Geschäftsführer bestellen: So fassen Sie den Beschluss richtig

Zuständigkeit und Mehrheit

Die Bestellung und die Abberufung von Geschäftsführern sowie deren Entlastung obliegen den Gesellschaftern (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Bestellt wird entweder bereits im Gesellschaftsvertrag oder – der Regelfall – durch Gesellschafterbeschluss (§ 6 Abs. 3 GmbHG). Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 47 Abs. 1 GmbHG); die Satzung kann anderes vorsehen, etwa ein Entsenderecht einzelner Gesellschafter.

Ein Gesellschafter, der selbst zum Geschäftsführer bestellt werden soll, darf bei diesem Beschluss mitstimmen: Die eigene Bestellung ist nach gefestigter Auffassung ein körperschaftlicher Organakt, kein Fall des Stimmverbots aus § 47 Abs. 4 GmbHG. Wirksam wird die Bestellung mit dem Beschluss und der – auch formlos möglichen – Annahme durch den Bestellten.

Wer Geschäftsführer werden kann (§ 6 GmbHG)

Geschäftsführer kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein (§ 6 Abs. 2 Satz 1 GmbHG) – eine juristische Person scheidet aus. Das Gesetz nennt außerdem Ausschlussgründe: Wer etwa wegen bestimmter Insolvenzstraftaten, falscher Angaben oder Untreue-Delikten verurteilt wurde, kann für die Dauer von fünf Jahren seit Rechtskraft des Urteils nicht Geschäftsführer sein; auch ein einschlägiges berufliches Tätigkeitsverbot steht der Bestellung entgegen.

Einen Wohnsitz im Inland verlangt das Gesetz nicht. Bei der Anmeldung zum Handelsregister muss der neue Geschäftsführer versichern, dass keine Umstände vorliegen, die seiner Bestellung nach § 6 Abs. 2 GmbHG entgegenstehen, und dass er über seine unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Gericht belehrt worden ist (§ 39 Abs. 3 GmbHG). Eine falsche Versicherung ist strafbewehrt – der Kandidat sollte die Ausschlussgründe deshalb vor dem Beschluss ehrlich geprüft haben.

Bestellung und Anstellungsvertrag: zwei getrennte Ebenen

Die Bestellung verschafft die Organstellung – die Befugnis, die Gesellschaft zu führen und zu vertreten. Davon zu trennen ist der Anstellungsvertrag, der Vergütung, Urlaub, Nebentätigkeiten und Kündigungsfristen regelt. Für Abschluss und Änderung des Anstellungsvertrags ist ebenfalls die Gesellschafterversammlung zuständig – als Annex zur Bestellungskompetenz aus § 46 Nr. 5 GmbHG. Der Vertrag sollte deshalb durch Gesellschafterbeschluss gebilligt und von einem dafür ermächtigten Vertreter unterzeichnet werden.

Gerade beim Gesellschafter-Geschäftsführer ist die saubere Trennung steuerlich wichtig: Die Vergütung braucht eine klare, im Voraus getroffene und tatsächlich durchgeführte Vereinbarung – sonst droht die verdeckte Gewinnausschüttung.

Vertretungsbefugnis und Befreiung von § 181 BGB

Im Bestellungsbeschluss sollte die Vertretungsbefugnis ausdrücklich geregelt werden: Einzelvertretung oder Gesamtvertretung mit einem weiteren Geschäftsführer oder Prokuristen. Ohne Regelung gilt bei mehreren Geschäftsführern Gesamtvertretung (§ 35 Abs. 2 GmbHG).

§ 181 BGB verbietet dem Vertreter, im Namen des Vertretenen mit sich im eigenen Namen oder als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte vorzunehmen, soweit ihm das nicht gestattet ist. Für Geschäftsführer, die auch mit der eigenen Person oder einer zweiten von ihnen vertretenen Gesellschaft kontrahieren sollen – typisch in Holding-Strukturen –, ist deshalb die Befreiung von § 181 BGB nötig. Nach der Registerpraxis braucht die Befreiung eine Grundlage im Gesellschaftsvertrag; auf einer solchen Öffnungsklausel kann die Gesellschafterversammlung die Befreiung für den einzelnen Geschäftsführer beschließen. Die Befreiung wird in das Handelsregister eingetragen. Fehlt die Satzungsgrundlage, muss zunächst die Satzung geändert werden – notarielle Beurkundung inklusive.

Handelsregister-Anmeldung (§ 39 GmbHG)

Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer sowie die Beendigung der Vertretungsbefugnis ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 39 Abs. 1 GmbHG). Der Anmeldung sind die Urkunden über die Bestellung – also der Gesellschafterbeschluss – in Urschrift oder öffentlich beglaubigter Abschrift beizufügen (§ 39 Abs. 2 GmbHG); hinzu kommt die Versicherung des neuen Geschäftsführers nach § 39 Abs. 3 GmbHG. Die Anmeldung selbst muss elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden – der Weg führt also über den Notar.

Wichtig für die Praxis: Die Eintragung wirkt nur deklaratorisch. Der neue Geschäftsführer ist bereits mit Beschluss und Annahme im Amt und kann handeln – gegenüber Banken und Vertragspartnern erleichtert freilich erst der Registerauszug den Nachweis.

Der Ablauf in sechs Schritten

• 1. Kandidaten prüfen: unbeschränkte Geschäftsfähigkeit, keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 2 GmbHG, Interessenkonflikte klären.
• 2. Beschluss vorbereiten: Person, Beginn der Bestellung, Vertretungsbefugnis, gegebenenfalls Befreiung von § 181 BGB (Satzungsgrundlage prüfen).
• 3. Beschluss fassen – in der Versammlung oder als Umlaufbeschluss nach § 48 Abs. 2 GmbHG – und die Annahme des Amts dokumentieren.
• 4. Anstellungsvertrag durch Gesellschafterbeschluss billigen und unterzeichnen; beim Gesellschafter-Geschäftsführer unbedingt vor Tätigkeitsbeginn.
• 5. Notartermin: Anmeldung nach § 39 GmbHG mit Bestellungsbeschluss und Versicherung des Geschäftsführers.
• 6. Eintragung abwarten, Registerauszug ablegen, interne Stellen (Bank, Versicherungen, Finanzamt) informieren.

Mit Vorlage statt leerem Blatt

Im Beschlüsse-Modul von Jahresabschluss.io (50 Euro pro Monat) gibt es eigene Vorlagen für Geschäftsführer-Bestellung und -Abberufung, die Vergütungsregelung und die Befreiung von § 181 BGB. Organmitglieder und Gesellschaftsdaten werden vorbefüllt, Mehrheitserfordernisse mit Stimmenzahlen angezeigt, und der fertige Beschluss steht als Versammlungsniederschrift oder Umlaufbeschluss zum PDF-Export bereit – als saubere Grundlage für den Notartermin zur Registeranmeldung. Rechtsberatung ersetzt das Modul nicht.

Häufige Fragen

Ab wann ist der neue Geschäftsführer im Amt?

Mit dem wirksamen Bestellungsbeschluss und der Annahme durch den Bestellten – nicht erst mit der Handelsregister-Eintragung. Die Eintragung nach § 39 GmbHG wirkt nur deklaratorisch, ist aber Pflicht und praktisch wichtig, weil Banken und Vertragspartner die Vertretungsbefugnis am Registerauszug ablesen.

Darf ein Gesellschafter sich selbst zum Geschäftsführer bestellen?

Ja. Bei der eigenen Bestellung darf der Gesellschafter mitstimmen – sie ist ein körperschaftlicher Organakt und fällt nicht unter das Stimmverbot des § 47 Abs. 4 GmbHG. In der Einpersonen-GmbH bestellt sich der Alleingesellschafter durch eigenen Beschluss, über den er unverzüglich eine unterschriebene Niederschrift aufnehmen muss (§ 48 Abs. 3 GmbHG).

Was bedeutet die Befreiung von § 181 BGB?

§ 181 BGB verbietet Insichgeschäfte: Der Geschäftsführer kann ohne Gestattung nicht im Namen der GmbH mit sich selbst oder als Vertreter eines Dritten kontrahieren. Die Befreiung hebt dieses Verbot auf – wichtig etwa für Verträge zwischen Gesellschaft und Gesellschafter-Geschäftsführer oder zwischen Schwestergesellschaften mit demselben Geschäftsführer. Sie braucht nach der Registerpraxis eine Grundlage in der Satzung und wird in das Handelsregister eingetragen.

Braucht der Geschäftsführer zwingend einen Anstellungsvertrag?

Rechtlich zwingend ist er nicht – die Organstellung entsteht durch Bestellung und Annahme. Praktisch ist ein schriftlicher Anstellungsvertrag aber unverzichtbar: Er regelt Vergütung, Urlaub und Kündigungsfristen. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer verlangt zudem das Steuerrecht klare, im Voraus getroffene Vergütungsvereinbarungen, sonst droht die verdeckte Gewinnausschüttung.

Welche Unterlagen verlangt das Handelsregister bei der Bestellung?

Die elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichende Anmeldung, den Bestellungsbeschluss in Urschrift oder öffentlich beglaubigter Abschrift (§ 39 Abs. 2 GmbHG) sowie die Versicherung des neuen Geschäftsführers, dass keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 2 GmbHG vorliegen und er über seine Auskunftspflicht belehrt wurde (§ 39 Abs. 3 GmbHG). Den Termin dafür übernimmt der Notar.