Steuern · Steuerberater-Wechsel

Steuerberater kündigen und die Buchhaltung selbst übernehmen

Die Kündigung selbst ist der einfachste Teil. Aufwendig wird der Wechsel dort, wo er selten beschrieben ist: bei den Unterlagen, die Sie anfordern müssen, bei der Vollmacht gegenüber dem Finanzamt, bei der Schlussrechnung und vor allem bei der Abgabefrist, die sich ohne Berater um sieben Monate verkürzt. Diese Seite geht den Wechsel der Reihe nach durch, mit dem Wortlaut der einschlägigen Normen und einem kurzen Musterschreiben.

Stand:

Erster Jahresabschluss gratis · ohne Zahlungsdaten · jederzeit kündbar

Das Kündigungsrecht: jederzeit, aber nicht in jedem Vertrag

Vier Normen entscheiden, wie schnell Sie aus dem Vertrag kommen und was Sie dafür noch zahlen.

Der Regelfall ist die fristlose Kündigung nach § 627 Abs. 1 BGB. Die Norm erlaubt die Kündigung eines Dienstverhältnisses auch ohne wichtigen Grund, wenn der zur Dienstleistung Verpflichtete Dienste höherer Art zu leisten hat, die auf Grund besonderen Vertrauens übertragen zu werden pflegen. Ein allgemeiner Steuerberatungsvertrag wird genau so eingeordnet. Sie brauchen also weder einen Grund noch eine Frist noch eine besondere Form.

Eine Voraussetzung steht im Wortlaut selbst. § 627 Abs. 1 BGB gilt nur, wenn der Berater nicht in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht. Ein monatliches Pauschalhonorar, das über Jahre unverändert fließt und nicht nach einzelnen Aufträgen abrechnet, kann genau ein solches Verhältnis begründen. Dann richtet sich die Kündigung nach § 621 BGB: Bei einer nach Monaten bemessenen Vergütung ist sie spätestens am 15. eines Monats zum Schluss des Kalendermonats zulässig, bei einer nach Vierteljahren oder längeren Zeitabschnitten bemessenen Vergütung mit einer Frist von sechs Wochen zum Schluss eines Kalendervierteljahres. Prüfen Sie deshalb zuerst, wie Ihre Vergütung vereinbart ist.

Einzelaufträge sind oft ein anderer Vertragstyp. Wer nur die Aufstellung eines bestimmten Jahresabschlusses beauftragt hat, hat je nach Ausgestaltung einen Werkvertrag geschlossen. Dort kann der Besteller bis zur Vollendung des Werkes jederzeit kündigen, der Unternehmer behält aber die vereinbarte Vergütung und muss sich nur anrechnen lassen, was er an Aufwendungen erspart oder anderweitig erwirbt; für den nicht erbrachten Teil werden zugunsten des Unternehmers 5 Prozent vermutet (§ 648 BGB). Die Kündigung ist also auch hier frei, sie ist nur teurer als beim Dienstvertrag.

Kündigungswege beim Steuerberatungsvertrag
KonstellationKündigungsrechtFristWas noch zu zahlen ist
Laufende Beratung, Abrechnung nach einzelnen Aufträgen oder nach der StBVVJederzeit, ohne Grund (§ 627 Abs. 1 BGB)keineTeil der Vergütung für die bisherigen Leistungen (§ 628 Abs. 1 Satz 1 BGB)
Festes Pauschalhonorar, das ein dauerndes Dienstverhältnis mit festen Bezügen begründet§ 627 BGB greift nicht, stattdessen § 621 BGBmonatliche Vergütung: bis zum 15. zum Monatsende; vierteljährliche: sechs Wochen zum QuartalsendeVergütung bis zum Ende der Frist
Einzelauftrag über ein bestimmtes Werk, etwa die Aufstellung eines AbschlussesJederzeit bis zur Vollendung (§ 648 Satz 1 BGB)keinevereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen; für den offenen Teil werden 5 Prozent vermutet (§ 648 Satz 2 und 3 BGB)
Schwerwiegende Pflichtverletzung des BeratersAußerordentlich aus wichtigem Grund (§ 626 Abs. 1 BGB)Kündigung nur binnen zwei Wochen ab Kenntnis der Tatsachen (§ 626 Abs. 2 BGB)Teilvergütung entfällt, soweit die bisherige Leistung infolge der Kündigung kein Interesse mehr hat (§ 628 Abs. 1 Satz 2 BGB); daneben Schadensersatz (§ 628 Abs. 2 BGB)
§ 627 Abs. 2 BGB bindet nur den Berater: Er darf nicht zur Unzeit kündigen und haftet sonst für den daraus entstehenden Schaden. Für Ihre eigene Kündigung gilt diese Schranke nicht. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; die Kündigung wird jedoch erst wirksam, wenn sie dem Berater zugeht (§ 130 Abs. 1 Satz 1 BGB). Unterschreibt nicht das vertretungsberechtigte Organ, sondern ein Bevollmächtigter, kann der Berater die Kündigung unverzüglich zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde vorliegt (§ 174 BGB).

Weil der Zugang über die Wirksamkeit entscheidet, lohnt ein nachweisbarer Weg. Eine E-Mail genügt rechtlich, ist aber im Streitfall schwerer zu beweisen als ein Einwurf-Einschreiben oder ein Bote. Wer auf Nummer sicher gehen will, schickt beides am selben Tag und notiert das Datum.

Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel

Nicht der Vertrag bestimmt den Termin, sondern der Stand Ihrer Jahresarbeiten.

Der saubere Schnitt liegt hinter einem vollständig erledigten Jahr. Ist der Jahresabschluss festgestellt, die E-Bilanz übermittelt, die Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung abgegeben und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung durch, dann beginnt Ihre eigene Buchführung mit einer Eröffnungsbilanz, die auf geprüften Zahlen steht. Es liegt keine halbfertige Erklärung in der Kanzlei, und die Abgrenzung der Gebühren ist unstrittig. Wie diese Eröffnungswerte zustande kommen, steht auf Eröffnungsbilanz erstellen.

Ein Wechsel mitten im Jahr ist trotzdem möglich und in der Praxis häufig. Er verlangt drei zusätzliche Handgriffe. Erstens brauchen Sie den Buchungsstapel des laufenden Jahres, nicht nur den letzten Jahresabschluss, sonst fehlen Ihnen alle Bewegungen seit dem 1. Januar. Zweitens müssen Sie wissen, bis zu welchem Voranmeldungszeitraum der bisherige Berater die Umsatzsteuer übermittelt hat, und die nächste Voranmeldung selbst abgeben. Drittens müssen die offenen Posten der Debitoren und Kreditoren mit Stand des Übergabetags überliefert werden, sonst beginnt Ihre Buchhaltung ohne Forderungen und ohne Verbindlichkeiten.

Angefangene Erklärungen sind der kritische Punkt. Fragen Sie vor der Kündigung schriftlich ab, welche Erklärungen für welche Jahre bereits übermittelt wurden und welche angefangen sind. Ein Jahr, das beide Seiten für erledigt halten, ist der häufigste Grund für einen Verspätungszuschlag nach dem Wechsel. Belastbar ist am Ende nur das Steuerkonto des Finanzamts.

Den Wechsel mit einer Saldenliste beginnen

Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.

Die Fristfalle: mit dem Berater endet die lange Frist

§ 149 Abs. 3 AO hängt am Auftrag, nicht am Steuerpflichtigen. Wer selbst erklärt, verliert sieben Monate.

Steuererklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen, sind spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres abzugeben (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO). Davon gibt es eine wichtige Ausnahme: Sofern Personen und Gesellschaften im Sinne der §§ 3 und 4 bis 4d des Steuerberatungsgesetzes mit der Erstellung der in § 149 Abs. 3 AO aufgezählten Erklärungen beauftragt sind, läuft die Frist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Die Aufzählung umfasst unter anderem die Körperschaftsteuererklärung, die Erklärung zur Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und die gesonderte und einheitliche Feststellung.

Diese Verlängerung ist an den Auftrag geknüpft. Erstellen Sie die Erklärung selbst, greift sie nicht mehr, und es bleibt bei den sieben Monaten. Der Unterschied beträgt für den Veranlagungszeitraum 2025 rund sieben Monate. Wer im Herbst kündigt und erst im Januar merkt, dass die Frist im Juli endet, hat ein halbes Jahr verloren, das er eingeplant hatte.

Abgabefristen für Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung nach Veranlagungszeitraum
VeranlagungszeitraumSelbst erklärt (§ 149 Abs. 2 AO)Von einem Berater erstellt (§ 149 Abs. 3 AO)Verspätungszuschlag zwingend (§ 152 Abs. 2 Nr. 1 AO)
202431. Juli 202530. April 2026 (Art. 97 § 36 Abs. 3 Nr. 1 Buchst. e EGAO)wenn nicht binnen 16 Monaten abgegeben (Art. 97 § 36 Abs. 3 Nr. 5 Buchst. d EGAO)
202531. Juli 2026 (Freitag)1. März 2027 (28. Februar ist ein Sonntag, § 108 Abs. 3 AO)wenn nicht binnen 14 Monaten abgegeben
20262. August 2027 (31. Juli ist ein Samstag, § 108 Abs. 3 AO)29. Februar 2028wenn nicht binnen 14 Monaten abgegeben
Die pandemiebedingten Sonderregelungen des Art. 97 § 36 EGAO laufen mit dem Besteuerungszeitraum 2024 aus; ab dem Veranlagungszeitraum 2025 gelten wieder die regulären Fristen des § 149 Abs. 2 und 3 AO. Die Sieben-Monats-Frist des § 149 Abs. 2 Satz 1 AO war zuletzt für den Besteuerungszeitraum 2023 verlängert (auf acht Monate), für 2024 galt sie bereits wieder. Fällt ein Fristende auf einen Sonntag, gesetzlichen Feiertag oder Sonnabend, endet die Frist mit Ablauf des nächstfolgenden Werktags (§ 108 Abs. 3 AO). Ausnahmen vom zwingenden Verspätungszuschlag nennt § 152 Abs. 3 AO.

Der Verspätungszuschlag ist kein Ermessen mehr, sobald die Erklärung nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres abgegeben ist (§ 152 Abs. 2 Nr. 1 AO). Er beträgt für jeden angefangenen Monat der Verspätung 0,25 Prozent der um die festgesetzten Vorauszahlungen und die anzurechnenden Steuerabzugsbeträge verminderten festgesetzten Steuer, mindestens aber 25 Euro je angefangenen Monat (§ 152 Abs. 5 Satz 2 AO), und höchstens 25.000 Euro (§ 152 Abs. 10 AO). Für die Erklärung zur Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags sind es feste 25 Euro je angefangenen Monat (§ 152 Abs. 6 Satz 2 AO). Nicht festgesetzt wird er unter anderem, wenn die Steuer auf null Euro oder einen negativen Betrag festgesetzt wird oder die festgesetzte Steuer die Vorauszahlungen und Abzugsbeträge nicht übersteigt (§ 152 Abs. 3 Nr. 2 und 3 AO).

Wird die Zeit knapp, hilft § 109 AO. Fristen zur Einreichung von Steuererklärungen können verlängert werden, und sind sie bereits abgelaufen, auch rückwirkend, insbesondere wenn es unbillig wäre, die eingetretenen Rechtsfolgen bestehen zu lassen (§ 109 Abs. 1 AO). Eine Grenze gibt es: Für Zeiträume nach dem letzten Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres ist die Verlängerung in den Fällen des § 149 Abs. 3 AO nur möglich, wenn der Steuerpflichtige ohne Verschulden verhindert war (§ 109 Abs. 2 AO). Wer die reguläre Sieben-Monats-Frist nach § 149 Abs. 2 AO verlängern lassen will, steht dagegen im normalen Ermessen der Finanzbehörde und sollte den Antrag vor Fristablauf und mit einer knappen Begründung stellen.

Eine dritte Möglichkeit sollten Sie kennen, auch wenn sie unangenehm ist: Das Finanzamt kann anordnen, dass eine Erklärung im Sinne des § 149 Abs. 3 AO vorzeitig abzugeben ist (§ 149 Abs. 4 AO), etwa wenn für den vorangegangenen Zeitraum verspätet abgegeben wurde, die Veranlagung zu einer Abschlusszahlung von mindestens 25 Prozent oder mehr als 10.000 Euro geführt hat oder eine Außenprüfung vorgesehen ist. Für das Befolgen der Anordnung ist eine Frist von vier Monaten nach Bekanntgabe zu setzen (§ 149 Abs. 4 Satz 2 AO). Solche Anordnungen erreichen Sie nur, wenn die Bekanntgabe funktioniert. Alle Termine eines Jahres im Überblick: Steuerfristen 2026.

Unterlagen anfordern: was Ihnen zusteht und was Sie erbitten

§ 66 StBerG trennt zwischen Ihren Dokumenten und den Arbeitspapieren der Kanzlei. Diese Grenze bestimmt den Ton Ihres Schreibens.

Der Steuerberater muss durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können und diese Handakten zehn Jahre aufbewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 Abs. 1 StBerG). Für die Herausgabe gilt ein eigener Absatz: Dokumente, die der Berater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von Ihnen oder für Sie erhalten hat, hat er Ihnen auf Verlangen herauszugeben (§ 66 Abs. 2 Satz 1 StBerG). Das gilt entsprechend, wenn er sich dafür der elektronischen Datenverarbeitung bedient (§ 66 Abs. 4 Satz 1 StBerG).

Drei Gruppen sind ausdrücklich ausgenommen (§ 66 Abs. 2 Satz 4 StBerG): die Korrespondenz zwischen Berater und Auftraggeber, Dokumente, die Sie bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten haben, und die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere. Der Buchungsstapel, die Kontenblätter und die Auswertungen der Kanzlei sind Arbeitsergebnisse aus Ihren Belegen. Ein gesetzlicher Anspruch auf ein bestimmtes Datenformat lässt sich aus § 66 StBerG nicht herleiten. In der Praxis geben die meisten Kanzleien den Bestand trotzdem heraus, häufig gegen eine Zeitgebühr. Formulieren Sie diesen Teil deshalb als Bitte mit klarer Formatangabe und Termin.

Übergabe-Checkliste beim Steuerberaterwechsel
UnterlageWofür Sie sie brauchenRechtliche Einordnung
Summen- und Saldenliste zum ÜbergabestichtagEröffnungswerte je Konto für die eigene BuchhaltungArbeitsergebnis, auf Bitte
Buchungsstapel oder Journal des laufenden Jahresalle Bewegungen seit dem 1. Januar, damit das Jahr lückenlos bleibtArbeitsergebnis, auf Bitte; Format benennen
Kontenplan mit individuell angelegten Sachkontendamit die neuen Buchungen auf dieselben Konten laufenArbeitsergebnis, auf Bitte
Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdaten, Nutzungsdauern und bisheriger AbschreibungFortführung der Abschreibung ohne BruchArbeitsergebnis, auf Bitte; ohne sie ist die Abschreibung nicht fortführbar
Offene Posten der Debitoren und Kreditoren zum StichtagForderungen und Verbindlichkeiten in Bilanz und MahnwesenArbeitsergebnis, auf Bitte
Belege, Verträge und Originale, die Sie eingereicht habenAufbewahrungspflicht und Nachweis in einer AußenprüfungHerausgabe auf Verlangen (§ 66 Abs. 2 Satz 1 StBerG)
Letzte Jahresabschlüsse, E-Bilanz-Datensätze und ErläuterungsberichteVorjahreszahlen und Vergleichsspalte im nächsten Abschlussbereits übergeben, kein erneuter Anspruch (§ 66 Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 StBerG)
Steuerbescheide, Steuerkontoauszug, offene EinsprücheStand der Veranlagung, Vorauszahlungen, laufende Einsprüchefür Sie erhalten, Herausgabe auf Verlangen
Lohnkonten, Lohnsteuerbescheinigungen, Meldungen zur SozialversicherungFortführung der Lohnabrechnung, Nachweise für Prüfungenaus Ihren Daten geführt, Herausgabe auf Verlangen
Dauerfristverlängerung, angemeldete Sondervorauszahlung, VollmachtenFristen und Zuständigkeiten nach dem Wechselfür Sie erhalten, Herausgabe auf Verlangen
Fristenkalender der Kanzlei zu Ihrem MandatÜbersicht über offene Erklärungen und Termineinternes Arbeitspapier, kein Anspruch; Abgleich über das Steuerkonto
Ihre eigene Aufbewahrungspflicht bleibt davon unberührt: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, die übrigen Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung oder der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO). Wer Unterlagen beim Berater lässt, bleibt gegenüber dem Finanzamt verantwortlich.

Umgekehrt gibt es eine Frist, die gegen Sie läuft. Verlangen Sie die Dokumente nicht heraus, muss der Berater sie zwar für die Dauer der Zehn-Jahres-Frist aufbewahren, diese Pflicht entfällt jedoch, wenn er Sie aufgefordert hat, die Dokumente in Empfang zu nehmen, und Sie dieser Aufforderung binnen sechs Monaten nach Zugang nicht nachgekommen sind (§ 66 Abs. 2 Satz 2 und 3 StBerG). Eine Abholaufforderung sollten Sie also nicht liegen lassen.

Wenn der Berater die Herausgabe verweigert

Das Zurückbehaltungsrecht des § 66 Abs. 3 StBerG hat eine Grenze im Gesetz selbst.

Der Steuerberater kann die Herausgabe der Dokumente nach § 66 Abs. 2 Satz 1 StBerG verweigern, bis er hinsichtlich seiner von diesem Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist (§ 66 Abs. 3 Satz 1 StBerG). Satz 2 zieht die Grenze: Dies gilt nicht, soweit der Vorenthalt unangemessen ist. Das Gesetz stellt damit nicht auf ein Alles oder Nichts ab, sondern auf das Verhältnis zwischen der offenen Forderung und dem, was zurückgehalten wird.

In der Praxis lösen drei Schritte die meisten Fälle. Erstens: Verlangen Sie eine Berechnung in Textform, die je Posten den Gebührentatbestand, die angewandte Vorschrift und bei Wertgebühren den Gegenstandswert ausweist (§ 9 Abs. 1 und 2 StBVV). Ohne diese Angaben lässt sich gar nicht beurteilen, worüber gestritten wird. Zweitens: Zahlen Sie den unstrittigen Teil und benennen Sie den streitigen Teil schriftlich. Drittens: Verlangen Sie die Herausgabe erneut und nennen Sie die Frist, die ohne die Unterlagen zu reißen droht.

Sind Originalbelege betroffen, die Sie für eine laufende Außenprüfung oder eine fällige Erklärung brauchen, lohnt der ausdrückliche Hinweis darauf. Das Argument liegt genau auf der Linie des § 66 Abs. 3 Satz 2 StBerG. Kommen Sie nicht weiter, ist die zuständige Steuerberaterkammer die nächste Adresse; eine gerichtliche Durchsetzung ist möglich, dauert aber und hilft bei einer Frist in zwei Wochen nicht.

Vollmacht, Zugänge und die Bekanntgabe an das Finanzamt

Der Widerruf gegenüber der Kanzlei genügt nicht. Das Finanzamt braucht ihn ebenfalls.

Ein Widerruf der Vollmacht wird der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn er ihr zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Bis dahin soll sich das Finanzamt an den Bevollmächtigten wenden (§ 80 Abs. 5 Satz 1 AO), und ein Bescheid geht dorthin, wo die Empfangsvollmacht liegt. Hat der Berater die Vollmachtsdaten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Landesfinanzbehörden übermittelt, muss er den Widerruf seinerseits unverzüglich melden (§ 80a Abs. 1 Satz 4 AO). Darauf allein sollten Sie sich nicht verlassen. Schreiben Sie das Finanzamt selbst an, mit Steuernummer, dem Datum des Widerrufs und der Bitte, künftige Bescheide und Nachrichten unmittelbar an die Gesellschaft zu richten.

Die Umsatzsteuer-Dauerfristverlängerung gehört Ihnen, nicht der Kanzlei. Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Übermittlung der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen um einen Monat zu verlängern (§ 46 Satz 1 UStDV); widerrufen wird sie nur, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint (§ 46 Satz 2 UStDV). Der Wechsel des Beraters beendet sie also nicht. Eine Pflicht geht dabei auf Sie über: Während der Geltungsdauer hat der Unternehmer, der monatlich voranmeldet, die Sondervorauszahlung für das jeweilige Kalenderjahr bis zum gesetzlichen Zeitpunkt der Übermittlung der ersten Voranmeldung zu berechnen, anzumelden und zu entrichten (§ 48 Abs. 2 Satz 1 UStDV). Die festgesetzte Sondervorauszahlung wird bei der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres berücksichtigt (§ 48 Abs. 4 Satz 1 UStDV).

Ohne eigenen elektronischen Zugang geht nichts. Bisher lief jede Übermittlung über das Zertifikat der Kanzlei. Beantragen Sie deshalb rechtzeitig ein eigenes Organisationszertifikat für Ihre Gesellschaft über das ELSTER-Portal. Es ist die Voraussetzung dafür, dass Umsatzsteuer-Voranmeldung, E-Bilanz, Jahreserklärungen und Anträge ans Finanzamt aus Ihrer eigenen Software herausgehen können. Die Beantragung dauert einige Tage, weil der Aktivierungscode auf dem Postweg kommt. Setzen Sie diesen Schritt deshalb vor die Kündigung, nicht danach.

Ein letzter Punkt betrifft das Geld. Prüfen Sie, welche Bankverbindung beim Finanzamt hinterlegt ist und ob ein SEPA-Lastschriftmandat für Erstattungen und Zahlungen besteht. Läuft der Zahlungsverkehr über ein Konto der Kanzlei, muss das geändert werden, bevor die nächste Erstattung fällig wird.

Die Schlussrechnung prüfen

Vier Zahlen entscheiden über die Höhe: Gegenstandswert, Zehntelsatz, Zeitgebühr und Auslagen.

Gibt es keine Vergütungsvereinbarung, rechnet der Steuerberater nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab. Eine Vereinbarung bedarf der Textform, muss als solche bezeichnet und von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht enthalten sein (§ 4 Abs. 1 StBVV). Ist sie unter Berücksichtigung aller Umstände unangemessen hoch, kann sie im Rechtsstreit bis zur Höhe der Vergütung nach der Verordnung herabgesetzt werden (§ 4 Abs. 2 StBVV).

Die vorzeitige Beendigung schützt nicht vor entstandenen Gebühren. Auf bereits entstandene Gebühren ist es ohne Einfluss, wenn sich die Angelegenheit vorzeitig erledigt oder der Auftrag endigt, bevor die Angelegenheit erledigt ist (§ 12 Abs. 4 StBVV). Eine Gebühr, die vor der Kündigung entstanden ist, bleibt also geschuldet. Umgekehrt gilt: Ist für die Gebühr ein Rahmen vorgesehen, bestimmt der Steuerberater sie im Einzelfall nach billigem Ermessen unter Berücksichtigung von Umfang, Schwierigkeit, Bedeutung der Angelegenheit und den Verhältnissen des Auftraggebers (§ 11 Satz 1 StBVV). Die sogenannte Mittelgebühr steht in keinem Gesetz; sie ist lediglich das rechnerische Mittel des Rahmens und ein üblicher Ausgangspunkt für das Gespräch über die Höhe.

Prüfpunkte einer Schlussrechnung nach der StBVV
PrüfpunktNormWorauf Sie achten
Form und Inhalt der Berechnung§ 9 Abs. 1 und 2 StBVVTextform; je Posten Betrag, Gebührentatbestand, angewandte Vorschrift, bei Wertgebühren der Gegenstandswert; Vorschüsse ausgewiesen
Gegenstandswert der Buchführung§ 33 Abs. 6 Nr. 1 StBVVder höhere Betrag aus Summe des Aufwands und Jahresumsatz; Jahresumsatz ist die Summe der Umsatzerlöse zuzüglich sonstiger betrieblicher Erträge und Zinserträge
Gegenstandswert der Abschlussarbeiten§ 35 Abs. 2 StBVVMittel aus berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung; übersteigt die Jahresleistung das Fünffache der berichtigten Bilanzsumme, bleibt der übersteigende Betrag außer Ansatz
Zehntelsatz innerhalb des Rahmens§ 11 StBVVbilliges Ermessen; ein Satz am oberen Rand des Rahmens braucht eine Begründung aus Umfang, Schwierigkeit oder Haftungsrisiko
Zeitgebühr§ 13 StBVV16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde; nur in den Fällen, die die Verordnung vorsieht, oder wenn keine genügenden Anhaltspunkte für eine Schätzung des Gegenstandswerts vorliegen
Doppelt berechnete Voranmeldungen§ 33 Abs. 8 StBVVmit der Buchführungsgebühr sind die Gebühren für die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegolten
Auslagen für Post und Telekommunikation§ 16 StBVVtatsächliche Kosten oder ein Pauschsatz von 20 Prozent der Gebühren, in derselben Angelegenheit höchstens 20 Euro
Umsatzsteuer und Vorschüsse§ 15 und § 8 StBVVUmsatzsteuer wird der Vergütung hinzugerechnet; geleistete Vorschüsse müssen abgezogen sein
§ 12 Abs. 2 StBVV: Die Gebühren in derselben Angelegenheit kann der Steuerberater nur einmal fordern. Nach § 9 Abs. 3 StBVV können Sie eine Berechnung auch dann noch verlangen, wenn Sie bereits gezahlt haben, solange der Berater zur Aufbewahrung der Handakten nach § 66 StBerG verpflichtet ist.

Rechenbeispiel. Eine kleine GmbH mit Kalenderwirtschaftsjahr kündigt zum 31. Mai 2026. Der Berater hat die laufende Buchführung für Januar bis April 2026 erledigt und mit dem Jahresabschluss 2025 begonnen, ihn aber nicht aufgestellt. Der Jahresumsatz beträgt 300.000 Euro, die Summe des Aufwands 270.000 Euro. Eine Vergütungsvereinbarung gibt es nicht.

  1. Buchführung nach § 33 Abs. 1 StBVV. Gegenstandswert ist der höhere der beiden Beträge, hier 300.000 Euro. Die volle Gebühr nach Tabelle C beträgt auf dieser Stufe 359,00 Euro. Der Rahmen reicht von 2/10 bis 12/10 je Monat, in der Mitte liegen 7/10, also 251,30 Euro je Monat. Für vier Monate ergibt das 1.005,20 Euro. Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen dieser Monate sind damit abgegolten.
  2. Abschlussvorarbeiten nach § 35 Abs. 3 StBVV. Für die Vorarbeiten bis zur abgestimmten Saldenbilanz nennt die Verordnung die Zeitgebühr. Sechs Stunden sind 24 angefangene Viertelstunden. Im Mittel des Rahmens von 16,50 bis 41,00 Euro liegen 28,75 Euro, also 690,00 Euro.
  3. Auslagen nach § 16 StBVV. Der Pauschsatz von 20 Prozent liegt bei beiden Angelegenheiten über der Kappungsgrenze von 20,00 Euro. Es bleiben zweimal 20,00 Euro, also 40,00 Euro. Wie viele Angelegenheiten die Rechnung ausweist, richtet sich nach dem Zuschnitt des Auftrags; hier sind zwei angesetzt.
  4. Summe. 1.005,20 Euro plus 690,00 Euro plus 40,00 Euro ergeben 1.735,20 Euro netto. Zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer nach § 15 StBVV sind das 329,69 Euro, in Summe 2.064,89 Euro. Davon sind bereits gezahlte Vorschüsse nach § 8 StBVV abzuziehen.

Eine Wertgebühr für die Aufstellung des Jahresabschlusses selbst enthält diese Rechnung bewusst nicht, weil der Abschluss nicht aufgestellt wurde. Ob und in welcher Höhe sie bei einem weit fortgeschrittenen Stand daneben entsteht, ist eine Frage des Einzelfalls. Das ist eine Modellrechnung zur Orientierung, keine Steuerberatung. Wie sich die Gebühren der StBVV zu einem Festpreis verhalten, rechnet der Steuerberater-Kosten-Rechner; die Spanne für den Abschluss allein steht unter Steuerberater-Kosten für den Jahresabschluss.

Muster für das Kündigungsschreiben

Kurz, sachlich, ohne Begründung. Der Ton entscheidet darüber, wie schnell die Unterlagen kommen.

Das folgende Muster enthält nur das Nötige: die Kündigung, das Verlangen nach den Unterlagen, die Bitte um den Datenbestand und den Widerruf der Vollmacht. Passen Sie den Stichtag an Ihren Vertrag an, wenn eine Kündigungsfrist gilt. Prüfen Sie vor dem Versand, wer für die Gesellschaft vertretungsberechtigt ist.

Muster-Kündigungsschreiben

Betreff: Kündigung des Steuerberatungsvertrags, Mandat [Name der Gesellschaft], Steuernummer [Steuernummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

namens und im Auftrag der [Name der Gesellschaft] kündigen wir den zwischen Ihnen und der Gesellschaft bestehenden Steuerberatungsvertrag mit Wirkung zum [Datum]. Vorsorglich kündigen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Wir bitten Sie, alle Unterlagen herauszugeben, die Sie von der Gesellschaft oder für sie erhalten haben. Darüber hinaus bitten wir um den Buchungsbestand: Summen- und Saldenliste zum [Stichtag], Buchungsjournal des laufenden Jahres, Kontenplan, Anlagenverzeichnis sowie die offenen Posten der Debitoren und Kreditoren. Falls dafür eine gesonderte Vergütung anfällt, teilen Sie uns diese bitte vorab mit.

Bitte teilen Sie uns außerdem mit, welche Steuererklärungen und Anmeldungen für welche Zeiträume bereits übermittelt wurden und welche Arbeiten begonnen, aber nicht abgeschlossen sind.

Die Ihnen erteilte Vollmacht widerrufen wir mit sofortiger Wirkung. Bitte melden Sie den Widerruf der Finanzverwaltung. Das Finanzamt informieren wir gesondert.

Ihre Schlussrechnung erbitten wir mit einer Berechnung, die je Posten den Gebührentatbestand, die angewandte Vorschrift und bei Wertgebühren den Gegenstandswert ausweist.

Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Funktion]

Drei Formulierungen darin haben einen Zweck. Vorsorglich zum nächstmöglichen Zeitpunkt fängt den Fall ab, dass doch eine Frist gilt, etwa nach § 621 BGB bei einem festen Pauschalhonorar. Die Eingangszeile namens und im Auftrag der Gesellschaft macht die Vertretung sichtbar; unterschreibt jemand, der nicht im Handelsregister als vertretungsberechtigt eingetragen ist, gehört eine Vollmachtsurkunde dazu (§ 174 BGB). Und die Bitte um die Mitteilung über begonnene Arbeiten schafft die Grundlage, auf der Sie später die Schlussrechnung prüfen und Ihre eigenen Fristen planen.

Wann ein anderer Berater die bessere Wahl ist

Selbermachen trägt die laufende Arbeit. Es trägt nicht jede Sonderlage.

Die eigene Buchführung und die eigenen Erklärungen dürfen Sie ohne Weiteres selbst erledigen. Das Steuerberatungsgesetz regelt die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen, und Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG). Wer in eigener Sache arbeitet, fällt nicht darunter. Die Frage ist deshalb nicht, ob Sie dürfen, sondern ob Ihr Fall gewöhnlich ist.

Gewöhnlich heißt in der Praxis: eine GmbH oder UG mit einer Tätigkeit, ohne Betriebsstätten in mehreren Gemeinden, ohne Auslandssachverhalte, ohne Organschaft, ohne Umwandlung im Jahr, ohne Beteiligungserwerb mit Verlustvorträgen. Diese Gesellschaften machen den größten Teil des Bestands aus, und für sie ist die laufende Arbeit gut abbildbar. Umgekehrt bleibt die Beratung sinnvoll bei einer Betriebsprüfung, bei einer Umwandlung oder Einbringung, bei der Organschaft, bei der Zinsschranke, bei Verlustvorträgen nach einem Anteilsübergang, bei Sachverhalten mit Auslandsbezug und immer dann, wenn eine Entscheidung vor dem Finanzamt vertreten werden soll.

Auch der Mittelweg funktioniert. Viele Gesellschaften führen die Buchhaltung und die laufenden Anmeldungen selbst und lassen nur den Jahresabschluss oder einzelne Fragen prüfen. Das reduziert die Gebühren deutlich, weil die Buchführungsgebühr nach § 33 StBVV monatlich anfällt und über das Jahr den größten Block bildet. Was dabei jeweils bei wem liegt, vergleicht Jahresabschluss selbst erstellen oder Steuerberater. Ob für Ihre Rechtsform überhaupt eine Pflicht zur Beratung besteht, klärt Steuerberater-Pflicht.

So läuft der Übergang in der Software

Von der letzten Saldenliste des alten Beraters bis zur ersten eigenen Übermittlung.

  1. Mit der letzten Saldenliste beginnen. Die Summen- und Saldenliste oder die Schlussbilanz des bisherigen Beraters wird hochgeladen, unsere KI ordnet jedes Konto einer Bilanzposition zu und fasst die Erfolgskonten zum Ergebnis zusammen. Sie prüfen und bestätigen, danach stehen die Eröffnungswerte. Der Weg im Einzelnen: Summen- und Saldenliste.
  2. Das laufende Jahr nachziehen. Wer mitten im Jahr wechselt, reicht den Buchungsstapel des laufenden Jahres ein; er wird geprüft und eingerichtet, weil solche Stapel je nach Herkunftsprogramm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel tragen. Hintergrund unter Buchungsstapel in eine Saldenliste umwandeln und Import aus Kanzlei Software.
  3. Anlagenverzeichnis und offene Posten übernehmen. Die Anlagenbuchhaltung führt die Abschreibung mit Anschaffungsdaten und Nutzungsdauern fort, die offenen Posten der Debitoren und Kreditoren stehen mit ihrem Stichtagsstand in der Buchhaltung und im Mahnwesen.
  4. Laufende Buchhaltung aufsetzen. Belege kommen per Upload, über ein eigenes Belegpostfach oder aus der Bankanbindung. Unsere KI schlägt die Kontierung nach SKR03 oder SKR04 vor, Sie bestätigen; ab einer Sicherheit von 85 Prozent bucht sie auf Wunsch selbst. Journal, offene Posten, SEPA-Zahlläufe und die GoBD-Festschreibung gehören dazu.
  5. Umsatzsteuer selbst anmelden. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entsteht aus dem Journal und wird vor dem Versand amtlich geprüft. Dazu kommen Zusammenfassende Meldung, Dauerfristverlängerung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Was das Modul umfasst, steht unter Umsatzsteuer.
  6. Jahresabschluss aus der Saldenliste erstellen. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und bei Bedarf der Lagebericht entstehen nach HGB aus den zugeordneten Konten; die Vorjahreszahlen lassen sich aus dem PDF des bisherigen Abschlusses übernehmen. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis.
  7. E-Bilanz und Erklärungen abgeben. Die E-Bilanz nach § 5b EStG entsteht aus denselben Zahlen. Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung werden vorbereitet und gerechnet; das Modul und die Berechnung kosten nichts, die Übermittlung je Erklärung ist kostenpflichtig. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.
  8. Fristen und Bescheide im Blick behalten. Das Finanzamt-Cockpit führt Fristen und Bescheide und stellt Anträge elektronisch, darunter die Fristverlängerung nach § 109 AO, die Anpassung der Vorauszahlungen und den Einspruch. Übersicht unter Finanzamt-Cockpit.
  9. Beschlüsse und Ausschüttungen dokumentieren. Ergebnisverwendung und Gesellschafterbeschlüsse entstehen im Beschlussmanagement und lassen sich digital unterschreiben; die Kapitalertragsteuer-Anmeldung liegt im Steuer-Modul. Einordnung unter Gewinnverwendung der GmbH.
  10. Hilfe holen, ohne das Ruder abzugeben. Wer beim Umzug oder beim ersten Abschluss Begleitung möchte, bekommt sie zu 100 Euro je Stunde nach einer kostenlosen Einschätzung des Aufwands. Die Einsatzfelder stehen unter Service und Begleitung. Steuerberatung im Einzelfall gehört ausdrücklich nicht dazu; dafür stellen wir auf Wunsch den Kontakt her.

Was die Software nicht übernimmt, sagt sie an derselben Stelle: die Einkommensteuererklärung natürlicher Personen, die Vertretung vor dem Finanzamt und die steuerliche Würdigung eines Einzelfalls. Den laufenden Betrieb ohne Kanzlei beschreibt Buchhaltung ohne Steuerberater, die Wege im Vergleich Buchhaltung auslagern.

Rechtsgrundlagen

Alle Normen in der geltenden Fassung auf gesetze-im-internet.de.

Weiterführende Seiten

Steuerberater-Pflicht · Steuerberater-Kosten-Rechner · Von Kanzlei Software wechseln · Import aus Kanzlei Software · Buchhaltung ohne Steuerberater · Jahresabschluss ohne Steuerberater · Steuerfristen 2026 · Alternative zum Steuerberater · Steuern der GmbH · Produktseite Buchhaltung · Produktseite Steuern

Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

In aller Regel ja. Ein allgemeiner Steuerberatungsvertrag ist ein Dienstvertrag über Dienste höherer Art, die auf Grund besonderen Vertrauens übertragen zu werden pflegen; solche Verträge sind jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist kündbar (§ 627 Abs. 1 BGB). Zwei Einschränkungen gibt es. Erstens greift § 627 BGB nach seinem Wortlaut nicht, wenn der Berater in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht; ein festes monatliches Pauschalhonorar kann dazu führen, dass stattdessen die Fristen des § 621 BGB gelten. Zweitens kann der Vertrag selbst eine Laufzeit oder Kündigungsfrist vorsehen. Lesen Sie deshalb zuerst Ihren Vertrag und die Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV.

Nein. § 627 Abs. 1 BGB verlangt keinen Grund und keine Begründung. Eine Begründung ist nur bei der außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB von Bedeutung, und auch dort muss sie dem anderen Teil erst auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitgeteilt werden (§ 626 Abs. 2 Satz 3 BGB). Für das Verhältnis zum bisherigen Berater ist ein knappes, sachliches Schreiben ohne Vorwürfe die bessere Wahl: Sie brauchen in den nächsten Wochen seine Mitwirkung bei der Übergabe der Unterlagen.

Teilweise ja. Der Steuerberater kann die Herausgabe der Dokumente verweigern, bis er hinsichtlich seiner von diesem Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist (§ 66 Abs. 3 Satz 1 StBerG). Dieses Zurückbehaltungsrecht hat eine ausdrückliche Grenze: Es gilt nicht, soweit der Vorenthalt unangemessen ist (§ 66 Abs. 3 Satz 2 StBerG). Wer eine unstrittige Rechnung nicht zahlt, muss also mit dem Einbehalt rechnen. Ist dagegen nur ein Teil der Rechnung streitig oder hängt an den Unterlagen eine laufende Frist, spricht viel gegen die Angemessenheit. Praktisch hilft fast immer: den unstrittigen Teil zahlen, den streitigen Teil schriftlich benennen und die Herausgabe erneut verlangen.

Sie bleibt bestehen. Das Finanzamt gewährt die Fristverlängerung dem Unternehmer, nicht dem Steuerberater (§ 46 UStDV), und sie gilt so lange, bis das Finanzamt sie widerruft oder der Unternehmer auf sie verzichtet. Der Wechsel des Beraters beendet sie nicht. Eine Pflicht bleibt aber an Ihnen hängen: Wer monatlich voranmeldet, muss die Sondervorauszahlung für jedes Kalenderjahr bis zum gesetzlichen Zeitpunkt der Übermittlung der ersten Voranmeldung selbst berechnen, anmelden und entrichten (§ 48 Abs. 2 UStDV). Genau diese Anmeldung geht beim Wechsel am häufigsten unter.

Über die Kündigung selbst nicht, über den Widerruf der Vollmacht schon. Ein Widerruf der Vollmacht wird der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn er ihr zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Solange das nicht geschehen ist, soll sich das Finanzamt weiterhin an den Bevollmächtigten wenden (§ 80 Abs. 5 Satz 1 AO), und Bescheide erreichen Sie unter Umständen nicht rechtzeitig. Hat der Berater die Vollmachtsdaten elektronisch übermittelt, muss er den Widerruf seinerseits unverzüglich an die Landesfinanzbehörden melden (§ 80a Abs. 1 Satz 4 AO). Verlassen Sie sich darauf nicht, sondern schreiben Sie das Finanzamt selbst an.

Nach § 628 Abs. 1 Satz 1 BGB kann der Berater einen seinen bisherigen Leistungen entsprechenden Teil der Vergütung verlangen. Gilt die Steuerberatervergütungsverordnung, ist es außerdem ohne Einfluss auf bereits entstandene Gebühren, wenn sich die Angelegenheit vorzeitig erledigt oder der Auftrag vor der Erledigung endet (§ 12 Abs. 4 StBVV). Für Abschlussvorarbeiten bis zur abgestimmten Saldenbilanz nennt die Verordnung ausdrücklich die Zeitgebühr (§ 35 Abs. 3 StBVV), also 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV). Ob und in welcher Höhe daneben eine Wertgebühr für die noch nicht erfolgte Aufstellung entsteht, hängt vom Einzelfall und vom Stand der Arbeiten ab.

Einen gesetzlichen Anspruch auf ein bestimmtes Dateiformat gibt § 66 StBerG nicht her. Herauszugeben sind die Dokumente, die der Berater von Ihnen oder für Sie erhalten hat (§ 66 Abs. 2 Satz 1 StBerG); ausdrücklich ausgenommen sind die Korrespondenz, bereits an Sie herausgegebene Unterlagen und die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere (§ 66 Abs. 2 Satz 4 StBerG). In der Praxis geben die meisten Kanzleien den Buchungsstapel und die Auswertungen trotzdem heraus, oft gegen eine Zeitgebühr. Formulieren Sie das deshalb als Bitte mit klarer Formatangabe und Termin, nicht als Forderung. Zur Not reichen die Summen- und Saldenliste zum Stichtag und die letzten Jahresabschlüsse für einen sauberen Start.

Ja, und das ist die teuerste Folge des Wechsels. Die verlängerte Abgabefrist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres gilt nur, sofern Angehörige der steuerberatenden Berufe mit der Erstellung der Erklärung beauftragt sind (§ 149 Abs. 3 AO). Erstellen Sie die Erklärung selbst, bleibt es bei sieben Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO). Für den Veranlagungszeitraum 2025 bedeutet das den 31. Juli 2026 statt des 1. März 2027. Reicht das nicht, ist ein Antrag auf Fristverlängerung nach § 109 Abs. 1 AO der richtige Weg; er ist auch rückwirkend möglich.

Sauber ist der Schnitt nach einem abgeschlossenen Jahr: Jahresabschluss festgestellt, E-Bilanz übermittelt, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung abgegeben, Umsatzsteuer-Jahreserklärung durch. Dann beginnt Ihre eigene Buchführung mit einer Eröffnungsbilanz, die auf einem geprüften Abschluss steht, und es liegt keine angefangene Erklärung beim alten Berater. Ein Wechsel mitten im Jahr geht auch. Er verlangt nur, dass Sie den Buchungsstapel des laufenden Jahres mitnehmen und die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung im Blick behalten. Rechtlich zwingend ist kein Zeitpunkt.

Ja. Das Steuerberatungsgesetz regelt die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen, und Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG). Wer die eigene Buchführung führt und die eigenen Erklärungen abgibt, handelt in eigener Sache und fällt nicht darunter. Eine andere Frage ist, ob Sie es fachlich wollen. Für die laufende Arbeit ist Software der richtige Hebel, für strittige Einzelfragen bleibt die Beratung sinnvoll. Das ist eine Modellrechnung zur Orientierung, keine Steuerberatung.

Den Wechsel mit einer Saldenliste beginnen

Die letzte Summen- und Saldenliste Ihres bisherigen Beraters genügt für den Einstieg. Daraus entstehen Eröffnungsbilanz, laufende Buchhaltung und der nächste Jahresabschluss.