Vertragsmanagement · Kanzlei
Verträge Ihrer Mandanten in einer Kanzlei-Lösung überwachen
Kanzleien betreuen oft Dutzende Mandanten mit jeweils eigenen Miet-, Leasing-, Versicherungs- und Softwareverträgen. Unser Vertragsmanagement legt jede Gesellschaft getrennt an, liest Verträge per KI aus und meldet Kündigungsfristen frühzeitig – damit keine automatische Verlängerung übersehen wird.
Warum Kanzleien ein eigenes Vertragsmanagement brauchen
Verträge sind steuerlich relevant
Miet-, Leasing-, Darlehens- und Dienstleistungsverträge Ihrer Mandanten wirken direkt auf Buchführung und Jahresabschluss. Wer die Laufzeiten und Konditionen kennt, erkennt Abgrenzungen, Rückstellungen und dauernde Lasten früher. Statt in E-Mail-Anhängen und Aktenordnern zu suchen, sehen Sie je Mandant ein durchsuchbares Register mit allen aktiven Verträgen.
Fristen sind ein Haftungsthema
Übersieht ein Mandant eine Kündigungsfrist, ist die Enttäuschung schnell bei der Kanzlei. Mit automatisch berechneten Kündigungsterminen und Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher geben Sie Ihren Mandanten Sicherheit, ohne selbst jeden Kalender führen zu müssen.
Ein Login, viele Gesellschaften
Jede Mandantengesellschaft ist eine eigene Einheit mit eigenem Vertragsregister, eigener Weiterleitungsadresse und eigener Kostenauswertung. Sie wechseln bequem zwischen den Mandanten, ohne Daten zu vermischen.
So arbeiten Sie mit mehreren Mandanten
- Je Gesellschaft eine eigene Weiterleitungsadresse (vertrag-…@vertraege.jahresabschluss.io): Der Mandant leitet Verträge direkt als E-Mail weiter, eine Nachricht darf mehrere Verträge enthalten.
- Alternativ laden Sie oder Ihr Mandant Verträge als PDF, PNG, JPG oder WEBP bis 20 MB hoch – Text- und Scan-PDF werden erkannt.
- Die KI liest Vertragspartner, Vertragsnummer, Kategorie, Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Hauptentgelt und Zahlungsrhythmus aus.
- Unsichere Felder werden markiert und nicht geraten – Sie prüfen genau die Stellen, die eine fachliche Freigabe brauchen.
- Je Vertrag hinterlegen Sie einen Verantwortlichen, sodass klar ist, wer beim Mandanten die Kündigung auslösen muss.
Klauseln erkennen, bevor der Mandant fragt
Die KI hebt riskante Klauseln hervor: automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Preisgleit- und Indexklauseln, Haftungsbegrenzungen, Vertragsstrafen, außerordentliche Kündigungsrechte, Exklusivität, Wettbewerbsverbote und Gerichtsstand. Jede Klausel erscheint als verständliche Zusammenfassung im Klartext samt Originalwortlaut und ist nach Relevanz in hoch, mittel und niedrig sortiert. So sind Sie im Mandantengespräch vorbereitet, statt den Vertrag erst am Termin zu lesen. Für die Kanzlei bedeutet das: Sie erkennen eine langfristige Bindung oder eine Preisanpassungsklausel schon bei der Ablage und können den Mandanten proaktiv ansprechen, statt reaktiv zu suchen. Der Originalwortlaut liegt jeder Zusammenfassung bei, sodass Sie im Zweifel direkt die maßgebliche Vertragsstelle zitieren.
Auswertungen, die in die Beratung einfließen
Kosten je Mandant
Aus den hinterlegten wiederkehrenden und einmaligen Zahlungen entsteht eine Hochrechnung auf Monats- und Jahresbasis, aufgeschlüsselt nach Kategorie und Richtung (Ausgabe oder Einnahme). Sie erkennen auf einen Blick, wofür ein Mandant wiederkehrend Geld bindet.
Export für Akte und Kalender
Das gesamte Vertragsregister lässt sich als CSV exportieren, einzelne Fristen als ICS-Termin in den Kalender übernehmen. So dokumentieren Sie Fristen revisionssicher und behalten sie parallel im gewohnten Kalender im Blick.
Anschluss an die Liquiditätsplanung
Die finanziellen Verpflichtungen aus den Verträgen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen – wiederkehrende Belastungen landen dort automatisch statt in einer separaten Liste.
Datenschutz und Konditionen
Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar. Für eine Kanzlei mit mehreren Mandanten legen Sie je betreute Gesellschaft eine eigene Einheit an.
Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland und ist auf die DSGVO ausgelegt. Vertragsdaten Ihrer Mandanten bleiben je Gesellschaft getrennt. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase und wird laufend erweitert.
In der Kanzlei-Praxis lässt sich das Vertragsmanagement mit den anderen Modulen kombinieren: Erkenntnisse aus Verträgen – etwa dauernde Lasten oder Leasingverpflichtungen – fließen in Buchhaltung und Jahresabschluss desselben Mandanten ein, ohne dass Sie Informationen doppelt erfassen müssen.
Häufige Fragen
Kann ich als Kanzlei Verträge für mehrere Mandanten getrennt verwalten?
Ja. Jede Mandantengesellschaft ist eine eigene Einheit mit eigenem Vertragsregister, eigener E-Mail-Weiterleitungsadresse und eigener Kostenauswertung. Die Daten der Mandanten werden nicht vermischt, und Sie wechseln über ein Login zwischen den Gesellschaften.
Muss der Mandant seine Verträge selbst hochladen?
Nicht zwingend. Der Mandant kann Verträge einfach an die Weiterleitungsadresse der Gesellschaft senden, alternativ laden Sie oder er sie als Datei hoch. Beide Wege landen im selben Register, das anschließend per KI ausgelesen wird.
Wie zuverlässig ist die automatische Auslesung?
Die KI erkennt Vertragspartner, Fristen, Entgelte und Klauseln aus Text- wie Scan-PDF. Felder, bei denen die KI unsicher ist, werden markiert statt geraten. So prüfen Sie gezielt die Stellen, die eine fachliche Freigabe erfordern, und übernehmen den Rest schnell.
Bekommen wir rechtzeitig Bescheid vor einer Kündigungsfrist?
Der Kündigungstermin wird aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist berechnet und bei automatischer Verlängerung fortgeschrieben. Erinnerungen gehen standardmäßig 60, 30 und 7 Tage vorher per E-Mail und in der Anwendung raus; die Vorlaufzeiten lassen sich anpassen.
Was kostet das Vertragsmanagement für eine Kanzlei?
Der Preis liegt bei 49 € pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar. Für jede betreute Mandantengesellschaft rechnen Sie eine Einheit. Das Modul ist DSGVO-konform, wird auf Servern in Deutschland betrieben und befindet sich in der Beta-Phase.