Vertragsmanagement · Postfach

Verträge einfach ans Vertrags-Postfach weiterleiten

Neue Verträge kommen fast immer per E-Mail. Statt Anhänge zu speichern und abzutippen, leiten Sie die Nachricht an Ihre persönliche Weiterleitungsadresse weiter. Die KI erfasst jeden Vertrag im Anhang, liest Partner, Fristen und Entgelte aus und legt ihn direkt im Register an.

Ihr eigenes Vertrags-Postfach

Eine Adresse je Gesellschaft

Jede Gesellschaft erhält eine eigene Weiterleitungsadresse nach dem Muster vertrag-…@vertraege.jahresabschluss.io. Diese Adresse hinterlegen Sie im Adressbuch oder als Weiterleitungsregel in Ihrem Postfach, sodass eingehende Verträge automatisch dort landen.

Mehrere Verträge in einer Mail

Sie müssen nicht jede Datei einzeln senden. Enthält eine Nachricht mehrere PDF-Anhänge, erkennt das System sie getrennt und legt für jeden Vertrag einen eigenen Eintrag an. Das spart Zeit, wenn ein Dienstleister ganze Vertragspakete schickt.

Upload als Alternative

Wo E-Mail nicht passt, laden Sie Verträge klassisch hoch – als PDF, PNG, JPG oder WEBP bis 20 MB. Text- und Scan-PDF werden gleichermaßen verarbeitet. Beide Wege füllen dasselbe durchsuchbare Register.

Was nach dem Weiterleiten passiert

  • Die KI liest Vertragspartner und dessen Rolle, Vertragsnummer, Kategorie sowie die Richtung (Ausgabe oder Einnahme) aus.
  • Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist und eine etwaige automatische Verlängerung samt Verlängerungsperiode werden erkannt und normalisiert.
  • Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus und Währung landen strukturiert im Datensatz.
  • Aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist entsteht automatisch der Kündigungstermin mit Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher.
  • Felder, bei denen die KI unsicher ist, werden markiert statt geraten – Sie bestätigen sie mit einem Klick.

Klauseln werden gleich mit ausgewertet

Neben den Stammdaten prüft die KI den Vertragstext auf riskante Klauseln: automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Preisgleit- und Indexklauseln, Haftungsbegrenzung, Vertragsstrafen, außerordentliche Kündigung, Exklusivität, Wettbewerbsverbot und Gerichtsstand. Jede Klausel erscheint als Zusammenfassung im Klartext mit Originalwortlaut und ist nach Relevanz in hoch, mittel und niedrig sortiert. So wissen Sie direkt nach dem Weiterleiten, worauf Sie achten müssen. Sie müssen den Vertrag nach dem Weiterleiten also nicht erst öffnen, um seine Risiken einzuschätzen – die wichtigsten Punkte stehen bereits im Eintrag. Enthält eine Sammelmail mehrere Verträge, erhält jeder Vertrag seine eigene Klauselübersicht und seinen eigenen Kündigungstermin.

Ordnung ohne Aufwand

Zusatzdokumente andocken

Zu jedem Vertrag sammeln Sie Original, Nachträge und später das Kündigungsschreiben an einer Stelle. Leiten Sie einen Nachtrag ans Postfach weiter, ordnen Sie ihn dem bestehenden Vertrag zu.

Status und Filter

Jeder Vertrag trägt einen Status – aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen. Über den Kategoriefilter und die Volltextsuche finden Sie einen Vertrag in Sekunden statt im Anhang-Archiv zu wühlen.

Export, wenn Sie ihn brauchen

Das Register lässt sich als CSV exportieren, einzelne Fristen als ICS-Termin in den Kalender übernehmen. Ihre Vertragsdaten bleiben so auch außerhalb der Anwendung nutzbar.

Sicher und fair

Die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland statt und ist DSGVO-konform ausgelegt. Ihre eingehenden Verträge werden ausschließlich der jeweiligen Gesellschaft zugeordnet.

Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar und befindet sich in der Beta-Phase. Es ergänzt die übrigen Module wie Buchhaltung und Jahresabschluss in derselben Umgebung.

Praktisch ist die Weiterleitung vor allem für wiederkehrende Post: Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Regel ein, die Nachrichten bestimmter Absender automatisch an die Weiterleitungsadresse schickt. So landen Verträge und Nachträge ohne manuelles Zutun im richtigen Register.

Häufige Fragen

Wie bekomme ich meine Weiterleitungsadresse?

Jede Gesellschaft erhält im Vertragsmanagement automatisch eine eigene Adresse nach dem Muster vertrag-…@vertraege.jahresabschluss.io. Diese hinterlegen Sie einfach als Kontakt oder als Weiterleitungsregel in Ihrem E-Mail-Programm, damit Verträge künftig direkt im Register landen.

Kann eine E-Mail mehrere Verträge enthalten?

Ja. Enthält eine Nachricht mehrere PDF-Anhänge, werden diese getrennt erkannt und als eigenständige Verträge angelegt. Sie müssen ein Vertragspaket eines Dienstleisters also nicht in Einzelmails aufteilen.

Werden auch eingescannte Verträge erkannt?

Ja. Das System verarbeitet sowohl Text-PDF als auch Scan-PDF sowie Bilddateien in den Formaten PNG, JPG und WEBP bis 20 MB. Bei eingescannten Dokumenten liest die KI den Text aus dem Bild und übernimmt die relevanten Vertragsangaben.

Was passiert mit unklaren Angaben im Vertrag?

Felder, bei denen die KI unsicher ist, werden gekennzeichnet und nicht geraten. Sie sehen auf einen Blick, welche Angaben eine Bestätigung brauchen, und übernehmen die eindeutig erkannten Werte direkt. So bleibt das Register verlässlich.

Kann ich Verträge auch ohne E-Mail erfassen?

Selbstverständlich. Neben dem Weiterleiten per E-Mail können Sie Verträge klassisch als Datei hochladen. Beide Wege füllen dasselbe durchsuchbare Register, in dem Fristen, Klauseln und Kosten zusammenlaufen. Sie entscheiden je Vertrag, welcher Weg für Sie am bequemsten ist – viele Unternehmen leiten laufende Post automatisch weiter und laden ältere Bestandsverträge gesammelt hoch.