Business Central Export aus Kanzlei Software: Übergabe an die Steuerkanzlei und wann die Rohbilanz genügt

Fünf Ausgaben aus Business Central, die oft verwechselt werden

Angaben laut Microsoft Learn und Microsoft Marketplace, Stand: 1. November 2026.

Was Microsoft beschreibt und was Partner anbieten

Microsoft listet auf Learn die lokalen Funktionen der deutschen Version; ein Export aus Kanzlei Software gehört nicht dazu. Für den Datenzugriff der Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO gibt es dagegen die Seite „Geschäftsdaten exportieren“: Startdatum und Enddatum wählen, auf Wunsch das Ultimodatum einschließen, und Business Central packt Exportdateien und Logdatei in ein ZIP-Archiv. Ein Hinweis aus der Microsoft-Hilfe: wer identische Daten erneut exportiert, überschreibt die Dateien des ersten Exports. Unter den untersuchten künftigen Anforderungen nennt Microsoft ein Update dieses GoBD-Exports für den ersten Veröffentlichungszyklus 2027.

Im Microsoft Marketplace bieten Partner Kanzlei Software-Schnittstellen für Business Central an. Laut ihren Beschreibungen exportieren sie etwa Debitoren, Kreditoren, Sachkonten und Buchungen im Kanzlei Software-Format, teils mit Import von Buchungsstapeln oder einer Ausgabe von Summen- und Saldenlisten nach Konten aus Kanzlei Software. Welcher Umfang zu Ihrer Kanzlei passt, klären Sie mit dem Anbieter und der Kanzlei; diese Seite bewertet keine Partnerprodukte.

Für jede Kanzlei Software-Übergabe zählt der Kontenrahmen. SKR 03 oder SKR 04 sind in der Microsoft-Dokumentation nicht beschrieben, Partner bieten Vorlagen dafür an. Arbeitet die Gesellschaft mit dem Kontenplan der Gruppe, braucht die Übergabe eine Zuordnung der Business-Central-Konten zu den Konten der Kanzlei.

Übergabe an die Steuerkanzlei: drei Wege

Wie ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software hier angenommen wird

Laden Sie hier einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software hoch, öffnet sich der Dialog „Buchungsstapel aus Kanzlei Software — wir übernehmen das für Sie“. Der Grund steht darin ausdrücklich: ein Buchungsstapel enthält je nach Programm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel, automatisch eingelesen entsteht daraus leicht eine unbemerkt unvollständige Bilanz. Deshalb prüft das Einrichtungsteam jede Datei und richtet die Summen- und Saldenliste ein; Sie erhalten eine Nachricht, sobald sie bereitsteht.

Ein ZIP-Archiv wird vor dem Einreichen ausgepackt. Im Nachrichtenfeld halten Sie fest, aus welchem Programm die Datei stammt und ob Eröffnungswerte enthalten sind; bei Business Central gehört dazu, welche Partner-App den Stapel erzeugt hat und welcher Kontenrahmen dahintersteht. Dateien über 40 MB senden Sie per E-Mail.

Wer nur sehen will, was in einem Stapel steckt, nutzt den kostenlosen Umwandler im Ratgeber. Er arbeitet lokal im Browser und ohne Anmeldung und verdichtet Buchungsstapel-Dateien im CSV- oder TXT-Format zu einer Summen- und Saldenliste. ZIP-Dateien müssen vorher entpackt werden; fehlen Saldenvorträge, zeigen Bestandskonten nur die Bewegungen des Zeitraums.

Beispiel: ein Stapel ohne Saldovortrag

Drei Bestandskonten einer GmbH für 2025; Beträge frei gewählt, Haben negativ.

Checkliste für Gesellschaft und Kanzlei

• Zeitraum: das Geschäftsjahr vollständig; nach Nachbuchungen in Business Central neu exportieren.
• Kontenrahmen: schriftlich festhalten, welche Business-Central-Konten welchen Kanzleikonten entsprechen.
• Saldovortrag: entweder Eröffnungsbuchungen im Stapel oder eine Rohbilanz zum Vorjahresstichtag mitgeben.
• Steuerschlüssel: klären, wie die Partner-App Buchungen mit Umsatzsteuer ausgibt; die Voranmeldungen selbst stammen aus Business Central.
• Belege: eine Belegübergabe an Kanzlei Software beschreibt Microsoft nicht; ob eine Partner-App Belege mitliefert, steht in deren Beschreibung.
• Betriebsprüfung: für den Datenzugriff der Finanzverwaltung beschreibt Microsoft den GoBD-Datenexport, nicht den Kanzlei Software-Stapel.
• Aufbewahrung: Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB). Die Pflicht trifft die Gesellschaft, auch wenn die Kanzlei eine Kopie im Kanzlei Software-System hält.

Wann der Kanzlei Software-Weg der bessere ist

Führt die Kanzlei Abschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen in Kanzlei Software und nimmt sie Abschlussbuchungen selbst vor, ist der Kanzlei Software-Stapel der natürliche Weg. Die Gesellschaft braucht dann hier nichts; entscheidend ist eine saubere Übergabe mit Saldovortrag und Kontenzuordnung.

Die Rohbilanz genügt, wenn der Abschluss auf Salden aufbaut und die Einzelbuchungen in Business Central bleiben: für den Jahresabschluss, die E-Bilanz und die Steuererklärungen hier. Auch eine Kanzlei, die hier mitarbeitet, arbeitet mit dieser Rohbilanz. Sie entscheiden, ob Sie allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei vorgehen; Steuer- oder Rechtsberatung leistet die Software nicht.

Häufige Fragen

Hat Business Central einen Export aus Kanzlei Software im Standard?

In der Microsoft-Dokumentation zur deutschen Version ist keiner beschrieben. Kanzlei Software-Schnittstellen bieten Partner als Erweiterungen im Microsoft Marketplace an.

Ist der GoBD-Datenexport dasselbe wie ein Export aus Kanzlei Software?

Nein. Die Seite „Geschäftsdaten exportieren“ erzeugt laut Microsoft ein ZIP-Archiv für die digitale Betriebsprüfung nach GoBD/GDPdU. Für die Übergabe an eine Kanzlei Software-Kanzlei ist dieser Export nicht beschrieben.

Braucht der Jahresabschluss hier einen Export aus Kanzlei Software?

Nein. Die Rohbilanz als Excel, CSV oder PDF genügt. Liegt keine Rohbilanz, sondern nur ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software vor, nimmt das Einrichtungsteam ihn an und richtet die Saldenliste ein.

Warum liest die Software einen Buchungsstapel nicht sofort selbst ein?

Weil Stapel je nach Programm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel enthalten. Automatisch eingelesen entstünde daraus leicht eine unvollständige Bilanz, deshalb prüft das Team jede Datei vorher.

Wie bekommt die Kanzlei Zugriff auf Business Central?

Über die Lizenz „External Accountant“: laut Microsoft bis zu drei je Mandant, kostenlos zu Essentials oder Premium, eingeladen über die Aktion „Externen Buchhalter einladen“ auf der Seite Benutzer.

Welcher Kontenrahmen gilt für die Kanzlei Software-Übergabe?

Der Kontenrahmen der Kanzlei, meist SKR 03 oder SKR 04. Beruht der Business-Central-Kontenplan nicht darauf, braucht die Übergabe eine Zuordnungstabelle; Partner bieten SKR-Vorlagen für Business Central an.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Microsoft Learn: Deutschland – lokale Funktionen von Business Central — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Datenexport für eine digitale Betriebsprüfung — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Externen Buchhalter einladen — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Den Kontenplan verstehen — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Marketplace: Beispiel-Eintrag einer Kanzlei Software-Partner-App für Business Central — abgerufen am 01.11.2026, nur als Beleg, dass Partner-Apps existieren
• Microsoft Marketplace: Beispiel-Eintrag einer SKR-Vorlage für Business Central — abgerufen am 01.11.2026, nur als Beleg, dass Partner-Vorlagen existieren
• § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, Datenzugriff — abgerufen am 01.11.2026
• § 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 01.11.2026