Jahresabschluss vorbereiten: die Checkliste für Ihren KI-Agenten

Die Reihenfolge zählt

Nach dem Festschreiben nimmt die Buchhaltung für den festgeschriebenen Zeitraum keine Buchung mehr an – gleich, ob sie aus der App, aus einem Import oder von einem Agenten kommt. Abschlussbuchungen wie Abschreibungen, Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen tragen aber meist das Datum des Stichtags. Daraus folgt die Reihenfolge: erst lesen und Mängel finden, dann nachbuchen, dann die Abschlussbuchungen, dann kontrollieren – und erst zuletzt festschreiben und übergeben.

Der Agent beginnt deshalb mit einem reinen Lesedurchgang und legt Ihnen eine Mängelliste vor. Gebucht wird erst, wenn Sie die Vorschläge freigegeben haben.

Die Checkliste mit den Werkzeugen

• Belege: list_receipts zeigt den Stand je Beleg (received, needs_review, booked, dismissed). Für offene Belege holt der Agent get_receipt_proposal, zeigt Ihnen Konto und Betrag und bucht nach Ihrer Freigabe mit confirm_receipt oder legt Dubletten mit dismiss_receipt ab.
• Bank: list_bank_accounts mit fiscal_year_id vergleicht Auszugssaldo und Buchsaldo; list_bank_transactions mit status unbooked zeigt, was noch fehlt. Zahlungen ordnet match_bank_transaction offenen Rechnungen zu, den Rest bucht book_bank_transaction.
• Offene Posten: list_open_items mit kind debitor oder kreditor und status open. Überfällige Forderungen bespricht der Agent mit Ihnen; ob eine Forderung wertberichtigt wird, entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei.
• Kasse: list_cash_book für den Kassenbestand; fehlende Bareinnahmen und -ausgaben bucht book_cash_entry.
• Anlagen und AfA: list_fixed_assets zeigt das Anlagenverzeichnis, create_fixed_asset nimmt fehlende Anlagegüter auf, dispose_fixed_asset bucht Abgänge, run_depreciation bucht die AfA des Geschäftsjahres – auf Wunsch nach Monaten oder Quartalen verteilt, bereits gebuchte Perioden werden berücksichtigt.
• Rückstellungen: list_provisions; create_provision bildet neue (Arten unter anderem steuer, urlaub, gewaehrleistung, drohverlust, abschlusskosten), release_provision und use_provision lösen auf oder nehmen in Anspruch.
• Rechnungsabgrenzung: list_accruals; create_accrual bildet aktive (arap) oder passive (prap) Posten mit Leistungszeitraum, release_accrual löst sie auf.
• Vorräte: Die Inventur zählen Sie selbst (§ 240 Abs. 2 HGB). Den Bestandswert bucht der Agent nach Ihrer Angabe mit create_journal_entry.
• Umsatzsteuer: get_vat_return für Dezember oder das vierte Quartal, list_tax_deadlines für offene Fristen.
• Kontrolle: get_saldenliste – totals.balanced, auffällige Salden auf Verrechnungs- und Geldtransitkonten, Konten mit ungewöhnlicher Saldoseite.
• Festschreiben: list_bookkeeping_periods zeigt den Stand; finalize_bookkeeping_period mit until und confirm=true erst nach Ihrem Ja (Recht finalize).
• Übergeben: publish_trial_balance, danach get_annual_report_status zur Kontrolle.

Bankabstimmung: Auszugssaldo gegen Buchsaldo

list_bank_accounts mit fiscal_year_id liefert je Bankkonto den letzten Auszugsstichtag im Geschäftsjahr (statement_date), den Saldo laut Auszug (statement_balance), den Saldo laut Buchhaltung (ledger_balance) und die Differenz. Unbekannte Werte bleiben leer (null) und werden nie als 0 gemeldet; balance_note nennt dann den Grund.

Eine Differenz hat meist eine von wenigen Ursachen: ein noch nicht importierter Auszug, ein ungebuchter Umsatz, eine doppelt erfasste Zahlung oder eine falsche Eröffnung. Der Agent geht sie in dieser Reihenfolge durch – list_bank_transactions mit status unbooked, dann das Journal des Bankkontos mit list_journal_entries und account – und nennt Ihnen, was er gefunden hat.

Abschlussbuchungen mit Augenmaß

Das HGB gibt die Leitplanken vor: Anlagegüter mit begrenzter Nutzungsdauer werden planmäßig abgeschrieben (§ 253 Abs. 3 HGB), Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden (§ 249 Abs. 1 HGB), und Ausgaben oder Einnahmen vor dem Stichtag, die Aufwand oder Ertrag einer Zeit danach sind, werden abgegrenzt (§ 250 HGB).

Höhe und Ansatz sind Bewertungsfragen. Der Agent schlägt vor – etwa eine Rückstellung für Abschlusskosten auf Grundlage eines Angebots Ihrer Kanzlei – und bucht erst mit Ihrer Freigabe. Jede schreibende Anfrage trägt eine UUID als idempotency_key; bricht die Verbindung ab, wiederholt der Agent mit derselben UUID, und gebucht wird nur einmal. Fehler korrigiert er per Storno, nie durch Löschen.

Beispiel: Auftrag für die Abschlusswoche

Im ersten Durchgang ruft der Agent nur lesende Werkzeuge auf: list_receipts, list_bank_accounts, list_bank_transactions, list_open_items, list_fixed_assets, list_provisions und get_saldenliste. Er gibt eine nummerierte Mängelliste zurück, je Punkt mit Werkzeug und Kennung, damit Sie gezielt freigeben können.

Nach Ihrem Okay bucht er Punkt für Punkt, ruft run_depreciation für 2025 auf und legt Ihnen die vorgeschlagenen Rückstellungen mit Betrag und Begründung vor. Erst wenn get_saldenliste aufgeht und Sie zugestimmt haben, schreibt er bis zum 31.12.2025 fest und übergibt mit publish_trial_balance.

Geschäftsjahr 2025 abschlussreif machen:
1. Erst nur lesen und eine Mängelliste geben: offene Belege,
   Bankdifferenzen, überfällige Forderungen, fehlende AfA.
2. Nach meinem Okay nachbuchen und die AfA 2025 buchen.
3. Rückstellungen für Abschlusskosten und Urlaub vorschlagen.
4. Festschreiben und Saldenliste übergeben erst nach meinem Ja.

Rechte des Schlüssels je Phase

• Lesedurchgang: read genügt; dieses Recht ist in jedem Schlüssel enthalten.
• Nachbuchen, Abschlussbuchungen und Übergabe: write.
• Festschreiben: das eigene Recht finalize. Wer vorsichtig ist, gibt dem Agenten für die Abschlusswoche einen Schlüssel ohne finalize und schreibt am Ende mit einem zweiten Schlüssel oder in der App fest.
• Jeder Schlüssel läuft spätestens nach 366 Tagen ab und gilt für genau eine Gesellschaft. Für mehrere Gesellschaften braucht jede ihren eigenen.

Abgrenzung zu Jahreswechsel und Monatsabschluss

Der Jahreswechsel ist die Eröffnung des neuen Jahres: Geschäftsjahr anlegen, Eröffnungswerte prüfen. Er kann vor der Abschlussvorbereitung liegen – Sie buchen im neuen Jahr weiter, während das alte abgeschlossen wird. Der Monatsabschluss ist die laufende Kontrolle je Monat. Die Abschlussvorbereitung ist der einmalige Durchgang am Ende des Geschäftsjahres, mit Abschlussbuchungen, Festschreibung und Übergabe.

Die Fristen setzt § 264 Abs. 1 HGB: Kapitalgesellschaften stellen den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres auf, kleine dürfen bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang bis zu sechs Monate brauchen. Je früher die Checkliste abgearbeitet ist, desto mehr Zeit bleibt für den Abschluss in der App.

Was in der App bleibt

• Bankanbindungen und die Zuordnung der Bankkonten zu Sachkonten.
• Die Einstellungen der Gesellschaft, etwa Kontenrahmen und Gewinnermittlung.
• Die Zuordnung offener Konten nach der Übergabe sowie Erstellen und Ausstellen des Jahresabschlusses.
• E-Bilanz und Steuererklärungen senden: Der Agent prüft und bereitet vor, übermittelt wird über den Freigabe-Link.
• Bewertungsentscheidungen – sie treffen Sie mit Ihrer Kanzlei; die Software ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

In welcher Reihenfolge bereitet der Agent den Abschluss vor?

Erst lesen und eine Mängelliste vorlegen, dann nachbuchen, dann Abschlussbuchungen wie AfA, Rückstellungen und Abgrenzungen, dann mit get_saldenliste kontrollieren – und erst zuletzt festschreiben und die Saldenliste übergeben.

Warum wird erst ganz am Ende festgeschrieben?

Weil danach im festgeschriebenen Zeitraum keine Buchung mehr möglich ist. Abschlussbuchungen tragen meist das Datum des Stichtags und müssen vorher stehen.

Bucht der Agent die AfA selbst?

Ja, mit run_depreciation für das Geschäftsjahr, wahlweise nach Jahr, Quartal oder Monat verteilt. Fehlende Anlagegüter nimmt er vorher mit create_fixed_asset auf.

Kann der Agent die Inventur machen?

Nein. Gezählt wird vor Ort. Den Bestandswert, den Sie ihm nennen, bucht der Agent mit create_journal_entry.

Wie prüft der Agent, ob die Bank stimmt?

Mit list_bank_accounts und der fiscal_year_id: je Bankkonto Auszugssaldo, Buchsaldo und Differenz zum letzten Auszugsstichtag. Ungebuchte Umsätze findet er mit list_bank_transactions.

Erstellt der Agent danach den Jahresabschluss?

Nein. Er übergibt die Saldenliste mit publish_trial_balance. Erstellt, geprüft und ausgestellt wird der Abschluss in der App, allein oder mit Ihrer Kanzlei.