KI-Vertragsmanagement
Verträge automatisch auslesen und Fristen sicher überwachen
Verträge sammeln sich in Ordnern, Postfächern und Köpfen – und irgendwann verlängert sich einer davon still und leise. Unser KI-Vertragsmanagement liest jeden Vertrag aus, erkennt Kündigungsfristen und automatische Verlängerungen und erinnert Sie rechtzeitig. Sie leiten Verträge einfach per E-Mail weiter, die Software erledigt den Rest.
Was KI-Vertragsmanagement für Sie übernimmt
Statt Verträge manuell in eine Liste zu tippen, übergeben Sie das Auslesen der eigenen KI. Sie liest die relevanten Eckdaten aus dem Dokument und legt sie strukturiert ab – Felder, bei denen sie sich nicht sicher ist, markiert sie zur Prüfung, statt sie zu raten.
- Vertragspartner und dessen Rolle, Vertragsnummer und Kategorie
- Beginn, Laufzeitende und normalisierte Kündigungsfrist
- Automatische Verlängerung samt Verlängerungsperiode
- Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus, Währung und Richtung (Ausgabe oder Einnahme)
- Wichtige Klauseln in Klartext, sortiert nach Relevanz
Verträge per E-Mail ins Vertrags-Postfach
Eigene Weiterleitungsadresse
Jede Gesellschaft erhält eine eigene Adresse in der Form vertrag-…@vertraege.jahresabschluss.io. Kommt ein Vertrag per E-Mail herein, leiten Sie ihn dorthin weiter – schon landet er im Vertrags-Postfach.
Mehrere Verträge pro Mail
Eine Sammel-Mail mit mehreren Anhängen ist kein Problem: Die Software trennt die enthaltenen Verträge und legt sie einzeln an. Alternativ laden Sie Dokumente direkt hoch.
Alle Formate
PDF, PNG, JPG und WEBP bis 20 MB werden verarbeitet – Text-PDF ebenso wie eingescannte Papierverträge. So wandert auch der alte Aktenordner nach und nach in die digitale Übersicht.
Kündigungstermine, die sich selbst berechnen
Aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist entsteht automatisch der Kündigungstermin. Verlängert sich ein Vertrag automatisch, rollt der Termin auf den nächsten Stichtag weiter – Sie müssen keine Frist mehr im Kopf behalten oder in einen Kalender übertragen.
- Standard-Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vor dem Kündigungstermin
- Zustellung per E-Mail und in der In-App-Übersicht
- Vorlaufzeiten je nach Bedarf anpassbar
- Ein Verantwortlicher je Vertrag, der die Erinnerungen erhält
Von der Frist bis zur Liquidität – ein durchgängiger Ablauf
Klauseln verstehen
Automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Preisgleitklauseln oder Haftungsbegrenzungen werden erkannt, in Klartext zusammengefasst und mit Originalwortlaut hinterlegt.
Kosten hochrechnen
Wiederkehrende und einmalige Zahlungen je Vertrag ergeben eine Monats- und Jahres-Hochrechnung nach Kategorie und Richtung. Sie sehen auf einen Blick, was Ihre Verträge kosten.
In die Vorschau überführen
Die finanziellen Verpflichtungen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen – Verträge werden so Teil Ihrer Finanzplanung statt eine separate Insel.
In Deutschland gehostet, monatlich kündbar
Das Vertragsmanagement ist ein eigenständiges Modul von jahresabschluss.io und kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft. Es befindet sich in der Beta-Phase und ist monatlich kündbar – Sie gehen keine lange Bindung ein.
Die Server stehen in Deutschland, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Ihre Verträge bleiben damit dort, wo sie hingehören: in Ihrer Hand und nicht verstreut über private Postfächer und lokale Ordner.
Wer den Einstieg sucht, geht in drei Schritten vor: Gesellschaft anlegen, das automatisch erzeugte Vertrags-Postfach notieren und den ersten Vertrag per E-Mail dorthin weiterleiten oder direkt hochladen. Schon nach wenigen Augenblicken sehen Sie die ausgelesenen Eckdaten, prüfen die markierten Felder und geben den Vertrag frei. Ab diesem Moment arbeitet die Software im Hintergrund weiter, berechnet den Kündigungstermin, hinterlegt die erkannten Klauseln und beginnt, die Kosten hochzurechnen. Weil jedes Modul von jahresabschluss.io dieselbe Umgebung teilt, können diese Zahlen später Ihre Liquiditätsvorschau im Treasury speisen. So wird aus einer einzelnen ausgelesenen Datei nach und nach ein vollständiges, lebendiges Vertragsregister für Ihre Gesellschaft.
Häufige Fragen
Wie kommen meine Verträge in die Software?
Sie haben zwei Wege. Entweder leiten Sie den Vertrag per E-Mail an die individuelle Weiterleitungsadresse Ihrer Gesellschaft weiter, oder Sie laden das Dokument direkt hoch. Eine einzelne E-Mail darf dabei auch mehrere Verträge enthalten, die einzeln angelegt werden.
Erkennt die KI auch eingescannte Papierverträge?
Ja. Neben Text-PDF verarbeitet die Software auch Scans sowie PNG-, JPG- und WEBP-Dateien bis 20 MB. So digitalisieren Sie nach und nach auch Ihren bestehenden Aktenbestand und haben alle Verträge an einer Stelle.
Was passiert, wenn die KI ein Feld nicht sicher erkennt?
Unsichere Felder werden ausdrücklich zur Prüfung markiert und nicht erraten. Sie kontrollieren die ausgelesenen Werte, korrigieren bei Bedarf und geben den Vertrag frei. So bleibt die Datenqualität hoch und Fristen beruhen auf geprüften Angaben.
Verpasse ich damit wirklich keine Kündigungsfrist mehr?
Der Kündigungstermin wird aus Laufzeitende und Kündigungsfrist berechnet und rollt bei automatischer Verlängerung auf den nächsten Stichtag weiter. Standardmäßig erinnern wir 60, 30 und 7 Tage vorher per E-Mail und in der Übersicht. Die Vorlaufzeiten lassen sich anpassen.
Was kostet das Vertragsmanagement?
Das Modul kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar und befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Die Server stehen in Deutschland und die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform.