Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige mit Ihrem KI-Agenten

EÜR: Geld rein, Geld raus

Wer nicht verpflichtet ist, Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen, und es auch nicht freiwillig tut, darf den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 EStG). Die Buchführungspflicht nach § 141 AO trifft gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte erst ab mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn; Freiberufler mit Einkünften nach § 18 EStG fallen nicht darunter.

Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem sie geleistet werden (§ 11 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 EStG). Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz vor oder nach dem Jahreswechsel gilt eine Ausnahme (§ 11 Abs. 1 Satz 2 EStG); die Software ordnet solche Zahlungen nie von selbst um, sondern schlägt auffällige vor — entscheiden Sie in der EÜR in der App.

Für den Agenten heißt das: Er bucht am Geldfluss. Eine Ausgangsrechnung wird erst mit der Zahlung zur Einnahme, eine Eingangsrechnung erst mit der Zahlung zur Ausgabe. Freiberufliche Tätigkeit unterliegt nicht der Gewerbesteuer; eine Gewerbesteuererklärung fällt dann nicht an.

So erkennt der Agent Ihren Betrieb

Zu Beginn jeder Sitzung ruft der Agent get_entity auf. Die Antwort nennt Rechtsform, Kontenrahmen, Gewinnermittlung und ob Sie Kleinunternehmer sind; euer_betrieb: true bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben erst mit der Zahlung zählen. get_entity_settings ergänzt Soll- oder Ist-Versteuerung, den Voranmeldungszeitraum und die Dauerfristverlängerung.

Diese Einstellungen liest der Agent nur. Ändern Sie etwa den Voranmeldungszeitraum, weil das Finanzamt Sie auf monatliche Abgabe umgestellt hat, tun Sie das in der App; der Agent arbeitet danach mit dem neuen Stand.

Belege und Zahlungen

• Belege einliefern: upload_receipt legt PDF, Bild oder E-Rechnung in den Belegeingang. E-Rechnungen werden ohne KI gelesen; eindeutige Belege bucht der Autopilot, die übrigen liegen zur Prüfung bereit.
• Eingangsrechnungen: book_incoming_invoice legt die Rechnung an. Meldet die Antwort, dass ein Bankumsatz schon dazu passt, zeigt der Agent Ihnen den Kandidaten, statt doppelt zu buchen.
• Zahlungen: record_incoming_invoice_payment und record_outgoing_invoice_payment erfassen eine Zahlung samt Skonto; ab diesem Tag zählt sie in der EÜR.
• Bank: book_bank_transaction bucht einen Umsatz am Geldfluss, match_bank_transaction ordnet ihn einer offenen Rechnung zu, ignore_bank_transaction blendet private Umsätze mit Begründung aus.
• Anschaffungen: create_fixed_asset nimmt ein Wirtschaftsgut ins Anlagenverzeichnis auf, run_depreciation bucht die AfA. list_fixed_assets ist in der EÜR die Quelle der Abschreibung.
• Kasse: book_cash_entry bucht Bareinnahmen und Barausgaben, reverse_cash_entry storniert nach Ihrer Bestätigung.

Kleinunternehmer: der Steuerschlüssel KU

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet; seine Umsätze sind dann steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Ist die Regelung in der App aktiv, stellt der Agent Ausgangsrechnungen mit dem Schlüssel KU aus, also ohne Umsatzsteuer, und bucht Eingangsrechnungen ohne Vorsteuer.

Eine Falle bleibt: Beziehen Sie als Unternehmer eine Leistung aus dem Ausland, etwa Software eines Anbieters außerhalb der EU, schulden Sie die Umsatzsteuer darauf nach § 13b Abs. 5 UStG selbst — auch als Kleinunternehmer. Der Agent bucht solche Rechnungen mit RC19 (Leistung aus der EU) oder RCB19 (Drittland); die Software bucht die geschuldete Steuer dann gegen den Aufwand, weil kein Vorsteuerabzug möglich ist. Für solche Umsätze sind nach § 18 Abs. 4a UStG Voranmeldungen abzugeben.

Umsatzsteuer-Voranmeldung, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind

Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; lag die Steuer des Vorjahres über 9.000 €, ist es der Monat, und bei höchstens 2.000 € kann das Finanzamt Sie befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Freiberufler können auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten versteuern (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG); die Umsatzsteuer richtet sich dann nach den vereinnahmten Entgelten.

Der Agent liest mit get_vat_return die Kennzahlen eines Monats oder Quartals, fragt mit get_vat_supplementary die bedingten Angaben des amtlichen Vordrucks ab und bestätigt mit confirm_vat_supplementary nur, wenn Sie alle verneinen. check_tax_filing prüft amtlich ohne Versand, prepare_tax_filing bereitet vor, und request_tax_filing_approval liefert den Freigabe-Link, über den Sie in der App mit Ihrer PIN übermitteln.

Beispiel: das Quartal im Chat abschließen

Ein Auftrag Anfang Oktober, etwa in Codex, Claude Code oder Cursor:

Bitte das dritte Quartal 2026 abschließen:
die PDFs im Ordner belege/2026-q3 einliefern, offene Bankumsätze
zuordnen, private Umsätze nach Rückfrage ausblenden.
Dann die Voranmeldung für 2026-Q3 amtlich prüfen und mir den
Freigabe-Link geben. Zum Schluss bitte den Stand der EÜR zeigen.

Der Agent sendet jede Datei mit upload_receipt und fragt mit list_receipts den Stand ab. Für Belege, die zur Prüfung liegen, zeigt er Ihnen den Vorschlag aus get_receipt_proposal und bucht nach Ihrem Okay mit confirm_receipt. Unklare Bankumsätze legt er Ihnen vor; was privat ist, blendet er mit ignore_bank_transaction und Begründung aus.

Für die Voranmeldung ruft er get_vat_return mit period 2026-Q3 auf, klärt die Zusatzfragen, prüft mit check_tax_filing und bereitet mit prepare_tax_filing vor. Den Link aus request_tax_filing_approval öffnen Sie in der App. Zum Schluss zeigt get_euer die Vorschau der Anlage EÜR mit Einnahmen, Ausgaben, Gewinn und Hinweisen; mit details: true nennt jeder Hinweis die betroffenen Buchungen.

Anlage EÜR vorbereiten

get_euer speichert nichts; es rechnet die Vorschau aus den Buchungen. Die Hinweise darin arbeitet der Agent mit Ihnen ab, bevor Sie die EÜR in der App freigeben; mit details: true nennt er zu jedem Hinweis Buchungsnummer, Datum, Betrag, Konto und Partner.

Nach der Freigabe kann der Agent die Anlage EÜR mit check_tax_filing (art euer, year) amtlich prüfen und mit prepare_tax_filing die Übermittlung vorbereiten. Ohne Freigabe antwortet die Schnittstelle mit freigabe_in_app; ändern sich danach Buchungen, gilt die Freigabe als veraltet, und Sie geben neu frei.

Was in der App bleibt

• Ihre Einkommensteuererklärung: Sie entsteht in einem eigenen Modul der App, das sie für die Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025 direkt an ELSTER übermittelt. Über die Schnittstelle ist sie gesperrt.
• Die Freigabe der EÜR und die Entscheidung über Zahlungen rund um den Jahreswechsel.
• Bankanbindung, Einstellungen wie Kleinunternehmerregelung oder Ist-Versteuerung und die Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten.
• Jede Übermittlung an ELSTER — über den Freigabe-Link mit Ihrer PIN. Hat Ihr Betrieb kein eigenes ELSTER-Zertifikat hinterlegt, meldet die Vorbereitung das Hindernis zertifikat_fehlt; übermittelt wird dann ebenfalls über den Freigabe-Link in der App.
• Den API-Schlüssel: Sie legen ihn in den Einstellungen unter „KI-Agent & API“ an, bestätigt mit dem zweiten Faktor.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT meine Buchhaltung als Selbstständiger machen?

ChatGPT im Browser verbindet sich derzeit nicht mit unserem MCP-Server, weil dieser noch keine OAuth-Anmeldung anbietet. Codex, Claude Code, Gemini CLI, Cursor und weitere Programme binden ihn dagegen mit Ihrem Schlüssel an.

Brauche ich als Freiberufler eine doppelte Buchführung?

In der Regel nicht. Freiberufler mit Einkünften nach § 18 EStG sind nicht buchführungspflichtig und dürfen den Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Dafür gibt es das EÜR-Abo.

Macht der KI-Agent auch meine Einkommensteuererklärung?

Nein. Die Einkommensteuererklärung erstellen Sie im eigenen Modul der App; über die Schnittstelle ist sie gesperrt. Der Agent bereitet die Zahlen vor, auf denen sie aufbaut: Buchungen, Anlage EÜR und Umsatzsteuer.

Wie behandelt der Agent die Kleinunternehmerregelung?

Ist sie in der App aktiv, stellt er Rechnungen mit dem Schlüssel KU ohne Umsatzsteuer aus und bucht Eingangsrechnungen ohne Vorsteuer. Leistungen aus dem Ausland bucht er mit einem § 13b-Schlüssel, weil Sie die Steuer darauf trotzdem schulden.

Was gilt für Zahlungen rund um den Jahreswechsel?

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz vor oder nach dem Jahreswechsel gehören in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 1 Satz 2 EStG). Die Software schlägt solche Zahlungen vor; entscheiden Sie in der EÜR in der App.

Was kostet die Anbindung an meinen KI-Agenten?

Die Schnittstelle ist ohne Aufpreis im EÜR-Abo enthalten. Belege, die die KI liest, zählen zum Kontingent der KI-erkannten Belege. Die aktuellen Preise stehen unter /preise.