Vertragsdatenbank
Die zentrale Vertragsdatenbank für Ihr Unternehmen
Wo liegt eigentlich der aktuelle Wartungsvertrag – im Ordner, im Postfach oder auf dem Server? Ohne zentrale Datenbank kostet jede Antwort Zeit. Dieses Modul führt alle Verträge in einer durchsuchbaren Datenbank zusammen, angereichert mit KI-ausgelesenen Daten, Fristen, Kosten und den zugehörigen Dokumenten – strukturiert statt verstreut.
Strukturiert statt verstreut
Eine Vertragsdatenbank ist mehr als ein Dokumentenspeicher. Sie hält zu jedem Vertrag strukturierte Felder bereit, die die KI beim Auslesen füllt – so wird jeder Vertrag durchsuchbar und auswertbar.
- Vertragspartner mit Rolle, Vertragsnummer und Kategorie
- Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist und Verlängerung
- Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus, Währung und Richtung
- Wichtige Klauseln in Klartext mit Originalwortlaut
Finden statt suchen
Der Wert einer Datenbank zeigt sich in dem Moment, in dem Sie etwas suchen. Das Register ist durchsuchbar und lässt sich nach Kategorien filtern, sodass Sie den passenden Vertrag in Sekunden öffnen statt Ordner zu durchblättern.
Der Status-Lebenszyklus von aktiv über in Prüfung bis gekündigt oder ausgelaufen zeigt zugleich, in welchem Zustand jeder Vertrag ist. So bleibt die Datenbank auch bei vielen Einträgen übersichtlich.
Alle Dokumente beim Vertrag
Original
Das ursprüngliche Vertragsdokument liegt in der Datenbank – als Text-PDF oder Scan, je nachdem, wie es hereinkam.
Nachträge
Änderungen und Ergänzungen legen Sie direkt beim Vertrag ab, sodass immer klar ist, welche Fassung aktuell gilt.
Kündigungsschreiben
Auch das Kündigungsschreiben gehört in die Akte. So ist der gesamte Lebenslauf eines Vertrags an einer Stelle dokumentiert.
Datenbank, die mitdenkt
Anders als ein statisches Archiv arbeitet diese Vertragsdatenbank aktiv mit. Fristen und Kosten werden aus den erfassten Feldern abgeleitet und aktuell gehalten.
- Kündigungstermine automatisch berechnet und rollend bei Verlängerung
- Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher per E-Mail und Übersicht
- Monats- und Jahres-Hochrechnung der Kosten nach Kategorie und Richtung
- Kann die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen
Exportierbar und je Gesellschaft getrennt
Die Daten gehören Ihnen: Das gesamte Vertragsregister lässt sich als CSV exportieren, einzelne Fristen als ICS für Ihren Kalender. So bleiben Sie beweglich und können jederzeit eigene Auswertungen bauen.
Jede Gesellschaft hat ihre eigene Datenbank und ihr eigenes Postfach. Das Modul kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft und läuft DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Der praktische Wert einer Vertragsdatenbank hängt daran, wie gut sie mit dem Bestand mitwächst. Bei wenigen Verträgen genügt der Blick in die Liste; bei mehreren Dutzend entscheidet die Struktur. Deshalb ist jeder Vertrag über gleiche Felder erschlossen – Partner, Rolle, Nummer, Kategorie, Laufzeit, Entgelt und Richtung – und über Suche und Kategoriefilter gezielt auffindbar. So bleibt die Datenbank auch dann übersichtlich, wenn Miet-, Versicherungs-, Leasing-, Wartungs- und Lieferantenverträge nebeneinander liegen.
Über die reine Ablage hinaus verknüpft die Datenbank die Vertragsdaten mit den Abläufen, die daraus folgen. Aus Laufzeit und Frist entstehen Kündigungstermine, aus Entgelt und Zahlungsrhythmus die Kosten-Hochrechnung und aus dem Vertragstext die Klauselübersicht. Jede dieser Ableitungen bleibt beim Vertrag gebündelt, sodass Sie an einer Stelle sehen, was ein Vertrag kostet, wann er endet und welche Besonderheiten er enthält. Ändert sich etwas, legen Sie den Nachtrag bei; endet der Vertrag, hält der Status das fest. Und weil das gesamte Register als CSV und die Fristen als ICS exportierbar sind, bleibt Ihre Datenbank offen und lässt sich jederzeit in andere Programme überführen.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine Vertragsdatenbank von einem Dateiordner?
Ein Ordner speichert nur Dateien. Die Vertragsdatenbank hält zu jedem Vertrag strukturierte Felder bereit, die die KI ausliest, macht sie durchsuchbar und filterbar und leitet daraus Fristen und Kosten ab. Sie ist damit aktiv nutzbar statt nur ein Ablageort.
Wie schnell finde ich einen Vertrag?
Über die Suche und den Kategoriefilter grenzen Sie das Register in Sekunden ein und öffnen den passenden Vertrag samt Original, Nachträgen und Kündigungsschreiben. Der Status zeigt zusätzlich, ob der Vertrag aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen ist.
Kann ich die Datenbank exportieren?
Ja. Das vollständige Vertragsregister exportieren Sie als CSV, etwa für eine Auswertung in Ihrer Tabellenkalkulation. Einzelne Fristen exportieren Sie als ICS-Datei für Google Calendar und andere Kalenderprogramme. Ihre Daten bleiben jederzeit verfügbar.
Werden mehrere Gesellschaften in einer Datenbank vermischt?
Nein. Jede Gesellschaft erhält ihre eigene Vertragsdatenbank und ihr eigenes Postfach. Die Abrechnung erfolgt je Gesellschaft mit 49 Euro pro Monat, sodass die Verträge sauber getrennt bleiben.
Sind die Daten in Deutschland gespeichert?
Ja. Die Vertragsdatenbank liegt auf Servern in Deutschland und wird DSGVO-konform betrieben. Damit liegen Ihre Verträge zentral und geschützt statt verstreut über Postfächer, Laufwerke und lokale Rechner. Wollen Sie die Datenbank sichern oder verlassen, exportieren Sie das vollständige Register als CSV und die Fristen als ICS, sodass Ihre Daten offen bleiben und nicht in der Software eingeschlossen sind.