Offenlegung beim Unternehmensregister: mit KI vom Abschluss zur einreichungsfertigen Datei

Offenlegung: die letzte Pflicht des Geschäftsjahres

§ 325 HGB verpflichtet Kapitalgesellschaften, ihren Jahresabschluss innerhalb von zwölf Monaten nach dem Bilanzstichtag elektronisch offenzulegen. Zuständig ist das Unternehmensregister – nicht mehr der Bundesanzeiger, bei dem offengelegte Abschlüsse nur abrufbar sind.

Die Pflicht wird konsequent durchgesetzt: Versäumt eine Gesellschaft die Frist, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein, das Ordnungsgeld beginnt bei 2.500 Euro (§ 335 HGB). Es trifft jedes Jahr tausende Gesellschaften, die schlicht zu spät fertig wurden – ein vermeidbarer Kostenpunkt.

Der Export für das Unternehmensregister

Am Ende des Abschluss-Prozesses steht ein Export, der genau das enthält, was Ihre Größenklasse offenlegen muss – nicht mehr und nicht weniger.

• Export im XML/XBRL-Format, wie das Unternehmensregister es verlangt
• Automatisch auf den Pflichtumfang der Größenklasse verkürzt
• Die Vollständigkeitsprüfung läuft vorher: Bilanz ausgeglichen, Pflichtbestandteile vorhanden, Registerdaten korrekt
• [BITTE ERGÄNZEN]-Marker im Anhang blockieren den Export, bis die Pflichtangaben ergänzt sind
• Die Einreichung nehmen Sie selbst vor – die Software liefert die fertige Datei

Je Größenklasse der richtige Umfang

Was offengelegt werden muss, unterscheidet sich erheblich – wer zu viel einreicht, verschenkt Diskretion ohne rechtlichen Gewinn.

So läuft die Einreichung ab

Die Software bereitet alles vor – die letzten Schritte gehören Ihnen, damit Sie die Kontrolle über die Veröffentlichung behalten.

• Abschluss fertigstellen und die Vollständigkeitsprüfung durchlaufen
• Offenlegungs-Export als XML/XBRL erzeugen
• Beim Unternehmensregister anmelden und die Datei einreichen
• Bei Kleinstkapitalgesellschaften: Hinterlegung statt Veröffentlichung wählen
• Die Einreichungsbestätigung zu den Unterlagen nehmen

Warum die Prüfung vor dem Export so wichtig ist

Eine fehlerhafte Offenlegung ist doppelt ärgerlich: Sie steht öffentlich im Register, und sie korrigiert sich nicht von selbst. Deshalb lässt die Software keinen Export zu, solange die Bilanz nicht ausgeglichen ist, Pflichtbestandteile fehlen oder Anhang-Entwürfe noch [BITTE ERGÄNZEN]-Marker enthalten. Was das Unternehmensregister erreicht, hat die Vollständigkeitsprüfung bestanden – und wurde von Ihnen freigegeben, denn die Verantwortung für die Offenlegung bleibt bei den gesetzlichen Vertretern.

Häufige Fragen

Wo muss ich den Jahresabschluss offenlegen?

Beim Unternehmensregister, elektronisch im vorgegebenen Format. Die Software erzeugt den passenden XML/XBRL-Export, automatisch auf den Pflichtumfang Ihrer Größenklasse verkürzt; die Einreichung nehmen Sie selbst vor.

Welche Frist gilt für die Offenlegung?

Zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag (§ 325 HGB). Bei Versäumnis leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein – das Ordnungsgeld beginnt bei 2.500 Euro (§ 335 HGB).

Muss ich die GuV veröffentlichen?

Kleine Gesellschaften nicht – sie legen nur die verkürzte Bilanz und den verkürzten Anhang offen. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen sogar hinterlegen statt veröffentlichen. Der Export enthält automatisch nur den Pflichtumfang Ihrer Größenklasse.

Was prüft die Software vor dem Export?

Die Vollständigkeitsprüfung kontrolliert unter anderem, dass die Bilanz ausgeglichen ist, alle Pflichtbestandteile vorliegen und die Registerdaten stimmen. Offene [BITTE ERGÄNZEN]-Marker im Anhang blockieren den Export.

Reicht die Software den Abschluss für mich ein?

Nein, bewusst nicht: Die Software erzeugt die einreichungsfertige Datei, die Einreichung beim Unternehmensregister nehmen Sie selbst vor. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, was wann veröffentlicht wird.

Was kostet die Offenlegungsfunktion?

Sie ist Teil des Jahresabschlusses – der erste Abschluss ist gratis, danach gilt der Festpreis je Größenklasse ab 250 Euro. Es gibt kein Abo, und die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt.