Fristenmanagement

Vertragsfristen im Griff – dreistufig und automatisch

Fristenmanagement scheitert selten am Wollen, sondern am Nachhalten. Ein Termin in einem Kalender, eine Notiz im Ordner, eine Erinnerung im Kopf – und trotzdem rutscht etwas durch. Dieses Modul führt alle Vertragsfristen an einem Ort zusammen, berechnet sie selbst und erinnert dreistufig, 60, 30 und 7 Tage vor dem Termin.

Warum das 60/30/7-Prinzip funktioniert

Eine einzige Erinnerung ist riskant: Sie kann im Urlaub, in einem vollen Postfach oder in einer stressigen Woche untergehen. Deshalb erinnert die Software dreistufig und gibt Ihrem Fristenmanagement Puffer.

  • 60 Tage vorher: Zeit für Grundsatzentscheidung und Verhandlung
  • 30 Tage vorher: Erinnerung zur konkreten Vorbereitung
  • 7 Tage vorher: letzter Anstoß, bevor die Frist abläuft
  • Vorlaufzeiten je Vertrag anpassbar

Alle Fristen an einem Ort

Statt Termine über Kalender, Tabellen und Ordner zu verteilen, entstehen die Fristen dort, wo die Verträge liegen. Die KI liest Laufzeitende und Kündigungsfrist aus, und die Software berechnet daraus den Kündigungstermin – ganz ohne manuelles Übertragen.

In der In-App-Übersicht sehen Sie alle anstehenden Termine gebündelt. So wird aus vielen einzelnen Fristen ein einziges, überschaubares Fristenmanagement, das sich selbst aktuell hält.

Zuständigkeit klar geregelt

Ein Verantwortlicher je Vertrag

Sie ordnen jedem Vertrag eine verantwortliche Person zu. Diese erhält die Erinnerungen, sodass eine Frist nie im Niemandsland zwischen Abteilungen verschwindet.

Zwei Kanäle

Erinnerungen kommen per E-Mail und erscheinen in der Übersicht. Wer den Posteingang im Blick hat, wird zuverlässig erreicht.

Rollende Termine

Bei automatischer Verlängerung rollt der Kündigungstermin auf den nächsten Stichtag weiter, und die Erinnerungskette startet erneut.

Vom Termin in den Kalender

Fristenmanagement muss sich in Ihre gewohnten Abläufe einfügen. Deshalb exportieren Sie einzelne Fristen als ICS-Datei und lesen sie in Google Calendar oder andere Programme ein.

  • ICS-Export je Frist, auch für Google Calendar
  • CSV-Export des gesamten Vertragsregisters
  • Filter nach Kategorie für gezielte Auswertungen
  • Status-Lebenszyklus zeigt, welche Verträge aktiv, gekündigt oder ausgelaufen sind

Fristen als Teil der Finanzplanung

Fristen und Kosten hängen zusammen: Wer einen Vertrag kündigt oder verlängert, verändert seine laufenden Ausgaben. Die Software rechnet die finanziellen Verpflichtungen je Vertrag auf Monat und Jahr hoch und kann sie in die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul überführen.

So wird Fristenmanagement mehr als eine Terminliste – es wird Teil Ihrer Finanzplanung. Das Modul kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft und läuft DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.

Damit ein Fristenmanagement im Alltag trägt, muss es auch mit Ausnahmen umgehen. Fällt eine verantwortliche Person aus, lässt sich die Zuständigkeit je Vertrag ändern, sodass die Erinnerungen an die richtige Person gehen. Braucht ein Vertrag ausnahmsweise mehr Vorlauf, etwa weil eine Ausschreibung oder eine interne Abstimmung ansteht, passen Sie die Vorlaufzeiten individuell an, ohne die Voreinstellung für alle anderen Verträge zu verändern.

Auch die Übersicht wächst mit Ihrem Vertragsbestand. Über den Kategoriefilter blenden Sie gezielt bestimmte Vertragsarten ein, und der Status zeigt, welche Verträge aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen sind. So bleibt das Fristenbild auch dann klar, wenn aus einer Handvoll Verträgen im Laufe der Zeit mehrere Dutzend werden. Wer die Termine zusätzlich im gewohnten Programm sehen möchte, exportiert einzelne Fristen als ICS-Datei; wer lieber eine Gesamtsicht auswertet, zieht das ganze Register als CSV. Beide Wege sorgen dafür, dass Ihr Fristenmanagement nicht in der Software gefangen bleibt, sondern sich in Ihre bestehenden Abläufe einfügt.

Häufige Fragen

Warum drei Erinnerungen statt einer?

Eine einzelne Erinnerung kann in Urlaub, Krankheit oder einem vollen Postfach untergehen. Die dreistufige Erinnerung 60, 30 und 7 Tage vorher gibt Ihnen zuerst Vorlauf für Entscheidungen und später einen letzten Anstoß. Die Vorlaufzeiten lassen sich je Vertrag anpassen.

Muss ich Fristen selbst eintragen?

Nein. Die KI liest Laufzeitende und Kündigungsfrist aus dem Vertrag aus, und die Software berechnet daraus den Kündigungstermin automatisch. Sie prüfen die ausgelesenen Werte, mehr ist nicht nötig, damit das Fristenmanagement greift.

Kann ich die Vorlaufzeiten ändern?

Ja. Die Standardstufen 60, 30 und 7 Tage sind anpassbar. Für Verträge, bei denen Sie mehr Verhandlungsvorlauf brauchen, verlängern Sie den Vorlauf; für kleinere Verträge genügt oft ein kürzerer Hinweis.

Was passiert bei Verträgen ohne festes Enddatum?

Bei automatischer Verlängerung rollt der Kündigungstermin auf den jeweils nächsten Stichtag weiter, und die Erinnerungskette startet erneut. Die Verlängerungsperiode wird dafür beim Auslesen erfasst, sodass die Software den nächsten möglichen Termin kennt.

Lassen sich die Fristen exportieren?

Einzelne Fristen exportieren Sie als ICS-Datei für Google Calendar und andere Kalender. Das gesamte Vertragsregister lässt sich zusätzlich als CSV exportieren, etwa für eine eigene Auswertung in der Tabellenkalkulation. So bleiben Ihre Fristen sowohl im gewohnten Kalender als auch in einer frei auswertbaren Gesamtsicht verfügbar, ohne dass Sie an die Software gebunden sind.