GmbH
Vertragsmanagement für Geschäftsführer einer GmbH
Als GmbH-Geschäftsführer haften Sie für die Sorgfalt der Geschäftsführung – auch dafür, dass Verträge sauber verwaltet und Fristen eingehalten werden. Dieses Modul gibt Ihnen die Übersicht: alle Verträge Ihrer Gesellschaft zentral, Fristen automatisch überwacht, kritische Klauseln im Klartext. Bei mehreren Gesellschaften bleibt alles sauber getrennt.
Sorgfaltspflicht braucht Übersicht
Die Geschäftsführung einer GmbH umfasst die ordentliche Verwaltung der Verträge. Ohne System ist das kaum belegbar: Wer weiß, welche Verträge bestehen, wann sie enden und welche Verpflichtungen sie auslösen?
- Zentrales, durchsuchbares Vertragsregister je Gesellschaft
- Status-Lebenszyklus von aktiv über in Prüfung bis gekündigt oder ausgelaufen
- Zusatzdokumente wie Nachträge und Kündigungsschreiben je Vertrag abgelegt
- Klare Zuordnung eines Verantwortlichen je Vertrag
Kritische Klauseln nicht übersehen
Gerade GmbH-Verträge enthalten oft weitreichende Klauseln: Haftungsbegrenzungen, Vertragsstrafen, Exklusivität oder Wettbewerbsverbote. Solche Punkte übersieht man leicht, wenn niemand jeden Vertrag Zeile für Zeile liest.
Die Klausel-Erkennung fasst automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Preisgleit- und Indexklauseln, außerordentliche Kündigung, Gerichtsstand und mehr in Klartext zusammen – mit Originalwortlaut und sortiert nach Relevanz. So sehen Sie das Wesentliche zuerst.
Fristen, die kein Jahr kosten
Automatisch berechnet
Der Kündigungstermin ergibt sich aus Laufzeitende minus Frist und rollt bei automatischer Verlängerung weiter. Kein Termin muss von Hand nachgehalten werden.
Mehrstufig erinnert
60, 30 und 7 Tage vorher erinnert die Software per E-Mail und in der Übersicht – anpassbar, wenn ein Vertrag mehr Verhandlungsvorlauf braucht.
Rechtssicher dokumentiert
Kündigungsschreiben und Nachträge legen Sie direkt beim Vertrag ab, sodass der gesamte Verlauf nachvollziehbar bleibt.
Mehrere Gesellschaften sauber getrennt
Viele Geschäftsführer verantworten mehr als eine GmbH oder eine Unternehmensgruppe. Das Modul wird je Gesellschaft geführt und abgerechnet, sodass Verträge nicht durcheinandergeraten.
- Eigenes Vertrags-Postfach und Register je Gesellschaft
- 49 Euro pro Monat je Gesellschaft, monatlich kündbar
- Getrennte Kosten-Hochrechnung je Gesellschaft
- Passt zum Aufbau von jahresabschluss.io mit einer Gesellschaft je Modulzugang
Teil des Finanz-Gesamtbildes
Verträge sind für eine GmbH kein isoliertes Thema, sondern laufende Verpflichtungen, die Liquidität binden. Die Software rechnet diese je Kategorie und Richtung auf Monat und Jahr hoch und kann die Zahlen in die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul überführen.
Zusammen mit Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuer entsteht so ein durchgängiges Bild Ihrer Gesellschaft – DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Für die Geschäftsführung ist neben der reinen Verwaltung auch die Nachweisbarkeit wichtig. Ein zentrales Register mit klaren Status, hinterlegten Originaldokumenten, Nachträgen und Kündigungsschreiben zeigt jederzeit, welche Verpflichtungen die Gesellschaft eingegangen ist und wie mit ihnen umgegangen wurde. Kommt es zu einem Wechsel in der Geschäftsführung oder zu einer Prüfung, ist der Vertragsbestand nicht in Köpfen und privaten Postfächern verstreut, sondern geordnet und übergabefähig an einer Stelle abgelegt.
Auch die finanzielle Seite lässt sich für eine GmbH sauber abbilden. Die Kosten-Hochrechnung nach Kategorie und Richtung trennt Ausgaben und Einnahmen und zeigt die monatliche und jährliche Belastung aus laufenden Verträgen. Diese Zahlen können in die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul einfließen und ergänzen so das Bild, das Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuer ohnehin liefern. Führen Sie mehrere Gesellschaften, bleibt jede für sich abgerechnet und getrennt, was gerade bei Beteiligungsstrukturen oder einer Holding die Übersicht erhält. So wird das Vertragsmanagement zu einem belastbaren Baustein einer ordentlichen Geschäftsführung, statt eine weitere lose Insellösung zu sein.
Häufige Fragen
Warum ist Vertragsmanagement für eine GmbH wichtig?
Die Geschäftsführung trägt Sorgfaltspflichten, zu denen auch die ordentliche Verwaltung der Verträge gehört. Ein zentrales Register mit überwachten Fristen macht diese Sorgfalt nachvollziehbar und verhindert, dass sich Verträge unbemerkt verlängern oder Klauseln übersehen werden.
Kann ich mehrere GmbHs getrennt führen?
Ja. Jede Gesellschaft erhält ein eigenes Vertrags-Postfach und ein eigenes Register, die Abrechnung erfolgt je Gesellschaft mit 49 Euro pro Monat. So bleiben die Verträge verschiedener Gesellschaften oder Beteiligungen sauber getrennt.
Erkennt die Software auch riskante Klauseln?
Die Klausel-Erkennung markiert automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Haftungsbegrenzung, Vertragsstrafen, Exklusivität, Wettbewerbsverbot, Gerichtsstand und weitere Punkte, fasst sie in Klartext zusammen und hinterlegt den Originalwortlaut. Die Klauseln sind nach Relevanz sortiert.
Wie fügt sich das ins übrige Rechnungswesen ein?
Das Vertragsmanagement ist ein Modul von jahresabschluss.io neben Jahresabschluss, Buchhaltung, Steuer und Treasury. Die finanziellen Verpflichtungen aus Verträgen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen, sodass ein durchgängiges Finanzbild entsteht.
Bleiben die Vertragsdaten in Deutschland?
Ja. Die Server stehen in Deutschland und die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Für eine GmbH, die mit sensiblen Vertrags- und Vergütungsdaten arbeitet, ist das ein wichtiger Punkt gegenüber verstreuter Ablage in privaten Postfächern. Innerhalb der Software greifen zudem dieselben Zugangs- und Sicherheitsvorkehrungen wie in den übrigen Modulen von jahresabschluss.io, sodass Ihre Vertrags- und Vergütungsdaten geschützt an einer Stelle liegen.