Digitalisierung
Verträge digitalisieren und an einem Ort verwalten
In vielen Betrieben liegen Verträge noch im Aktenordner, als PDF im Postfach oder als Scan auf irgendeinem Laufwerk. Suchen kostet Zeit, Fristen bleiben unsichtbar. Diese Software führt alles zusammen: Sie scannen oder leiten Verträge weiter, die KI liest sie aus, und Sie verwalten sie zentral in einem durchsuchbaren Register.
Vom Papier in die Software
Die Digitalisierung Ihrer Verträge muss kein Großprojekt sein. Sie scannen bestehende Papierverträge oder leiten vorhandene PDF weiter – die KI verarbeitet Text-PDF ebenso wie eingescannte Dokumente.
- PDF, PNG, JPG und WEBP bis 20 MB werden verarbeitet
- Text- und Scan-PDF gleichermaßen ausgelesen
- Sammel-Mails mit mehreren Verträgen werden getrennt
- Nach und nach wandert der Aktenordner in die digitale Übersicht
Ein Register statt vieler Ablagen
Der eigentliche Gewinn der Digitalisierung ist nicht das Scannen, sondern die Ordnung danach. Statt in Ordnern, Postfächern und Laufwerken zu suchen, finden Sie jeden Vertrag im durchsuchbaren Register wieder.
Kategoriefilter und ein klarer Status-Lebenszyklus von aktiv über in Prüfung bis gekündigt oder ausgelaufen sorgen dafür, dass Sie auch bei vielen Verträgen den Überblick behalten. Zu jedem Vertrag legen Sie Zusatzdokumente wie Nachträge und Kündigungsschreiben ab.
Digitalisieren heißt: Fristen sichtbar machen
Aus Text werden Daten
Die KI liest Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist und Verlängerung aus. Aus einem statischen Dokument wird ein Datensatz, der Fristen kennt.
Termine berechnen sich
Der Kündigungstermin ergibt sich aus Laufzeitende minus Frist und rollt bei automatischer Verlängerung weiter – ohne manuelles Nachtragen.
Erinnerungen laufen mit
60, 30 und 7 Tage vorher werden Sie per E-Mail und in der Übersicht erinnert. Digitalisierung wird so unmittelbar nützlich.
Suchen und finden statt blättern
Ein digitales Vertragsarchiv ist nur so gut wie seine Auffindbarkeit. Das Register ist durchsuchbar und filterbar, sodass Sie Verträge nach Kategorie eingrenzen und schnell die richtige Fassung finden.
- Durchsuchbares Vertragsregister
- Filter nach Kategorie
- Original, Nachträge und Kündigungsschreiben je Vertrag
- CSV-Export für eigene Auswertungen
Sicher und ortsunabhängig
Digitale Verträge sind von überall zugänglich – aus dem Büro, dem Homeoffice oder unterwegs. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und werden DSGVO-konform verarbeitet, statt auf privaten Rechnern und in einzelnen Postfächern zu verstreuen.
Das Modul kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar. So digitalisieren Sie Ihre Verträge zu überschaubaren, kalkulierbaren Kosten.
Ein häufiger Grund, die Digitalisierung aufzuschieben, ist die Sorge vor dem Aufwand des Anfangs. Diese Sorge ist hier unbegründet, weil Sie nicht alles auf einmal erledigen müssen. Neue Verträge fließen ohnehin über das Postfach ein, und den Altbestand digitalisieren Sie in ruhigen Momenten Stück für Stück – ein Stapel Scans, ein voller Postfach-Ordner oder eine Sammel-Mail mit mehreren Anhängen genügen jeweils.
Der eigentliche Gewinn entsteht danach: Aus statischen Dateien werden auswertbare Datensätze. Die KI übersetzt jeden Vertrag in strukturierte Felder, macht ihn durchsuchbar und leitet Fristen und Kosten daraus ab. Ein Dokument, das im Ordner nur Platz belegt hätte, meldet sich nun von selbst, bevor eine Kündigungsfrist abläuft. Weil alle Verträge derselben Gesellschaft an einem Ort liegen und je Vertrag ein Verantwortlicher hinterlegt ist, weiß außerdem immer jemand Bescheid, unabhängig davon, wer den Vertrag ursprünglich abgeschlossen oder abgelegt hat.
Häufige Fragen
Muss ich alle Verträge auf einmal digitalisieren?
Nein. Sie können nach und nach vorgehen: Neue Verträge leiten Sie direkt ins Postfach weiter, alte scannen oder laden Sie hoch, wenn es passt. Die KI verarbeitet Scans genauso wie Text-PDF, sodass auch der Altbestand Schritt für Schritt digital wird.
Werden eingescannte Verträge auch ausgelesen?
Ja. Die KI verarbeitet sowohl Text-PDF als auch eingescannte Dokumente sowie PNG-, JPG- und WEBP-Dateien bis 20 MB. Aus dem Scan werden strukturierte Vertragsdaten, und unsichere Felder werden zur Prüfung markiert.
Wie finde ich später einen bestimmten Vertrag wieder?
Alle Verträge liegen in einem durchsuchbaren Register, das sich nach Kategorien filtern lässt. Statt in Ordnern zu blättern, grenzen Sie die Suche ein und öffnen den passenden Vertrag samt Zusatzdokumenten wie Nachträgen und Kündigungsschreiben.
Was habe ich von der Digitalisierung konkret?
Digitale Verträge sind auffindbar und ihre Fristen werden sichtbar. Die Software berechnet Kündigungstermine, erinnert Sie mehrstufig und rechnet die Kosten hoch. Aus einem toten Aktenordner wird ein lebendiges Register, das aktiv mitarbeitet.
Sind digitale Verträge sicher?
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und werden DSGVO-konform verarbeitet. Zentrale, geschützte Ablage ist in der Regel sicherer als Verträge, die über private Postfächer, USB-Sticks und lokale Ordner verteilt sind. Zusätzlich sind Ihre Verträge nach der Digitalisierung von jedem Standort aus zugänglich, ohne dass ein bestimmter Rechner oder ein einzelner USB-Stick zum Nadelöhr wird.