Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen per KI-Agent

Zwei Arten der Abgrenzung zum Stichtag

Beide sorgen dafür, dass Aufwand und Ertrag im richtigen Geschäftsjahr stehen. Rechtlich sind sie verschieden geregelt.

Die Werkzeuge für Rückstellungen

• list_provisions (Leserecht): alle Rückstellungen mit Art, Beschreibung, Gesamtbetrag, offenem Betrag, Status, Rückstellungs- und Aufwandskonto, Buchungsdatum und den Bewertungsangaben — auf Wunsch für ein Geschäftsjahr.
• create_provision (Schreibrecht): bildet eine Rückstellung. Pflicht sind Geschäftsjahr, Buchungsdatum, Art (Steuer, Pension, Urlaub, Gewährleistung, drohender Verlust, Abschlusskosten oder sonstige), Beschreibung, Betrag, Rückstellungskonto und Aufwandskonto. Für eine abgezinste Rückstellung kommen erwartete Erfüllung, Abzinsungssatz und Erfüllungsbetrag dazu. Gebucht wird Soll Aufwandskonto an Rückstellungskonto mit dem Buchungstext „Bildung Rückstellung: …“.
• use_provision (Schreibrecht): nimmt die Rückstellung in Anspruch, wenn die erwartete Verpflichtung eintritt. Der Agent nennt Betrag und Gegenkonto, auf Wunsch mit Vorsteuer — denn die Rückstellung ist netto bewertet, die Rechnung kommt brutto.
• release_provision (Schreibrecht): löst eine Rückstellung ganz oder teilweise auf, wenn der Grund entfallen ist. Eine Auflösung trägt keine Vorsteuer.
• Für beide gilt: Der Betrag darf den offenen Betrag nicht übersteigen, und das Gegenkonto darf nicht das Rückstellungskonto sein. Die Antwort nennt die Buchungsnummer und den neuen offenen Betrag; steht er bei null, ist der Posten erledigt.

Die Werkzeuge für Rechnungsabgrenzungen

• list_accruals (Leserecht): alle Abgrenzungsposten mit Art, Betrag, offenem Betrag, Status, RAP- und Gegenkonto, Leistungszeitraum und Auflösungsmethode.
• create_accrual (Schreibrecht): bildet einen aktiven (arap) oder passiven (prap) Posten. Pflicht sind Geschäftsjahr, Buchungsdatum, Art, Beschreibung, Betrag, RAP-Konto und Gegenkonto. Ein aktiver Posten bucht Soll RAP-Konto an Gegenkonto, ein passiver umgekehrt.
• Auflösungsplan: Mit Leistungsbeginn, Leistungsende und der Methode straight_line verteilt die Buchhaltung den Betrag monatlich oder quartalsweise über den Leistungszeitraum; daneben gibt es Raten, Meilensteine oder die Auflösung von Hand. Die Antwort enthält die Planzeilen.
• Fällige Planzeilen bucht ein nächtlicher Lauf der Buchhaltung selbst — der Agent muss nicht jeden Monat daran denken. Festgeschriebene Zeiträume überspringt der Lauf.
• release_accrual (Schreibrecht): löst einen Betrag von Hand auf, höchstens den offenen Betrag, gebucht gegen dasselbe Gegenkonto wie bei der Bildung.
• Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt das Zufluss- und Abflussprinzip; create_accrual lehnt die Bildung dort ab.

Beispiel: Abschlusskosten und Versicherung zum 31.12.

Ein Auftrag, zwei Posten. Die Beträge sind ein Rechenbeispiel.

• list_fiscal_years und list_accounts: Der Agent holt die ID des Geschäftsjahres 2026 und sucht im Kontenrahmen ein Rückstellungskonto für Abschlusskosten, das passende Aufwandskonto, das Konto für aktive Rechnungsabgrenzung und das Konto, auf dem die Versicherung gebucht ist.
• Er zeigt Ihnen beide Buchungssätze und rechnet vor: Von zwölf Monaten Versicherung entfallen neun auf Januar bis September 2027, also 900 €.
• create_provision: Art Abschlusskosten, Buchungsdatum 31.12.2026, 2.500 €, Soll Aufwand an Rückstellung.
• create_accrual: Art arap, Buchungsdatum 31.12.2026, 900 €, Leistungszeitraum 01.01. bis 30.09.2027, Methode straight_line, monatlich. Gebucht wird Soll RAP-Konto an Versicherungsaufwand; der Plan enthält neun Zeilen zu je 100 €.
• Im Jahr 2027 bucht der nächtliche Lauf jede fällige Zeile zum Monatsende zurück in den Aufwand — ohne neuen Auftrag.

Ihr Auftrag im Chat: „Bitte zum 31.12.2026 eine Rückstellung über 2.500 € für die Kosten des Jahresabschlusses 2026 bilden. Außerdem haben wir am 1. Oktober die Kfz-Versicherung über 1.200 € für zwölf Monate bezahlt — bitte den Teil für 2027 abgrenzen.“

{
  "name": "create_accrual",
  "arguments": {
    "fiscal_year_id": "<ID des Geschäftsjahres 2026>",
    "idempotency_key": "<neue UUID>",
    "booking_date": "2026-12-31",
    "kind": "arap",
    "description": "Kfz-Versicherung Okt. 2026 bis Sep. 2027, Anteil 2027",
    "amount": 900,
    "rap_account": "<RAP-Konto aus list_accounts>",
    "contra_account": "<Versicherungskonto aus list_accounts>",
    "service_start": "2027-01-01",
    "service_end": "2027-09-30",
    "method": "straight_line",
    "frequency": "monthly"
  }
}

Wenn die Rechnung kommt oder der Grund entfällt

Im Folgejahr kommt die Rechnung für den Jahresabschluss, angenommen über 2.380 € netto zuzüglich Umsatzsteuer. Der Agent nimmt die Rückstellung mit use_provision in Höhe von 2.380 € in Anspruch, gegen das Konto der Verbindlichkeit und mit dem Vorsteuerbetrag samt Steuerschlüssel und Vorsteuerkonto. Die verbleibenden 120 € löst er auf Ihre Anweisung mit release_provision gegen ein Ertragskonto auf. Danach steht der offene Betrag auf null, der Posten ist erledigt.

Fällt die Rechnung höher aus als die Rückstellung, lehnt use_provision einen Betrag über dem offenen Betrag ab. Der Agent nimmt dann den offenen Betrag in Anspruch; der Rest ist Aufwand des neuen Jahres und läuft über den Beleg. Wie Sie solche Abweichungen einordnen, klären Sie bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater.

Jeder dieser Aufrufe trägt einen Idempotenzschlüssel. Wiederholt der Agent ihn nach einem Verbindungsabbruch mit derselben UUID und denselben Daten, entsteht keine zweite Buchung; eine UUID, die schon für einen anderen Vorgang verwendet wurde, lehnt die Buchhaltung ab.

Was in der App bleibt

Zwei Vorgänge sind bewusst keine Werkzeuge des MCP-Servers: die Rücknahme eines ganzen Postens, bei der Bildung und Verbrauch gegengebucht werden, und die Neubewertung einer abgezinsten Rückstellung zum nächsten Stichtag. Beides erledigen Sie in der App. Ist die Rechnungsabgrenzung für Ihre Gesellschaft ausgeschaltet, lehnt create_accrual die Bildung ab.

Ein falsch gebildeter Posten wird nicht gelöscht. Die Buchungen bleiben im Journal; korrigiert wird per Storno oder über die Rücknahme in der App — nachvollziehbar, wie es die GoBD verlangen. Ihr Steuerberater sieht im Journal jede Bildung, Inanspruchnahme und Auflösung mit Bezug zum Posten und kann die Werte zum Stichtag prüfen.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent entscheiden, ob eine Rückstellung nötig ist?

Er kann Sie auf typische Fälle hinweisen, etwa die Kosten des Jahresabschlusses. Die Entscheidung über Ansatz und Höhe bleibt aber bei Ihnen und Ihrem Steuerberater. create_provision bucht genau das, was Sie vorgeben — Art, Betrag, Konten und Datum.

Was ist der Unterschied zwischen use_provision und release_provision?

use_provision nimmt die Rückstellung in Anspruch: Die erwartete Verpflichtung ist eingetreten, etwa weil die Rechnung da ist; dabei kann Vorsteuer mitgebucht werden. release_provision löst sie auf, weil der Grund ganz oder teilweise entfallen ist — ohne Vorsteuer, meist gegen ein Ertragskonto. Beide mindern den offenen Betrag.

Bucht der Agent die monatliche Auflösung einer Abgrenzung selbst?

Das muss er nicht. Legt er die Abgrenzung mit Leistungszeitraum und der Methode straight_line an, entsteht ein Auflösungsplan, und die fälligen Zeilen bucht die Buchhaltung nachts selbst. release_accrual braucht der Agent nur für Auflösungen außerhalb des Plans.

Gibt es Rechnungsabgrenzungen bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Nein. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählen Einnahmen und Ausgaben mit dem Zahlungsfluss; create_accrual lehnt die Bildung deshalb ab. Rechnungsabgrenzungen sind Sache der Bilanzierer.

Kann der Agent abgezinste Rückstellungen bilden?

Ja. create_provision nimmt die erwartete Erfüllung, den Abzinsungssatz und den Erfüllungsbetrag als Bewertungsangaben auf; der gebuchte Betrag ist dann der Barwert. Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind nach § 253 Abs. 2 HGB abzuzinsen. Die Neubewertung zum nächsten Stichtag erledigen Sie in der App.

Welche Rechte braucht der Schlüssel?

Für list_provisions und list_accruals genügt das Leserecht. Bilden, in Anspruch nehmen und auflösen braucht Schreibrecht (write). Jeder Schlüssel gilt für genau eine Gesellschaft; angelegt wird er in der App unter Buchhaltung → Einstellungen → „KI-Agent & API“.