. Jede Ziffer ist eine Fehlerquelle, und am Ende weiß niemand mehr, welche Rechnung bezahlt wurde und welche übersehen. Der Zahllauf dreht das um: Die Buchhaltung kennt jede erfasste Eingangsrechnung mit Betrag, Fälligkeit, Skontofrist und Bankverbindung des Lieferanten. Daraus rechnet sie zu einem Stichtag einen Zahlungsvorschlag, Sie prüfen die Liste, und aus den bestätigten Zeilen entsteht eine einzige Datei für alle Zahlungen.

Diese Datei ist kein Zahlungsauftrag an die Software, sondern an Ihre Bank. Sie laden sie im Online-Banking hoch und geben sie dort mit Ihrem gewohnten Verfahren frei. Rechtlich ist erst diese Freigabe die Autorisierung: Ein Zahlungsvorgang ist gegenüber dem Zahler nur wirksam, wenn er ihm zugestimmt hat (§ 675j Abs. 1 BGB). Bis zum Zugang des Auftrags bei der Bank können Sie ihn zurückziehen, bei einem vereinbarten Ausführungstermin bis zum Ende des Geschäftstags davor (§ 675p Abs. 1 und 3 BGB).

Der Bankzugang der Buchhaltung ist dabei ausschließlich lesend. Kontoumsätze kommen über eine Kontoinformationsschnittstelle nach PSD2 oder als Datei im Format CSV, MT940 oder CAMT herein; eine Zahlungsauslösung aus der Software heraus gibt es nicht. Wer Zugriff auf die Buchhaltung hat, kann deshalb Zahlungen vorbereiten, aber niemals allein Geld bewegen — dafür braucht es zusätzlich die Freigabe im Online-Banking. Der Lastschriftlauf ist das Spiegelbild: Dort bereiten Sie den Einzug fremden Geldes vor, und auch dieser Auftrag geht erst mit Ihrer Bankfreigabe hinaus.

Der SEPA-Raum umfasst die Länder der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums sowie unter anderem die Schweiz, das Vereinigte Königreich, Monaco, San Marino, Andorra und den Vatikan. Zahlungen im Verfahren laufen in Euro; für Zahlungen in anderen Währungen oder außerhalb des SEPA-Raums brauchen Sie den Auslandszahlungsverkehr Ihrer Bank.

Ein Zahlungsvorschlag ist eine Liste mit Stichtag. In den Lauf gehört, was bis zum nächsten geplanten Termin fällig wird — und zusätzlich alles, dessen Skontofrist vorher endet. Genau dieses zweite Kriterium unterscheidet einen Zahlungsvorschlag von einer schlichten Liste überfälliger Rechnungen: Drei Prozent Skonto bei zehn Tagen gegen dreißig Tage netto sind aufs Jahr gerechnet eine zweistellige Rendite. Wer den Lauf nur nach Fälligkeit rechnet, verschenkt sie zwanzig Mal im Jahr.

Vor dem Lauf steht die Freigabe der Rechnung, nicht danach. Eine Eingangsrechnung durchläuft erst die sachliche und rechnerische Prüfung — stimmen Leistung, Menge und Preis, liegt eine ordnungsmäßige Rechnung nach § 14 UStG vor? — und wird dann freigegeben. Erst freigegebene Rechnungen erreichen den Zahlungsvorschlag. Der Lauf selbst bekommt eine zweite Freigabe durch eine andere Person: Wer die Rechnung erfasst, gibt den Lauf nicht allein frei. Dieses Vier-Augen-Prinzip ist die wirksamste einzelne Maßnahme gegen Zahlungsbetrug, und es kostet bei einem Lauf pro Woche wenige Minuten.

Skonto ist buchhalterisch keine Kleinigkeit. Es mindert die Bemessungsgrundlage, und der leistende Unternehmer wie der Empfänger haben den Steuerbetrag beziehungsweise den Vorsteuerabzug zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG). In der Buchhaltung entsteht deshalb beim Ausgleich des offenen Postens eine eigene Buchung über den Skontobetrag samt Steueranteil — nicht eine Differenz, die als Restforderung stehen bleibt und die Kreditorenliste über Jahre verschmutzt.

Alle drei Dateien sind XML nach ISO 20022. Die Überweisung heißt pain.001, die Lastschrift pain.008; die Ausprägung, die deutsche Banken annehmen, gibt die Deutsche Kreditwirtschaft vor. Welche Variante Sie brauchen, entscheidet nicht die Technik, sondern die Richtung des Geldes und die Frage, wer am anderen Ende sitzt.

Die Frist von einem Bankarbeitstag gilt seit der Vereinheitlichung im Jahr 2016 für Erst- und Folgelastschriften gleichermaßen; die früheren fünf Tage für den ersten Einzug gibt es nicht mehr. Die Sequenz wird trotzdem weiter gefüllt: einmalig, erstmalig oder wiederkehrend. Sie beschreibt die Stellung des Einzugs im Mandat und wird beim wiederkehrenden Einzug automatisch von erstmalig auf wiederkehrend umgestellt, sobald der erste Einzug durch ist.

Der Unterschied zwischen CORE und B2B ist der wichtigste Punkt dieser Seite. Bei der Basislastschrift trägt der Einziehende das Rückgaberisiko acht Wochen lang — bei Abonnements ist das der Preis dafür, dass jeder Kunde teilnehmen kann. Die Firmenlastschrift kehrt das um: Ihr Kunde muss das Mandat aktiv bei seiner Bank hinterlegen, die Bank prüft vor der Einlösung gegen diese Hinterlegung, und nach der Einlösung ist die Erstattung ausgeschlossen. Das ist verlässlich, verlangt aber Mitwirkung. Rechnen Sie damit, dass ein Teil Ihrer Firmenkunden die Hinterlegung nicht vornimmt — die Lastschrift kommt dann zurück, und Sie brauchen einen Rückfall auf die Überweisung.

Neben dem klassischen Verfahren gibt es seit Kurzem flächendeckend die Echtzeitüberweisung. Nach der Verordnung (EU) 2024/886 müssen Zahlungsdienstleister im Euroraum seit dem 9. Januar 2025 Überweisungen in Echtzeit empfangen und seit dem 9. Oktober 2025 auch senden können. Für den Zahllauf ändert das die Reihenfolge nicht: Die Datei wird weiterhin erzeugt und im Online-Banking freigegeben, nur die Gutschrift beim Empfänger kann binnen Sekunden erfolgen. Rechnen Sie in diesem Fall damit, dass ein Rückruf faktisch ausscheidet.

Wer einzieht, braucht zweierlei: eine Gläubiger-Identifikationsnummer und je Zahlungspflichtigem ein Mandat. Die Gläubiger-Identifikationsnummer vergibt in Deutschland die Deutsche Bundesbank. Sie beantragen sie kostenlos über deren Internetseite, sie ist unabhängig von Ihrer Hausbank und bleibt bei einem Bankwechsel bestehen. Das Mandat erteilt Ihnen der Zahlungspflichtige schriftlich oder in einer vereinbarten elektronischen Form; es erlaubt Ihnen den Einzug und weist zugleich die Bank des Zahlers an, die Belastung einzulösen.

Die 36-Monats-Regel wird in der Praxis am häufigsten übersehen. Ein Mandat, aus dem 36 Monate lang nichts eingezogen wurde, verliert seine Gültigkeit; der nächste Einzug wäre nicht autorisiert und damit 13 Monate lang angreifbar (§ 676b Abs. 2 BGB). Betroffen sind typischerweise Kunden mit jährlicher oder unregelmäßiger Abrechnung und Verträge, die eine Zeit lang ruhten. Eine Mandatsverwaltung, die das Datum des letzten Einzugs je Mandat führt, meldet diese Fälle, bevor die Datei entsteht.

Die Vorabankündigung ist weniger formell, als viele annehmen. Sie muss Betrag und Fälligkeitstag nennen und den Zahler rechtzeitig erreichen — eine Rechnung mit dem Satz, dass der Betrag am genannten Tag von der hinterlegten Bankverbindung eingezogen wird, erfüllt das. Bei wiederkehrenden gleichbleibenden Beträgen genügt eine einmalige Ankündigung mit den künftigen Terminen. Die Frist von 14 Kalendertagen ist der Regelfall des Verfahrens; eine kürzere Frist ist zulässig, wenn Sie sie vereinbart haben, etwa in den Zahlungsbedingungen des Vertrags.

Der Angriff ist immer derselbe. Eine täuschend echte Rechnung eines bekannten Lieferanten trägt eine neue IBAN, gern mit dem Hinweis auf einen Bankwechsel. Oder eine E-Mail der Geschäftsführung bittet um eine eilige Überweisung an einen neuen Empfänger. Beides funktioniert nur, wenn die Bankverbindung aus dem Beleg in den Zahllauf gelangt. Deshalb gilt: Die IBAN eines Geschäftspartners steht in seinen Stammdaten, und nur von dort nimmt der Zahllauf sie. Eine abweichende IBAN auf einem Beleg ist ein Warnhinweis, den Sie angezeigt bekommen — sie wird nie automatisch übernommen.

Eine Änderung der Bankverbindung ist ein eigener Vorgang, kein Nebeneffekt einer Rechnungserfassung. Prüfen Sie die Angabe über einen Kontaktweg, den Sie schon vorher kannten — die Telefonnummer aus dem Vertrag, nicht die aus der fraglichen Rechnung. Lassen Sie die Änderung von einer zweiten Person bestätigen und halten Sie fest, wer sie wann vorgenommen hat. Zusammen mit dem Vier-Augen-Prinzip beim Lauf, den getrennten Rollen für Erfassung, Prüfung und Freigabe und dem rein lesenden Bankzugang bleibt für die häufigsten Angriffe kein Weg offen.

Prüfen Sie außerdem die Zahldatei vor dem Hochladen an zwei Zahlen: Anzahl der Posten und Summe. Beides steht im Kopf der Datei und im Protokoll des Laufs; das Online-Banking zeigt es vor der Freigabe erneut an. Weicht eine der beiden Zahlen ab, wird nicht freigegeben, sondern nachgesehen. Das ist der letzte Punkt, an dem ein falscher Lauf für null Euro zu stoppen ist.

1. Rechnungen erfassen und freigeben. Eingangsrechnungen kommen aus dem Belegpostfach, per Datei oder aus einer angebundenen Quelle; die Rechnungsfreigabe läuft nach dem Vier-Augen-Prinzip. Nur freigegebene Rechnungen erreichen den nächsten Schritt.
2. Zahlungsvorschlag zum Stichtag rechnen. Vorgeschlagen wird, was bis zum nächsten Lauf fällig wird oder dessen Skontofrist vorher abläuft. Sie sehen je Zeile Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und den Skontoabzug.
3. Liste prüfen und anpassen. Einzelne Zeilen nehmen Sie heraus. Was Sie herausnehmen, bleibt offener Posten und steht im nächsten Lauf wieder zur Wahl.
4. Lauf freigeben. Die Freigabe des Laufs erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine zweite Person. Wer erfasst, prüft und freigibt, ist über die Rollen Administrator, Ersteller und Prüfer geregelt.
5. Überweisungsdatei erzeugen. Aus den freigegebenen Zeilen entsteht eine Datei im Format pain.001, Skonto berücksichtigt, mit Rechnungsnummer im Verwendungszweck — die spätere Zuordnung des Kontoumsatzes hängt daran.
6. Lastschriften einziehen. Für Ausgangsrechnungen mit Mandat entsteht eine Datei im Format pain.008, als Basislastschrift oder Firmenlastschrift, mit Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz je Zeile; erstmalige und wiederkehrende Einzüge werden automatisch unterschieden. Beim Anlegen wählen Sie die Art des Mandats: wiederkehrend oder einmalig. Ein Einmalmandat trägt genau einen Einzug mit der Sequenz „einmalig“ — danach bietet die Software es nicht mehr an und verweist auf ein neues Mandat. Ein Mandat, aus dem 36 Monate lang nicht eingezogen wurde, ist nicht mehr wählbar. Beträge in Euro innerhalb des SEPA-Raums.
7. Datei im Online-Banking einreichen und freigeben. Die Freigabe bleibt bei Ihnen und Ihrer Bank. Erst damit wird gezahlt oder eingezogen.
8. Kontoumsätze abholen und ausgleichen. Der Bankzugang ist lesend: über eine Kontoinformationsschnittstelle nach PSD2 oder als Datei im Format CSV, MT940 oder CAMT. Der Geldausgang wird gegen die Eingangsrechnung ausgeglichen, der Geldeingang gegen die Ausgangsrechnung — über Rechnungsnummer, Betrag und ein Fälligkeitsfenster von fünf Tagen vor bis sechzig Tage nach Fälligkeit. Umbuchungen zwischen eigenen Konten erkennt die Software als Geldtransit.

Der laufende Betrieb kostet in der Buchhaltung ab 125 € je Gesellschaft und Monat. Eine Bankanbindung über finAPI kostet zusätzlich 5 € je aktiver Verbindung und Monat; der Dateiweg über CSV, MT940 oder CAMT bleibt ohne Zuschlag, ebenso der direkte Zugang bei Qonto. Korrigiert wird nie durch Löschen: Eine falsche Buchung wird storniert, und mit der Festschreibung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bleibt der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar (§ 146 Abs. 4 AO).

Die häufigste Doppelzählung in kleinen Buchhaltungen entsteht genau hier: Die Rechnung wird als Aufwand gebucht, und die Banküberweisung wird später noch einmal als Aufwand gebucht. Das Jahresergebnis ist dann um den Betrag zu niedrig, und die Vorsteuer wurde zweimal gezogen. Sauber ist der zweistufige Weg — Aufwand an Kreditor bei der Rechnung, Kreditor an Bank bei der Zahlung.

Kommt eine Lastschrift zurück, ist das kein Fehler der Buchhaltung, sondern ein Vorgang mit eigener Buchung: Die Forderung lebt wieder auf, die Bankgebühr ist eigener Aufwand. Danach beginnt der normale Weg der Forderung. Zahlt der Kunde nicht, kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB). Alles Weitere gehört ins Mahnwesen.

• IBAN vom Beleg übernommen. Die Bankverbindung eines Geschäftspartners gehört in die Stammdaten und wird über einen bekannten Kontaktweg bestätigt. Eine abweichende IBAN auf einer Rechnung ist ein Warnhinweis, keine Anweisung.
• Zu spät eingereicht. Lastschriften müssen spätestens einen Bankarbeitstag vor der Fälligkeit bei der Bank sein. Wer den Lauf am Fälligkeitstag erzeugt, verschiebt den Einzug — und bei wiederkehrenden Einzügen den ganzen Rhythmus.
• Mandat nach 36 Monaten abgelaufen. Ohne Einzug erlischt das Mandat. Der nächste Einzug wäre nicht autorisiert und 13 Monate lang angreifbar (§ 676b Abs. 2 BGB).
• Firmenlastschrift ohne Hinterlegung. Der Kunde hat das B2B-Mandat unterschrieben, es aber nicht bei seiner Bank hinterlegt. Die Lastschrift kommt zurück, obwohl die Datei fehlerfrei war.
• Skonto verschenkt. Der Lauf rechnet nur nach Fälligkeit, statt Rechnungen vorzuziehen, deren Skontofrist vorher endet. Oder das Skonto wird gezogen, aber die Vorsteuer nicht berichtigt (§ 17 Abs. 1 UStG).
• Doppelte Zahlung. Dieselbe Rechnung liegt zweimal im System, etwa als Papier und als E-Mail-Anhang. Eine Dublettenprüfung über Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag verhindert, dass beide in denselben Lauf geraten.
• Datei zweimal hochgeladen. Nach einem Abbruch im Online-Banking wird die Datei erneut eingereicht — und alle Posten laufen doppelt. Vergleichen Sie vor der Freigabe Anzahl und Summe der Posten mit dem Protokoll des Laufs.
• Zahlung als Aufwand gebucht. Der Aufwand entsteht mit der Rechnung, die Zahlung ist Kreditor an Bank. Wird die Bankzeile noch einmal als Aufwand gebucht, steht derselbe Betrag zweimal im Ergebnis.

• § 675f BGB Zahlungsdienstevertrag, Zahlungsvorgang und Zahlungsauftrag · § 675j BGB Zustimmung des Zahlers (Autorisierung) · § 675p BGB Widerruf bis zum Zugang, bei Terminaufträgen bis zum Vortag
• § 675x BGB Erstattung bei autorisierter Lastschrift: acht Wochen ohne Angabe von Gründen (Abs. 2 und 4), Ausschluss bei Zustimmung direkt gegenüber der eigenen Bank (Abs. 3) · § 675u BGB Haftung bei nicht autorisierten Zahlungen · § 676b BGB Anzeigefrist von 13 Monaten
• § 286 BGB Verzug, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung · § 288 BGB Verzugszinsen und Pauschale
• § 14 UStG Rechnung und Ausstellungsfrist · § 17 UStG Änderung der Bemessungsgrundlage, etwa bei Skonto
• § 146 AO Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar · § 147 AO Aufbewahrung: Mandate und Zahldateien als Buchungsbelege
• European Payments Council — die Regelwerke der SEPA-Überweisung, der Basislastschrift und der Firmenlastschrift (Fristen, Sequenzen, Mandatstexte) · Deutsche Bundesbank — Vergabe der Gläubiger-Identifikationsnummer
• Verordnung (EU) 2024/886 über Echtzeitüberweisungen in Euro: Empfang seit dem 9. Januar 2025, Versand seit dem 9. Oktober 2025 für Zahlungsdienstleister im Euroraum

Diese Seite erklärt den Ablauf allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind der Gesetzeswortlaut, die Regelwerke des SEPA-Verfahrens und die Bedingungen Ihrer Bank.

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