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Umsatzsteuer

Umsatzsteuererklärung aus Kanzlei Software-Daten: Automatikkonten, Voranmeldungen, Abstimmung

In Kanzlei Software entsteht die Umsatzsteuer-Jahreserklärung laut Hersteller im Kanzleiprogramm Umsatzsteuererklärung classic, das die Vorsteuer aus Kanzlei Software Kanzlei-Rechnungswesen übernimmt und Rundungsdifferenzen zwischen Bilanz und Erklärung selbst berichtigt. Ohne dieses Programm lässt sich die Erklärung aus der Summen- und Saldenliste der Kanzlei herleiten, sofern die Kanzlei Software-Automatikkonten sauber bebucht sind. Hier lesen Sie, woran das hängt und wie Sie das Ergebnis mit den Voranmeldungen abstimmen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung sowie Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung aus der Buchhaltung, prüft sie amtlich und übermittelt gewöhnliche Fälle direkt an ELSTER.

Stand: 2026-11-01

Wie Kanzlei Software die Umsatzsteuer in den Konten führt

Der Kanzlei Software-Kontenrahmen arbeitet mit Kontenfunktionen. Konten mit „AM“ errechnen die Umsatzsteuer automatisch, Konten mit „AV“ die Vorsteuer; „S“ kennzeichnet Sammelkonten wie Umsatzsteuer 19 % (1776 bzw. 3806), „F“ Konten mit allgemeiner Funktion wie die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (1780 bzw. 3820). Mit dem Berichtigungsschlüssel 4 lässt sich die Automatik eines Kontos für eine Buchung aufheben. Alternativ steuert der Steuerschlüssel den Sachverhalt: Laut Steuerschlüssel-Tabelle von Kanzlei Software erzeugt er im Hintergrund mindestens eine abgeleitete Steuerbuchung und ist nur auf Konten ohne Automatik-Funktion zulässig.

Für die Jahreserklärung heißt das: In Kanzlei Software kennt jede Buchung ihren Steuerschlüssel, die Saldenliste kennt nur noch die Summe je Konto. Das Wertübergabeprotokoll in Kanzlei-Rechnungswesen – Aufruf laut Kanzlei Software-Hilfe über Übersicht Jahresabschluss | Steuern | Umsatzsteuer – zeigt die Werte deshalb je Formularzeile bis zum einzelnen Buchungssatz, mit Umsatzsteuer- und Vorsteuerverprobung. Diese Tiefe hat eine Saldenliste nicht; sie reicht, solange jeder Steuersatz und jeder Sachverhalt auf eigenen Konten liegt.

Was die Saldenliste über die Umsatzsteuer verrät – und was nicht

Konten laut Kanzlei Software-Kontenrahmen 2026; Herleitung laut den Regeln der Software. Stand: 1. November 2026.

Herleitbarkeit aus einer Saldenliste aus Kanzlei Software
SachverhaltKonten SKR 03 / SKR 04Aus den Salden herleitbar?
Umsätze zu 19 %8400 und 1776 / 4400 und 3806ja, wenn 19 % der Erlöse die gebuchte Steuer bis auf 1 € treffen
Umsätze zu 7 %8300 und 1771 / 4300 und 3801ja, mit derselben Probe
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen8125 / 4125ja, über die feste Funktion des Kontos
Abziehbare Vorsteuer 19 % und 7 %1576, 1571 / 1406, 1401ja, wenn die Konten ohne Eröffnungswert ins Jahr gehen
Leistungen aus dem EU-Ausland nach § 13b3123 mit Steuer- und Vorsteuerkonto / 5923abgestimmt über Aufwands- und Steuerkonten; Aufteilung prüfen
Innergemeinschaftliche Erwerbe, weitere § 13b-Fällez. B. 1574 und 1774 / 1404 und 3804nein, sobald diese Konten bebucht sind – Jahreswerte von Hand erfassen
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 / 3820als Vorschlag für das Vorauszahlungssoll; Haben-Saldo bleibt leer
Ist-Versteuerung mit offenen KundenforderungenForderungen, nicht fällige Umsatzsteuernein – Rechnungs- und Zahlungsjahr fallen auseinander

Der Kanzlei Software-Stolperstein: Umsatzsteuerkonten mit Vortrag

Zum Jahreswechsel trägt Kanzlei Software die Umsatzsteuerkonten laut Hilfe in der Grundeinstellung saldiert auf ein Vortragskonto für das Vorjahr vor, etwa „Umsatzsteuerverbindlichkeiten Vorjahr“ (1790 bzw. 3841). Die Kanzlei kann aber auch Einzelbuchungssätze oder den „Vortrag auf dasselbe Konto“ wählen. Dann beginnt etwa 1776 das neue Jahr mit einem Vorjahreswert, und der Schlusssaldo ist kein Jahreswert mehr. Die Software erkennt Eröffnungswerte auf Steuerkonten, übernimmt dann nichts aus dieser Liste und bittet Sie, die Jahreswerte aus den Voranmeldungen einzutragen.

Zwei weitere Fallen: Die Saldenliste muss das ganze Kalenderjahr abdecken – bei abweichendem Wirtschaftsjahr passt sie nicht zum Besteuerungszeitraum, und die Jahresübernahme der Umsatzsteuerkonten setzt laut Kanzlei Software ein Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr voraus. Und bei Ist-Versteuerung geht die Herleitung nur, wenn zu Jahresbeginn und Jahresende keine Kundenforderungen offen sind; dafür braucht die Liste ihre Eröffnungswerte.

Abstimmung mit den Voranmeldungen der Kanzlei

Die Voranmeldungen übermittelt bei Kanzlei Software-Mandaten häufig die Kanzlei. Als Unternehmen sehen Sie deren Werte in Kanzlei Software Unternehmen online, wenn die Kanzlei die Auswertungen bereitstellt; die Produktseite nennt dafür das UStVA Werteblatt, das Werteblatt USt 1/11 und die Zusammenfassende Meldung. Vor dem Übermitteln einer Voranmeldung müssen die Buchungsstapel laut Kanzlei Software-Hilfe in der Regel festgeschrieben sein – spätere Korrekturen laufen dann über neue Buchungen, und genau die tauchen in der Jahreserklärung als Abweichung auf.

Beispiel: Die Saldenliste zeigt auf 8400 Erlöse von 800.000,00 € und auf 1776 Umsatzsteuer von 152.000,40 € – Abweichung 0,40 €, das passt. Auf 8300 stehen 50.000,00 €, auf 1771 aber 3.512,00 € statt 3.500,00 €. Diese 12,00 € Abweichung liegt über der Grenze: Die Felder für Bemessungsgrundlage und Steuer bleiben zum Selbsteintragen leer, Vorsteuer, Vorauszahlungen und steuerfreie Umsätze werden übernommen. Ursache kann eine Buchung mit Steuerschlüssel auf einem Konto ohne passende Automatik sein. Ergibt die Erklärung mehr als die Summe der Vorauszahlungen, ist der Unterschiedsbetrag nach § 18 Abs. 4 UStG einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig.

Berichtigungen und festgeschriebene Zeiträume

  • Hat die Kanzlei nach der letzten Voranmeldung noch Buchungen im alten Jahr erfasst, unterscheiden sich Jahreserklärung und Summe der Voranmeldungen – das ist kein Fehler, sondern der Grund für die Abschlusszahlung oder Erstattung.
  • Das Feld Vorauszahlungssoll schlägt die Software aus dem Vorauszahlungskonto vor. Vor dem Senden bestätigen Sie, dass Sie den Vorschlag mit dem amtlichen Vorauszahlungssoll abgeglichen haben, Sondervorauszahlung, externe Berichtigungen und Festsetzungen eingeschlossen.
  • Eine berichtigte Jahreserklärung legen Sie hier als Berichtigung an; als Vorauszahlungssoll gilt dann die bisher festgesetzte Umsatzsteuer aus der früheren Erklärung oder dem Bescheid.
  • Eine einmal geprüfte und gespeicherte Erklärung wird nie still überschrieben; Ihre eigenen Eingaben haben Vorrang vor jeder Vorbelegung.

So läuft die Jahreserklärung hier

  • Die Saldenliste des Kalenderjahres laden Sie im Jahresabschluss hoch. Führen Sie die Buchhaltung nicht hier, füllt sich ein neues Jahr einmal selbst aus dieser Liste.
  • Konten, deren Steuerrolle nicht aus dem Kanzlei Software-Standardkontenrahmen feststeht, nennt die Seite mit Saldo; ein Klick auf „Konten zuordnen“ legt die Rolle einmal fest.
  • Lässt sich etwas nicht herleiten, etwa weil das Konto 1774 (Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19 %) bebucht ist, nennt die Software Konto und Grund und übernimmt aus dieser Liste nichts; die Jahreswerte tragen Sie dann selbst ein, zum Beispiel nach den Unterlagen Ihrer Kanzlei.
  • Ausfüllen und amtliche Prüfung kosten nichts, die direkte Übermittlung 50 € je Veranlagungszeitraum. Die Erklärung 2026 ist schon freigeschaltet; senden lässt sie sich erst nach Ablauf des Jahres, wie es § 18 Abs. 3 UStG vorsieht.

Wann Kanzlei Software und die Kanzlei allein reichen

Übermittelt die Kanzlei die Voranmeldungen ohnehin aus Kanzlei Software, ist die Jahreserklärung dort meist der kürzere Weg: Umsatzsteuererklärung classic arbeitet mit den Steuerschlüsseln jeder einzelnen Buchung, das Wertübergabeprotokoll zeigt Verprobungen bis zum Buchungssatz. Bei innergemeinschaftlichen Erwerben, Organschaft, Vorsteueraufteilung oder Berichtigungen nach § 15a UStG würden Sie die Jahreswerte hier ohnehin von Hand eintragen.

Selbst zu erstellen passt, wenn die Umsätze auf wenigen Standardkonten liegen, der Abschluss hier entsteht und Sie die Jahreszahlen nachvollziehen wollen, bevor die Abschlusszahlung fällig wird – allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, die im Arbeitsbereich prüfen und freigeben kann.

Häufige Fragen

Reicht eine Saldenliste aus Kanzlei Software für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung?

Oft ja, wenn jeder Steuersatz auf eigenen Automatik- oder Standardkonten liegt und die Steuerkonten ohne Vortrag ins Jahr gehen. Liegen innergemeinschaftliche Erwerbe oder Ist-Versteuerung mit offenen Forderungen vor, nennt die Software Konto und Grund, und Sie tragen die Jahreswerte selbst ein.

Was bedeutet AM oder AV bei einem Kanzlei Software-Konto?

Laut Kanzlei Software-Kontenrahmen bedeutet AM die automatische Errechnung der Umsatzsteuer, AV die der Vorsteuer. Wer auf solche Konten bucht, braucht keinen Steuerschlüssel; Steuerschlüssel sind laut Kanzlei Software nur auf Konten ohne Automatik-Funktion zulässig.

Warum bleiben Bemessungsgrundlage und Steuer leer?

Weil die gebuchte Steuer eines Satzes um mehr als 1 € von Steuersatz mal Erlösen abweicht. Dann steckt mehr in den Konten als ein Steuersatz, und die Software rät nicht. Sie tragen diese Felder selbst ein, etwa nach dem Wertübergabeprotokoll Ihrer Kanzlei; Vorsteuer und Vorauszahlungen bleiben übernommen.

Woher bekomme ich die Werte der Voranmeldungen?

Von Ihrer Kanzlei oder, wenn sie die Auswertungen bereitstellt, aus Kanzlei Software Unternehmen online: Die Produktseite nennt UStVA Werteblatt, Werteblatt USt 1/11 und die Zusammenfassende Meldung.

Kann ich die Umsatzsteuererklärung 2026 schon abgeben?

Vorbereiten ja, senden nein: Die Jahreserklärung ist für den abgelaufenen Besteuerungszeitraum abzugeben (§ 18 Abs. 3 UStG). Die Software lässt Bezahlen und Senden für 2026 erst nach dem 31. Dezember 2026 zu; die amtliche Prüfung ist schon vorher möglich.

Was kostet die Übermittlung?

Die direkte Übermittlung kostet 50 € je Veranlagungszeitraum. Ausfüllen, Herleitung aus der Saldenliste und amtliche Prüfung kosten nichts; im Gesamtpaket der Buchhaltung sind die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums enthalten.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.