Buchhaltung für Agenturen und Dienstleister mit Ihrem KI-Agenten

Vom Auftrag zur bezahlten Rechnung

• Kunde anlegen: create_business_partner legt den Kunden als Debitor an, nachdem list_business_partners geprüft hat, ob es ihn schon gibt. E-Mail-Adressen setzt der Agent nur mit dem Recht send und nur mit einer Adresse, die Sie genannt oder bestätigt haben.
• Rechnung stellen: create_outgoing_invoice mit Positionen, Menge, Einheit (etwa HUR für Stunden, DAY für Tage, LS für Pauschalen), Netto-Einzelpreis und Steuersatz. Die Rechnung erhält eine Nummer und bucht Erlös, Umsatzsteuer und Forderung; danach lässt sie sich nur noch stornieren.
• Versenden: send_outgoing_invoice schickt die Rechnung mit dem Standardtext als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung — höchstens drei Versendungen je Rechnung und 100 je Unternehmen in 24 Stunden.
• Zahlung zuordnen: match_bank_transaction gleicht den Bankeingang mit der Rechnung aus; eine Teilzahlung lässt den Rest offen, vereinbarter Skonto wird wie in der App geprüft.
• Nachfassen: list_open_items mit kind debitor und status overdue zeigt überfällige Rechnungen mit Restbetrag.
• Korrigieren: cancel_outgoing_invoice stellt eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus, create_outgoing_credit_note eine Gutschrift für einen Teil — beides erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung.

Beispiel: die Monatsrechnung nach Stunden

So sieht der Aufruf aus, den der Agent nach Ihrer Bestätigung an create_outgoing_invoice sendet (Beispielwerte, Kennungen als Platzhalter):

{
  "fiscal_year_id": "<fiscal_year_id>",
  "idempotency_key": "<neue UUID>",
  "invoice_date": "2026-10-31",
  "service_date": "2026-10-31",
  "recipient": { "name": "<Name des Kunden>", "address": "<Anschrift des Kunden>" },
  "line_items": [
    { "description": "Konzeption und Gestaltung, Oktober 2026",
      "quantity": 32, "unit": "HUR", "unit_price": 95, "tax_rate": 19 },
    { "description": "Projektleitung, Pauschale",
      "quantity": 1, "unit": "LS", "unit_price": 600, "tax_rate": 19 }
  ],
  "payment_terms_days": 14
}

Vor dem Aufruf zeigt der Agent Ihnen Empfänger, Positionen und Gesamtbetrag — so weisen ihn die Server-Anweisungen an. Danach versendet er mit send_outgoing_invoice, etwa mit format zugferd, wenn der Kunde Rechnungen maschinell verarbeitet; auch dafür nennt er Ihnen vorher Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse.

Bricht die Verbindung während des Ausstellens ab, wiederholt der Agent mit derselben UUID und denselben Daten; ausgestellt wird trotzdem nur eine Rechnung. Für den Versand gilt dasselbe mit dispatch_request_id.

E-Rechnung: was seit 2025 gilt

Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich als elektronische Rechnung auszustellen, also in einem strukturierten elektronischen Format (§ 14 Abs. 1 UStG). § 27 Abs. 38 UStG lässt Übergänge zu: Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden; für Umsätze im Jahr 2027 gilt das noch für Unternehmer mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.

send_outgoing_invoice versendet ZUGFeRD oder XRechnung; für öffentliche Auftraggeber trägt create_outgoing_invoice im Feld buyer_reference die Leitweg-ID. Eingehende E-Rechnungen Ihrer Freelancer und Lieferanten legt upload_receipt als XRechnung- oder ZUGFeRD-XML in den Belegeingang; sie werden ohne KI gelesen.

Freelancer-Rechnungen und § 13b

Welcher Steuerschlüssel zu welcher Rechnung passt — der Agent wählt ihn aus dem Beleg und zeigt ihn Ihnen vor dem Buchen.

Bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung erscheint die geschuldete Steuer in der Voranmeldung zugleich als Vorsteuer (Kennzahl 67), sodass sich beides aufhebt. Mit dry_run: true zeigt book_incoming_invoice vorab die Buchungszeilen und ihre Wirkung auf die Kennzahlen.

Kunden im EU-Ausland

Erbringen Sie eine Dienstleistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, liegt der Ort nach § 3a Abs. 2 UStG dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt. Der Agent stellt die Rechnung mit dem Schlüssel NSTB_EU und der USt-IdNr. des Kunden aus; der Umsatz fließt in Kennzahl 21 der Voranmeldung.

Solche Leistungen gehören außerdem in die Zusammenfassende Meldung, die für jedes Kalendervierteljahr bis zum 25. Tag nach Quartalsende abzugeben ist (§ 18a Abs. 2 UStG). create_tax_draft mit art zm und period, etwa 2026-Q3, legt den Entwurf aus den Büchern an — erst nachdem Sie bestätigt haben, dass keine Sonderfälle vorliegen. Danach bereitet prepare_tax_filing die Übermittlung vor, und Sie senden über den Freigabe-Link in der App.

Auswertung je Projekt: nur mit Kostenstellen

Eine fertige Projektauswertung liefert die Schnittstelle nicht. Möglich ist sie, wenn Ihre Buchungen Kostenstellen (kost1) oder Kostenträger (kost2) tragen: create_journal_entry, import_journal_batch und die Belegbuchung mit confirm_receipt (über correction) nehmen sie an, und list_journal_entries liefert sie mit jeder Buchung zurück. Der Agent kann dann Aufwand und Erlös je Projekt summieren.

Kostenstellen müssen in der App angelegt sein; import_journal_batch kann fehlende mit create_missing_kost anlegen. Ausgangsrechnungen über create_outgoing_invoice tragen kein Kostenstellenfeld — ordnen Sie Erlöse deshalb über Kunde und Rechnungsnummer zu oder vereinbaren Sie mit Ihrer Kanzlei, wie Projekte in der Buchhaltung abgebildet werden.

Grenzen

• Der Agent versendet nur an Adressen, die beim Kunden hinterlegt oder auf der Rechnung vermerkt sind; die Bankverbindungen Ihrer Kunden und Freelancer pflegen Sie in der App.
• Eine Ausgangsrechnung ist nach dem Ausstellen nicht rückholbar, nur stornierbar. Deshalb fragt der Agent vorher.
• Ein Mahnwerkzeug bietet die Schnittstelle nicht; überfällige Posten liest der Agent, Erinnerungen versenden Sie selbst.
• Übermittlungen an ELSTER — Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung — senden Sie über den Freigabe-Link mit Ihrer PIN.
• Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung für Angestellte bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent Rechnungen schreiben?

Ja. Mit create_outgoing_invoice stellt er die Rechnung aus und bucht Erlös, Umsatzsteuer und Forderung; mit dem Recht send versendet send_outgoing_invoice sie als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung an eine hinterlegte Adresse.

Schickt der Agent Rechnungen ohne mein Okay?

Die Server-Anweisungen verpflichten ihn, vor jedem Ausstellen Empfänger und Betrag und vor jedem Versand zusätzlich Rechnungsnummer und Zieladresse zu zeigen und Ihre ausdrückliche Bestätigung abzuwarten. Ohne das Recht send kann er gar nicht versenden.

Welches Format brauche ich für öffentliche Auftraggeber?

In der Regel die XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID trägt der Agent in buyer_reference ein, das Format wählt er beim Versand mit format xrechnung.

Wie bucht der Agent die Rechnung eines Freelancers aus dem Ausland?

Mit einem § 13b-Schlüssel: RC19 für eine Dienstleistung aus einem anderen EU-Staat, RCB19 für einen Freelancer außerhalb der EU. Die Steuer schuldet Ihre Agentur; bei vollem Vorsteuerabzug steht sie zugleich als Vorsteuer in der Voranmeldung.

Kann der Agent Zahlungseingänge automatisch zuordnen?

Er ordnet Bankeingänge mit match_bank_transaction den offenen Rechnungen zu, Teilzahlungen und vereinbarten Skonto inklusive. Zahlungen ohne Bankumsatz, etwa bar, erfasst er mit record_outgoing_invoice_payment; Konten mit Bankabruf laufen immer über die Bankzuordnung.

Bekomme ich eine Auswertung je Projekt?

Nur, wenn Ihre Buchungen Kostenstellen oder Kostenträger tragen. Dann summiert der Agent Aufwand und Erlös je Projekt aus dem Journal; eine fertige Projektauswertung bietet die Schnittstelle nicht.