Steuerberaterkosten buchen mit KI: Buchführung, Abschluss und Beratung getrennt

Eine Honorarnote, mehrere Konten

Eine Rechnung des Steuerbüros enthält selten nur eine Leistung. Die Monatsbuchhaltung, der Jahresabschluss und die Steuererklärungen werden getrennt abgerechnet, oft auf einem Beleg. Der Kontierungskatalog der Software hält dafür drei Konten bereit und achtet auf den Vorrang: Das Stichwort „Steuerberater“ allein führt auf die Rechts- und Beratungskosten, Wörter wie „laufende Buchführung“, „Finanzbuchhaltung“ oder „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ führen auf die Buchführungskosten und „Erstellung des Jahresabschlusses“ auf die Abschluss- und Prüfungskosten; beide schlagen den allgemeinen Beratungseintrag.

Die Lohnabrechnung ist ein Sonderfall, den ein allgemeines Sprachmodell leicht verwechselt: Die Rechnung des Büros für die Lohnabrechnung ist Buchführungsaufwand, nicht der Lohn selbst. Sie trägt Umsatzsteuer wie jede andere Dienstleistung. (Lohn rechnet die Software derzeit nicht ab; die Rechnung des Dienstleisters buchen Sie trotzdem.)

Beispiel: Buchführung und Jahresabschluss auf einer Rechnung

Beispiel: Ein Einzelunternehmer erhält die Rechnung seines Steuerbüros: laufende Buchführung 300,00 € netto, Jahresabschluss 1.200,00 € netto, jeweils 19 % Umsatzsteuer. Brutto 1.785,00 €.

Die beiden Positionen gehören auf verschiedene Konten. In der Belegprüfung teilen Sie die Rechnung auf zwei Zeilen auf, jede mit eigenem Konto und dem Schlüssel V19; die Brutto-Summe der Zeilen muss den 1.785,00 € entsprechen. Kommt die Abschlussrechnung erst im Folgejahr, prüfen Sie, ob für sie schon eine Rückstellung gebildet wurde (dazu unten mehr).

                                                  SKR03    SKR04
Buchführungskosten              300,00            4955     6830
Abschluss- und Prüfungskosten 1.200,00            4957     6827
Abziehbare Vorsteuer 19 % auf 1.500,00 = 285,00   1576     1406
  an Verbindlichkeiten        1.785,00            1600     3300

Steuerschlüssel V19 für beide Zeilen

Prüfpunkt: der private Teil der Einkommensteuererklärung

Steuerberatungskosten sind Betriebsausgaben, soweit sie bei der Ermittlung der Einkünfte anfallen; was die private Lebensführung betrifft, ist nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abziehbar. So ordnet es das BMF-Schreiben vom 21.12.2007 (IV B 2 – S 2144/07/0002) zu. Für die Einkommensteuererklärung eines Einzelunternehmers heißt das: Die Arbeit an der Gewinnermittlung und den Angaben zu den Einkünften ist betrieblich, die Arbeit etwa an Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen ist privat. Eine gemischte Pauschale ist sachgerecht aufzuteilen.

Für die Umsatzsteuer gilt dieselbe Linie: Vorsteuer ist nur abziehbar, soweit die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Einen privaten Anteil, den die Kanzlei vom Geschäftskonto abbucht, erfassen Sie deshalb brutto als Privatentnahme (SKR03 1800, SKR04 2100), ohne Vorsteuer.

Der Kontierungskatalog der Software kennt diesen Fall nicht als eigenen Eintrag; er ordnet eine Honorarnote nach ihren Leistungsbegriffen. Ob und in welcher Höhe ein privater Anteil vorliegt, entscheiden Sie anhand der Rechnung. Bitten Sie Ihre Kanzlei, die Positionen getrennt auszuweisen; dann lässt sich die Zeile in der Belegprüfung sauber abtrennen. Zahlt eine GmbH die private Steuererklärung ihres Gesellschafter-Geschäftsführers, ist das keine Entnahme, sondern eine Frage nach Arbeitslohn oder verdeckter Gewinnausschüttung.

Wie die Software die Honorarnote zuordnet

• Der Beleg kommt per Upload, E-Mail an die Beleg-Adresse oder Hochlade-Link herein. Die Software liest Aussteller, Beträge und Leistungsbeschreibung.
• Sie wählt anhand der Leistungsbegriffe das Konto und zeigt die Begründung: Honorar für Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung; bei den Buchführungskosten der Hinweis, dass es die Rechnung des Dienstleisters ist und nicht der Lohn selbst. Haben Sie für Ihr Steuerbüro in den Stammdaten ein festes Konto hinterlegt oder schon mehrfach auf ein Konto gebucht, geht diese Zuordnung dem Katalog vor; bei einer Rechnung mit mehreren Leistungen lohnt deshalb der Blick auf jede Zeile.
• Bei den Abschluss- und Prüfungskosten erscheint ein Prüfhinweis zu den Rückstellungen: Hat die Gesellschaft die Kosten bereits im betroffenen Jahr erfasst, ist die Rechnung dem Verbrauch zuzuordnen, damit der Aufwand nicht doppelt entsteht.
• Gemischte Rechnungen teilen Sie in der Belegprüfung auf mehrere Konten auf; die Software verlangt, dass die Summe der Zeilen dem Rechnungsbetrag entspricht.

Rückstellung für Abschlusskosten: nur der Verweis

Das Honorar für den Jahresabschluss fällt oft erst nach dem Stichtag an, betrifft aber das Jahr, das abgeschlossen wird. Nach § 249 Abs. 1 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, und § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB verlangt, Aufwendungen des Geschäftsjahrs unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung zu erfassen. Der Katalog führt beide Normen am Konto 4957 beziehungsweise 6827. Wie hoch die Rückstellung ist und ob sie zu bilden ist, gehört in die Jahresabschlussarbeit mit Ihrer Kanzlei und in den Bereich „Rückstellungen“ der Software; diese Seite führt das nicht aus.

Rechtsanwalt, Notar und Inkasso

Die Honorarnote im Chat aufteilen

Die Einrichtung steht in der Anleitung „Claude oder ChatGPT verbinden“; zum Buchen braucht die Verbindung das Recht „Buchen“.

Das Programm ruft list_receipts und get_receipt_proposal auf und legt die Aufteilung als Korrektur an, mit je einer Zeile für Konto, Steuerschlüssel, Steuersatz und Betrag. Nach Ihrem Ja bucht confirm_receipt. Positionen, die Ihre private Einkommensteuererklärung betreffen könnten, soll es Ihnen nennen, statt sie selbst einzuordnen; diese Entscheidung bleibt bei Ihnen. Der Beleg bleibt an der Buchung hängen, weil er aus dem Belegeingang kommt und nicht aus dem Chat gelesen wird. Fehlt er, erzeugt create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link.

Im Belegeingang liegt die Honorarnote meines Steuerbüros über 1.785,00 EUR.
Teilen Sie sie auf: laufende Buchführung auf Buchführungskosten, Jahresabschluss
auf Abschluss- und Prüfungskosten. Enthält die Rechnung Positionen zur
Einkommensteuererklärung, nennen Sie mir diese, ohne sie zu buchen.
Zeigen Sie mir die Aufteilung, bevor Sie buchen.

Was Sie mit Ihrer Kanzlei klären

• Ob die Honorarnote einen privaten Anteil enthält und wie hoch er ist.
• Ob Notar- oder Erwerbskosten zu den Anschaffungskosten gehören.
• Die Rückstellung für nicht abgerechnete Abschlusskosten zum Stichtag.
• Ob Umsatzsteuer ausgewiesen ist und ob die Rechnung an Ihr Unternehmen gerichtet ist. Nur dann ist die Vorsteuer abziehbar.

Häufige Fragen

Welches Konto nehme ich für Steuerberaterkosten?

Je nach Leistung: laufende Buchführung SKR03 4955 / SKR04 6830, Jahresabschluss und Prüfung 4957 / 6827, Steuer- und Rechtsberatung 4950 / 6825.

Kann ich die Vorsteuer aus der Steuerberaterrechnung abziehen?

Ja, soweit die Leistung für Ihr Unternehmen erbracht wurde und die Rechnung die Umsatzsteuer ausweist. Für den privaten Anteil, etwa die private Einkommensteuererklärung, gibt es keinen Vorsteuerabzug.

Wohin gehört die Rechnung für die Lohnabrechnung?

Auf die Buchführungskosten (4955 / 6830). Es ist die Rechnung des Dienstleisters, nicht der Lohn selbst.

Ist die Einkommensteuererklärung eine Betriebsausgabe?

Nur zum Teil. Kosten, die auf die Ermittlung der Einkünfte entfallen, sind betrieblich; der private Teil, etwa für Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen, ist nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abziehbar. Beim Einzelunternehmer ist dieser Teil, vom Geschäftskonto bezahlt, eine Privatentnahme.

Was ist mit dem Abschlusshonorar, das erst im Folgejahr berechnet wird?

Es betrifft das abgeschlossene Jahr. Nach § 249 Abs. 1 und § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB kann eine Rückstellung nötig sein; die Rechnung ist dann dem Verbrauch der Rückstellung zuzuordnen.

Wie buche ich Inkassokosten?

Gebühren für die Beitreibung eigener Forderungen auf Rechts- und Beratungskosten (4950 / 6825). Der Steuerschlüssel folgt dem Beleg.