Buchhaltung outsourcen: Steuerberater, Buchhaltungsservice oder selbst mit KI?

„Outsourcen“ ist kein einheitliches Modell, sondern vier Aufträge mit vier Rechtsfolgen. Sie unterscheiden sich in drei Punkten, die im Angebot selten stehen: was ein Anbieter rechtlich übernehmen darf, wann Ihre Erklärungen fällig werden und wie schnell Sie Ihre Zahlen sehen.

Die Fristfrage wird regelmäßig übersehen. Wer vom Steuerberater zu einem Buchhaltungsbüro wechselt, verkürzt damit die Abgabefrist für Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung um rund sieben Monate: für den Veranlagungszeitraum 2025 der 31. Juli 2026 statt des 1. März 2027, denn der letzte Februartag 2027 ist ein Sonntag, § 108 Abs. 3 AO. Dasselbe gilt beim Selbermachen. Kein Argument dagegen, aber ein Termin, den Sie kennen sollten: Fristen im Jahresabschluss und Steuerfristen 2026.

Der zweite blinde Fleck ist die Aktualität. Wer quartalsweise buchen lässt, sieht Zahlen, die im Schnitt sechs Wochen alt sind. Für die Erklärung reicht das, für eine Investitionsentscheidung nicht.

Das Gesetz baut in drei Schritten auf. Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert, § 2 Abs. 2 StBerG. Befugt sind nach § 3 Satz 1 StBerG Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer sowie die dort genannten Gesellschaften; andere dürfen nicht geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten, § 5 Abs. 1 Satz 1 StBerG. § 6 StBerG nennt die Ausnahmen.

Der entscheidende Satz steht in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Das Verbot gilt nicht für „das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung, soweit das Erbringen dieser Tätigkeiten in der Verantwortung von Personen liegt, die nach Bestehen der Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder nach Erwerb einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind“. Die Liste ist abschließend, und die Qualifikation ist Teil der Erlaubnis, keine Empfehlung.

Kontieren ist ausdrücklich keine bloße Schreibarbeit. Mechanische Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern gelten nicht als Hilfeleistung in Steuersachen, § 2 Abs. 3 Nr. 2 StBerG. Unmittelbar danach schränkt das Gesetz ein: „Satz 1 Nummer 2 gilt nicht für das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen“, § 2 Abs. 3 Satz 2 StBerG. Wer kontiert, braucht also eine Befugnis nach § 3 StBerG oder die Ausnahme des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Ein Dienst, der nur abtippt, was Sie vorgegeben haben, bleibt mechanischer Arbeitsgang.

Für die Praxis heißt das: Wer einen Buchhaltungsservice beauftragt, braucht zusätzlich eine Kanzlei für Voranmeldung, Abschluss und Erklärungen. Rechnen Sie beide Seiten zusammen.

Für die Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege beträgt die Monatsgebühr 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C, § 33 Abs. 1 StBVV. Gegenstandswert ist beim Betriebsvermögensvergleich der höhere Betrag aus Aufwandssumme und Jahresumsatz, § 33 Abs. 6 Nr. 1 StBVV; Jahresumsatz sind die Umsatzerlöse zuzüglich sonstiger betrieblicher Erträge und Zinsen.

Der Rahmen ist breit, und das ist Absicht. Zwischen Unter- und Obergrenze liegt der Faktor sechs. Darin bestimmt der Steuerberater die Gebühr nach billigem Ermessen unter Berücksichtigung aller Umstände, vor allem des Umfangs und der Schwierigkeit der Tätigkeit, der Bedeutung der Angelegenheit und der Verhältnisse des Auftraggebers, § 11 Satz 1 StBVV. Ein Handelsbetrieb mit 4.000 Belegen und eine Beteiligungsgesellschaft mit 40 Buchungen können denselben Gegenstandswert haben. Der Gebührensatz ist deshalb der Verhandlungspunkt.

Drei Zuschläge gehören zur Rechnung. Statt der tatsächlichen Post- und Telekommunikationsentgelte einen Pauschsatz von 20 Prozent der Gebühren, in derselben Angelegenheit höchstens 20 Euro, § 16 StBVV. Dazu die Umsatzsteuer, § 15 StBVV, und die Zeitgebühr für sonstige Tätigkeiten, § 33 Abs. 7 StBVV.

Eine Gebühr ist bereits abgegolten, zwei weitere nicht. Mit der Gebühr nach den Absätzen 1, 3 und 4 ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegolten, § 33 Abs. 8 StBVV. Bei reiner Überwachung nach Absatz 5 oder reinem Kontieren nach Absatz 2 gilt das nicht; dort wird sie nach § 24 Abs. 1 Nr. 7 StBVV berechnet, mit 1/10 bis 6/10 nach Tabelle A auf 10 Prozent der Entgelte, mindestens 650 Euro. Nie abgegolten sind Jahresabschluss, § 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a StBVV mit 10/10 bis 40/10 nach Tabelle B, und Steuererklärungen nach § 24 StBVV. Die volle Rechnung liefert der Steuerberater-Kosten-Rechner.

Die Steuerberatervergütungsverordnung gilt für die Vergütung des Steuerberaters, § 1 Abs. 1 Satz 1 StBVV, entsprechend für Steuerbevollmächtigte und Berufsausübungsgesellschaften, § 1 Abs. 2 StBVV. Für einen selbstständigen Buchhalter oder ein Buchhaltungsbüro nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG gilt sie nicht. Für diese Anbieter gibt es keine Gebührenordnung, keine Mindestgebühr und keine Obergrenze. Marktpreise nennen wir hier bewusst nicht: Sie hängen von Region, Belegzahl und Vertragsform ab, und jede Zahl wäre geraten.

Fragen Sie stattdessen sechs Dinge ab, bevor Sie unterschreiben. Die Qualifikation nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Den Leistungsumfang: Wer erstellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung, wenn das Buchhaltungsbüro es nicht darf? Die Abrechnungsgrundlage und was bei Mehraufwand passiert. Den Rhythmus, denn monatliche und quartalsweise Buchung sind zwei Produkte. Software und Datenformat, damit Sie Ihre Buchungen mitnehmen können. Und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Rechnen Sie den zweiten Vertrag mit. Der Vergleich lautet nicht „Buchhaltungsbüro gegen Steuerberater“, sondern „Buchhaltungsbüro plus Kanzlei gegen Kanzlei allein“. Für die Buchführung nach Ihren kontierten Belegen gilt der halbierte Rahmen des § 33 Abs. 3 StBVV, also 1/10 bis 6/10 statt 2/10 bis 12/10.

Die Buchhaltung mit KI-Unterstützung kostet einen festen Betrag je Gesellschaft und Monat, gestaffelt nach Größenklasse. Der Solo-Tarif deckt die laufende Buchhaltung ab und kostet 95 Euro für Kleinst-, 120 Euro für kleine und 250 Euro für mittelgroße Gesellschaften. Das Gesamtpaket enthält zusätzlich HGB-Jahresabschluss, E-Bilanz und die unterstützten Steuerprozesse und kostet 125, 150 beziehungsweise 300 Euro. Für große Gesellschaften gilt ein Preis auf Anfrage. Enthalten sind ein Nutzer und 100 mit KI ausgelesene Belege je Gesellschaft und Monat; jeder weitere Nutzer kostet 20 Euro, jeder weitere Beleg 0,20 Euro. Die Größenklasse entscheidet § 267 HGB; der Größenklassen-Rechner prüft sie an Ihren Zahlen. Vollständig: Preisseite und Buchhaltung Kosten.

Der Zeitaufwand ist real und gehört auf die Rechnung. Vier Handgriffe fallen laufend an: Belege hereingeben, Kontierungsvorschläge der KI prüfen und bestätigen, Bankumsätze den offenen Rechnungen zuordnen und offene Punkte klären. Das ist weniger Arbeit als selbst zu kontieren, aber es ist nicht null. Wer dafür keine Zeit hat, ist mit einem Dienstleister besser bedient, und das ist eine legitime Entscheidung.

Nicht enthalten sind Lohnabrechnung und individuelle Beratung. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein eigenes Modul, eine steuerliche Beratung im Einzelfall gibt es in keinem Tarif. Für die Arbeit an den Zahlen selbst gibt es die persönliche Begleitung zu 100 Euro je Stunde nach kostenloser Einschätzung: Service und Begleitung.

Dazu bleiben vier praktische Aufgaben bei Ihnen. Die Belegbeschaffung, denn kein Dienstleister bucht eine Rechnung, die nie angefordert wurde. Die Zahlungsfreigabe, denn ob eine Eingangsrechnung sachlich richtig ist, entscheidet Ihr Haus. Das Mahnwesen, denn eine Frist gegenüber einem Kunden ist eine Frage der Kundenbeziehung. Und die Fristenkontrolle, denn der Termin steht gegen Sie, auch wenn ein anderer das Papier erstellt.

Eine Buchhaltung enthält Namen und Anschriften von Kunden und Lieferanten, Kontoverbindungen und, sobald Lohn dazukommt, Sozialversicherungsnummern und Angaben zur Religionszugehörigkeit. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche; verarbeitet ein Dienstleister sie in Ihrem Auftrag, liegt eine Auftragsverarbeitung vor.

Zwei Vorgaben stehen unmittelbar in der Verordnung. Erstens dürfen Sie nur Auftragsverarbeiter heranziehen, die hinreichende Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, Art. 28 Abs. 1 DSGVO. Zweitens muss die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments erfolgen, das den Auftragsverarbeiter an Sie bindet, Art. 28 Abs. 3 Satz 1 DSGVO. Ein Angebot ohne diesen Vertrag ist unvollständig, egal wie günstig es ist.

Beim Steuerberater kommt die Verschwiegenheitspflicht hinzu. Steuerberater haben ihren Beruf verschwiegen auszuüben, und zwar über alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist, § 57 Abs. 1 Satz 1 und 2 StBerG; ein unbefugtes Offenbaren ist strafbar, § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB. Für ein Buchhaltungsbüro ohne Zulassung gilt diese Bindung nicht. Dort tragen allein Ihr Vertrag und die Datenschutz-Grundverordnung.

Fragen Sie nach dem Ort der Verarbeitung. Elektronische Bücher dürfen in Deutschland und in Mitgliedstaaten der Europäischen Union geführt werden, § 146 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 2a AO; eine Verlagerung in einen Drittstaat braucht die Bewilligung der Finanzbehörde, § 146 Abs. 2b AO. Ohne sie droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro, § 146 Abs. 2c AO. Das betrifft Dienstleister und Software gleichermaßen. Unsere Daten liegen dauerhaft in der Europäischen Union, im Rechenzentrumsstandort Irland.

Angenommen sei eine GmbH mit 300.000 Euro Jahresumsatz; die Summe des Aufwands liegt darunter, also ist der Umsatz der Gegenstandswert, § 33 Abs. 6 Nr. 1 StBVV. Die volle Gebühr nach Tabelle C beträgt 359 Euro, die Mittelgebühr von 7/10 also 251,30 Euro je Monat und 3.015,60 Euro im Jahr. Hinzu kommt die Auslagenpauschale nach § 16 StBVV mit 20 Prozent der Gebühren, höchstens 20 Euro, bei monatlicher Abrechnung also 240 Euro im Jahr. Netto sind das 3.255,60 Euro, mit 19 Prozent Umsatzsteuer nach § 15 StBVV 3.874,16 Euro brutto.

Lesen Sie die Zahl mit dem Rahmen zusammen. Bei 300.000 Euro Gegenstandswert reicht der Rahmen des § 33 Abs. 1 StBVV von 861,60 bis 5.169,60 Euro im Jahr: Eine Kanzlei mit 2/10 ist günstiger als jede Software, eine mit 12/10 deutlich teurer. Eine angebotene Pauschale gehört gegen diesen Rahmen gehalten, denn eine unangemessen hohe vereinbarte Vergütung kann im Rechtsstreit bis zur Höhe der Verordnungsvergütung herabgesetzt werden, § 4 Abs. 2 StBVV.

Der Vergleich hat eine Leerstelle, und die ist keine Zahl. In der Gebühr des Steuerberaters stecken fachliches Urteil und eine Berufshaftpflicht. Wer selbst bucht, ersetzt beides durch eigene Sorgfalt, die Prüfungen der Software und, wo nötig, punktuelle Beratung. Bei gewöhnlichen Geschäftsvorfällen trägt das; bei Umstrukturierungen, Auslandsbezug oder einer laufenden Betriebsprüfung nicht.

Ein Wechsel gelingt am einfachsten zum Beginn eines Geschäftsjahres, weil dann keine unterjährige Naht entsteht. Möglich ist er jederzeit; sechs Dinge nehmen Sie mit.

1. Die Buchungen des laufenden Jahres. Lassen Sie sich einen Buchungsstapel im gängigen Kanzleiformat geben; er wird eingelesen und zu einer Summen- und Saldenliste verdichtet, sodass Sie auf dem vorhandenen Stand weiterbuchen. Der Weg: Buchungsstapel in eine Saldenliste umwandeln und Datenimport aus der Kanzleisoftware.
2. Die Saldenliste zum Stichtag. Prüfen Sie, dass Soll und Haben ausgeglichen sind und die Eröffnungswerte zum Vorjahresabschluss passen. Hintergrund: Summen- und Saldenliste.
3. Der Kontenrahmen. Klären Sie, ob nach SKR03 oder SKR04 gebucht wurde, und behalten Sie ihn bei; ein Wechsel mitten im Jahr macht jeden Vorjahresvergleich unlesbar. Erläuterung: SKR03 und SKR04 im Vergleich.
4. Die Vorjahreszahlen. Die Vergleichsspalte für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung lässt sich aus dem Vorjahresabschluss als PDF übernehmen.
5. Die offenen Posten und die Anlagen. Offene Debitoren und Kreditoren sowie das Anlagenverzeichnis mit Anschaffungswerten, Nutzungsdauern und Restbuchwerten.
6. Die Belege selbst. Die Aufbewahrungspflicht trifft Sie, § 147 Abs. 1 und 3 AO. Fordern Sie sie maschinell auswertbar an, nicht als Sammel-PDF ohne Zuordnung.

Kündigungsfristen, Zurückbehaltungsrecht an Unterlagen und Übergabe behandelt Steuerberater kündigen. Ob überhaupt eine Pflicht besteht, Steuerberater-Pflicht. Was ohne Kanzlei geht und was nicht, Buchhaltung ohne Steuerberater.

1. Belege kommen auf drei Wegen herein. Per Upload, per Weiterleitung an ein eigenes Beleg-Postfach oder aus einer Bankanbindung. Die Anbindung über finAPI kostet 5 Euro je aktiver Verbindung und Monat; Ponto, Qonto Direct und der Import per CSV, MT940 und CAMT sind ohne Zuschlag.
2. Die KI liest den Beleg aus und schlägt die Buchung vor. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Brutto, Netto und Steuer, dazu das Konto nach SKR03 oder SKR04 und der Steuerschlüssel. Jeder Vorschlag trägt eine Sicherheit; ab 85 Prozent bucht die Software auf Wunsch selbst, darunter bestätigen Sie: Buchhaltung mit KI.
3. Bankumsätze werden den Rechnungen zugeordnet. Ein Zahlungseingang gleicht die offene Ausgangsrechnung aus, eine Abbuchung die Eingangsrechnung; offene Posten bleiben je Kunde und Lieferant sichtbar, und das Mahnwesen liest dieselbe Liste.
4. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entsteht aus dem Journal. Sie wird amtlich geprüft und nach Ihrer Freigabe über das ELSTER-Portal übermittelt, ebenso Zusammenfassende Meldung, Dauerfristverlängerung und Jahreserklärung.
5. Der Jahresabschluss kommt aus der Saldenliste. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und, wo nötig, Lagebericht entstehen nach HGB aus den eigenen Buchungen; der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist gratis. Danach folgen E-Bilanz nach § 5b EStG und die Offenlegung beim Unternehmensregister.
6. Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung werden vorbereitet. Modul und Berechnung sind kostenlos, die Übermittlung je Erklärung kostenpflichtig und nach amtlicher Prüfung. Wo ein Sachverhalt nicht für den Direktversand freigegeben ist, reichen Sie über das ELSTER-Portal oder über eine Kanzlei ein.
7. Buchungen werden festgeschrieben. Korrekturen laufen als Storno, nicht als Löschung: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, § 146 Abs. 4 AO.
8. Die Übergabe an eine Kanzlei bleibt offen. Über den Export aus Kanzlei Software gehen Buchungsstapel und Saldenliste im gewohnten Format an Ihren Steuerberater. Sie können also jederzeit selbst buchen und die Kanzlei prüfen, den Abschluss aufstellen oder die Erklärungen einreichen lassen.
9. Beschlüsse, Fristen und Bescheide laufen mit. Gesellschafterbeschlüsse zur Feststellung und zur Ergebnisverwendung entstehen im Beschlussmanagement und werden digital unterschrieben; die Kapitalertragsteuer-Anmeldung bei einer Ausschüttung gehört dazu. Termine, eingereichte Erklärungen und Bescheide stehen im Finanzamt-Cockpit. Wo Sie nicht weiterkommen, gibt es die persönliche Begleitung zu 100 Euro je Stunde nach kostenloser Einschätzung.

• § 2 StBerG Begriff der Hilfeleistung · § 3 StBerG Befugte · § 5 StBerG Verbot · § 6 StBerG Ausnahmen · § 57 StBerG Berufspflichten
• § 33 StBVV Buchführung · § 34 StBVV Lohnbuchführung · § 35 StBVV Abschlussarbeiten · § 24 StBVV Steuererklärungen · Anlage 3 StBVV Tabelle C
• § 1 StBVV Anwendungsbereich · § 4 StBVV Vereinbarung der Vergütung · § 11 StBVV Rahmengebühren · § 15 StBVV Umsatzsteuer · § 16 StBVV Auslagenersatz
• § 238 HGB Buchführungspflicht · § 41 GmbHG Buchführung der Gesellschaft · § 267 HGB und § 267a HGB Größenklassen
• § 34 AO Pflichten der Vertreter · § 69 AO Haftung · § 146 AO Ordnungsvorschriften · § 147 AO Aufbewahrung · § 149 AO Abgabefristen · § 150 AO Steuererklärungen
• Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeitung über EUR-Lex, Lesefassung bei dejure.org · § 203 StGB Privatgeheimnisse

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